Erfaringer fra utarbeidelse av hovedinstruks for Stortingets administrasjon. Virksomhetsstyringsnettverket 6. juni 2014

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Erfaringer fra utarbeidelse av hovedinstruks for Stortingets administrasjon. Virksomhetsstyringsnettverket 6. juni 2014"

Noah Marcus Dahlen
7 år siden
Visninger:

1 Erfaringer fra utarbeidelse av hovedinstruks for Stortingets administrasjon Virksomhetsstyringsnettverket 6. juni 2014

2 Kort om Stortingets administrasjon Virksomhetsleder: Direktør Ida Børresen Budsjett 2014: 1,2 mrd 01: 862 mill (spesielt i 2014: grunnlovsjubileet) Hvorav lønn = 328 mill og direkte representantutgifter = 257 mill 45: 181 mill (spesielt i 2014: omfattende rehabiliteringsarbeider) 7*: 178 mill (tilskudd, bl.a. til partigrupper, samt div internasjonale kontingenter) Brukere / berørte 167 VIP-kunder (=Representantene) 460 ansatte (fordelt på 5 avdelinger + stab) Ca 180 ansatte i partigruppene Samt et stort antall besøkende! Fire underliggende virksomheter / eksterne organer Riksrevisjonen Sivilombudsmannen Forsvarets ombudsmannsnemnd EOS-utvalget (Etterretning, overvåking og sikkerhet)

3 Hva er spesielt med Stortingets administrasjon og styring? Innførte Statens økonomireglement med enkelte tilpasninger fra 1. januar 2013 Før dette et eget økonomireglement Vedtatt av Stortingets presidentskap, men gjelder for Stortingets administrasjon Stortinget har ikke et overordnet departement og ergo får ikke noe tildelingsbrev eller instruks

4 Rammene rundt utarbeidelsen av hovedinstruksen Beslutning i direktørens ledermøte juni 2013: Hva skal hovedinstruksen omfatte Tilbakemelding: Det viktigste hovedinstruksen skulle gjøre var å avklare og beskrive roller og ansvar Besluttet avgrensning: Alle områder under 2.4 Intern kontroll Men: I første omgang avgrenset til de områdene som Forvaltningsavdelingen var ansvarlig for, altså Økonomi og styring, Innkjøp, HR, Representantordninger og forholdet til underliggende virksomheter Men ikke f.eks. Sikkerhet/beredskap, IKT, informasjon eller eiendomsdrift Oppstart i prosjektgruppen august 2013 Vedtatt av direktøren i desember 2013 med iverksettelse per 1. januar 2014

5 Hovedinstruksens plass blant de styrende dokumenter

6 Hva skulle hovedinstruksen inneholde? Kap 2.4! a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn b) måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning c) ressursbruken er effektiv d) regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig e) virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte f) økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder at transaksjoner er i samsvar med underliggende forhold g) misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes

7 Disposisjon Kap 1: Innledning og overordnede føringer Viktigst: Hovedprinsipp for intern ansvarsfordeling Kap 2: Virksomhetsstyring Prop 1 S og øvrige budsjettproposisjoner Strategi Disponeringsskriv Virksomhetsplan Rapportering Internkontroll Innkjøp Kap 3: Økonomiforvaltning Kap 4: Personalforvaltning Kap 5: Representantene Kap 6: Underliggende virksomheter og eksterne organer

8 Hva var lurt? Tidlig forankring i toppledergruppen: Hva skal dokumentet omfatte? Det var bedre å begynne med deler av ØR og beskrive det riktig. Involvering/avsjekk underveis med ledergruppen i avdelingen alle ledere Direktørens ledergruppe Direktoratet for økonomistyring En prosjektgruppe med folk på alle områder som kunne lufte utfordringer underveis «Instruks-språk» var nytt for mange Ved godkjenning: Åpne for at instruksen vil bli revidert per 1. januar 2015 Se hvordan det faktisk fungerer i praksis Få inn nye /flere områder Opplæring/møte om instruksen med alle fullmakt

9 Hva var ikke så lurt? Forutsatte for høy kunnskap om Økonomireglementet Begrepet Konseptet «instruks» Ble utarbeidet om høsten i et valgår Burde ha laget flere praktiske eksempler for når instruksen vil bli «brukt» (dilemmatrening), hva betyr den for den enkelte? Høyere grad av involvering i eieravdelingen det blir veldig tydelig hva man ikke har systemer på

10 Veien videre? Beslutning i direktørens ledergruppe før sommeren hvilke områder som skal revideres og hvilke nye områder som skal inn Åpent møte i løpet av høsten for å få praktiske diskusjoner og tilbakemeldinger fra de som skal forholde seg til dette i det daglige Prosjektgruppe med deltagere fra flere avdelinger til å revidere instruksen. Ny versjon vedtatt og iverksatt fra 1. januar 2015.

Like dokumenter

Økonomidirektør og sjefssamling 2015

Økonomidirektør og sjefssamling 2015 Avd. dir. Arne Lunde, Bergen 23.04.15 Hva er intern kontroll 14 Intern kontroll Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll