HØRING OM BESLUTNINGSPROSESSER I KOMITE FOR HELSE OG SOSIAL 11. JANUAR 2018 OLE DANIEL VIRKESDAL ETATSDIREKTØR TJENESTER TIL UTVIKLINGSHEMMEDE

Transkript

1 HØRING OM BESLUTNINGSPROSESSER I KOMITE FOR HELSE OG SOSIAL 11. JANUAR 2018 OLE DANIEL VIRKESDAL ETATSDIREKTØR TJENESTER TIL UTVIKLINGSHEMMEDE KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT

2 Avgrensning Fokus på beslutningsprosesser knyttet til: Smart Omsorg prosjekter som berører etaten - i hovedsak «turnusprosjektet» Organisasjonsprosessen - Fra 13 til 6 enheter

3 Svar på generelle spørsmål Hva kjennetegner en god prosess? Felles forståelse, god involvering og eierskap blant de berørte Hva er din formelle rolle i de nevnte prosessene? Etatsdirektør. Ansvar for drift, forankring, involvering, vurdering og gjennomføring i egen organisasjon Hvordan utøver du ideelt sett rollen din best? Tilstedeværelse og tilgjengelighet for enhetsledere og stab er viktig. Informasjon, formelle møter med enhetsledere og mellomledere, hovedtillitsvalgte og vernetjeneste, Sikre at kommunens verdier og etiske standard er kjent og etterleves. Sikre gjennomføring av våre oppdrag Hvordan har prosessene vært i praksis? Sakene har vært tema på alle drøftingsmøter og alle ledermøter. Både enhetsledere og tillitsvalgte har vært godt involvert. Utfordrende å sikre rett og god informasjon ut til alle ansatte

4 Svar forts. Hvordan ble prosessene administrativt og faglig behandlet, og i hvilke organer? Behandlet i ledermøter og i drøftingsmøter. informasjonsmøter med berørte stabsfunksjoner Hva var dine vurderinger av prosessene da? Etterspurte tiltak som vi har sett behov for å ta tak i gjennom flere år. Var det noe som burde vært gjort annerledes? Bedre informasjonsstrategier for å sikre at alle ansatte og pårørende fikk god informasjon i forkant og underveis. Det ble noen misforståelser knyttet til hva Logistikkprosjektet skulle analysere. Ville du gjort det på samme måte i dag? I hovedtrekk ja, men mer informasjon og lengre tid på gjennomføring av turnusprosjektet. Vi har jobbet med flere store endringer parallelt. Det har krevd mye av oss. nødvendig på grunn av budsjettkrav om gevinstrealisering og for å ta inn overforbruk ihht vedtatt budsjett og oppdragsnotatet

5 Hvordan forankres beslutningsprosessene i organisasjonen? Møtestruktur hver annen uke Ledermøter med kommunaldirektør Ledermøter i etaten. Referat til alle ledermøter i enhetene Ledermøter i enhetene. Referat til alle personalmøter Personalmøter i tjenestestedene. Referat til alle ansatte. Drøftingsmøter med HTV og EVO hver mnd. Enhetsledere har møter med sine på samme måte. Alt referatføres og sendes ut til berørte tjenester Møter mellom Smart omsorg prosjekt og linje Informasjonsbrev til alle ansatte hver mnd. Nyhetsbrev hvert kvartal

6 Hvordan blir ansatte og interesseorganisasjoner involvert? (Delvis besvart på forrige lysbilde) Etats og enhetsnivå har faste drøftingsmøter Enhetstillitsvalgte og lokale verneombud Etatens kvalitetsutvalg og lokalt kvalitetsutvalg i enhetene AMU og Arbeidsmiljøgrupper i enhetene Personalmøter Arbeidsgrupper med ulik sammensetning Samarbeidsmøter med interesseorganisasjonene hvert halvår KRFF ved forespørsel

7 Hvordan har de tillitsvalgte blitt tatt med og gitt mulighet til å uttale seg? Som det fremgår av utsendt materiale, har vi hatt mange møtearenaer de siste to år, med fokus på samhandling og involvering i de sakene som opptar etaten. HTV involvert i beslutninger i etaten; både formelle prosjekter, organisasjonsprosesser og andre veivalg. HTV deltar både på BHO- og etatsnivå; følger prosess fra overordnet beslutning til gjennomføring og evt. også evaluering.

8 Etatsorganiseringen Fra 13 til 6 enheter Etterspurt omorganisering av etatens ledergruppe siden 2013 Skjev organisering, ulik praksis og ressursbruk. Krevende kostnadskontroll Botjenestene blir store bofellesskap årsverk. Styrket stab ved å omdisponere eksisterende stabsressurser Styrket ledelse og fag oppfølging for tjenestestedene Lik praksis og større grad av autonomi i enhetene Legger til rette for godt tverrfaglig samarbeid i byområdene

9 Turnusprosjektet Klar anbefaling fra PWC rapporten og «Logistikkprosjektet» Fokus: effektiv tidsbruk på administrativ tid og skjerme tid med brukerne Funn: Lav effektivitet på formiddag i ukedager Individuell gjennomgang av bemanning for 100 tjenestesteder. Fokus: brukernes behov og redusere administrativ tid. God anledning til å rydde opp i en del etablerte skjevheter. De fleste bofellesskapene har endret sin turnusplan etter ny analyse. Innsparing på ca. 60 årsverk. Krevende prosess men bred forståelse for at dette var nødvendig for å sikre likeverdige tjenester og likt utmålte ressurser Alternativet ville være store budsjettoverskridelser uten gode tiltak for å holde budsjettene.