HØRING OM BESLUTNINGSPROSESSER I KOMITE FOR HELSE OG SOSIAL 11. JANUAR 2018 HILDE HEGGELIEN ETATSDIREKTØR HJEMMEBASERTE TJENESTER

Transkript

1 HØRING OM BESLUTNINGSPROSESSER I KOMITE FOR HELSE OG SOSIAL 11. JANUAR 2018 HILDE HEGGELIEN ETATSDIREKTØR HJEMMEBASERTE TJENESTER KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT

2 AVGRENSING Prosesser knyttet til prosjekter i Smart Omsorg som berører etaten- (der svært mange har nedslagsfelt i Etat for hjemmebaserte tjenester) Organisasjonsprosessen Etat for hjemmebaserte tjenester; Fra 11 til 7 enheter, 1100 Årsverk, 1600 ansatte, døgndrift, ca 4200 pasienter til enhver tid, mer enn 2 millioner besøk i Hjemmesykepleie og hjemmehjelp (praktisk bistand husholdning) som kjerneoppgavene

3 Hva kjennetegner en god prosess? Involvering og felles forståelse- tidlig Generelle spørsmål - 1 Hva er din formelle rolle i de nevnte prosessene? Etatsdirektør, ansvar for forankring, involvering, vurdering og gjennomføring i egen organisasjon Hvordan utøver du ideelt sett rollen din best? Informasjon, formelle møter med enhetsledere og mellomledere, etater og byrådsavdeling, hovedtillitsvalgte og vernetjeneste, medvirkningsgrunnlag, åpenhet, legge til rette for refleksjonsarenaer med ulike innfallsvinkler, være sammen om gjennomføring og veien videre Hvordan har prosessene vært i praksis? Sett fra mitt ståsted har vi hatt svært mange fora der vi på etatsnivå og ikke minst i STOLE har drøftet ulike saker, vi har hatt mange og gode runder, opplevelse av god involvering. Enhetene har videreført prosessene i sine fora. Smart omsorg og styringsgruppemøter/prosjektgruppemøter; valg av pilotområder

4 Generelle spørsmål - 2 Hvordan ble prosessene administrativt og faglig behandlet, og i hvilke organer? Behandlet i ledermøter etat/stole, og formelle informasjons-og drøftingsmøter. I noen grad informasjonsmøter med enhetsledere og plasstillitsvalgte. Fag- og personalmøter med ansatte, avhengig av innhold. Hva var dine vurderinger av prosessene da? Svært velkomne prosjekter, spesielt teknologiske innsatsområder ble ønsket velkomment. Vi visste at det ville bli arbeidskrevende i de enhetene som ble piloter, mye «grunnarbeid», men god involvering lokalt. Positive tilbakemeldinger om spennende utvikling fra enhetene. Nye tiltak, som Hverdagsrehabilitering og Responssenter ble rigget særskilt for formålet. Var det noe som burde vært gjort annerledes? Verdien av å arbeide med implementering. Teknologi alene er ikke nok. Bedre eierskap på tvers, mht at systemer henger sammen, mange spesialister på egen områder, men verre å se på tvers. Arbeide mer med begrepsforståelse; samtidige kjerneoppgaver, erkjennelse av tidsbruk, behov for og legge til rette for kontinuerlig opplæring. Må gjøres bedre. Eierskap prosjekt og linje; og forståelse av ulike oppgaver Ville du gjort det på samme måte i dag? Alltid klokest etterpå. Ved dagens viten om tidsperspektiv, kanskje stokket om på rekkefølge mht utrulling og, spredning, involvering, brukt mer tid, forberedelse. Tettere kobling mellom prosjekt og linje, ressursfordeling. Sett i bakspeilet har vi oppnådd veldig mye, og vi er ikke ferdige enda.

5 Hvordan forankres beslutningsprosessene i organisasjonen? Ideutspring fra ulike hold, tjeneste i utvikling og endring Idedugnader med ulik deltakelse Ledermøter hver annen uke i etat og STOLE Formelle møter med HTV og EVO i årshjul og etter behov Enhetsledere har møter med sine på samme måte Noen mellomledersamlinger i løpet av året Informasjons-og fagmøter Særmøter omkring ulike temaer Møter mellom prosjekt og linje; styringsgruppemøter

6 Hvordan blir ansatte og interesseorganisasjoner involvert? Etats-og enhetsnivå HTV/ VO Plasstillitsvalgte og lokale verneombud- AMG Kvalitetsutvalg med Eldreråd/Råd for funksjonshemmede; informasjon og diskusjon Personalmøter Arbeidsgrupper med ulik sammensetning, målsetting, milepæler, operasjonalisering, oppfølgingsmøter Referat sendes ut på e-post til ansatte, oppslag

7 Hvordan har de tillitsvalgte blitt tatt med og gitt mulighet til å uttale seg? Som det fremgår av tidligere utsendt materiale, mange møtearenaer på etatsnivå de siste to år, med fokus på samhandling og involvering i de sakene som opptar etaten. HTV involvert i pågående prosesser som skjer i etaten; både formelle prosjekter, organisasjonsprosesser og andre veivalg. HTV deltar både på BHO-og etatsnivå; følger prosess fra overordnet beslutning til gjennomføring og evt også evaluering. HTV som garantister for endring og framtidig bærekraft i tjenestene, viktig for å forplikte resten av organisasjonen. HTV er viktige medspillere i beslutningsprosesser og bidrar til ytterligere forståelse og implementering

8 Hva vil vi oppnå gjennom arbeidet med Etatsorganiseringen? Etaten selv arbeidet internt med endringer, hadde en prosess i 2014, der repr fra HTV var sentrale deltakere «Prosjektperiode» der 6 enheter ble samordnet til 3- utprøvet i perioden , evaluert med deltakelse av HTV, avdekket fordeler og ulemper/forbedringsområder, som vi nå følger opp Styrket ledelse, ved tydeligere struktur og arbeidsdeling i enheter, og rydde i ansvar mellom fag, ledelse og driftsoppgaver Bedre bruk av fagressurser Færre enheter, med avklart arbeids-og ansvarsfordeling gir mulighet for lik praksis og prioritering Muliggjør bedre tverrfaglig samarbeid i byområdene

9 Hva har vi fått til via Smart omsorg prosjektene? Hverdagsrehab, en suksess når de «rette brukerne» finnes Responssenter bidrar til bedre avklaring av behov og kommunikasjon med brukere før adhocutrykninger. Bistår tjenester og brukere med informasjon Mobil omsorg et viktig arbeidsverktøy, som kvalitetssikrer tjenesten der og da. Restart og ny teknisk struktur lover godt Velferdsteknologi/mestringsteknologi selvstendiggjør, sikrer og unngår unødvendige besøk. Skaper trygghet for pasient, pårørende og tjenester. Smart organisering av tjenesten; struktur på arbeidsfordeling og arbeidslister, turnus, ansvarsfordeling. Administrative oppgaver utføres på mer gunstig tidspunkt. Arbeider med like premisser for turnus, og justerer oss mot at flere ansatte skal ha mulighet til å få full stilling. Innføring av elektronisk-lås- svært nyttig, sikrer og effektiviserer På vei mot bedre organisering av formidling av hjelpemidler, prosjektet ikke ferdig Hjemmebaserte tjenester er en svært omskiftelig tjeneste; fra dag til dag.