MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Tirsdag 16. oktober 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 16. oktober 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Truls Wadd (Ap) Tom Fjæstad (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Ordfører: Nils Røhne (sak 54). Fra administrasjonen: Kommunalsjef Samfunnsutvikling Frode Haugan (sak 56), virksomhetsleder Jus/politisk sekretariat Erik Sletner (sak 55) og leder for informasjonssenteret Tommy Østlund (sak 55). Sekretariatet: Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 53/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 54/2018 KOMMUNENS STUDIETUR TIL BRUSSEL Kontrollutvalgets leder innledet saken. Det ble særlig påpekt at kontrollutvalgets rolle i saken ikke er å vurdere hensiktsmessigheten ved å reise på tur, da dette er en politisk beslutning. Kontrollutvalget avgrenser sin behandling av saken til å gjelde ordførers og formannskapets etterlevelse av fullmakter. 1

2 Ordfører Nils Røhne orienterte om prosessen frem til beslutning og hensiktsmessighet/nytteverdi av turen. Ordfører orienterte også om innholdet på turen og arbeidet i Osloregionens Europakontor der Stange kommune er medlem. 1. Kontrollutvalget tar ordførers informasjon om studieturen til Brussel til orientering. 2. Kontrollutvalget har avgrenset sitt arbeid med saken til å gjelde etterlevelse av fullmakter. 3. Kontrollutvalget mener studiereisen til Brussel var godt forankret i det politiske miljøet, og at beslutningstaker har nødvendig myndighet til å belaste budsjettområdet som er benyttet, ansvar Politiske organer. SAK NR. 55/2018 TILDELING AV SKOLESKYSS I STANGE KOMMUNE OG PÅSTAND OM FORSKJELLSBEHANDLING Leder for informasjonssenteret Tommy Østlund orienterte om: Søknad om skoleskyss saksgang Lovverket Interne retningslinjer for fri skoleskyss hvilke veier som vurderes som særlig farlig eller vanskelig (sak i planutvalget , administrative vurderinger siste årene) Særlig farlig eller vanskelig skoleveg (vurderingskriterier, rundskriv fra Utdanningsdirektoratet og veileder fra Trygg Trafikk) Tall og fakta (antall behandlede saker og klager i perioden 2015/ /2019) Klagesaker i skoleåret 2018/2019 (7 klager, 50 behandlede saker) Virksomhetsleder Jus/politisk sekretariat Erik Sletner orienterte om den konkrete saken der det er påstått usaklig forskjellsbehandling. Brev av fra Fylkesmannen ble referert i møtet. Her fremgår at saken er klagebehandlet, og at Fylkesmannen støtter kommunens avgjørelse om avslag på skoleskyss med taxi. I brevet fra Fylkesmannen fremgår også at to elever har fått innvilget skoleskyss ved en feil, og at dette ikke forplikter kommunen til å gi øvrige barn i nabolaget tilsvarende tilbud. 1. Administrasjonens presentasjon av kommunes rutiner for behandling av søknader om skoleskyss tas til orientering. 2. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner for behandling av søknader om skoleskyss. 2

3 3. Kontrollutvalget tar til orientering at den omtalte saken har vært forelagt Fylkesmannen til behandling og at Fylkesmannen støtter kommunens avgjørelse om avslag. 4. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet, og Fylkesmannens kommentar i brev av til klager, mener kontrollutvalget det ikke foreligger usaklig forskjellsbehandling i den konkrete saken. 5. Kontrollutvalget er positiv til at det er planlagt en ny politisk behandling av kommunens interne retningslinjer for fri skoleskyss. Gjeldende rutiner ble sist behandlet politisk i SAK NR. 56/2018 BYGGESAKSBEHANDLING OG HÅNDTERING AV SØKNADER OM BYGGING I LNF-OMRÅDER Kommunalsjef Samfunnsutvikling Frode Haugan orienterte om regelverket rundt LNF-områder (Landbruk, Natur- og Friluftsområder) og kommunes håndtering av de to omtalte sakene: Reglene rundt LNF-områder: Utgangspunktet er bygge- og delingsforbud i denne type områder. Beslutning om dispensasjon fra bygge- og delingsforbudet er delegert til rådmannen. Klager behandles i Planutvalget. Interne retningslinjer (politisk behandlet i 2011) - retningslinjer for hvordan administrasjonen skal håndtere den delegerte fullmakten om å gi dispensasjoner. Vurderingskriterier for å innvilge dispensasjon (forholdet til kommuneplanen, vurdering av fordeler og ulemper, alle relevante offentlige myndigheter skal høres og tillegges stor vekt) 1. Administrasjonens presentasjon av lovverk og interne retningslinjer for håndtering av dispensasjonssøknader om bygging i LNF-områder, tas til orientering. 2. Presentasjon av rådmannens vurderinger i saken om å avslå bygging av firemannsbolig på Sørholte-tomta (LNFområde), tas til orientering. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har håndtert saken i tråd med lovverket og kommunens interne retningslinjer på området. I tråd med kommunes rutiner vil klage i saken bli fremmet til politisk behandling i Planutvalget. Saken/klagen vil automatisk bli oversendt Fylkesmannen dersom Planutvalget opprettholder rådmannens avslag. 3

4 3. Presentasjon av rådmannens vurderinger i saken om å tillate bygging av åtte leiligheter på Kløfta (LNF-område), tas til orientering. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at kommunens håndtering av søknaden har fulgt lovverket og kommunes interne retningslinjer mht. vurdering av dispensasjon. SAK NR. 57/2018 RAPPORTERING PER. 2. TERTIAL 2018 STANGE KOMMUNE Tertialrapporten ble gjennomgått i møtet. Følgende feil i tertialrapporten ble påpekt: Under pkt. 13 Eiendomsavdelingen (andre avsnitt) står det at «Siden Tallholen er et bygg som ikke eies av kommunen.». Dette er ikke riktig. Det er kommunen som eier Tallholen. Økonomisjefen ble gjort oppmerksom på feilen under møtet, og det ble avtalt at dette blir rettet opp i f.m. senere rapporteringer. 1. Rapportering per 2. tertial 2018 for Stange kommune tas til orientering. 2. Vedr. sykefravær: Kontrollutvalget har merket seg at sykefraværet pr. 2. tertial 2018 viser en økende tendens sammenlignet med 2. tertial Kontrollutvalget ønsker å følge opp kommunens sykefraværsarbeid, og inviterer rådmannen til å orientere om dette. Det bes også om en presentasjon av detaljert sykefraværsstatistikk (utviklingen på enhetsnivå) og erfaringer/resultater fra sin deltakelse i det landsomfattende prosjektet «NED med sykefraværet» som varer ut Saken følges opp i kontrollutvalget i løpet av første kvartal Vedr. Stange helse- og omsorgssenter: Kontrollutvalget har med bekymring merket seg at det også i 2018 er utfordringer med driften ved omsorgssenteret. Kontrollutvalget vil vurdere nærmere undersøkelser på området etter at årsregnskapet for 2018 foreligger. 4

5 SAK NR. 58/2018 KOMMUNEBAROMETERET 2018 STANGE Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken presenterte Kommunebarometeret 2018 (basert på 2017-tall). 1. Kontrollutvalget tar Kommunebarometeret 2018 til orientering, og har merket seg at: Stange kommune er rangert som nr. 37 av landets kommuner, justert for inntektsnivå. 54 % av nøkkeltallene er forbedret siste år. 2. Kommunebarometeret 2018 følges opp slik: Sosialtjeneste (325. plass): Tjenesten har oppnådd svake plasseringer de siste årene. Beste plassering i perioden er 325. plass (2018). Rådmann/NAV-leder inviteres til å gi en generell presentasjon av sosialtjenesten og kommentere/forklare kommunens svake plassering på området. SAK NR. 59/2018 NY KOMMUNELOV OG REGLENE OM EGENKONTROLL Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken orienterte. Presentasjon av ny kommunelov, med hovedvekt på endringene i reglene om egenkontroll (lovens syvende del), tas til orientering. SAK NR. 60/2018 KOMMUNENS REGISTRERING AV PSYKISK UTVIKLINGSHEMMEDE I STANGE KOMMUNE Utvalgsleder Trond Vangen presenterte saken med utgangspunkt i medieomtale av sak i Tolga kommune. 1. Kontrollutvalget har merket seg at kommunen har hatt en økning i antall registrerte psykisk utviklingshemmede i perioden (ca. 30 % økning). 2. Rådmannen inviteres til å kommentere utviklingen og orientere om kommunens praksis med diagnoser og registering av psykisk utviklingshemmede. Det bes om at det legges frem tall for siste 10 år. Saken følges opp i kontrollutvalgets møte den

6 SAK NR. 61/2018 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Stange kommunale boligforetak KF: Vedtak i kontrollutvalget E-post av fra foretaket til Hedmark Revisjon IKS Protokoll fra styremøte Foreløpig protokoll fra styremøte Neste møte: Tidspunkt/saksliste: Referatsakene tas til orientering. Stange, 16. oktober Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 16. oktober Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: TORSDAG 15. NOVEMBER 2018 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Forvaltningsrevisjonsrapport: Tidlig innsats og spesialundervisning Sosialtjenesten/NAV Stange: Oppfølging av Kommunebarometeret 2018 (KU-sak 58/18) + risikovurderinger mht. misligheter/tyveri (KU-sak 46/18) Registering av psykisk utviklingshemmede og statens tilskuddsordning (KUsak 60/18) Gjennomføring av vedtatte investeringsprosjekter (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Prissammenligning Hedmark Revisjon IKS (orientering v/daglig leder) 6

7 Møte 17/12: Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) - 1. halvår 2018 Forundersøkelse Hias IKS vurdering av felles revisjonsprosjekt (KU-sak 37/18) Hjemmetjenesten: Presentasjon av tjenesten + risikovurderinger misligheter/tyveri (KU-sak 46/18) Møteplan for : Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (KU-sak 57/18, jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017 følges opp 1. kvartal 2019) Tilstandsrapport skole og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Stange helse- og omsorgssenter: Vurdering av undersøkelse (KU-sak 57/18, følges opp etter årsregnskap 2018 foreligger) Saker til senere oppfølging: Vurdering av felles forundersøkelser og samarbeid med andre kontrollutvalg (sak 42/18) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Reviderte varslingsrutiner, årsaker til lavt antall varslingssaker, behov for tipsmottak for innbyggere (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten Jf. også fellesmøtet sak 38/18) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) Årlige/løpende saker: Tertialrapporter Stange kommune (orienteringssak 1. tertial og 2. tertial, jf. KU-sak 45/18) Kommunebarometeret evt. kostra-analyse (årlig sak, jf. KU-sak 45/18) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Tidlig innsats og spesialundervisning (KUsak 56/17) avsluttes høsten 2018 Møteplan kontrollutvalget 2018: Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl (avlyst) Torsdag kl Torsdag kl (ekstra møte, i tillegg til opprinnelig møteplan) Torsdag kl Tirsdag kl (ekstra møte, fellesmøte kontrollutvalgene i Hamarregionen) Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl Mandag kl