MØTE PROTOKOLL KON TROLLU TVALGET I LU N N ER KOMMU N E

Transkript

1 MØTE PROTOKOLL KON TROLLU TVALGET I LU N N ER KOMMU N E Fredag 19. mai 2017 holdt kontrollutvalget møte i Gran rådhus fra kl Møtet var et fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Gran kommune, Lunner kommune og Jevnaker kommune. Som medlemmer møtte : Tor Ivar Grina, leder (V) Synnøve Lohne - Knutsen (H) Hege Heiberg (Sp) Følgende medlem mer hadde meldt forfall: Kai Roar Dahl, nestleder (H) Terje Vestby (Ap) Følgende varamedlem møtte: Jarle Krakk (H), første vara for H Følgende varamedlemmer hadde m eldt forfall: Anne Berit Kolstad (Mdg), første vara for Ap, Sp, Sv, R, M dg Hans L. Strømnes (Ap), andre vara for Ap, Sp, Sv, R, M dg Gro Inger Maurtvedt (Sv), tredje vara for Ap, Sp, Sv, R, M dg Ellers møtte: Sekret ariatet: Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken. Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud (hele møtet). Andre: Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS v/styreleder Bjørn Niklas Sjøstrøm og adm inistrerende direktør Stein Aukner (sak 16). Samarbeid Mot Svart Økonomi ( SMSØ) v/ Morten A s peli (sak 18). Innkjøpssamarbeidet på Hadeland v/ innkjøpskoordinator og leder Steinar Elnes (sak 19). Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, k ontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og a visene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. - Utvalgsmøtet ble satt kl Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. - Møteledelsen i fellesmøtet ble ivaretatt av lederne i kontrollutvalgene i Gran, Lunner og Jevnaker i samarbeid, med leder av kont rollutvalget i Gran kommune i en fremskutt rolle. 1

2 Til behandling: SAK NR. 16 /201 7 HADELAND ENERGI AS / HADELAND KRAFT AS: KOMMUNENS EIERSKAP, STYRING, KONTROLL OG RISIKOVURDERINGER Hadeland Energi AS / Hadeland Kraft AS v/ styrele der Bjørn N iklas Sjøstrøm og administrerende direktør Stein Aukner orienterte rundt følgende spørsmål: Hva eier Hadelandskommunene i dag? Hvordan er styrings - og kontroll systemer etablert? Hvordan utøves eierkontroll? a) I Hadeland Energi AS/ Hadeland Kra ft AS b) I de underliggende selskap ene der man har eierandeler 1. Styreleder p resentasjon av kommunenes eierskap i selskapene med fokus på styring og kontroll tas til orientering. 2. Kontrollutvalget merker seg at: Hadeland Energi AS er i dag et selskap uten egen drift, men at selskapet forvalter verdier i eierskap i andre selskaper: - Glitre Nett AS (18,3% eierskap) - Glitre Energi Strøm AS (10,5% eierskap) - Fiber 1 AS (34,5% eierskap) Hadeland Kraft AS er i dag et selskap uten egen drift med de t formål å eie Hadeland Kraftproduksjon AS (100%). 3. Når det gjelder eierstyring har kontrollutvalget følgende kommentar: a) Kommunens styring med egne eierskap ivaretas gjennom aksjonæravtaler, eiermøter og generalforsamling smøter. Kontrollutvalget tar ti l orientering at s elskapene opplever kommunens eierstyring som god. Kontrollutvalget tar videre til orientering at inngått aksjonæravtaler tydelig på at det primære formålet med kommunenes eierskap er forretningsmessig drift. b) Hadeland Energi AS og Hadel and Kraft AS sin eierstyring i underliggende selskaper ivaretas gjennom aksjonæravtaler, styrerepresentasjon, eiermøter og oppfølging av periodisk rapportering. Kontrollutvalget har inntrykk av at ledelsen i sel skapene har et bevisst forhold til s in eierst yring i underliggende selskaper. 2

3 SAK NR. 17 /20 17 INTERKOMMUNALT SAMARBEID PÅ HADELAND RISIKOVURDERINGER OG VURDERING AV KONTROLLSAMARBEID Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud presenterte: - Oversikt ove r de interkommunale samarbeidene på Hadeland - R utiner/avtaler for samarbeid på Hadeland - V iljeserklæringer - Håndbok Det ble videre orientert om: - Utfordringer med interkommunalt samarbeid (generelt) - Forslag til temaer for en eventuell forvaltningsrevisjon 1. Revisors presentasjon av interkommunale samarbeid generelt og samarbeid på Hadeland spesielt, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunene har etablert et system for styring og kontroll med de interkommunale s amarbeidene. Kontrollutvalget ønsker mer innsikt i hvordan dette fungerer, og ber Innlandet Revisjon IKS om å lage en forundersøkelse/ prosjektplan for et revisjonsprosjekt på området. Forundersøkelsen gjennomføres i samarbeid med kontrollutvalgene i Gran kommune og Jevnaker kommune. SAK NR. 18 /2017 TEMA: ARBEIDSLIVSKRIMINALITET, SOSIAL DUMPING OG SVART ØKONOMI Sekretariatet v/ole Kristian Rogndokken innledet saken. Samarbeid Mot Svart Økonomi (SMSØ) v/ Morten A s peli presenterte t emaet og svarte på spørsmål. Sekretariatet v/kjetil Solbrækken informerte i møtet om tilbakemelding fra ordfører forut for møtet med opplysning om kommunestyrets verbalvedtak i forbindelse med behandlingen av budsjett 2017 : Seriøsitetskrav mot sosial dump ing i Lunner kommune. Vi ber administrasjonen komme tilbake til kommunestyret med en sak om hvordan Lunner kommune kan innføre de elleve seriøsitetskravene utarbeidet av Fellesforbundet, Byggenæringens landsforening, KS og Direktoratet for forvaltning og I KT (Difi). Herunder hvilke konsekvenser det medfører for Lunner kommune. Kravene er vedlagt saken. 1. Kontrollutvalget tar følgende rapporter/dokumenter til orientering: Forslag til strategiske grep for å hindre svart økonomi og arbeidsli vskriminalitet i kommuner, utarbeidet av Samarbeid mot svart økonomi (SMSØ), tas til orientering. 3

4 Riksrevisjonens undersøkelse av myndighetenes arbeid mot sosial dumping ved offentlige anskaffelser (Dokument 3:14, ). Rapporten «Hva gjør kommunene for å bekjempe arbeidslivskriminalitet?», utarbeidet av forskningsstiftelsen Fafo, tas til orientering. 2. Presentasjonen fra Samarbeid Mot Svart Økonomi (SMSØ) og Stortinget s tydelig signal om d et offentlige s særlige ansvar for å forebygge og hindre arbeids miljøkriminalitet, tas til orientering. 3. Kontrollutvalget mener det er viktig at ko mmunen starter med å ta et klart standpunkt, jf. anbefalt strategi nr. 1 fra SMSØ. 4. Kontrollutvalget har merket seg kommunestyrets vedtak i forbindelse med behandlingen av budsjett 2017: Seriøsitetskrav mot sosial dumping i Lunner kommune. Vi ber administrasjonen komme tilbake til kommunestyret med en sak om hvordan Lunner kommune kan innføre de elleve seriøsitetskravene utarbeidet av Fellesforbundet, Byggenæringens landsf orening, KS og Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Herunder hvilke konsekvenser det medfører for Lunner kommune. Kravene er vedlagt saken. 5. Kontrollutvalget følger opp saken slik: - Administrasjonensak til kommunestyret (jf. kommunestyrets bestill ing i vedtak om budsjett 2017) legges frem for kontrollutvalget til orientering når den foreligger. - Under forutsetning av at kommunestyret vedtar tiltak for å styrke kommunens arbeid mot arbeidslivskriminalitet vil kontrollutvalget følge opp at tiltakene setes ut i livet som forutsatt, og at de fungerer i praksis. Konkret oppfølging av ett eller flere byggeprosjekter vil bli vurdert som en del av oppfølgingsarbeidet. SAK NR. 19 /20 17 FELLES INNKJØPSSAMARBEID PÅ HADELAND F elles innkjøps enhet på Hadeland v/leder Steinar Elnes orienterte om følgende tema: - Generelt om innkjøpssamarbeidet. - Hovedtrekkene i regelverket og endringer fra 2017 ( heving av terskelverdier, fokus på samfunnsansvar og styrket håndheving) - Presentasjon av innkjøpspros ess og de ulike fasene. - Innkjøp - og arbeidslivskriminalitet hva gjør kommunene? (Felles anskaffelsesstrategi for Hadeland) 1. Presentasjonen av felles innkjøpssamarbeid på Hadeland tas til orientering. 4

5 2. Kontrollutvalget tar til orienteri ng at det er vedtatt en felles anskaffelsesstrategi for Hadelandskommunene som er planlagt revidert høsten Kontrollutvalget forventer at anskaffelsesstrategien tar opp i seg Stortingets forventning om økt innsats i kommunene mot arbeidslivskriminalit et og sosial dumping. 3. Revidert anskaffelsesstrategi legges frem for kontrollutvalget til orientering så snart den foreligger. 4. Kontrollutvalget har merket seg at oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter ikke er et ansvar som påligger Felles innkjøpsenhe t, men at dette følges opp i den enkelte kommune. 5. Kontrollutvalget mener kontraktsoppfølging er et risikoområde for kommunene og vil ta dette med i sitt arbeid med planlegging av forvaltningsrevisjon. Jaren, 19, mai Tor Ivar Grina U tvalgsleder RETT UTSKRIFT: Jaren, 19. mai Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 N E STE MØTE Dato: ONSDAG 14. JUNI 2017 Tidspunkt: KL Aktuelle s aker: Forundersøkelse - Oppfølging av politiske vedtak Eiendomsforvaltning styringsinformasjon politisk nivå (KU- sak 09/17) Oppfølging av revisjonsrapporten «Innkjøp», jf. kommunestyrets vedtak Vurdering av forundersøkelser 2017 forvaltningsrevisjon (utsatt sak) Fylkesmannens tilsyn (gjennomført i mai - 17) NOU 4:2016 Ny kommunelov Saker til senere møter: Oppdrag til sekretariatet (KU- sak 02 /17): - Eksterne tilsynsrapporter (kartlegging/orientering). - Forslag til styrking av kontrollutvalgets bestillerfunksjon. Selskapskontroll: Rutiner for varsling a v kontrollutvalget i forkant av møter i generalforsamlinger (AS) og representantskap (IKS) Implementering av elektronisk kvalitetssyste med fokus på risikovurderinger (KU- sak 24/16) Våren 2017: Resultater fra medarbeiderundersøkelse 2017 mv. (KU- sak 43/16) Våren 2017: Oppfølging av sykefraværsarbeidet og nærværsprosjektet (KU- sak 44/16) Høsten 2017: Lunner Produkter AS oppfølging av KU - vedtak sak 52/16. Høsten 2017: Byggesak etterlevelse av PLB 25-1 (KU- sak 08/17) Tema til oppfølging etter Kontrol lutvalgskonferansen 2017 ( ansattes y tringsfrihet, k orrupsjon og v arsling ) Kommunens arbeid mot arbeidslivskriminalitet: Oppfølging av kommunestyrets vedtak mv. (KU- sak 18/17) Revidert anskaffelsesstrategi - orienteringssak (KU- sak 19/17) Innspill til forva ltningsrevisjon: - Kontraktsoppfølging (KU- sak 19/17) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS : Forundersøkelse /prosjektplan: Interkommunalt samarbeid på Hadeland (KU- sak 17 /17) Møteplan for 2017: Onsdag kl Onsdag kl mø tet avlyst Onsdag kl Fredag kl (fellesmøte Gran, Lunner og Jevnaker) Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl