Hovedinstruks for virksomhetsstyring i Stortingets administrasjon Inkludert forvaltning og kontroll

Transkript

1 Hovedinstruks for virksomhetsstyring i Stortingets administrasjon Inkludert forvaltning og kontroll Vedtatt av direktør Ida Børresen Iverksatt fra

2 Side 1 av 16 Hovedinstruks for virksomhetsstyring i Stortingets administrasjon

3 Innholdsfortegnelse Hovedinstruks for virksomhetsstyring i Stortingets administrasjon 1. INNLEDNING OG OVERORDNEDE FØRINGER Hovedinstruksens virkeområde Instruksens forhold til regelverk Stortingets økonomiregelverk Øvrig regelverk Hovedprinsipper for intern ansvarsfordeling Fullmakter Budsjettdisponeringsmyndighet Personalfullmakter Kontakt med Riksrevisjonen 6 2. VIRKSOMHETSSTYRING Prop 1 S og øvrige budsjettproposisjoner Strategi Disponeringsskriv Virksomhetsplan Mål- og resultatstyring Risikostyring Økonomistyring Rapportering Årsrapport og årsregnskap for Stortingets administrasjon Intern kontroll Innkjøp 9 3. ØKONOMIFORVALTNING Økonomisystem og regnskapsføring Konsernkontoordningen Økonomisystem Organisering av økonomioppgaver Virksomhetsregnskapet Bokføring Betalingsformidling Pliktig regnskapsrapportering Rapportering til statsregnskapet Rapporter vedrørende lønn og andre oppgavepliktige ytelser Behandling av utgifter Regler for budsjettdisponering, attestasjon og kontroll av utgifter 11 Side 2 av 16

4 3.4.2 Belastningsfullmakt Inntekter Oppbevaring av regnskapsmateriale og regnskapsdokumentasjon Forvaltning av verdipost og verdipapirer Forvaltning av tilskuddsordninger Gruppetilskudd Nobelinstituttets bibliotek Kontingenter internasjonale delegasjoner Reisetilskudd «MiniTinget» og « Valget er ditt» PERSONALFORVALTNING Personaladministrative systemer REPRESENTANTENE Ombudsrollen Representantordninger Godtgjørelser Pensjonsordninger Boligkomité Barnehage UNDERLIGGENDE VIRKSOMHETER OG EKSTERNE ORGANER Beskrivelse av kontrollorganene Riksrevisjonen Sivilombudsmannen Forsvarets ombudsmannsnemnd EOS-utvalget (Etterretning, overvåkning og sikkerhet) Hovedprinsipper for intern ansvarsfordeling Lønnsregulering for eksterne organer Godtgjørelse til Norges Banks representantskap Lønnsregulering for Høyesteretts medlemmer Lønnsregulering for Stortingets ombudsmann for forvaltningen Lønnsregulering for riksrevisor Lønnsregulering for Forsvarets ombudsmann Lønnsregulering for lederen for EOS-utvalget Ombudsmennenes rett til ytelser 16 Side 3 av 16

5 1. Innledning og overordnede føringer Presidentskapet fastsatte 10. desember 2012 at Stortingets administrasjon fra 1. januar 2013 skal følge Reglement for økonomistyring i staten (R) og Bestemmelser om økonomistyring i staten (B) med noen tilpasninger. Dette omtales som Stortingets økonomiregelverk (ØR). Instruksen er fastsatt av direktøren den 18.desember 2013 i medhold av Stortingets økonomiregelverk Hovedinstruksens virkeområde Hovedinstruksen omhandler alle forhold som kommer inn under begrepet styring 1, samt alle områder som internkontrollansvaret omfatter iht. ØR Kap 2.4., herunder budsjettrammer, måloppnåelse og resultater, effektiv ressursbruk, forvaltning av verdier og forebygging og avdekking av misligheter. 1.2 Instruksens forhold til regelverk Stortingets økonomiregelverk Hovedinstruksen er formelt forankret i Reglementet for statlig økonomistyring gjennom Stortingets økonomiregelverk. Økonomiregelverket er ikke i sin helhet gjengitt i denne instruksen da den er bygget opp som supplement til dette. Ved bruken av instruksen må en derfor også forholde seg til aktuell paragraf i Reglementet (R) og til de aktuelle punkter i Bestemmelsene (B) Øvrig regelverk Utover Stortingets økonomiregelverk er hovedinstruksen i tillegg direkte tilknyttet relevant regelverk på enkelte fagområder, dette gjelder hovedsakelig Statens personalhåndbok (SPH), Lov om offentlige anskaffelser (LOA), forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) samt Lov om godtgjørelse for stortingsrepresentanter (stortingsgodtgjørelsesloven) med tilhørende forskrifter. 1.3 Hovedprinsipper for intern ansvarsfordeling Som virksomhetsleder og dermed øverste leder for Stortingets administrasjon er direktøren ansvarlig for alle beslutninger og alt virke i administrasjonen. Denne hovedinstruksen foretar kun en intern fordeling av ansvar i betydningen delegering av myndighet til å utøve ansvar. Direktøren har gjennom Stortingets økonomiregelverk det administrative ansvaret for virksomhetsstyringen i administrasjonen. Direktørens administrative ansvar innebærer også et kontrollansvar. Administrasjonens virksomhetsstyring skal ta utgangspunkt i de grunnleggende styringsprinsipper for staten (ØR 4). Dette innebærer å: a) fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet b) sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv og at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd c) sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning skal tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og 1 Jf. DFØs rapport 2/2011 En beskrivelse av styringsmodellen i et departement. Kap. 2.1: «Styring er de aktiviteter en organisasjon gjør for å sette mål, prioritere oppgaver, fordele ressurser og følge opp produksjonen i forhold til fastsatte mål og resultatkrav» Side 4 av 16

6 vesentlighet. Hovedinstruksen baserer seg på følgende grunnleggende ansvarsdelegering fra direktøren på de områder instruksen omhandler: Forvaltningsavdelingen har et overordnet system-, prosess-, kontroll- og rådgivningsansvar og er ansvarlig for å ha kompetanse og kapasitet til å ivareta dette. Den enkelte avdeling er ansvarlig for styring, rapportering og kontroll for de områder avdelingen har fått delegert ansvar for og er ansvarlige for å ha kompetanse og kapasitet til å ivareta dette. Ansvarsdelingen er spesifisert innenfor det enkelte området. Der ansvarsdelingen avviker fra hovedprinsippet, vil dette omtales innenfor det enkelte område. Der denne instruksen delegerer ansvar til en enkelt avdeling, skal dette utøves innenfor de føringer direktøren til en hver tid gir. I denne instruksen gjelder begrepet «avdeling» alle avdelinger i Stortingets administrasjon, også stabsfunksjonene. 1.4 Fullmakter Budsjettdisponeringsmyndighet Direktøren har budsjettdisponeringsmyndighet og delegerer denne videre gjennom årlige disponeringsskriv. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan igjen delegeres videre Personalfullmakter Ledere med personalansvar er gitt spesifiserte fullmakter i medhold av de avtaler og retningslinjer som gjelder innenfor hovedområdene i kapittel 4. Forvaltningsavdelingen er direktørens sekretariat på personalområdet. Dette betyr bl.a. å ivareta Stortingets administrasjons arbeidsgiveransvar i det daglige på vegne av direktøren. Forvaltningsavdelingen har en generell kontrollfunksjon på vegne av direktøren på hele personalforvaltningsområdet. Direktøren delegerer personalfullmakter til avdelingssjefene gjennom de årlige disponeringsskrivene. Ledere for avdelingene har ansvar for at lover og regler på fullmaktsområdene blir fulgt. For å få en full forståelse av fullmaktens innhold og begrensninger og det ansvar som ligger i å ha en fullmakt, skal ledere med personalansvar sette seg inn i instruks for personalforvaltning, lov- og avtaleverk, retningslinjer og personalreglement som gjelder for Stortingets administrasjon på fullmaktsområdet. Det skal årlig rapporteres på avdelingenes styring av personalressurser. Nærmere styringsparametere angis i disponeringsskrivet. Side 5 av 16

7 1.5 Kontakt med Riksrevisjonen Dette kapittelet omhandler kontakt med Riksrevisjonen som revisor for Stortingets administrasjon. For omtale av Riksrevisjonen som underliggende, eksternt kontrollorgan, se kap Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for å koordinere og kvalitetssikre administrasjonens riksrevisjonssaker. All korrespondanse mellom Riksrevisjonen og administrasjonen skal saksbehandles av forvaltningsavdelingen før det behandles av direktøren. Avdelingen er ansvarlig for å følge opp saker fra Riksrevisjonen som formidles gjennom forvaltningsavdelingen og holde forvaltningsavdelingen oppdatert på ev. utvikling i sakene. 2. VIRKSOMHETSSTYRING Med begrepet virksomhetsstyring menes de aktiviteter en organisasjon gjør for å sette mål, prioritere oppgaver, fordele ressurser og gjennomføre og følge opp leveransen i henhold til fastsatte mål og resultatkrav. Dette inkluderer også både risikostyring og internkontroll. Virksomhetsstyringen i Stortingets administrasjon skal baseres på risiko og vesentlighet og følge Stortingets økonomiregelverk med de tilføyelser og presiseringer som fremgår av denne instruksen. Det er definert et hierarki for styrende dokumenter for Stortingets administrasjon som viser både ett-, flerårige og varige dokumenter. Dette hierarkiet er til enhver tid gjeldende for dokumenter og beslutninger. Forvaltningsavdelingen har fått delegert det overordnede system-, prosess- og rådgivningsansvaret for administrasjonens virksomhetsstyring fra direktøren. Den enkelte avdeling er ansvarlig for at det er etablert tilstrekkelig god virksomhetsstyring internt i avdelingen for å gjennomføre virksomhetsplanen. 2.1 Prop 1 S og øvrige budsjettproposisjoner Med Prop 1 S menes den årlige budsjettproposisjonen Stortingets administrasjon leverer gjennom Finansdepartementet. Prop 1 S omhandler budsjett, beskrivelse av mål og resultater og rapportering på foregående år. Med øvrige budsjettproposisjoner menes revidert nasjonalbudsjett og tilleggsbevilgninger og omprioriteringer (nysalderingen). Forvaltningsavdelingen har et overordnet budsjettansvar og er ansvarlig for prosess og system for årlig utarbeidelse av Prop 1 S og øvrige budsjettproposisjoner iht. føringer fra Finansdepartementet. Prosessen involverer føringer fra presidentskapet, og det er presidentskapet som godkjenner administrasjonens innspill til Finansdepartementet. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for all kommunikasjon med Finansdepartementet. Den enkelte avdeling er ansvarlig for å forholde seg til vedtatte føringer og systemer fra forvaltningsavdelingen og ivareta sine ansvarsområder innenfor vedtatte frister. 2.2 Strategi For å ivareta kravet om planlegging med flerårig perspektiv (jf. ØR 9) har administrasjonen en til enhver tid gjeldende strategi. Strategien redegjør for administrasjonens formål, verdier og overordnede, flerårige mål. Side 6 av 16

8 Direktøren er ansvarlig for å initiere prosessen ved utarbeidelse og ev. periodisk revidering av strategien. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for å tilrettelegge styringssystemene slik at oppfølging av strategien ivaretas gjennom den ordinære virksomhetsstyringen. Den enkelte avdeling er ansvarlig for å delta i prosessen ved utarbeidelse og ev. periodisk revidering av strategien. 2.3 Disponeringsskriv Delegering av myndighet, ansvar og fullmakter gjøres i årlige disponeringsskriv fra direktøren til den enkelte avdeling. Disponeringsskrivet er forankret i de årlige budsjettinnstillingene fra Stortinget og operasjonaliserer strategien til den enkelte avdeling i det enkelte år. I tillegg inneholder det økonomiske rammer og øvrige føringer og prioriteringer for avdelingen. Dersom det blir endringer i rammene definert i disponeringsskrivet gjennom året, utarbeides det reviderte disponeringsskriv. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for å initiere prosess for utarbeidelse av foreløpige og endelige disponeringsskriv samt revisjon ved behov, samt å utarbeide disponeringsskrivene. Den enkelte avdeling er ansvarlig for å forholde seg til krav og føringer i det til enhver tid gjeldende disponeringsskriv. 2.4 Virksomhetsplan For å ivareta kravet om planlegging med ettårig perspektiv, skal det utarbeides årlige planer som synliggjør administrasjonens prioriteringer og hvordan administrasjonens flerårige planer og planlagte resultater skal oppfylles i det enkelte år. Virksomhetsplanen skal utarbeides slik at identifiserte mål, resultater og krav kan nås innenfor rammer spesifisert i avdelingens disponeringsskriv, at ressursbruken er effektiv og at driften er i samsvar med gjeldende lov og regler, habilitet og etisk adferd. Virksomhetsplanene skal synliggjøre hvordan alle avdelingens økonomiske og menneskelige ressurser skal disponeres for å sikre måloppnåelse. Virksomhetsplanen skal følges opp, revideres og rapporteres iht. vedtatt årlig rapporteringssyklus og interne rutiner, se også kap Forvaltningsavdelingen har et overordnet system- og prosessansvar for virksomhetsplanleggingen. Dette innebærer å organisere administrasjonens virksomhetsplanleggingssystem og inneha en pådriver- og rådgiverrolle overfor avdelingene. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for å initiere prosess for utarbeidelse og ev. revidering av virksomhetsplaner. Den enkelte avdeling er ansvarlig for å utarbeide årlig virksomhetsplan på bakgrunn av avdelingens disponeringsskriv og på verktøy tilrettelagt fra forvaltningsavdelingen. Avdelingen skal lage virksomhetsplan som sikrer tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag. Side 7 av 16

9 2.4.1 Mål- og resultatstyring Stortingets administrasjon bygger sin virksomhetsstyring på prinsippet om mål- og resultatstyring, det førende styringsprinsippet i staten. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for at virksomhetsstyringssystemene ivaretar kravet til målog resultatstyring og for å ha tilstrekkelig kompetanse til å rådgi avdelingene i bruken av mål og resultatstyring. Den enkelte avdeling er ansvarlig for å legge mål- og resultatstyring til grunn i all styring, planlegging og rapportering, samt å ha tilstrekkelig kompetanse til å ivareta dette Risikostyring Kravet til risikostyring er forankret i økonomireglementets generelle krav til at styringen skal være tilpasset risiko og vesentlighet. Stortingets administrasjon skal ha risikostyring som en integrert del av sitt virksomhetsstyringssystem. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for at virksomhetsstyringssystemene ivaretar kravet til risikostyring og for å ha tilstrekkelig kompetanse til å rådgi avdelingene i risikostyring. Den enkelte avdeling er ansvarlig for å integrere risikostyring i all styring, planlegging og rapportering, samt å ha tilstrekkelig kompetanse til å ivareta dette Økonomistyring Stortingets administrasjon skal ha god økonomistyring. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for at virksomhetsstyringssystemene ivaretar kravet til økonomistyring og for å ha tilstrekkelig kompetanse til å rådgi avdelingene i økonomistyring. Den enkelte avdeling er ansvarlig for å ha god økonomistyring for avdelingens budsjettmidler. 2.5 Rapportering Det skal være regelmessig rapportering på virksomhetsplanen. Rapporteringssyklus og hvilke elementer av planen som skal rapporteres til hvilke tidspunkt skal vedtas sammen med virksomhetsplanen for det enkelte år. Vedtatt rapporteringssyklus skal finnes i den til enhver tid gjeldende styringskalender. Forvaltningsavdelingen initierer og koordinerer arbeidet, utarbeider malverk for rapporteringen og sammenstiller og saksbehandler rapporteringene fra avdelingene før behandling. Rapporteringen behandles i direktørens ledermøte som støtte for direktørens beslutninger rundt styringen av administrasjonen og ev. omfordeling av ressurser. Resultatinformasjonen benyttes også i administrasjonens planlegging for de påfølgende år. Den enkelte avdeling er ansvarlig for å rapportere på alle elementer i henhold til vedtatt årlig rapporteringssyklus på tilrettelagte maler. Dersom rapporteringen medfører behov for revidering av virksomhetsplanen, er avdelingen ansvarlig for å gjennomføre revideringen. Side 8 av 16

10 2.5.1 Årsrapport og årsregnskap for Stortingets administrasjon Årsrapporten skal gi et dekkende bilde av virksomhetens resultater og gi grunnlag for å vurdere måloppnåelse og ressursbruk. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for å igangsette prosess for årsrapport og årsregnskap som ivaretar kravene i ØR. Den enkelte avdeling er ansvarlig for å rapportere til årsrapport og årsregnskap iht. frister og maler fra forvaltningsavdelingen. 2.6 Intern kontroll Administrasj0nen skal ha internkontroll som ivaretar kravene i kap. 2.4 og 2.5 i ØR. Internkontrollen skal hovedsakelig være innebygd i virksomhetens interne styringssystem og være tilpasset risiko og vesentlighet for å forhindre styringssvikt, feil og mangler. Internkontrollen skal sikre: a) Målrettet og effektiv drift b) Pålitelig rapportering c) Overholdelse av lover og regler Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for at administrasjonen har etablert systemer for intern kontroll og for kontroll av utgifter og inntekter (transaksjonskontroll). Forvaltningsavdelingen skal sørge for at det er utarbeidet rutiner som sikrer dokumenterte kontroller på aggregert nivå. Forvaltningsavdelingen kan foreta undersøkelser/kontroller på de områder hvor avdelingene har kontrollansvaret. Slike undersøkelser skal basere seg på risiko- og vesentlighetsvurderinger og være forankret i de årlige styringsprosessene. Den enkelte avdeling er ansvarlig for å etablere effektive rutiner innenfor sine ansvarsområder med tilfredsstillende internkontroll innenfor etablert rammeverk for internkontroll, og sikre at disse etterleves. Den enkelte avdeling må bl.a. påse at måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål- og resultatkrav og tilgjengelige budsjettrammer og ressurser. 2.7 Innkjøp Stortingets anskaffelser skal gi økt verdiskapning og effektiv ressursbruk. Anskaffelsene skal gjennomføres på en samfunnstjenlig måte. Dette skjer gjennom korrekte anskaffelser og effektive anskaffelsesprosesser som resulterer i økonomisk gode avtaler. Forvaltningsavdelingen har ansvar for å videreutvikle innkjøpsprosesser og rutiner, gjennomføre kontroller og nødvendig opplæring, samt oppfølging av inngåtte avtaler innenfor kjøp av varer, tjenester og bygg- og anleggskontrakter. Forvaltningsavdelingen skal gi merkantil bistand til alle anskaffelser og gjennomføre prosessene ved større anskaffelser. Avdelingen er ansvarlig for å innarbeide planlagte anskaffelser i plan- og budsjettprosessen, definere behovet, utarbeide kravspesifikasjon, bistå med evaluering av tilbud og følge opp gjeldende avtaler i administrasjonen. Avdelingen er selv ansvarlig for å gjennomføre alle mindre anskaffelser. Side 9 av 16

11 3. Økonomiforvaltning Økonomiforvaltningen i Stortingets administrasjon skal utøves i samsvar med lov- og regelverket. Økonomi- og regnskapssystemet er et informasjonssystem der beslutningstakere og ansvarlige til enhver tid kan ta ut status og rapporter på regnskap og budsjett, utøve nødvendig kontroll og gi grunnlagsdata for at nødvendige tiltak kan settes i verk slik at ressursene blir utnyttet optimalt og i samsvar med budsjettildelingen og lov- og regelverket. For alle punktene under gjelder at forvaltningsavdelingen er ansvarlig for at oppgavene utføres iht. regelverket, uavhengig av om de utføres av administrasjonen eller av ekstern leverandør. 3.1 Økonomisystem og regnskapsføring Forvaltningsavdelingen fastsetter retningslinjer og rutiner som sikrer at økonomissystemet, regnskapsføringen og oppbevaring skjer i samsvar med gjeldende regelverk Konsernkontoordningen Forvaltningsavdelingen følger regelverket i henhold til de til enhver tid gjeldende retningslinjer gitt av Finansdepartementet Økonomisystem Forvaltningsavdelingen har ansvaret for at Stortingets administrasjon benytter et økonomisystem for registrering og regnskapsføring samt betalingsformidling som tilfredsstiller Stortingets økonomiregelverk og statens felles standarder og systemer. Forvaltningsavdelingen foretar løpende vurderinger vedrørende økonomisystemets funksjonalitet, og skal til enhver tid være à jour med hensyn til gjeldende eksterne og interne krav og behov. Forvaltningsavdelingen har ansvaret for at nødvendig dokumentasjon av systemet er i samsvar med B pkt Organisering av økonomioppgaver Deler av regnskapsføringen og betalingsformidlingen samt oppbevaring av dokumenter og rapporter gjennomføres av en ekstern leverandør. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for at avtalen er utformet slik at de ovennevnte oppgavene blir utført i samsvar med det til enhver tid gjeldende regelverk Virksomhetsregnskapet Stortingets administrasjons virksomhetsregnskap skal tilpasses administrasjonens til enhver tid gjeldende behov for planlegging, gjennomføring, oppfølging og kontroll. Forvaltningsavdelingen utarbeider, vedlikeholder og reviderer kontoplan i samråd med avdelingene. Forvaltningsavdelingen velger i samråd med direktøren og innenfor gjeldende standarder hvilket regnskapsprinsipp som skal legges til grunn for virksomhetsregnskapet Bokføring Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for at bokføringen, bilagsdokumentasjonen, attestasjon og godkjenning utføres i samsvar med Stortingets økonomiregelverk pkt. 4.2 og 4.4. Side 10 av 16

12 Side 11 av 16 Hovedinstruks for virksomhetsstyring i Stortingets administrasjon 3.2 Betalingsformidling Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for at betalingsformidlingene er i samsvar med R pkt Forvaltningsavdelingen har ansvaret for å påse at kontroll og autorisasjon av betalingsoppdrag finner sted etter B pkt Ajourført oversikt over hvem som har autorisasjonsmyndighet, inkl. endringer, skal til enhver tid foreligge i forvaltningsavdelingen. 3.3 Pliktig regnskapsrapportering Rapportering til statsregnskapet Forvaltningsavdelingen skal påse at det er rutiner for at status for bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet blir rapportert til statsregnskapet til rett tid og at rapporteringen følger fastsatte krav. Rapportene skal være kontrollert og avstemt i samsvar med regelverket, jf. B pkt og Rapporter vedrørende lønn og andre oppgavepliktige ytelser Forvaltningsavdelingen skal påse at det foretas rapportering av lønn og andre oppgavepliktige ytelser til eksterne parter fastsatt med hjemmel i lov. 3.4 Behandling av utgifter Regler for budsjettdisponering, attestasjon og kontroll av utgifter Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for at Stortingets prosedyrer for budsjettdisponering, attestasjon og godkjenning av utbetalinger, og kontroll av utgifter er i samsvar med Stortingets økonomiregelverk. Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for Stortinget skal godkjennes av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet. Utøvelse og delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal være i samsvar med B kap , og og Se også kap. 1.4 om fullmakter. Forvaltningsavdelingen har ansvaret for å ha en til enhver tid oppdatert oversikt over ansatte med budsjetteringsmyndighet og attestasjonsfullmakt Belastningsfullmakt Når budsjettfullmakter ikke kan tildeles ved delegering, er forvaltningsavdelingen ansvarlig for å utstede belastningsfullmakter som angir kapittel/post utgiftene kan belastes. Siden Statens pensjonskasse ikke er underordnet Stortinget, utsteder Stortinget administrasjon ved forvaltningsavdelingen en belastningsfullmakt til Statens pensjonskasse vedrørende pensjonsutbetalinger. I de tilfeller Stortinget mottar belastningsfullmakter fra andre etater og virksomheter, f.eks. fra UD vedrørende stortingsrepresentantenes deltakelse ved FNs generalforsamling, har forvaltningsavdelingen ansvaret for å belaste de nevnte utgiftene i henhold til kapittel/post angitt i belastningsfullmakten. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig, i samsvar med lov- og regelverk, for å rapportere på angitt kapittel/post som angis i fullmakten inn til statsregnskapet. 3.5 Inntekter Innbetaling skal foregå via kontofører, og skal kontrolleres og bokføres i reskontro og hovedbok i

13 samsvar med B pkt. 2.5 og 5.4. Spørsmål om å stille innkreving av krav i bero og ettergivelse av krav skal behandles i henhold til B pkt og Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for at dette gjennomføres iht. regelverket. 3.6 Oppbevaring av regnskapsmateriale og regnskapsdokumentasjon Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for at oppbevaring av regnskapsmateriale og regnskapsdokumentasjon finner sted i henhold til B pkt Forvaltning av verdipost og verdipapirer Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for å oppbevare og holde oversikt over verdipost og verdipapirer i samsvar med Stortingets økonomiregelverk. 3.8 Forvaltning av tilskuddsordninger Gruppetilskudd Partigruppene (og uavhengige representanter) på Stortinget mottar et tilskudd fra Stortinget. Tilskuddets størrelse fastsettes av Stortinget. Stortinget fastsetter også retningslinjer for bruk av tilskuddet. Retningslinjene fastsetter at gruppetilskuddet skal reguleres årlig. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for regulering og tildeling av tilskuddet. Partigruppene er egne juridiske enheter og har ansvar for å påse at tilskuddet blir brukt som forutsatt i retningslinjene. Partigruppene skal føre regnskap som forelegges presidentskapet. Regnskapene skal revideres årlig av en statsautorisert revisor oppnevnt av Stortingets presidentskap. Forvaltningsavdelingen har altså intet ansvar for partigruppenes bruk av tilskuddene Nobelinstituttets bibliotek I Brev av 24. november 2006 fra Stortingets direktør informeres Nobelinstituttet om at tilskuddene skal behandles som tilskudd med krav om redegjørelse for målsettingen med midlene og en rapport ved årets slutt om bruken av tilskuddet. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for å koordinere korrespondansen med Nobelinstituttet slik at frister for budsjettinnspill og rapportering overholdes Kontingenter internasjonale delegasjoner Kontingenter, hvor Stortinget gjennom medlemskap/deltakelse har betalingsforpliktelser, godkjennes av den som til enhver tid er bemyndiget til det Reisetilskudd «MiniTinget» og « Valget er ditt» Skoleklasser med lang reisevei som skal besøke «MiniTinget» eller «2050 Valget er ditt» kan søke om reisestøtte. Retningslinjer for tildeling av reisestøtte er fastsatt av direktøren. Informasjons- og dokumentasjonsavdelingen er ansvarlig for forvaltning av tilskuddet iht. retningslinjene. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for utbetaling av tilskuddet.. Side 12 av 16

14 Side 13 av 16 Hovedinstruks for virksomhetsstyring i Stortingets administrasjon 4. Personalforvaltning Direktøren fastsetter avdelingssjefenes årlige stillings- og resultatkrav i lederlønnskontrakter. Forvaltningsavdelingen utarbeider forslag til HR-strategi i samsvar med ramme og struktur besluttet av direktør. Linjeledere med personalansvar skal være det utøvende ledd i forvaltning og styring av: Lønnsressurser Rekruttering og bemanning HMS og IA Kompetanse og organisasjonsutvikling Personaladministrative oppgaver og ledelse Arbeidsgiveransvaret Forvaltningsavdelingen skal være tilrettelegger, premissleverandør og skaper av systematikk i personalforvaltningen. Forvaltningsavdelingen har overordnet ansvar for at personalforvaltningen i Stortingets administrasjon er i samsvar gjeldende lov- og avtaleverk. Forvaltningsavdelingen har overordnet ansvar for samarbeid med organisasjonene og forvalter hovedavtale, tariffavtale og personalreglement. Direktøren har fullmakt til å fastsette lønn for administrasjonens ansatte innenfor de rammer lovog avtaleverk setter. Forvaltningsavdelingen har et overordnet ansvar for utvikling av lønnspolitikken og å påse at lønnspolitikken blir gjennomført i Stortingets administrasjon. Avdelingssjef for forvaltningsavdelingen ivaretar fullmakt ved forhandlinger i henhold til tariffavtalene. Avdelingssjef for forvaltningsavdelingen har fått delegert administrativ fullmakt til å fastsette lønn ved tilsettinger. Forvaltningsavdelingen fastsetter retningslinjer og rutiner som sikrer at personalforvaltningen følger gjeldende lov- og avtaleverk. Forvaltningsavdelingen ivaretar personaladministrative prosesser som er tillagt avdelingen. 4.1 Personaladministrative systemer Med personaladministrative systemer menes lønns- og personalsystemet, elektroniske eller manuelle systemer for tidsregistrering, HMS, sykefravær og kompetanseutvikling. Forvaltningsavdelingen har ansvar for at Stortingets administrasjon benytter HR-systemer som tilfredsstiller statens standarder. Forvaltningsavdelingen må løpende vurdere behovet for funksjonalitet i HR-systemene, samt forsikre seg om at HR-systemene tilfredsstiller eksterne og interne krav og behov. Forvaltningsavdelingen har videre ansvar for nødvendig dokumentasjon av systemet. Administrasjon av personalopplysninger og utbetaling av lønn er knyttet til et elektronisk lønnsog personalsystem. Ved anskaffelse av nytt HR-system eller vesentlige oppgraderinger i systemer, skal forvaltningsavdelingen påse at Riksrevisjonen orienteres når systemet tas i bruk.

15 5. Representantene Stortingets administrasjon skal sørge for at stortingsrepresentantene får tilkjent godtgjørelse og andre goder i samsvar med lov- og regelverk. 5.1 Ombudsrollen Representantene faller ikke inn under arbeidstakerbegrepet, hvilket innebærer at Stortinget ikke er arbeidsgiver for representantene. Stortingets administrasjon ivaretar det administrative ansvaret for at representantene ytes foreldrepenger, yrkesskade- og gruppelivsforsikring, reiseforsikring og dekning av godtgjørelse under sykdom. 5.2 Representantordninger Godtgjørelser Lov 16. desember 2011 nr. 61 om godtgjørelse for stortingsrepresentanter (stortingsgodtgjørelsesloven) med forskrifter, regulerer ansvarsforholdet mellom Stortinget, Stortingets presidentskap og Stortingets administrasjon i saker som gjelder godtgjørelse til stortingsrepresentantene. Stortingerepresentantenes godtgjørelse fastsettes av Stortinget, etter innstilling fra Stortingets presidentskap. Presidentskapet utarbeider sin innstilling på bakgrunn av innstilling fra Stortingets lønnskommisjon. Forvaltningsavdelingen er sekretær for lønnskommisjonen og saksforbereder innstillingene. I Stortingets administrasjon er det forvaltningsavdelingen som har ansvar for forvaltning av godtgjørelser til representantene. Forvaltningsavdelingen har ansvar for å behandle søknader om foreldrepermisjon og forvalte forsikringsordningene. Konstitusjonell avdeling har ansvar for å behandle søknader fra stortingsrepresentanter om permisjon fra vervet og innkalle vararepresentanter Pensjonsordninger Lov 16. desember 2011 nr. 60 om pensjonsordning for stortingsrepresentanter og regjeringsmedlemmer (stortings- og regjeringspensjonsloven) regulerer at pensjonsordningen administreres av Statens pensjonskasse. Forvaltningsavdelingen har ansvar for dialogen med pensjonskassen med hensyn til budsjettering av pensjonsordningen og har ansvar for å dekke pensjonskassens administrasjonskostnader Boligkomité Stortingets presidentskap oppnevner en boligkomité for fire år etter hvert stortingsvalg. Komiteens mandat er å fordele og tildele pendlerbolig til stortingsrepresentanter etter retningslinjer for tildeling som er vedtatt av Stortingets presidentskap. Forvaltningsavdelingen er sekretær for boligkomiteen Barnehage Stortingets administrasjon har avtale med en barnehage om å disponere et antall barnehageplasser for stortingsrepresentantenes barn. Ved ledige plasser kan disse tildeles ansatte i partigruppene eller administrasjonen. Tildelingen av Stortingets plasser foretas av direktøren i henhold til retningslinjer fastsatt av Stortingets presidentskap. Forvaltningsavdelingen forvalter Side 14 av 16

16 avtalen med barnehageeier og forbereder behandling av søknader til direktøren. 6. Underliggende virksomheter og eksterne organer Stortingets underliggende virksomheter er ikke underliggende virksomheter iht. Stortingets økonomiregelverk; de er Stortingets eksterne kontrollorganer. Stortinget utfører derfor ingen ordinær styring av virksomhetene, men de har tilknytning direkte til Stortinget og Stortingets presidentskap. 6.1 Beskrivelse av kontrollorganene Stortinget har fire eksterne kontrollorgan med egne lover og instrukser som regulerer deres virksomheter og ansvarsområder. Disse er: Riksrevisjonen Riksrevisjonen reguleres gjennom lov 7. mai 2004 nr. 21 om Riksrevisjonen (riksrevisjonsloven), samt Instruks om Riksrevisjonens virksomhet, fastsatt av Stortinget 11. mars 2004 med hjemmel i lov 7. mai 2004 nr. 21 om 3 og Instruks for revisjon av Riksrevisjonens regnskaper, vedtatt av Stortingets presidentskapet 15. april Sivilombudsmannen Ombudsmannen for forvaltningen (sivilombudsmannen) reguleres gjennom lov 22. juni 1962 nr. 08 om Stortingets ombudsmann for forvaltningen (sivilombudsmannsloven), samt Instruks for Stortingets ombudsmann for forvaltningen, fastsatt av Stortinget 19. februar Forsvarets ombudsmannsnemnd. Forsvarets ombudsmannsnemnd reguleres gjennom Instruks for Forsvarets ombudsmannsnemnd, fastsatt av Stortinget 21. april EOS-utvalget (Etterretning, overvåkning og sikkerhet) Etterretnings-, overvåkings- og sikkerhetsutvalget reguleres gjennom Lov 3. februar 1995 nr 7 om kontroll med etterretnings-, overvåkings- og sikkerhetstjeneste (EOS-loven) og Instruks om kontroll med etterretnings-, overvåkings- og sikkerhetstjeneste (EOS) vedtatt av Stortinget 30. mai Hovedprinsipper for intern ansvarsfordeling Forvaltningsavdelingen har ansvaret for all oppfølging og kontakt med underliggende virksomheter når det gjelder administrative saker. Forvaltningsavdelingen har et koordinerende ansvar overfor virksomhetene og et saksforberedende ansvar overfor presidentskapet. Saker om budsjett og regnskap oversendes presidentskapet for politisk behandling. Side 15 av 16

17 6.3 Lønnsregulering for eksterne organer Godtgjørelse til Norges Banks representantskap Stortinget fastsetter godtgjørelse for representantskapet i Norges Bank. Reguleringen av godtgjørelsen skjer hvert annet år og fremmes for Stortinget samtidig med utskifting av medlemmer. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for å forberede saken for Stortingets presidentskap Lønnsregulering for Høyesteretts medlemmer Stortinget fastsetter lønnsreguleringen for Høyesteretts medlemmer. Lønnsreguleringen foretas i etterkant av reguleringen av statens lederlønnsregulativ. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for å forberede saken for Stortingets presidentskap Lønnsregulering for Stortingets ombudsmann for forvaltningen Etter fullmakt fra Stortinget regulerer Stortingets presidentskap årlig lønnen til Stortingets ombudsmann for forvaltningen. Stortingets presidentskap fattet 13. desember 2007 vedtak om at lønnen for Stortingets ombudsmann for forvaltningen skal reguleres årlig i samsvar med de justeringer som fastsettes for Høyesteretts medlemmers lønn. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for å forberede saken for Stortingets presidentskap Lønnsregulering for riksrevisor Stortingets presidentskap fattet 13. desember 2007 vedtak om at lønnen for riksrevisor skal reguleres årlig med samme prosentsats som stortingsrepresentantenes godtgjørelse. Forvaltningsavdelingen underretter riksrevisor etter at vedtak om stortingsrepresentantenes godtgjørelse er fattet Lønnsregulering for Forsvarets ombudsmann Stortingets presidentskap fastsetter lønnen til Forsvarets ombudsmann. Stortingets presidentskap fattet 29. april 2010 vedtak om at lønnen for Forsvarets ombudsmann skal følge lederlønnskategori A2 i staten, pluss ett personlig tillegg kr Forvaltningsavdelingen underretter Forsvarets ombudsmann når årlig regulering mottas fra fagdepartementet Lønnsregulering for lederen for EOS-utvalget Stortingets presidentskap fastsetter lønnen til lederen for EOS-utvalget. Forvaltningsavdelingen er ansvarlig for å forberede saken for Stortingets presidentskap. 6.4 Ombudsmennenes rett til ytelser Presidentskapet vedtok 15. desember2005 at Stortingets eksterne ombudsmenn har rett til følgende ytelser gjennom Stortinget: Stortingets eksterne ombud kan tilstås innkvartering gjennom Stortingets ordninger på samme vilkår som stortingsrepresentanter, men med prioritet etter disse. Slik innkvartering kan forestås av Stortingets administrasjon, som informerer boligkomiteen i etterkant. Kostnaden ved ukentlige pendlerreiser til fast bopel dekkes for ombudene etter samme regler som for stortingsrepresentanter over de respektive ombuds eget budsjett. Ombudenes regnskapsførende enhet må sørge for at alle ytelser som kreves innberettet blir korrekt ført og innberettet. Side 16 av 16