Ny organisering av formidlingsenheten ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet

Transkript

1 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2014/1716 ELA031 Dato: Sak M 20/14 SAK M 20/14 Til: Museumsstyret Møtedato: 28. mai 2014 Ny organisering av formidlingsenheten ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet På forrige møte i museumsstyret (1. april 2014) la museumsdirektøren fram forslag om organisasjonsjustering av staben ved TMU (sak M 15/14). Forslaget gikk ut på å igangsette et arbeid for organisering av kommunikasjon og formidling i team. På møtet ble det lagt frem brev fra 7 ansatte i Formidlingsenheten, formidlingsleder og NTL, disse innspillene ble tatt med i museumsstyrets vurdering av saken. Museumsstyret vedtok enstemmig: 1. Styret konstaterer at det er grunnlag for endring i formidlingsenheten, og anser teamorganisering som en hensiktsmessig løsning. 2. Museumsdirektøren bes om å sammenkalle til et drøftingsmøte med de ansatte i enheten, de tillitsvalgte og hovedverneombudet med sikte på å komme frem til en enighet om følgende: - Testing av arbeidsoppgavene i team - Spørsmål om ledelse av team/enhet 3. Hvis det ikke oppnås enighet, fremlegges saken på nytt for styret, med alternative forslag. Etter forrige møte har saken hatt følgende utvikling: Oversendelse til universitetsdirektøren Det har vært diskutert hvorvidt den nye organiseringen er en organisasjonsjustering, eller en organisasjonsendring. Etter at saken ble behandlet av museumsstyret 1. april, ble den oversendt universitetsdirektøren for videre behandling. Universitetsdirektøren vurderte den foreslåtte inndelingen i team som en formell organisasjonsendring som det ligger til universitetsstyret å vedta. Saken ble lagt fram for universitetsstyret 8. mai i år (arkivref. 2014/1716). Universitetsstyret fattet følgende vedtak: 1. Formidlingsenheten ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet (TMU) opphører, og kommunikasjons- og formidlingsvirksomheten organiseres som stabsfunksjon under museumsdirektøren. 2. Virkningsdato for organisasjonsendringen er Universitetsdirektøren anser den foreslåtte teamorganiseringen innenfor TMUs stabsfunksjoner for å være en praktisk arbeidsorganisering som ligger til museumsdirektøren og museumsstyret å beslutte. Drøftingsmøter med de ansatte Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Etter museumsstyremøtet 1. april er det gjennomført to drøftingsmøter med de ansatte i Formidlingsenheten. Møtene ble gjennomført 9. og 30. april. Både vernetjenesten og fagforeningsrepresentanter var til stede på møtene. Her kom det frem at det er enighet i at arbeidet bør organiseres i team, men at det er uenighet om antall team samt ledelse av disse. Testing av arbeidsoppgavene i team Det er som nevnt enighet om at det er formålstjenlig å organisere arbeidet i fagteam, men det er ulike synspunkter på om en oppdeling i to eller tre team er best. Til møtet 30. april ble det lagt fram to alternativer til teaminndeling (se vedlegg). De ulike modellene var utarbeidet og diskutert med formidlingsleder i forkant av utsendelsen til møtet. Det var ikke enighet blant de ansatte i Formidlingsenheten om hvilken modell som var best, men majoriteten ga uttrykk for at modell A med to team er å foretrekke fordi det gir større team med mulighet for samarbeid og overlapping av arbeidsoppgaver. Spørsmål om ledelse av team/enhet På andre møte ble også spørsmålet om ledelse av team/enhet diskutert. I forkant av møtet ble det også sendt ut en oversikt over hvordan museumsdirektøren ønsker at teamledernes ansvar og arbeidsoppgaver skal være: - Teamledernes ansvar og myndighet er å lede sitt team i teamets arbeid og teamets faglige utvikling - Teamleder har ansvar for å utvikle teamets samarbeid med museet for øvrig - Teamlederen skal være utøvende i teamets arbeidsfelt - Teamlederen skal ha personalansvar for sitt team - Det er vesentlig at teamlederne har faste fellesmøter hver fjortende dag, samt møter i utvidet ledermøte en gang i måneden Med en slik ansvars- og arbeidsfordeling vil ikke dagens formidlingsleder lengre fungere som overordnet leder for arbeidsoppgavene tilknyttet dagens formidlingsenhet. Uenigheten om ledelse går på om formidlingsleder skal være overordnet teamlederne som et ledd mellom teamlederne og museumsdirektøren/ledergruppa, eller om teamlederne skal være direkte underordnet museumsdirektøren/ledergruppa. Museumsdirektøren mener det ikke en hensiktsmessig å ha et tredje ledd i ledelseshierarkiet, og ønsker at teamlederne er ansvarlige ledere for sine team direkte under direktøren. Forslag til vedtak: Museumsstyret slutter seg til museumsdirektørens forslag om å organisere arbeidsoppgavene tilknyttet dagens Formidlingsenhet i to team (modell A), der teamledere er ansvarlige ledere direkte underlagt museumsdirektøren. Marit Anne Hauan museumsdirektør Elisabet Aase konst. kontorsjef Vedlegg: Alternativer til oppdeling av Formidlingsenheten i team UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Vedlegg 1 til Sak M 20/14. Arivref.: 2014/ Modell A 2 team /forskningsjournalistikk Undervisning Ottar, publikasjoner ++ Vitenskapet, basisutstillinger Formgiving/tegning Webansvar Teamleder ny tilsettes (100 %) Marianne (100 %) Jan (20 %) Elisabeth (100 %) Kirsten (50 %) Ellen (100 %) Ernst (100 %) Adnan (25 %) Ressurser totalt 5, 95 årsverk fordelt på 8 Førstelinje/arrangement/utstilling Arbeidsoppgaver Arrangement Produksjon/snekkertjeneste Midlertidige utstillinger/ vandreutstillinger Skranke Butikk Vertskap/guider Ressurser totalt Teamleder Karen Marie (100 %) Stefan (100 %) Per Helge (100 %) Margaret (100 %) Katarina (50 %) Kristiina (100 %) Vertene (8 stykker, totalt 80 %) 6,3 årsverk fordelt på 14 Arbeidsoppgaver som er felles for teamene Markedsføring, inkl. mediearbeid, infoskjerm, innholdsproduksjon til nett, SoMe etc. Samarbeid vil gå på tvers av teamene, spesielt ved prosjekt som bøker, utstillinger, desembernatt etc. (gjelder begge modeller). Nettsider: men hovedansvaret for nettsidene ligger på (webredaktør)

4 Modell B 3 team / forskningsjournalistikk Undervisning Ottar, publikasjoner ++ Vitenskapet Basisutstillinger Webansvar Teamleder ny tilsettes (100 %) Marianne (100 %) Jan (20 %) Elisabeth (100 %) Kirsten (50 %) Ellen (100 %) Ressurser 4,7 årsverk fordelt på 6 Arrangement/førstelinje Arrangement Skranke Butikk Vertskap/guider Teamleder Karen Marie (100 %) Kristiina (100 %) Margaret (100 %) Katarina (50 %) Vertene (8 stykker, totalt 80 %) Ressurser 4,3 årsverk fordelt på 12 Utstillingsproduksjon Midlertidige utstillinger/ vandreutstillinger Formgivning Tegning Produksjon/ snekkertjeneste Ressurser Per Helge (100 %) Stefan (100 %) Ernst (100 %) Adnan (25 %) 3,25 årsverk fordelt på 4 (inkl. teamleder) Arbeidsoppgaver som er felles for teamene Markedsføring, inkl. mediearbeid, infoskjerm, innholdsproduksjon til nett, SoMe etc. Nettsider: men hovedansvaret for nettsidene ligger på (webredaktør)

5 Teamledernes ansvar og arbeidsoppgaver - Teamledernes ansvar og myndighet er å lede sitt team i teamets arbeid og teamets faglige utvikling - Teamleder har ansvar for å utvikle teamets samarbeid med museet for øvrig - Teamlederen skal være utøvende i teamets arbeidsfelt - Teamlederen skal ha personalansvar for sitt team - Det er vesentlig at teamlederne har faste fellesmøter hver fjortende dag, samt møter i utvidet ledermøte en gang i måneden Formålet med endringen av Formidlingsenheten Med omorganisering av Formidlingsenheten ønsker TMU å oppnå styrking og utvikling av forskningskommunikasjon. Forskning skal være navet og omdreiningspunktet for kommunikasjon. Omorganiseringen skal virke til bedre samhandling mellom museets enheter og skape rom for egenutvikling og kompetanseheving for de ansatte. Det er ønskelig å utnytte ressursene våre bedre og få mer ut av det vi gjør ved å skape synergier. Dette kan for eksempel gjøres ved å koble programvirksomheten tettere sammen (Ottar Vitenskapet Vin og viten undervisningsopplegg). For å nå disse målene må arbeidsflyten og planlegginga av arbeidet forbedres. Publikumstilbudet må vurderes redusert for å lette på arbeidstrykket til de ansatte, og forskningskommunikasjon må tas tak i på en slik måte at det sikrer at prosjektene til våre forskere kommer til syne i det offentlige rom.