Nettverk for virksomhetsstyring. Møte 6. juni 2014

Transkript

1 Nettverk for virksomhetsstyring Møte 6. juni Direktoratet for økonomistyring Side 1

2 Program : Innledning ved DFØ : Formål og innhold i instrukser, både i instruks fra departement til virksomhet og interne instrukser v/ DFØ : Pause 10: : Erfaringer og tips til utarbeidelse av instrukser v/terese Svenke fra Stortingets administrasjon : Spørsmål og erfaringsutveksling :00: Smørbrød og mingling Direktoratet for økonomistyring Side 2

3 Endringer i økonomiregelverket av betydning for instruksene

4 Brev fra FIN av 18. september 2013 Endringene gjør det nødvendig å gjennomgå og eventuelt oppdatere og videreutvikle instrukser som departementene og underliggende virksomheter har fastsatt Oppdaterte instrukser skal være fastsatt innen 30. juni 2014 Eventuelle søknader om tidsbegrenset unntak kan sendes til DFØ. Søknader skal være begrunnet og sendes fra overordnet departement Direktoratet for økonomistyring Side 4

5 Behov for oppdateringer? Hvilke instrukser skal vurderes og eventuelt oppdateres? Departementets instruks til underliggende virksomhet Virksomhetenes interne instrukser Departementenes interne instrukser Hva må gjøres? Oppdatere instruksene i tråd med nye krav Oppdatere instruksenes henvisninger til bestemmelsene i økonomiregelverket og rundskriv fra Finansdepartementet Vurdere behov for andre endringer og forbedringer i instruksene Direktoratet for økonomistyring Side 5

6 Hvilke endringer og krav bør innarbeides? Instruks fra departement til virksomhet: Nye krav til innholdet i årsrapport med årsregnskap for underliggende virksomheter, jf. Bestemmelsene og Nye krav til statlige fond, jf. Bestemmelsene 3.6 Vurdere behov for samordning av virksomhetenes tilpasninger av standard kontoplan under obligatorisk siffernivå, jf. Bestemmelsene Vurdere samordning av regnskapsprinsipp i underliggende virksomheter, jf Direktoratet for økonomistyring Side 6

7 Hvilke endringer og krav bør innarbeides? forts. Interne instrukser i virksomheten: Nye krav til innholdet i årsrapport med årsregnskap, jf. Bestemmelsene og Nye krav om bruk av standard kontoplan, jf. Bestemmelsene Nye krav om rapportering til statsregnskapet, jf. Bestemmelsene 3.5 Nye krav for virksomheter som forvalter statlige fond, jf. Bestemmelsene 3.6 Interne instrukser i departementet: Nye krav utarbeidelse og avleggelse av årsregnskap, jf. Bestemmelsene 3.4 Nye krav om bruk av standard kontoplan, jf. Bestemmelsene Nye krav om rapportering til statsregnskapet, jf. Bestemmelsene 3.5 Nye krav for departementer som forvalter statlige fond, jf. Bestemmelsene 3.6 Direktoratet for økonomistyring Side 7

8 Instruks et viktig styringsdokument Instruks fra departement til virksomhet Instrukser i departement/virksomhet - for egne aktiviteter Direktoratet for økonomistyring Side 8

9 Økonomiregelverkets krav om instrukser og rutiner

10 Økonomireglementet 3 ØR 3: Fastsettelse av utfyllende regler og adgang til å gjøre unntak:.. Departementet skal fastsette instrukser innenfor rammen av reglementet både for departementet og underliggende virksomheter. Gjenpart av instruksene skal sendes Riksrevisjonen. Underliggende virksomheter skal fastsette instrukser for egne aktiviteter innenfor rammen av instrukser fra overordnet departement. Side 10

11 Styrings- og kontrollmiljø Strukturer Strategier Systemer Styrende dokumenter Organisering Motivasjon Kompetanse Verdier og normer Tenkemåter Interesser Følelser Side 11

12 Formelle vs. uformelle internkontroll Side 12

13 Eksempel på en formell del av styringsog kontrollmiljø Dokumentasjon av etablert internkontroll - dokumenthierarkiet Hvem og hva Hvordan Overordnede føringer og krav Policyer Prosedyrer Overordnede føringer og krav i form av Instruks for økonomiog virksomhetsstyring, tildelingsbrev, samt lover og regler mv. virksomheten må forholde seg til En policy regulerer overordnede føringer og prinsipper samt tydeliggjør roller og ansvar gjennom å definere hvem som har ansvaret for hva innenfor det området policyen gjelder for En prosedyre beskriver hvordan aktiviteter, kontroller, oppfølging og rapportering skal gjennomføres for å håndtere risiko og fastsette krav på en målrettet og effektiv måte

14 Instruks fra departement til virksomhet

15 Grunnlaget for departementets styring og kontroll nedfelles i styringsdokumentene Instruks Tildelingsbrev Årsrapport 15

16 Instruksens formål Bidra til myndighets- og ansvarsavklaring Gi en utdypning av regelverkets krav til virksomhetsstyring og internkontroll tilpasset virksomhetens egenart Avklare forutsetninger for og krav til styringssystemer og prosesser i virksomheten Side 16

17 Forslag til oppbygging av instruksen I. Departementet sin styring av virksomheten II. Departementets overordnet ansvar Virksomhetens myndighet og ansvar Styringsdialogen Krav til den interne styringen i virksomheten Virksomhetsledelsens myndighet og ansvar Krav til virksomhetens planlegging, gjennomføring og oppfølging Krav til virksomheten internkontroll III. Krav knyttet til bestemmelsenes punkt 2.5 og kapitlene 3 til 8 Side 17

18 Departementets overordnede ansvar Bestemmelsene punkt 1.2: Departementet har overordnet ansvar for at: a) Virksomhetens gjennomfører aktiviteter i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger og departementet fastsatte mål og prioriteringer b) Virksomheten bruker ressurser effektivt c) Styringsdialogen mellom departementet og virksomheten fungerer effektivt d) Virksomheten rapporterer relevant og pålitelig resultat- og regnskapsinformasjon e) Det gjennomføres kontroll med virksomheten og at virksomheten har forsvarlig intern kontroll f) Evalueringer gjennomføres. Side 18

19 Virksomhetens myndighet og ansvar Forhold som det kan være aktuelt å beskrive er: Formålet og tjenesteområdet til virksomheten Tilknytningsform Regelverk som regulerer tjenesteområdet til virksomheten Ansvarsavklaring og samarbeid med andre virksomheter Forventninger og krav til ledelsen Eventuelle krav til organisering Side 19

20 Styringsdialogen Bestemmelsene punkt 1.3: Generelt om styringsdialogen: Departementet skal i samråd med virksomheten fastsette styringsdialogens form og innhold, herunder definere styringsdokumenter, møtefrekvenser, rapporteringskrav med mer. Styringsdialogen mellom departementer og virksomheten skal dokumenters. Departementet skal planlegge sin styring av virksomheten med både ettårig og flerårig perspektiv. Styring og oppfølging skal tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet Side 20

21 Forslag til oppbygging av instruksen I. Departementets sin styring av virksomheten II. Departementets overordnet ansvar Virksomhetens myndighet og ansvar Styringsdialogen Krav til den interne styringen i virksomheten Virksomhetsledelsens myndighet og ansvar Krav til virksomhetens planlegging, gjennomføring og oppfølging Krav til virksomheten internkontroll III. Krav knyttet til bestemmelsenes punkt 2.5 og kapitlene 3 til 8 Side 21

22 Virksomhetsledelsens myndighet og ansvar 2.2 Myndighet og ansvar Virksomhetens ledelse har ansvaret for å: a) Gjennomføre aktiviteter i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger og fastsatte mål og prioriteringer fra departementet. b) Fastsette mål og resultatkrav og foreta prioriteringer med ettårig og flerårig perspektiv innenfor eget ansvarsområde. c) Sørge for planlegging, gjennomføring og oppfølging, herunder resultat- og regnskapsrapportering. d) Definere myndighet og ansvar og fastsette instrukser innenfor eget ansvarsområde e) Etablere intern kontroll Side 22

23 Krav til virksomhetens planlegging, gjennomføring og oppfølging Regjeringserklæring, Stortingsvedtak, Prop 1 S, Tildelingsbrev Revurdering Mål Analyse Planlegging Rapportering Budsjettering Gjennomføring av oppgaver internt i virksomheten (sektoren) Side 23

24 Krav til virksomhetens internkontroll Omfatter et godt styringsog kontrollmiljø og en hensiktsmessig informasjon og kommunikasjon. En strukturert prosess i seks steg for etablering, forbedring og oppfølging av internkontroll Departementets overordnede kontroll Departementets kontroll av underliggende virksomheter skal inngå i den ordinære styring og oppfølging av virksomheten...departementet skal sikre seg at alle virksomheter har tilfredsstillende intern kontroll, slik at fastsatte mål og resultatkrav følges opp, ressursbruken er effektiv og virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler. Side 24

25 Forslag til oppbygging av instruksen I. Departementets sin styring av virksomheten II. Departementets overordnet ansvar Virksomhetens myndighet og ansvar Styringsdialogen Krav til den interne styringen i virksomheten Virksomhetsledelsens myndighet og ansvar Krav til virksomhetens planlegging, gjennomføring og oppfølging Krav til virksomheten internkontroll III. Krav knyttet til bestemmelsenes punkt 2.5 og kapitlene 3 til 8 Side 25

26 Krav knyttet til punkt 2.5 og kap. 3-8 Kontroll av inntekst- og utgiftstransaksjoner (2.5) Felles standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling (3) Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring (4) Rutiner for behandling av lønn, anskaffelser og inntekter (5) Forvaltning av tilskuddsordninger (6) Forvaltning av stønadsordninger til privatpersoner (7) Forvaltning av garantiordninger (8) Side 26

27 Interne instrukser - virksomhetens dokumenthierarki

28

29 Formålet med interne instrukser Formål Operasjonalisere, formalisere og dokumentere overordnede føringer og prinsipper som skal gjelde for virksomheten som helhet (virksomhetsovergripende) eller for avgrensede områder (funksjonspolicyer) Formalisere og dokumentere myndighet, roller og ansvar knyttet til virksomhetskritiske og risikoutsatte områder Side 29

30 Innhold i policyer (instruks) Policy 1. Formål 2. Gyldig for 3. Definisjoner 4. Overordnede føringer og prinsipper 5. Roller og ansvar 6. Eierskap og implementering av policy Direktoratet for økonomistyring Side 30

31 Kjennetegn på gode policyer 1. De er relativt korte, overordnede og prinsippbaserte. 2. De er utformet etter en fast mal (ref. forslag ovenfor) og inngår i en nummerserie. De har en felles heading hvor det minst fremgår hvem som er eier av policyen, hvem som har godkjent policyen, versjonsnummer, sist oppdatert og hvilken dato policyen trådde i kraft. 3. De er formelt godkjent av virksomhetsledelsen (helst virksomhetens øverste leder), og dette fremgår av selve dokumentet. 4. De adresserer mål, krav og de viktigste risikoene innenfor det området de gjelder for. 5. De angir tydelig myndighet, roller og ansvar og beskriver hva som skal være på plass og hvem som har ansvaret for hver enkelt hva, samt ansvarsforholdet mellom virksomhetslederen og øvrig ledelse, eventuelt styre. 6. De definerer tydelig eierskap og ansvar for utforming og implementering av policyen 7. De er gjort kjent og er lett tilgjengelige for brukerne (intranett, møter, mv.) 8. De er gjenstand for versjonshåndtering og er lagret på et ikke-redigerbart format, f.eks. pdf. Direktoratet for økonomistyring Side 31

32 Takk for oppmerksomheten. Direktoratet for økonomistyring Side 32