ORIENTERING OM ETAT FOR FORVALTNING KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT

Transkript

1 ORIENTERING OM ETAT FOR FORVALTNING KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT

2 ORGANISERING Bestiller i stort Byrådsavdelingen for Helse og omsorg o Setter kriteriene for tjenestene o Etat for forvaltning utarbeidet kriteriehefte for å samle alle kriteriene for de ulike tjenestene. o Positivt med tanke på at alle saksbehandlerne skal gjøre seg kjent med kriteriene og at tjenestene tildeles i tråd med vedtatte kriterier. o Kriteriene er satt inn som standardtekst i vedtakene. o Endring av kriteriene skjer i samarbeid mellom byrådsavdelingen og etat for forvaltning o Tildeling av tjenester skjer på mest mulig kostnadseffektiv måte med utgangspkt i gitte kriterier o Fordeling og tildeling av sykehjemsplasser, boliger, trygghetsalarmer / velferdsteknologiske løsninger, plasser i avlastningsboliger og dagsenter skjer utifra de rammene som forvaltningsetaten har. o Forvaltningsenheten tildeler mange ulike tjenester og det er mange detaljer rundt den enkelte tjeneste. Etaten har derfor utarbeidet et arbeidsprosesshefte som forklarer arbeidsprosessene for tildeling av den enkelte tjeneste

3 ETAT FOR FORVALTNING Etatsdirektør STAB 4 rådgivere Sone Sør 27 årsverk Sone Vest 21,3 årsverk Sone Nord 25,5 årsverk

4 ORGANISERING AV FORVALTNINGSETATEN STAB o Etatsdirektør o 4 rådgivere - i henhold til etatens kompetanseplan utdanning på høyskolenivå og minimum 5 års relevant praksis. o Pr i dag 1 sykepleier, 1 vernepleier, 1 jurist,1 økonom/statistikk FORVALTNINGSENHETENE o Leder o 1 fagrådgiver o Sykepleiere o Vernepleiere o Ergoterapeuter o Fysioterapeut o Merkantile o 3 Trygghetssykepleiere pr.idag organisert i sone Vest

5 UTMÅLING AV TJENESTER Hvordan utmåles tjenestene? Det foretas en individuell vurdering av brukers behov o Opp mot kriteriene for de ulike tjenestetypene o Tar utgangspkt i normtidene for de ulike hjemmetjenestene når en fastsetter lengden på oppdrag. o Normtider for Hjemmesykepleie Praktisk bistand person Praktisk bistand hushold ( hjemmehjelp ) o Endring av utmåling skjer etter tilbakemelding fra utfører.

6 HVORDAN SIKRE INFORMASJON FØR VEDTAK FATTES Samhandlingsreformen 2012 endring av praksis. HJEMMESYKEPLEIE / KORTTIDSOPPHOLD I SYKEHJEM o Ut fra sykehus sikrer informasjon via el meldinger starter opp tjenestene tilbakemeldinger fra utfører endring av tid endringen må ha vart i 2 uker telefonisk kontakt med brukere etter oppstart hjemmebesøk der det er nødvendig omfattende, sammensatte behov o Hjemmeboende hjemmebesøk Prosjekt med oppstart av tjenesten hjemmesykepleie o Tverrfaglig vurdering o Fokus på velferdsteknologiske løsninger og hverdagsrehabilitering o Bruker får vedtak 6 uker etter oppstart, informeres ved brev om kartleggingsperiode.

7 INFORMASJON FØR VEDTAK FATTES o Brukermedvirkning o Dokumenteres i vedtak o Andel vedtak med brukermedvirkning rapporteres i styringskortet o Hjemmebesøk med bruker og eller pårørende/ verge o Kartlegger brukers behov o Kartlegger bolig, familiesituasjon,nettverk osv, behov for hjelpemidler o Informasjon om tjenestene og kriterier for tildeling o Praktisk informasjon o Fritt brukervalg PBH,BPA o Egenbetaling for tjenestene o Behov for ytterligere informasjon o Legeopplysninger avtaler hvem som skaffer dette o Opplysninger fra andre tjenester / utredninger

8 TIDSUTMÅLING ETTER TILBAKEMELDINGER Saksbehandler legger inn tid basert på normtider. ABF finansiering er krevende både for FVE og utfører o Mye fokus på timer og minutter o Rapport sier at tjenestene bruker mye tid på samhandling omkring tidsutmåling, dette gjelder både FVE og utfører o Alle ansatte i FVE og hos utfører må forstå finansieringsmodellen likt o Kun brukerrettet tid, kan bruke mye tid på enkelte pasienter o Må ha et faglig fokus og ikke kun forholde seg til oppdragets art Saksbehandlere er helt avhengig av tilbakemeldinger fra utfører men skal samtidig ha en kontrollfunksjon og sikre likebehandling.

9 FORDELER OG ULEMPER MED AT FVE FATTER VEDTAK Fordeler: Rettsikkerhet til bruker Nøytral tildeling ikke den samme personen som går og yter tjenester som fatter vedtak Saksbehandlere har fokus på rettsgrunnlag, regler, kriterier, likebehandling Lettere for brukere å klage når det ikke er utfører som fatter vedtak Ulemper: Saksbehandlere yter ikke tjenesten og det kan gjøre det vanskelig å vurdere utmåling av tid. Avhengig av utførers tilbakemelding om tidsbruk.

10 SAMHANDLING TETT SAMHANDLING PÅ ETATSNIVÅ Forvaltningsenhetene o Sykehjem telefonmøter en gang pr.uke med institusjon, hjemmesykepleie, fysio/ergo o Gjennomgår alle pasientene som er inneliggende på korttidsavdelingene. o Hjemmesykepleien o Saksbehandlerne har faste møter hver 2-4 uke hvor en gjennomgår pasientene og endringer o Fast samarbeidsmøte 2 ganger i halv året med leder og soneleder o Tjenester til utviklingshemmede o Faste samarbeidsmøter med sonene, dagsenterenheten og avlastningsenheten o Saksbehandlerne faste møter hvor en gjennomgår pasientene o Psykisk syke pasienter o Utfordrende å samhandle med BSBI om pasienter som er psykisk syke. Bruker mye tid på å avklare hvem som skal saksbehandle søknadene

11 SAMHANDLING - MOTTAKSSYKEHJEM Mottakssykehjem Storetveit o 1 saksbehandler tilstede hver dag o Samhandler inntak på avdelingen har kontakt med saksbehandler i FVE o Samkjører utskrivelser fra avdelingen o Tett tverrfaglig samarbeid med leger, fysioterapeuter og sykepleiere Tildelt 1129 opphold i 2016 o ca 7 døgn gjennomsnitlig liggetid o 10 % reinnlegges på sykehus Antall betalingsdøgn o 1,5 MILL 2016 o 2,2 MILL 2015 o 10,9 MILL 2014

12 KLAGER ANTALL KLAGER klager 100 klager oversendt klageinstans 15 klager omgjort/opphevet av klageinstans klager 109 klager oversendt klageinstans 10 klager omgjort/opphevet Ingen store forskjeller mellom enhetene Antall timer BPA, STK, OML, noen få klager etter nye normtider PBH Boliger

13 BEHANDLING AV KLAGER Saksbehandler fatter vedtak Klage mottas muntlig eller skriftlig Gjennomgås på veiledning med fagrådgiver Ny vurdering av primært annen saksbehandler Fagrådgiver gjennomgår klagesaken og gir tilbakemelding til saksbehandler Oversendes rådgiver etat for gjennomgang Rådgiver etat gir tilbakemelding til fagrådgiver Klagen oversendes klageinstans. Etaten har brukt mye ressurser på undervisning om klagebehandling. Hvordan fremstille klagene til klageinstans. Alle saksbehandlerne har vært på kurs i klart språk.

14 EVALUERING AV TJENESTER Vedtak med avslutt dato og foreløpig til dato o Vedtakene evalueres en mnd før avslutningsdato o Saksbehandler tar kontakt med bruker evt pårørende o Saksbehandler har dialog med utfører av tjenesten o Innhenter evt nye opplysninger

15 AVVIK Forvaltningsenhetene sender avvik til sykehusene på brudd på samhandlings avtalen Sender avvik til utfører der det oppstår avvik f.eks manglende effektuering av vedtak Registrerer egne avvik f.eks feil utsending av papirer, saksbehandlingstid. Avvik taes opp med den det gjelder ( saksbehandler) og en gjennomgår arbeidsprosessene på fellesmøte. Vanskelig å håndtere brukeravvik i Profil. Avvik er tema på arbeidsmiljøgruppe og i etatens kvalitetsutvalg. Avvik til Helse Bergen leveres på driftsmøte på sykehuset med klinikksjefene og ass.direktør

16 SMART OMSORG FVE har fokus på nye tjenester o 0,3 stilling i hver FVE som er ressursperson på VFT o Tett samhandling med velferdsteknologi temaet og hukommelsesteamet o Fokus på hverdagsmestring og tidlig innsats i arbeidsprosessheftet o SMART OMSORG prosjekt i FVE o Digitalisering av FVE o Sikker sone på bærbare PC saksbehandlerne vil kunne skrive direkte inn i Profil på hjemmebesøk o Digital medarbeider vil lette noe av registreringsarbeidet o E arkiv post ut forenkle prosessen rundt utsendelse av vedtak o Betydning for tildeling av tjenester o Tidlig innsats, fokus på hverdagsmestring o Tildele sensorteknologi og andre teknologiske løsninger f.eks kamera i stedenfor fast vakt o Tildele GPS og medisineringsstøtte o Mål GPS, 100 Medisineringsstøtte og 400 trygghetspakker

17 HVERDAGSREHABILITERING TILDELING AV HVERDAGSREHABILITERING o FVE har en saksbehandler som kun jobber med saksbehandling i forhold til hverdagsrehabilitering o Saksbehandler samhandler tett med hverdagsrehabiliteringsteamet. o Gjennomgår alle nye søknader om hjemmetjenester o Samhandler tett med saksbehandlerne som behandler søknader om hjemmetjenester o Fokus på å vurdere tildele hverdagsrehabilitering slik at pasientene ikke blir brukere av tjenester. o Vurderer både søkere som har behov for hjemmesykepleie og praktisk bistand. o Mål i styringskortet 150 brukere i hver sone i 2017.

18 VENTELISTER OG STATISTIKK Etaten har stort fokus på ventelister og statistikk o Ventelister og statistikk oppdateres hver mnd o Legges ut på allmenningen o Ventelister o Langtidsopphold sykehjem, har økt etter reduksjon av aldershjemsplasser. o Bolig til utviklingshemmede o Dagsenter eldre og demente o Statistikk o Antall brukere, antall besøk og tildelte timer o Fokus på brukere som har mindre enn 10 timer hjelp