MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Mandag 17. desember 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Mandag 17. desember 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (Frp), leder Anne-Grethe Henriksen (Ap) Truls Wadd (Ap) Tom Fjæstad (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Marit Tofastrud Vestli (BL), nestleder Følgende varamedlem møtte: Kårhild Løken (Sp), andre vara for SP/BL/Krf forlot møtet kl Følgende varamedlem hadde meldt forfall/møtte ikke: Kate Langberg (Krf), andre vara for SP/BL/Krf (ikke innkalt da hun ikke lenger er valgbar pga. at hun er ansatt i kommunen) Ellers møtte: Fra administrasjonen: Leder for NAV Stange Tone Qviller (sakene 71-73) og leder av Tjenesteenheten Hege Ekren (sak 74). Fra Hedmark Revisjon IKS: Utøvende revisor Berit Bøhn (sak 75). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 70/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 1

2 SAK NR. 71/2018 SOSIALTJENESTEN/ NAV STANGE: PRESENTASJON AV TJENESTEN OG OPPFØLGING AV KOMMUNEBAROMETERET 2018 NAV-leder Tone Qviller presenterte NAV Stange med fokus på: NAV Stange lokalkontoret - Et av Hedmarks 5 store NAV-kontor. - Ca. 40 ansatte 50/50 stat kommune. - To styringslinjer (stat og kommune). - Regionalisering (fra 2019). - Oppgaver (lov om sosiale tjenester, oppfølging mot arbeid og aktivitet). - Samarbeid med andre virksomheter for helhetlige og samordnede tjenester til kommunens innbyggere (eks. flyktningetjenesten. - Sykefraværsoppfølging nytt senter etablert (lokalisert i Hamar) Sosialtjenesten i Stange kommune - Sosiale tjenester i NAV-kontoret (opplysing/råd/veiledning, økonomisk stønad, midlertidig botilbud, individuell plan, kvalifiseringsprogram). - Mål: Selvforsørgelse. NAV-kontoret - Tjenestepakke 2017 (redusert åpningstid, men mer åpent!) - Digitale løsninger (bedre løsninger på selvbetjening, liten integrasjon mellom stat kommune, Digisos 2019 digital søknad) Meieriet Aktivitetshus - Aktivitetsplikt for ungdom under 30 år Økonomi Status pr. november Kommunebarometeret 2018 sosialhjelp - Rangering/plassering sosialtjenesten samlet plass. - Årsaker/forklaringer til den svake plasseringen. Særlig fokus på følgende deltall: SOSIALHJELP: Snitt stønadslengde for mottakere mellom 25 og 66 år (414. plass). SOSIALHJELP: Andel som går over 6 måneder på stønad (363. plass). SOSIALHJELP: Andel av mottakere med stønad i over 10 måneder (316. plass). ØKONOMISK RÅDGIVNING: Brukere som får gjeldsrådgivning, som andel av langtidsmottakere (348. plass). Utfordringer Unge uføre AAP konsekvenser av lovendring Boliger for vanskeligstilte utgifter til bolig Forskjellig lovverk på statlige og kommunale brukere utfordring for digitalisering Folk og tid til oppfølging alltid en knapphet! Ivaretakelse av ansattes sikkerhet orientering om risikovurderinger og tiltak. 2

3 1. Kontrollutvalget tar presentasjonen av NAV Stange til orientering. Organiseringen og oppgavefordelingen ved kontoret gjenspeiler et tydelig brukerfokus. 2. Kontrollutvalget tar NAV-leders forklaringer til det svake resultatet for sosialtjenesten på Kommunebarometeret 2018 til orientering. 3. Kontrollutvalget viser til Kommunebarometeret 2018 der det bl.a. går frem at kommunen kommer dårlig ut når det gjelder andel sosialhjelpsmottakere over 6 og 10 måneder (hhv plass og 316. plass). Kontrollutvalget tar til orientering at NAV/sosialtjenesten i 2019 vil prioritere å følge opp de som har gått lengst på sosialhjelp. 4. Kontrollutvalget ønsker å følge utviklingen innenfor NAV/sosialtjenesten i Stange kommune, og vil be om en ny orientering etter en tid. I tillegg til en generell presentasjon av status for de kommunale tjenestene i NAV (sosialtjenestene), bes det særlig om informasjon om: Integrering i NAV Innlandet (ny, større region) Arbeidet med å følge opp sosialhjelpsmottakere som har gått lenge på stønad og målsettingen om å redusere denne andelen. SAK NR. 72/2018 SOSIALTJENESTEN/ NAV STANGE: KONTROLL MED TILBUD OM FRIVILLIG FORVALTNING AV PRIVATPERSONERS ØKONOMI NAV-leder Tone Qviller orienterte og svarte på spørsmål med utgangspunkt i fremlagte rutine/prosedyre. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at det er etablert egne rutiner for NAV Stange sin håndtering av frivillig forvaltning av privatpersoners økonomi. 2. Kontrollutvalget registrerer at NAV Stange pr. i dag har forvaltningsansvar for ni personer, herav en på tvungen behandling (etter vedtak fra Fylkesmannen). 3

4 SAK NR. 73/2018 SOSIALTJENESTEN/ NAV STANGE: VURDERING AV RISIKO FOR MISLIGHETER/TYVERI INNENFOR TJENESTEN NAV-leder Tone Qviller informerte om risikovurderinger og risikoreduserende tiltak knyttet til mislighetsrisiko med fokus på internkontroll (arbeidsdeling saksutredning/vedtak/remittering, etterkontroll av vedtak på stikkprøvebasis og etterprøvbarhet/sporbarhet). 1. Kontrollutvalget tar NAV-leders informasjon om sin vurdering av risiko for misligheter ved NAV Stange/sosialtjenesten til orientering. 2. Kontrollutvalget er informert om at det er etablert internkontroll innenfor de aktuelle områdene, og at NAVleder vurderer risikoen for misligheter som lav. SAK NR. 74/2018 VERGEMÅL OG KOMMUNENS ROLLE Varamedlem Kårhild Løken (Sp) var innvilget permisjon, og forlot møtet før behandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer. Administrasjonen ved leder for Tjenesteenheten, Hege Ekren, orienterte og svarte på spørsmål. Kommunens prosedyre for vergemål for voksne ble presentert og gjennomgått (Prosedyre for behov for verge meldeplikt og begjæringsrett). 1. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunens rolle i tilknytning til vergemål er avgrenset til: - Vurdering av behov. - Meldeplikt til Fylkesmannen i Hedmark ved behov. - Bistand ved innsending av begjæring om verge. 2. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner/prosedyrer knyttet til kommunens rolle/oppgaver med vergemål. SAK NR. 75/2018 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2018 REVISJONSRAPPORT INTERIM Hedmark Revisjon IKS ved utøvevende revisor Berit Bøhn orienterte og svarte på spørsmål. 4

5 Med bakgrunn i bestilling fra kontrollutvalget, ble resultater fra utvidet revisjon av innkjøpsområdet særskilt gjennomgått/presentert. 1. Revisors orientering om status for revisjon av kommuneregnskapet for 2018 og presentasjon av revisjonsrapport interim, tas til orientering. 2. Revisors oppfølging av kontrollutvalgets bestilling om særskilte gjennomgang (stikkprøve) av anskaffelser mellom og 1,3 millioner, tas til orientering. Resultater fra gjennomgangen kan oppsummeres slik: Stange kommune etterlever i det alt vesentligste regelverket om at det skal foreligge innkjøpsprotokoll (gjelder anskaffelser mellom og 1,3 millioner). Det foreligger et forbedringspotensial når det gjelder å ha oppdaterte oversikt over avtaler. Det anbefales å forhandle nye avtaler i god tid før de løper ut. Kontrollutvalget ber revisor følge opp med ny stikkprøve siste del av Det bes om tilbakemelding på gjennomgangen i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet for SAK NR. 76/2018 VURDERING AV FORUNDERSØKELSE - HIAS IKS 1. Kontrollutvalget foreslår å avvente gjennomføring av en felles kontroll med Hias IKS på nåværende tidspunkt. 2. Det foreslås at det gjennomføres en ny forundersøkelse om en tid, der man gjør en fornyet vurdering av aktuelle innfallsvinkler for en revisjon av selskapet. Det foreslås videre at Sirkula IKS også tas med som en del av grunnlaget for forundersøkelsen. SAK NR. 77/2018 MØTEPLAN FOR 2019 Møteplan for 2019 fastsettes slik: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl

6 SAK NR. 78/2018 INVITASJON TIL KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2019 Kontrollutvalgets medlemmer tilbys å reise til Kontrollutvalgskonferansen 2019 den januar SAK NR. 79/2017 REFERATSAKER 1. Sakslister politiske møter: Kommunestyrets møte Oppfølging etter Tolga-saken (pressemelding fra Helsetilsynet, ) 3. Stange kommunale boligforetak KF: Foreløpig protokoll fra styremøte Innkalling til styremøte Diverse avisartikler 5. Varsel om endringer i kontrollutvalget - varamedlemmer: - Første vara for Frp/V Camilla Eilertsen (flyttet) - Første vara for Sp/Bl/Krf Kate Langberg (ansatt i Stange kommune, ikke valgbar) 6. Henvendelse til kontrollutvalget vedr. NAV Stange (orientering v/utvalgsleder) 7. Møtegodtgjørelse 2. halvår 2018 kontrollutvalget i Stange 8. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Vedr. referatsak nr. 6: Saken ble drøftet med NAV-leder Tone Qviller. Møtet ble lukket under denne delen av saken, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetsloven 13. Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 80/2018 KOMMUNEN SOM BYGGHERRE SØKNADSPLIKT MV. Saken ble enstemmig satt på sakslista. Bakgrunnen for saken var omtale av kommunens bygging av tilbygg ved Arstad skole, uten at det var sendt søknad om dette til byggesaksavdelingen. Eiendomsavdelingen inviteres til å orientere om kommunens rutiner for å søke tillatelse i de tilfeller der kommunens står som byggherre. I tillegg til en generell presentasjon av regelverk, plikter og etablerte rutiner, bes det om en orientering om oppføring av byggverk på eiendommen Arstad skole. 6

7 Stange, 17. desember RETT UTSKRIFT: Stange, 17. desember Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: TORSDAG 7. FEBRUAR 2019 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (KU-sak 57/18, jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017 følges opp 1. kvartal 2019) Kontrollutvalgskonferansen 2019 Hjemmetjenesten: Presentasjon av tjenesten + risikovurderinger misligheter/tyveri (KU-sak 46/18) Eiendomsavdelingen: Kommunen som byggherre, søknadsplikt mv (KU-sak 80). Vurdering av felles forundersøkelser og samarbeid med andre kontrollutvalg (sak 42/18) Saker til senere oppfølging: NAV/sosialtjenesten: Ny presentasjon/oppfølging fra møte 17/12-18 (KUsak 71/18) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) Tilstandsrapport skole og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Stange helse- og omsorgssenter: Vurdering av undersøkelse (KU-sak 57/18, følges opp etter årsregnskap 2018 foreligger) Årsregnskapet 2019: Investeringsprosjekter og ubrukte lånemidler (KU-sak 67/18) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Reviderte varslingsrutiner, årsaker til lavt antall varslingssaker, behov for tipsmottak for innbyggere (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten Jf. også fellesmøtet sak 38/18) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) 7

8 Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) HIAS IKS/Sirkula IKS: Ny forundersøkelse (KU-sak 76/18, oppf. i 2020?) Årlige/løpende saker: Tertialrapporter Stange kommune (orienteringssak 1. tertial og 2. tertial, jf. KU-sak 45/18) Kommunebarometeret evt. kostra-analyse (årlig sak, jf. KU-sak 45/18) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): (ingen) 8