MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 19. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Onsdag 19. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina (V), leder Kai Roar Dahl (H), nestleder Jarle Krakk (H) Hege Heiberg (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall: Gro Jensen (Ap) Følgende varamedlem møtte: Ingen Følgende varamedlem hadde meldt forfall: Gro Inger Maurtvedt, 1. vara Lisbeth Auraas Olerud, 2. vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Kommunalsjef Idun Eid og tjenesteleder for Familie og Oppvekst Janicke Brechan (sak 9). Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein (sakene 5 og 6). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra møte i kontrollutvalget den godkjennes. SAK NR. 02/2014 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2013 FRA INNLANDET REVISJON IKS Årsrapport 2013 og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2013 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 1

2 SAK NR. 03/2014 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 tas til orientering. SAK NR. 04/2014 TINGRETTSDOM I ANSKAFFELSESSAK OM ETABLERING AV BOFELLESSKAP FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE SOLHAUGEN MILJØHJEM AS OG STENIMED AS LUNNER KOMMUNE OG GRAN KOMMUNE Kontrollutvalget gikk gjennom og drøftet hovedpunktene i dommen. Utvalgssekretær orienterte fra behandlingen av tilsvarende sak i kontrollutvalget i Gran kommune. Det ble under behandlingen av saken lagt vekt på at kontrollutvalgets innfallsvinkel til saken var læring og forbedring i forvaltningen. 1. Tingrettsdommen tas til orientering. 2. Kontrollutvalget er opptatt av at erfaringer fra saken benyttes til læring og forbedring. 3. Kontrollutvalgets kunnskap om dommen/saken tas med som innspill i kontrollutvalgets arbeid forvaltningsrevisjon. Det vises her til at «Innkjøp» er et prioritert tema i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll SAK NR. 05/2014 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: NAV HADELAND Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein presenterte rapporten og svarte på spørsmål. Med bakgrunn i at det i rapporten kun er innarbeidet uttalelse fra rådmannen i Gran kommune, ble det i møtet stilt spørsmål om saken også var lagt frem for rådmannen i Lunner kommune. Det ble i den sammenheng vist til kommunelovens 77 nr. 6 sier at «Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse». Innlandet Revisjon IKS opplyste at revisjonsrapporten var oversendt rådmannen i Lunner den 9/1-14 med anmodning om å uttale seg om rapporten. Dette ble purret i slutten av januar, uten at uttalelse ble gitt. Det var enighet om at kravet i kommunelovens 77 om at saken skulle forelegges rådmannen var oppfylt. 2

3 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg rapportens hovedkonklusjoner: Problemstilling 1: Hvordan følger Gran kommune opp at NAV Hadeland drives i samsvar med kommunale målsettinger, inngåtte avtaler mv? Gran kommune følger, i likhet med andre tjenesteenheter i kommunen, opp NAV Hadelands måloppnåelse og økonomi gjennom tertialvis rapportering. Det tok noe tid før samarbeidet mellom kommunale tjenesteenheter og «satte seg» og fant en form basert på vedtatt rolle- og oppgavedeling. Samarbeidet mellom NAV og andre enheter i kommunen synes nå gjennomgående å være ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Utover avtalen om IPS-prosjektet (prosjekt om individuell jobbstøtte) er det ikke fastlagt samarbeidsavtaler og samarbeidsrutiner mellom NAV og kommunale resultatenheter. Enheter i Gran og Lunner opplever at det kan være problematisk å få kontakt med NAV. Når NAV samtidig opplyser at de gir ut telefonlister, kan det tyde på at informasjon om og kjennskap til mulighet for å få kontaktinformasjon, ikke er tilstrekkelig i andre enheter. Problemstilling 2: Hvordan fungerer vertskommunesamarbeidet når det gjelder formulering og oppfølging av felles mål (i forholdet til NAV Hadeland)? Det interkommunale samarbeidet generelt, og strukturen knyttet til samarbeidsmøtene (IS- møtene) spesielt, har utviklet seg over tid. Samarbeidet har gått mer i «dybden» og rollene synes å ha blitt mer avklarte over tid. Etter til nå å ha hatt ulike mål for sosialtjenesten, har Gran og Lunner med virkning fra 2014, vedtatt å arbeide etter de samme målene. Etter vår oppfatning er utarbeiding av felles/like mål i tråd med intensjonene bak det interkommunale samarbeidet. Protokollene fra samarbeidsmøtene er ganske kortfattede, og ikke inndelt etter temaene i dagsordenen. Etter revisjonens vurdering kunne protokollen hatt større nytteverdi hvis det framkom konklusjoner/vurderinger knyttet til punktene i dagsordenen. 3

4 Problemstilling 3: Er det samsvar mellom inngåtte avtaler om kostnadsfordeling og faktisk bruk av ressurser overfor de tre aktørene (staten, Gran kommune og Lunner kommune)? Kommunene og staten synes å dekke kostnader knyttet til henholdsvis statlige og kommunale ordninger og ytelser innenfor NAV. Det stilles spørsmål om kostnadsfordelingen er i tråd med stillingsfordelingen ved kontoret. Kostnadsfordelingen mellom Lunner og Gran synes å skje i henhold til pkt 9 i avtale om det interkommunale samarbeidet. Kommunene bør imidlertid forsøke å finne regnskapstekniske løsninger som medfører at Kostrarapporteringen blir riktig. Det er ikke gjort registreringer som forteller om ressursbruken på hhv statlige og kommunale tjenester ved NAV Hadeland er i tråd med stillingsfordelingen ved kontoret. Imidlertid er det ikke noe som tyder på at kommunale midler benyttes til å løse statlige oppgaver. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonsrapportens anbefalinger om at: Administrasjonen i Lunner bør i samarbeid med administrasjonen i Gran og NAV Hadeland vurdere de enkelte samarbeidsrelasjoner med hensyn til om det kan være behov for å inngå avtaler mellom NAV Hadeland og vedkommende tjenesteenhet, eventuelt om det bør fastsettes skriftlige rutiner for dette samarbeidet. Kommunen bør sikre kommunale enheter nødvendig kontaktinformasjon til NAV-kontoret og de ansatte der, slik at de ansatte i kommunen enklest mulig kan samarbeide om tjenester til innbyggerne. For å øke nytteverdien av møteprotokollene fra samarbeidsmøtene bør de lages mer utførlige og tettere følge punktene på dagsordenen, og knytte konklusjoner til hvert av disse. Det er viktig at kontoret og vertskommunen har fokus på bruken av ressurser på NAV- kontoret, og at man har en formening om behov for og faktisk bruk av ressurser på statlig og kommunal side. 4

5 SAK NR. 06/2014 FORANALYSE NAV HADELAND - VURDERING AV OPPFØLGINGSPROSJEKT Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein presenterte foranalysen. Foranalysen videreføres, rettet mot kommunens arbeid med psykiatri og rusomsorg. Dette innledes med en samtale med rådmannen omkring temaet hvor det bes om en presentasjon av kommunens psykiatriarbeid generelt. Det bes spesielt om svar på følgende spørsmål: - Er organisering av psykiatri og rusomsorg tilrettelagt for helhetlig ivaretakelse av rusmiddelbrukere? - Fungerer samarbeidet mellom fagmiljøene tilfredsstillende?/ Hvordan fungerer samarbeidet og samordningen om den enkelte bruker i samarbeidet/ skjæringspunktet mellom rus og psykiatri? Saken følges opp, senest i løpet av andre halvår SAK NR. 07/2014 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2014 Temaene på konferansen ble gjennomgått med fokus på følgende foredrag/tema: Kommunereformen, kommunelovutvalgets arbeid, rettslig gransking av Troms Kraft AS, etikk i kommunal sektor, forvaltningsrevisjon kontroll eller læring?, åpne møter mulighet til å lukke møter/habilitet, effektivisering av kommunene bruk av statistikk/kostra fallgruver. 1. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2014 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om å bli orientert nærmere om den planlagte evalueringen av kontrollutvalg og dets sekretariater (evaluering i regi av Kommunal- og moderniseringsdepartementet) SAK NR. 08/2014 JUSTERT MØTEPLAN FOR 2014 Kontrollutvalgets møteplan for 2014 endres slik: Møte onsdag 7/ flyttes til onsdag 23/4-14 kl

6 SAK NR. 09/2014 BARNEVERNET I LUNNER KOMMUNE - FORUNDERSØKELSE Kommunalsjef Idun Eid og tjenesteleder for Familie og Oppvekst Janicke Brechan orienterte og svarte på spørsmålene som kontrollutvalget hadde oversendt på forhånd, samt avklaringer underveis. Innledningsvis ble sentrale deler av lov om barneverntjenester gjennomgått, herunder endringer i lovverket og hvilke konsekvenser dette har for barnevernsarbeidet. I tillegg ble orientert om: Barnevernet i Lunner kommune generelt (organisering, generalistkontor, 6,2 årsverk, sykefravær ,4 %) Ledelse og styring Risiko og utfordringer (gjennomført risikoanalyse i januar 2013, ny analyse er planlagt) Antall barn i tiltak Følgende spørsmål ble besvart, jf. kontrollutvalgets «bestilling»: 1. Hvem melder til barnevernet? (oversikt over hvilke grupper som melder og antall meldinger, gjerne med trender over flere år) 2. Håndtering av bekymringsmeldinger: Hvordan jobbes det rent praktisk med dette (arbeidsmetoder mv.) 3. Kostratall viser lite bruk av ressurser i hjemmet og mye på institusjon. Hva er årsaken til dette? 4. Åpenhet vs. taushetsplikt: Hvordan håndteres dette? 5. Omdømmebygging i barnevernet: Hvordan jobber man med dette? 6. Hvordan bedømmes samhandlingen mellom barnevernet og andre instanser? 7. Hvordan oppleves eventuelle forventninger fra politikerne og rådmannen mht. å holde budsjettet? 8. Målstyring i barnevernet: Det er etablert noen mål, jf. målekort/rapportering. Hvordan oppleves dette, evt. måler man på de «riktige» tingene? 9. Tidsbruk i barnevernet: Hva bruker de ansatte tiden sin på? 10. Effektivitet og prosesser: Har barnevernet gjennomført interne prosesser mht. effektiv arbeidsflyt, evt. hvilke resultater har man oppnådd? 11. I hvilken grad jobber barnevernet med forebyggende tiltak, evt. på hvilken måte jobber man? 12. Er det gjennomført brukerundersøkelser i barnevernet den siste tiden, evt. hva er resultatene fra dette? 13. Fosterhjem: Følges disse opp som forutsatt? Fungerer tilsynsførerordningen? Avslutningsvis informerte kommunalsjef Idun Eid om oppfølging av Agenda Kaupang-rapporten som indikerer et innsparingspotensial innenfor barnevern. 6

7 1. Rådmannens orientering om barnverntjenesten i Lunner kommune og svar på de 13 spørsmålene som var stilt, tas til orientering. 2. Med bakgrunn i orienteringen har kontrollutvalget følgende kommentarer/tilleggsspørsmål som følges opp med en samtale senere i 2014: Antall meldinger fra barnehager og skoler: Kontrollutvalget har merket seg at det er svært få meldinger fra barnehagene og skolene, og at trenden er nedadgående (kun 2 av totalt 89 meldinger i 2013 kom fra barnehagene og 4 meldinger kom fra skolene). Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å synliggjøre antall meldinger som involverer barn i barnehage- og skolealder og se dette opp i mot antall meldinger som kommer fra barnehager og skoler. Rådmannen bes om å informere om dette, sammen med en vurdering av hva årsaken til det lave antall meldinger fra barnehager og skoler kan være. Forebyggende arbeid: Kontrollutvalget er bekymret for at forebyggende arbeid blir prioritert ned på grunn av manglende kapasitet. Rådmannen bes om å redegjøre nærmere for denne utfordringen. Økonomi og oppfølging av rapport fra Agenda Kaupang: Kontrollutvalget er kjent med at den foreliggende rapporten peker på et mulig innsparingspotensial i barneverntjenesten, og at dette er under nærmere utreding/analyse. Kontrollutvalget ber om en orientering om resultatet fra denne utredningen/analysen. Kontrollutvalgets formål med dette er å følge opp tjenesten med hensyn til kvalitet og kapasitet. SAK NR. 10/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kontrollutvalgssjekken 2014 (spørreundersøkelse fra Kommunal Rapport) 2. Brev til Hadeland Energi AS info. om vedtak i tre kontrollutvalg i f.m. oppfølging av selskapskontroll stk. uavhengighetserklæringer fra Innlandet Revisjon IKS 4. Årsrapport 2013 rammeavtale vedr. kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalgene 5. Årsrapport for 2013 fra skatteoppkreveren for Hadeland 7

8 6. Diverse avisartikler 7. Kontrollutvalget og kommunens hjemmeside: Kontrollutvalget falt ut etter omlegging av kommunens hjemmeside. 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Det tas til orientering at utvalgssekretær følger opp at kontrollutvalget kommer inn igjen på kommunens hjemmeside. Roa, 19. februar Tor Ivar Grina utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 19. februar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: ONSDAG 19. FEBRUAR 2014 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Årsregnskap 2013 for Lunner kommune kontrollutvalgets uttalelse Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapport: Avviksregistrering (2012) Henvendelse til kontrollutvalget vedr. barnevernet Rapport fra Agenda Kaupang (orienteringssak) Saker til senere møter: Barnevern div. spørsmål (jf. ku-sak 09/14) følges opp senere i 2014 Kommunens arbeid med psykiatri og rusomsorg (jf. ku-sak 06/14) følges opp 2. halvår 2014 Internkontroll i Lunner kommune orientering fra deltakelse i prosjekt i regi av Fylkesmannen/KS («Orden i eget hus») jf. ku-sak 36/13 Revidert økonomireglement for Lunner kommune (orienteringssak) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): (ingen) Møteplan 2014: Onsdag kl Onsdag kl endret til onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl