MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 5. september 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 5. september 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Kari Marie Engnæs (Sp) Heidi Granli Højfeldt (Ap) Peter Oskar Saugstad (Ap) Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Barn- og familiesjef Anne Grethe Hole-Stenerud og avdelingsleder for oppfølgingsavdelingen i NAV Hadeland Anne Gro Vik (begge deltok under sak 36). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor regnskapsrevisjon Ingebjørg Dybdal (sak 37), oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud (sak 40 og 41) og forvaltningsrevisor Tove Grini (sak 40). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS, NRK Oppland og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 35/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE OG Protokoll fra kontrollutvalgets møte den og godkjennes. SAK NR. 36/2014 FORUNDERSØKELSE / ORIENTERING: RUSOMSORGEN I GRAN KOMMUNE Avdelingsleder for oppfølgingsavdelingen i NAV Hadeland Anne Gro Vik innledet med å orientere om: Organiseringen ved NAV Hadeland Lover, regler og overordnede styringsdokumenter 1

2 Organiseringen av rusomsorgen ved NAV Hadeland Ressursgruppe Rus Elementene i rusoppfølgingen På spørsmål fra kontrollutvalget informerte Barn- og familiesjef Anne Grethe Hole-Stenerud og NAV Hadeland v/anne Gro Vik om bl.a.: Samarbeidet mellom Gran kommune og NAV Hadeland tverrfaglig samarbeid Overordnet styring fra Gran kommune (Anne Grethe), ble orientert særlig om endringer i organiseringen i Gran kommunen med virkning fra 1/9-14. Vil bli lagt fokus på samhandling mellom NAV Hadeland og Gran kommune innenfor området. Prosjekt «Tidlig inn» i samarbeid med Sykehuset Innlandet er et viktig bidrag, sammen med mange kommuner Resultat fra brukerundersøkelse, jf. foranalysen Sentral satsning ny stilling rus/psykiatri (oppgave: utarbeide rutiner for samhandling) Målstyring innenfor nye Barn og Familie utvikling av kvalitative mål Kapasitet (ingen venting) Overordnede mål/visjoner i kommunens rus- og kriminalitetsforebyggende plan for Gran kommune og sammenheng mellom plan og mål. Bruk av foreldrenettverk v/skolene 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens presentasjon av rusomsorgen i Gran kommune til orientering. 2. Med bakgrunn i tidligere gjennomført forundersøkelse og presentasjonen i møtet finner kontrollutvalget det ikke hensiktsmessig å gjennomføre en grundigere forvaltningsrevisjon innenfor området nå. 3. Kontrollutvalget tar til orientering at Barn- og Familie vil se nærmere på målstyringen innenfor tjenesteområdet. Kontrollutvalget ønsker å følge opp dette arbeidet, ber om en orientering om dette i løpet av første halvår SAK NR. 37/2014 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI / PLAN FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2014 Det ble innledningsvis i saken avklart at revisors presentasjon i møtet ikke ville inneholde opplysninger unntatt offentlighet, dvs. at det ikke var behov for å vurdere eventuell lukking av møtet, jf. kommunelovens 31. Innlandet Revisjon IKS v/oppdragansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal orienterte og svarte på spørsmål. 2

3 Følgende ble delt ut og gjennomgått på møtet: Hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for 2014 (brev av 4/9-14 fra Innlandet Revisjon IKS) 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2014 tas til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet tas til orientering. SAK NR. 38/2014 OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2015 Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2015, med en økonomisk ramme på kroner, godkjennes under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjett for SAK NR. 39/2014 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2015 Utvalgssekretær presenterte forslag til kontrollutvalgets budsjett for Budsjettet tilsvarer årets budsjett, med unntak av en økning på posten for Innlandet Revisjon som skyldes økte timepriser. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets budsjett for 2015 (ansvar 6200, funksjon/tjeneste 1100) fastsettes med en økonomisk ramme på kr , med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp 1081 Godtgjørelse andre folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnementer og faglitteratur Bevertning under møter Kurs og veiledning Utgifter til godtgj. for reiser Kjøp av sekretærtjenester Merverdiavgift, kostnad drift Momskompensasjon, inntekt drift Sum funksjon/tjeneste Kontrollutvalget 1202 Edb nett og maskinvare Kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon IKS Sum funksj/tjenste 1101 Revisjon SUM ANSVAR 6200 KONTROLLORGANER

4 SAK NR. 40/2014 FORUNDERSØKELSE: INNKJØP / KONTRAKTSOPPFØLGING Innlandet Revisjon IKS v/forvaltningsrevisor Tove Grini og oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud presenterte forundersøkelsen og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar forundersøkelsen til orientering, og ønsker å prioritere en nærmere undersøkelse på området. 2. Med bakgrunn i forundersøkelsen og diskusjonen i møtet bes Innlandet Revisjon IKS om å lage en prosjektplan for et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området på neste møtet. SAK NR. 41/2014 OPPFØLGING AV REVISJONSRAPPORTEN «KOMMUNENS PRAKTISERING AV OFFENTLIGHETSLOVEN» Innlandet Revisjons IKS bes om å kartlegge og evaluere rådmannens oppfølging av revisjonsrapporten «Kommunens praktisering av offentlighetsloven», jf. pkt. 2 i kommunestyrets vedtak i sak 14/2014. SAK NR. 42/2014 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN I GRAN Tilstandsrapport for grunnskolen i Gran for 2013 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om at tilstandsrapport for 2014 legges frem for utvalget når den foreligger. Rådmannen v/grunnskolesjefen inviteres til å presentere rapporten for kontrollutvalget med fokus på resultater og systemnivå (internkontroll). SAK NR. 43/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kommunebarometeret K.sak 40/14 Digitalt system for internkontroll og avvikshåndtering 3. Diverse avisartikler 4. Neste møte: Tidspunkt/saksliste I tillegg ble det lagt frem/orientert om: 4

5 5. Fylkesmannens rapport fra tilsyn med rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming i Gran kommune. 6. Ny administrativ organisering i Gran kommune. 7. Oppfølging av vedtak i felles kontrollutvalgsmøte den 27/8-14 omkring granskingsrapport Hadeland og Ringerike Bredbånd AS. 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Det tas til orientering at ny administrative organisering i Gran kommune trådte i kraft fra 1/9-14. Rådmannen inviteres til neste møte for å informere om den nye organiseringen og erfaringer så langt. Gran, 5. september Morten Hagen utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 5. september Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: FREDAG 28. NOVEMBER 2014 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Informasjon om ny administrativ organisering i Gran kommune fra 1/9-14 (jf. KU-sak 43/14) Tema: Internkontroll (div. spørsmål til rådmannen, jf. vedtak) Prosjektplan forvaltningsrevisjon: Kontraktsoppfølging (jf. KU-sak 40/14) Møteplan for 2015 Saker til oppfølging: Internkontroll: 5

6 - Betryggende kontroll ihht. kommunelovens 23 (ku-sak 19/14) - Helhetlig dokumenthåndteringssystem (ku-sak 07/13, jf. kusak 19/14) - Risikovurderinger generelt og mislighetsrisiko spesielt (kusak 40/13) Etterlevelse av eierskapspolitikk samarbeid mellom kontrollutvalg (ku-sak 19/14) Beredskapsplaner oppfølging, læring mv (ku-sak 19/14) 2015: Budsjettprosessen for 2015 (oppfølging første kvartal 2015, jf. KUsak 03/14) Tilstandsrapport for grunnskolen i Gran kommune 2014 (vedtak KUsak 42/14) Målstyring Barn- og Familie (vedtak KU-sak 36/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: Kontraktstyring (ku-sak 40/14) Møteplan for 2014: Fredag kl Fredag kl Tirsdag kl flyttet til fredag kl Fredag kl Onsdag 27/8-14 kl i tillegg til opprinnelig møteplan (fellesmøte mellom tre kontrollutvalg) Fredag kl Fredag kl