Internkontroll. SUHS-konferansen 2016

Transkript

1 SUHS-konferansen 2016

2 Vi starter med en liten video

3 Hva legger vi i begrepet internkontroll? Stikkord: Kontroll av interne rutiner, rammer skal ikke overskrides, effektiv ressursbruk, pålitelig regnskapsinformasjon, økonomistyring gjennomføres etter lover og forskrifter. DFØ definerer det slik: er en prosess, gjennomført av foretakets styre, ledelse og ansatte som er utformet for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder:

4 Krav fra Kunnskapsdepartementet, Reglementets 14 Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd internkontroll for å sikre at: a) Beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn. b) Måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning. c) Ressursbruken er effektiv. d) Regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig. e) Virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte. f) Økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder at transaksjoner er i samsvar med underliggende forhold. g) Misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes.

5 Hva er internkontroll? Prosess som er utformet for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen: Målrettet og effektiv drift Pålitelig rapportering Overholdelse av lover og regler

6 Hvorfor internkontroll? Dokumenterer at tiltakene er målrettet mot risikofylte områder. Kan avdekke unødvendige tiltak effektivisere prosesser Fokus på: Riktig kvalitet første gang og forhindre bevisste feil.

7 Can t go wrong if you go right!

8 ens to sider Forbedre din forretningsmodell/organisering Unngå å havne i trøbbel

9 systemet hvordan etablere og forbedre internkontrollen Fundament prosessen Omfatter: styrings- og kontrollmiljø informasjon og kommunikasjon Omfatter: En strukturert prosess i seks steg

10 Styrings og kontrollmiljøet Formelt styrings- og kontrollmiljø Systemer Strukturer Strategier Styrende dokumenter Organisering Uformelt styrings- og kontrollmiljø Motivasjon Verdier og normer Tenkemåter Kompetanse Interesser Følelser

11 Diskusjon i salen Hva er det verste som kan skje innenfor bestilling og betalingsprosessen? Hva har dere på plass for å håndtere disse risikoene? Tenk igjennom en og en Snu deg til sideperson og diskuter

12 Prosessen Strukturert metode i 6 steg for arbeidet med internkontroll som integreres i styringen på alle nivåer 1. sett ambisjonsnivå, planlegg, avsett ressurser og fastsett rammer for internkontrollarbeidet 2. gjennomfør risikovurderinger 3. utform risikoreduserende tiltak 4. implementer risikoreduserende tiltak 5. følg opp at (implementerte tiltak) etablert internkontroll etterleves og gir ønsket effekt 6. rapporter resultatene fra oppfølgingen til riktig nivå Bruk informasjonen fra oppfølgingen til styring, læring og forbedring!

13 Prosessen Systematisk gjennomføring av stegene bidrar til å oppfylle de tre internkontrollmålsettingene: Målrettet og effektiv drift Pålitelig rapportering Overholdelse av lover og regler Dette bidrar også til; Et kontinuerlig forbedringsperspektiv!

14 Ambisjonsnivå for internkontrollen 7 kjennetegn på god internkontroll: 1. Ledelsesforankret 2. Tilpasset egenart, risiko og vesentlighet -> risikobasert skreddersøm 3. Tydeliggjort ansvar, myndighet og roller 4. Integrert i styring og drift -> en del av ikke adskilt fra øvrige prosesser 5. Formalisert og dokumentert, tilgjengeliggjort og kommunisert 6. Etterlevd og systematisk fulgt opp 7. Enhetlig og helhetlig -> gjennomgripende og satt i system

15 Egenevaluering av internkontrollen

16 Formål med egenevaluering Bevisstgjøring Hva er god internkontroll Hva er status hos oss? Felles diskusjon og oppfatning viktig! Informasjons- og kommunikasjonsgrunnlag Felles «plattform/mål» for videre arbeid Dokumentasjon av vurderinger og tilstand Grunnlag for prioritering Hva bør prioriteres først? Vurdere effekt av tiltak og utvikling over tid Blir vi bedre? Får arbeid med internkontrollen noen effekt?

17 Modenhetstrappen

18 Eksempler fra DFØ Hovedprose ss Delprosess Mål for delprosess Risiko Risikoreduserende tiltak Kontrolltype Eventuell henvisning til Regnskap Behandling av inngående fakturaer Fullstendig, effektiv og korrekt behandling av inngående faktura Regnskapet inneholder inngående fakturaer som ikke vedrører virksomheten Kontroll ved fakturamottaket av at virksomhetens navn og organisasjonsnummer fremgår av fakturaen Forebygge nde, maskinell Bestemmelsene Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Behandling av inngående fakturaer Behandling av inngående fakturaer Behandling av inngående fakturaer Behandling av inngående fakturaer Fullstendig, effektiv og korrekt behandling av inngående faktura Fullstendig, effektiv og korrekt behandling av inngående faktura Fullstendig, effektiv og korrekt behandling av inngående faktura Fullstendig, effektiv og korrekt behandling av inngående faktura Regnskapet inneholder inngående fakturaer som ikke vedrører virksomheten Det bokføres fakturaer der opplysninger om varen eller tjenesten ikke stemmer med det som er mottatt Det bokføres fakturaer der opplysninger om varen eller tjenesten ikke er i henhold til bestilling eller avtale Det bokføres fakturaer med feil kontering, dvs feil kostnadsart, kostnadssted, kapittel/post, m.v. Attestasjonskontroll av at inngående faktura har grunnlag i en bestilling som virksomheten har foretatt Attestasjonskontroll av inngående faktura mot eventuell dokumentasjon av varemottak eller tjenesteleveranse med Attestasjonskontroll av inngående faktura mot bestilling eller avtale med henblikk på mengde, kvalitet, pris, betalingsforpliktelse mv. Attestasjonskontroll av at beløpene er riktig kontert, eventuelt registrere korrekt konteringsinformasjon Forebygge nde, manuell Forebygge nde, manuell Forebygge nde, manuell Forebygge nde, manuell Bestemmelsene Kontroll kan også være maskinell ved ehandel Bestemmelsene 5.3.4, c) Bestemmelsene b). Kontroll kan også være maskinell ved Bestemmelsene d)

19 Verdi for virksomheten Tiltaksvurdering Tiltaksprioritering Høy Lav Lav Realiserbarhet Høy

20 Stegvis implementasjon Dagens situasjon Ønsket situasjon Ressurser og organisering Plan og forankring Årshjul internkontrollprosessen

21 Implementering Målet med implementering er å gjøre det vi har bestemt oss for slik at tiltaket etterleves og får ønsket effekt!

22 Oppfølgning Effektiv internkontroll forutsetter oppfølging! Vurdere om internkontrollen gir ønsket effekt etterleves Nyttig informasjon fra oppfølgingen til styring, læring og forbedring av internkontrollen spesielt og virksomheten generelt Legg til rette for erfaringsutveksling og skap en åpenhets- og forbedringskultur!

23 Rapportering Resultater fra oppfølgingen av interkontrollen rapporteres til rett nivå til rett tid Rapportering knyttet til internkontrollen integreres med øvrig rapportering gir grunnlag for en samlet vurdering av internkontrollsystemet og vurdering av om kritiske enkeltrisikoer er tilstrekkelig håndtert informasjonen benyttes inn i styringen/beslutningsgrunnlag gir grunnlag for forbedring

24 Finn balansen Verdiskapning/ måloppnåelse Effektiv internkontroll Styrer risiko for å skape verdier og nå målene. Stor risikovilje Bremsene av ute av kontroll Underkontrollerer Overkontrollerer Risikoaversjon Bremsene på kommer ingen vei Kostn.

25 Oppsummering gir oss et system som: Definerer mål og suksesskriterier Risikovurderer måloppnåelse Angir områder med behov for ytterligere tiltak Viser resterende risiko etter tiltak

26 DFØs veiledningsmateriell Hovedveileder + gjennomgangseksempel Ledersammendrag Praktiske verktøy til bruk i gjennomføring og oppfølging av internkontrollen Bedre internkontroll, ikke nødvendigvis mer internkontroll!