MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Mandag 6. november 2017 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Mandag 6. november 2017 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Haakon Andreas Alm (H) Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Ellers møtte: Ordfører: Nils Røhne (sak 54). Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud og virksomhetsleder jus/politisk sekretariat Erik Sletner (begge møtte under sak 54). Fra Hedmark Revisjon IKS: Forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen (sakene 55 og 56). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 53/2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 54/2017 OPPFØLGING AV HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET - VARSLINGSSAK Saken ble enstemmig besluttet behandlet i lukket møte, jf. kommunelovens 31 nr. 2, jf. offentlighetslovens 13 første ledd. Rådmann Stein Erik Thorud og virksomhetsleder jus/politisk sekretariat Erik Sletner orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens gjennomgang av saken til orientering, herunder informasjon om at rådmannen har engasjert ekstern advokat til å bistå seg i den videre 1

2 håndteringen av saken. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om utviklingen i saken. 2. Kontrollutvalget har merket seg at saken inneholder spørsmål omkring informasjonssikkerhet. Kontrollutvalget ønsker å følge opp dette som en del av sin oppfølging av kontrollutvalgets Plan for forvaltningsrevisjon der bl.a. etterlevelse av personopplysningsloven er prioritert tema. Temaet følges opp i løpet av første kvartal 2018 der rådmannen inviteres til å orientere om kommunens arbeid på området. Det bes også om en presentasjon av ny personopplysningslov (i kraft mai 2018) og hva kommunen gjør i den forbindelse. SAK NR. 55/2017 KARTLEGGING AV FORSKJELLER MELLOM SKOLENE AKTUELL STATISTIKK Saken ble enstemmig besluttet behandlet i lukket møte, jf. kommunelovens 31 nr. 2, jf. offentlighetslovens 13 første ledd. Hedmark Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen presenterte kartleggingen og svarte på spørsmål. Utdanningsdirektoratets regler om anonymisering av resultater ble drøftet. Kontrollutvalget ga uttrykk for at anonymisering av resultatene skaper utfordringer for skolenes bruk. 1. Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av indikatorer/statistikk for Stangeskolen tas til orientering. 2. Med bakgrunn i det presenterte materialet synes det ikke å være noen systematisk forskjell mellom skolene. 3. Mobbing: Elevundersøkelsen viser at det er en relativt liten andel elever opplever at de blir mobbet, men ved noen skoler er det likevel en del elever som oppgir å ha blitt mobbet 2-3 ganger siste måned. Kontrollutvalget ønsker mer informasjon om dette og om hvordan kommunen jobber med å forhindre mobbing i Stangeskolen. Saken følges opp i første kvartal 2018 der rådmannen inviteres til å orientere. 4. Følgende spørsmål er notert fra gjennomgangen som tas med i senere planlegging/vurderinger innenfor området: Fra elevundersøkelsen: Hva gjøres mht. elevenes trivsel og motivasjon på skolen? Hva skyldes variasjoner? Hvordan blir det arbeidet med lærer-elev-relasjoner? Faglig? 2

3 Med hensyn til vurderingspraksis? (Lære om å lære?) Likebehandling? Klasseledelse? Elevenes deltakelse i skolens/klassens/elevens utvikling? Hvordan blir det arbeidet med skole-hjem-relasjoner? Forventninger til leksehjelp i hjemmet? Hvordan arbeider skolen for å begrense mobbing? Mht. spesialundervisning: Hvordan følger kommunen opp HIPPT mht.: - anbefalinger av undervisningens organisering? - krav til sakkyndig vurdering? - likebehandling på tvers av skoler? Hvordan jobber kommunen opp mot lik forståelse på skolene mht. f.eks. forventninger til hhv. jenter og gutter? Hvilke krav stiller kommunen opp mot organiseringen av spesialundervisningen ved skolene? Mht. mobbing: Hvordan jobber skolene med å begrense mobbing ved sin skole? I hvilken grad er skolen bevisst på å jobbe med og mot diskriminering på grunn av hudfarge, kultur, kjønn mv., både blant ansatte, mot elever og mot foresatte? SAK NR. 56/2017 PROSJEKTPLAN: TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING Hedmark Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget ber Hedmark Revisjon IKS gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende formål og problemstillinger: Formålet er å finne ut i hvilken grad Stangeskolen setter inn tiltak så tidlig som mulig. Problemstillinger: 1. I hvilken grad iverksetter Stangeskolen tiltak så tidlig som mulig i de tilfeller hvor elever viser signaler på at man har ekstra behov for faglig og sosial oppfølging? 2. I hvilken grad følger Stange kommune opp skolenes vurderingspraksis før det meldes om sakkyndig vurdering til HIPPT? 3. I hvilken grad følger Stange kommune opp HIPPT at HIPPTs sakkyndige vurderinger følger lovkravene for sakkyndig vurdering? 3

4 SAK NR. 57/2017 REFERATSAKER 1. Saksprotokoll kommunestyrets sak 87/17, sak: Revisjonsrapport selskapskontroll: Sirkula IKS anbudsprosess og kontraktsoppfølging (kommunestyrets møte ) 2. Rundskriv I-4/2017 (Om helse- og omsorgstjenestelovgivningens anvendelse ved lavterskeltilbud særlig om krav til dokumentasjon og diagnostisering) 3. Stillingsstørrelsene øker i kommunal sektor (KS-artikkel, publisert 22/9-17) 4. Store forskjeller i kommunenes byggesaksgebyrer (artikkel NTB) 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 6. november Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 6. november Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Mandag 4. desember 2017 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Revisjonsprosjekt: Barnevernet - forebyggende arbeid og håndtering av bekymringsmeldinger (KU-sak 65/16) Arbeidsmiljøet for ansatte og tillit og omdømmebygging i barnevernet (KUsak 18/17, oppfølging høsten 2017) Kontrollutvalgets sekretariat (ny avtaleperiode ) Tema: Varsling og ytringsfrihet (KU-sak 19/17 og KU sak 34/17) Møteplan for

5 Saker til første møte i 2018: Statistikk vedr. integrering av innvandrere i Stange kommune (KU-sak 38/17) Fylkesmannens tilsyn med rus og psykiatri (ROP)-pasienter (KU-sak 49/17) Saker til senere oppfølging: Mobbing i skolen (KU-sak 55/17, første kvartal 2018) Informasjonssikkerhet og ny personopplysningslov (KU-sak 54/17, første kvartal 2018) Personalsak status (KU-sak 54/17) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging høsten 2017) Oppfølging av to revisjonsrapporter fra 2014 vedr. innkjøp Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Kommunens tjenestebiler oppfølging av k.styrets forutsetninger om innsparinger (KU-sak 66/16) 1. halvår 2018: Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) 1. halvår 2018: Presentasjon av eiermeldingen del 1 og del 2 og status for eierskapssekretariatet (KU-sak 37/17, KU-sak 11/17) Årlige saker: Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte /Kommunebarometeret Årsrapport 2016 virksomhetenes egenbeskrivelse Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekt: Barnevernet - forebyggende arbeid og håndtering av bekymringsmeldinger (KU-sak 65/16) Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Tidlig innsats og spesialundervisning (KUsak 56/17) Møteplan 2017: Tirsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Mandag kl (i tillegg til opprinnelig møteplan) Tirsdag kl flyttet til mandag kl