MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I ØSTRE TOTEN KOMMUNE. Fredag 20. mai 2011 holdt kontrollutvalget møte i Østre Toten rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I ØSTRE TOTEN KOMMUNE Fredag 20. mai 2011 holdt kontrollutvalget møte i Østre Toten rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Ole-Johan Dyste, leder Johan E. Dyste, nestleder Grethe Bjerke Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Per Kind (sakene 13, 14 og 15), kommunalsjef Marit Lium Dahlborg (sak 13), økonomisjef Ivar Dahl (sak 14) og regnskapssjef Stein Tore Hagen (sak 14). Fra Innlandet Revisjon IKS: Fagansvarlig forvaltningsrevisjon Reidun Grefsrud (sak 15). Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Ole-Johan Dyste som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 17/2011 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 18/2011 ORIENTERING OM PLANLEGGING AV FORANALYSE RETTET MOT EIDSIVA ENERGI AS OG SAMARBEID OM SELSKAPSKONTROLL MELLOM SJU KOMMUNER/ KONTROLLUTVALG Utvalgssekretær orienterte. 1. Informasjon om de største eierkommunenes planlegging av en foranalyse rettet mot Eidsiva Energi AS, tas til orientering. 1

2 2. Med bakgrunn i at Østre Toten kommune også er eier av Eidsiva Energi AS (1,797 %) ber kontrollutvalget om å bli løpende orientert om arbeidet med planleggingen av en eventuell selskapskontroll av selskapet. Behandling av utsatte saker fra forrige møte: SAK NR. 13/2011 KOMMUNENS OPPFØLGING AV KONTRAKTER MED PRIVATE LEVERANDØRER MHT. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Rådmann Per Kind og kommunalsjef Marit Lium Dahlborg orienterte og svarte på spørsmål. Det ble bl.a. orientert om: Omfanget av bruk av vikarbyråer (2010: ca. 4 mill. kroner) Internkontroll og fokus på lovoverholdelse (lov om offentlige anskaffelser m/forskrifter) Praktisk håndtering av ferieavvikling og bruk av vikarer/bemanningsbyråer Tiltak (gjennomførte og planlagte) 1. Informasjon om vikarbruk i Østre Toten kommune og oppfølging av kontrakter med private mht. lønns- og arbeidsvilkår tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at rådmannen har igangsatt et arbeid for å sikre at lov om offentlige anskaffelser i forbindelse med innleie av vikarer overholdes. 3. Kontrollutvalget vil følge opp kommunens overholdelse av regelverket på et senere tidspunkt, særlig i forhold til 7 i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (krav til kommunen om gjennomføring av kontroll med overholdelse av lønns- og arbeidsvilkår). SAK NR. 14/2011 REGLELVERK OG PRAKTISERING AV BESTEMMELSENE OM SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Regnskapssjef Stein Tore Hagen presenterte aktuelle lover og regler på området, dagens praksis og videre utvikling. Rådmann Per Kind og økonomisjef Ivar Dahl supplerte presentasjonen. 1. Kontrollutvalget har inntrykk av at administrasjonen har god kjennskap til regelverket på området, og tar til orientering at det vil bli jobbet videre med: Dokumentasjon av indirekte kostnader. Dokumentasjon av beregninger på alle aktuelle selvkostområder i kommunen. 2

3 2. Kontrollutvalget forutsetter at kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS følger opp kommunens overholdelse av selvkostregelverket, herunder dokumentasjon av indirekte kostnader og at alle selvkostområder dekkes opp, som en del av sin ordinære revisjon av kommunens regnskaper (regnskapsrevisjon). SAK NR. 15/2011 KRAVET TIL FORSVARLIG UTREDNING AV POLITISKE SAKER OG STATUS FOR REVISJONSGJENNOMGANG/ STIKKPRØVE Innlandet Revisjon IKS v/reidun Grefsrud orienterte om forsvarlighetsbegrepet og informerte om status i arbeidet med vurdering av saken vedr. barnehagenes budsjettrammer for Rådmann Per Kind deltok under behandlingen av saken og svarte på spørsmål fra utvalget. 1. Revisors presentasjon av forsvarlighetsbegrepet og forståelsen av dette, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisor avslutte saken i neste møte med en revisjonsrapport som besvarer følgende spørsmål: I hvilken grad har rådmannen et system for å påse at saker som legges frem til folkevalgte organer er forsvarlig utredet? I hvilken grad er kravene til forsvarlig saksbehandling oppfylt når det gjelder saken om barnehagenes budsjettrammer for 2011? 3. En eventuell utvidet undersøkelse rettet mot kravet til forsvarlig utredning av politiske saker vurderes nærmere på neste møte. SAK NR. 16/2011 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Svar på spørsmål til tildelingskontoret vedr. tekst i avslagsbrev 2. Kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Østre Toten 3. Invitasjon til fagkonferanse 4. Mangelfull etterlevelse av regelverket om spesialundervisning i grunnskolen (pressemelding fra Riksrevisjonen) 5. Kommunalnytt nr (fra Kommunal- og regionaldepartementet) 6. Diverse avisartikler 7. Møteprotokoller fra kommunestyret og formannskap 8. Neste møte: Tidspunkt og saksliste 3

4 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Det tas til orientering at der foretatt følgende endringer i møteplanen for 2011: Møte fredag den er flyttet til torsdag Møte fredag den er flyttet til onsdag Østre Toten, 20. mai RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 20. mai Ole-Johan Dyste utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf e-post: kjetil@kontrollutvalget.no NESTE MØTE Dato: TORSDAG 23. JUNI 2011 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Revisjonsrapport: Forsvarlig utredning av politiske saker Rutiner og sikring av løskunst i Østre Toten kommune Medarbeiderundersøkelsen 2011 og oppfølging av tiltaksplaner etter medarbeiderundersøkelsen 2009 (jf. sak 43/10) Kostra-analyse, notat fra Agenda Kaupang Tertialrapport 1. tertial 2011 Østre Toten kommune 4

5 Saker/tema til oppfølging i senere møter: Tema: Intern kontroll (utg.punkt i rådmannens ansvar etter kommunelovens 23 nr. 2 om betryggende kontroll, og rapport med 85 anbefalinger om styrking av den interne kontrollen i kommunene). Kommunens styringssystem og arbeidet med kvalitet (rådmannen inviteres til å orientere) Utviklingen i sykefravær innenfor omsorg (vedtak sak 22/10) Oppfølging av evalueringsrapport om spesialundervisning (vedtak sak 26/10) Innkjøpsrutiner og etablering av ny innkjøpsavdeling. Selskapskontroll: Invitasjon av styreleder og daglig leder i Mjøsmuseet AS (vedtak sak 43/10) Kontraktsoppfølging mht. lønns- og arbeidsvilkår (vedtak sak 13/2011) Møteplan for 2011: Fredag kl Fredag kl Fredag kl flyttet til torsdag kl Fredag kl flyttet til onsdag kl Fredag kl