MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 7. september 2017 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 7. september 2017 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Haakon Andreas Alm (H) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Truls Wadd (Ap) Følgende varamedlemmer møtte: Ingen Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Arne Andreasen (PP), første vara for Ap/Sv/PP Steinar Kjeverud (Ap), andre vara for Ap/Sv/PP Ellers møtte: Fra administrasjonen: Kommunalsjef Samfunnsutvikling Frode Haugan (sak 37) og leder for flyktningetjenesten Bente Habberstad Ryen (sak 38). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn (begge møtte under sak 40) Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 35/2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 36/2017 ANBUDSKONKURRANSE SEKRETÆRTJENESTER - VALG AV LEVERANDØR Utvalgsleder Trond Vangen orienterte om avslutningen av prosessen med felles anskaffelse av sekretariatstjenester for kontrollutvalgene i Hamar, Stange og Løten. 1

2 1. Gjennomført anbudskonkurranse tas til 2. Det tas til orientering at det er inngått avtale med Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken for perioden med mulighet for 1 års forlengelse. SAK NR. 37/2017 KOMMUNENS EIERSKAPSSEKRETARIAT Kommunalsjef Samfunnsutvikling Frode Haugan orienterte om: Gjennomført «eiermøtet» i formannskapet den 23/8-17. Presentasjon av svar på spørsmål fra kontrollutvalget, jf. rådmannens brev til kontrollutvalget av 27/6-17. Utdypende info. om hvordan eierkapssekretariatet fungerer i praksis, dvs. hvordan de ulike oppgavene følges opp (jf. oppgaver listet opp i eiermeldingens pkt ). Status for arbeidet med eiermelding del 2, herunder 1. Kontrollutvalget har inntrykk av at rådmannen har god kompetanse på eierstyring, men at det etablerte eierskapssekretariatet ikke fungerer i tråd med kommunestyrets vedtak/intensjoner, jf. vedtatt eiermelding (del 1). Kontrollutvalget mener det er behov for å avklare ambisjonsnivået og finne en form på arbeidet med nødvendig kapasitet slik at kommunen ivaretar sine behov for eierstyring på en effektiv og hensiktsmessig måte. Kontrollutvalget forventer at rådmannen følger opp dette og gjør nødvendige avklaringer og eventuelt fremmer sak for kommunestyret. 2. Saken følges opp overfor rådmannen i løpet av 1. kvartal 2018 der det bes om en presentasjon av eiermeldingen (del 1 og del 2) og utviklingen eierskapssekretariatet. SAK NR. 38/2017 FLYKTNINGETJENESTEN I STANGE KOMMUNE Leder for flyktningetjenesten Bente Habberstad Ryen orienterte og svarte på spørsmål. 1. Presentasjon av flyktningetjenesten og arbeidet med integrering av flyktninger i Stange kommune tas til 2. Kontrollutvalget har inntrykk av at kommunen har en godt fungerende flyktningetjeneste, men mener rapportering av mål, måloppnåelse og trender til 2

3 politisk nivå kan forbedres. Rådmannen oppfordres til å se nærmere på dette ved årsrapporteringen for Kontrollutvalget er kjent med at flyktningetjenesten rapporterer til både Utlendingsdirektoratet (UDI) og Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi). Kontrollutvalget ber om å få oversendt siste rapportering til disse instansene, eventuelt andre rapporter/evalueringer som synliggjør kommunens måloppnåelse på området. SAK NR. 39/2017 REVIDERT PROSJEKTPLAN FOR SELSKAPSKONTROLL AV SIRKULA IKS Revidert prosjektplan tas til SAK NR. 40/2017 REGNSKAPSREVISJON: STRATEGI FOR REVISJON AV ÅRSREGNSKAP 2017 FOR STANGE KOMMUNE OG STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF Oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn orienterte og svarte på spørsmål. Avgrensninger og identifisert risiko, ble særlig gjennomgått. Møtet ble lukket under den delen av saken som gjaldt presentasjon av identifiserte risikofaktorer, jf. kommunelovens 31 og offentlighetslovens Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av årsregnskap 2017 for Stange kommune og Stange kommunale Boligforetak KF til 2. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetsvurdering tas til 3. Vedr. Stange kommunale Boligforetak: Budsjett 2017: Kontrollutvalget mener det foreligger uklarhet om størrelsen på overføring av utbytte fra Boligforetaket til Stange kommune for Dette begrunnes med at det i vedtatt budsjett for Boligforetaket (jf. k.sak 130/16) er budsjettert med overføring på kr. 6,5 millioner, mens det i kommunens budsjett (jf. k.sak 128/16) er budsjettert med overføring på kr. 7 millioner. Rådmannen oppfordres til å avklare om det er behov 3

4 for å finne inndekning på kommunens budsjett i 2017 for differansen på 0,5 millioner. Oppfølging av årsavslutningsbrev 2016 fra revisor til Boligforetaket: Kontrollutvalget har merket seg at revisors anmodning om å avklare spørsmål om foretakets betaling av opptjente feriepenger for ansatte som ble overflyttet til boligforetaket ikke er fulgt opp. Kontrollutvalget oppfordrer foretaket å avklare om balanseførte beløp (påløpte feriepenger kr ,09 og påløpt arbeidsgiveravgift på kr ,44) skal utgiftsføres som foretakets kostnader, eller om det skal avregnes og dekkes av Stange kommune. Styrepapirer: Kontrollutvalget ønsker å holde seg løpende oppdatert om boligforetakets styring og drift. Kontrollutvalget ber derfor om at utvalget v/leder og sekretær løpende får tilsendt innkallinger/sakspapirer og møteprotokoller fra styremøter i foretaket. Det bes også om at revisor får tilsendt dokumentene. SAK NR. 41/2017 STATUSRAPPORT REVISJON 1. HALVÅR HEDMARK REVISJON IKS Statusrapport for 1. halvår 2017 fra Hedmark Revisjon IKS tas til SAK NR. 42/2017 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2018 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalg og revisjon for 2018 (ansvar 07000) fastsettes med en økonomisk ramme på kr , med utgangspunkt i følgende fordeling: Kto Konto Beløp Møtegodgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Aviser og faglitteratur Bevertning under møter Opplæring, kurs Skyssgodtgjøring Konsulenttjenster (forvaltningsrevisjon) Kjøp av tjenester fra private (sekretær) Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon

5 IKS Betalt merverdiavgift (utgift) Merverdiavgiftskompensasjon drift (inntekt) SUM KONTROLLUTVALGET SAK NR. 43/2017 OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2018 Oppdragsavtale mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS for 2018 godkjennes. under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjett for SAK NR. 44/2017 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Sykefraværet hvorfor er det så vanskelig å få ned? (artikkel fra Kommunens Sentralforbund) 2. Personvernombud for eierkommunene en oppgave for kommunens revisor (brev fra Hedmark Revisjon IKS til eierkommunene) 3. Bør vi innføre makssatser på byggesak? (debattartikkel i Kommunal Rapport, ) 4. Diverse avisartikler 5. Kontaktmøte mellom kontrollutvalget v/sekretær og Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder og oppdragsansvarlige revisorer den 23/ Neste møte: Tidspunkt/saksliste 7. Møte mellom rådmannen og kontrollutvalgets leder og sekretær den 29/8-17. Referatsakene tas til SAK NR. 45/2017 FYLKESMANNENS TILSYN MED STANGEHJELPA Saken ble enstemmig satt opp på sakslista. Bakgrunnen for saken var artikkel i Tidsskrift for norsk psykologiforening nr. 9/ Fylkesmannens tilsyn med Stangehjelpa tas til 2. Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om Stangehjelpa generelt og resultatet fra Fylkesmannens tilsyn spesielt. 5

6 SAK NR. 46/2017 ENDRING AV MØTEPLAN FOR 2017 Saken ble enstemmig satt opp på sakslista. Kontrollutvalgets møteplan for resten av 2017 fastsettes slik: Tirsdag kl Mandag kl Mandag kl Stange, 7. september Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 7. september Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Tirsdag 17. oktober 2017 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Selskapskontroll - revisjonsrapport: Sirkula IKS (KU-sak 13/17, KU-sak 39/17) Tertialrapport 2. tertial 2017 Stange kommune Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte Fylkesmannens tilsyn med Stangehjelpa (KU-sak 45/17) Oppfølging av to revisjonsrapporter fra 2014 vedr. innkjøp 6

7 Møte : Kontrollutvalgets sekretariat (ny avtaleperiode ) Tema: Varsling og ytringsfrihet (KU-sak 19/17 og KU sak 34/17) Revisjonsprosjekt: Barnevernet - forebyggende arbeid og håndtering av bekymringsmeldinger (KU-sak 65/16) Prosjektplan: Tidlig innsats og spesialundervisning (KU-sak 28/17) Kartlegging: Forskjeller mellom skolene aktuell statistikk (KU-sak 28/17) Saker til senere oppfølging: Høsten 2017: Arbeidsmiljøet for ansatte og tillit og omdømmebygging i barnevernet (KU-sak 18/17) Høsten 2017: Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17) Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Kommunens tjenestebiler oppfølging av k.styrets forutsetninger om innsparinger (KU-sak 66/16) 1. halvår 2018: Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) 1. halvår 2018: Presentasjon av eiermeldingen del 1 og del 2 og status for eierskapssekretariatet (KU-sak 37/17, KU-sak 11/17) Årlige saker: Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte Årsrapport 2016 virksomhetenes egenbeskrivelse Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekt: Barnevernet - forebyggende arbeid og håndtering av bekymringsmeldinger (KU-sak 65/16) Prosjektplan: Tidlig innsats og spesialundervisning (KU-sak 28/17) Kartlegging: Forskjeller mellom skolene aktuell statistikk (KU-sak 28/17) Møteplan 2017: Tirsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Mandag kl (i tillegg til opprinnelig møteplan) Tirsdag kl flyttet til mandag kl