Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget den 29. mai 2008 kl i Peisestua, Gamlebygget

Transkript

1 Til stede på møtet: Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget den 29. mai 2008 kl i Peisestua, Gamlebygget Arbeidsgiverrepresentanter Representant DNF / TVF Malte Wadman Fellesadministrasjonen/SELL Iben Kardel direktør Jan Aasen Høgskoledirektør Jostein Skurdal Arbeidstakerrepresentanter Representant AHS/ASV Ingvild S. Begg Fellesadministrasjonen/SELL Håkon Solberg Hovedverneombud Lars Bjarne Mythen Øvrige varamedlemmer Kadaffi Nasir verneombudene Eksterne representanter med tale- og forslagsrett NAV Arbeidslivssenter Anne Hagestande Sak 35 / 08 Sak 36 / 08 Sak 37 / 08 Sak 38 / 08 Innkalling og saksliste godkjent med følgende endring: Sak 37/08 b) Årsrapport f) Status i arbeidet med etablere røykfrie soner Referat fra møte den 23. april 2008 ble godkjent. Det ble orientert muntlig om følgende saker: a) Status i arbeidet med ny faglig organisering og hovedinntrykket etter høringsprosessen b) Ny mal for årsrapport og status i arbeidet med AMUs årsrapport for 2007 c) Behov for bedre koordinering av saker til behandling i AMU i forhold til styremøtene d) Ønske om at det forberedes en sak til høstens første møte vedr. oppgaver og mandat for de ulike utvalgene ved høgskolen, og hvordan disse utvalgenes arbeid skal koordineres. e) Arbeidstilsynets rapport etter gjennomført systemrevisjon. Rapporten tas opp igjen som sak på neste møte. f) Status i arbeidet med å etablere røykfrie soner rundt høgskolens bygningsmasse Forslag til endringer i HMS-systemet etter høring Side 1

2 Forslaget til endringer i HMS-systemet etter høringen ble gjennomgått. Det ble gitt innspill i møtet på noen av punktene i forslaget, men Arbeidsmiljøutvalget støtter hovedtrekkene i forslagene til endringer. Endringene blir implementert så fort som mulig, primært før ferien. Vedtak: AMU vedtar HMS-systemet med de forslag til endringer og innspill som ble gitt i møtet. HMS-systemet blir ferdigstilt innen 1. oktober 2008 med unntak av de prosedyrene som gjenstår som skal ferdigstilles senest Sak 39 / 08 Forslag til plan for implementering av nytt HMS-system Forslaget til plan for å implementere det nye HMS-systemet ble gjennomgått. Det ble stilt spørsmålstegn ved om det var kapasitet i organisasjonen til å gjennomføre alle tiltakene i planen, og at tiltakene knyttet til implementeringen av HMS-systemet må koordineres med de tiltak som er planlagt knyttet til kvalitetssystemet. Vedtak AMU støttet planen for implementering av nytt HMS-system, og ber om at gjennomføringen blir koordinert med tiltakene knyttet til kvalitetssystemet. Sak 40 / 08 HMS-aktiviteter for 2008 på virksomhetsnivå I tråd med HMS-systemet skal det vedtas en årlig aktivitetsplan på virksomhetsnivå. Forslaget til HMS-aktiviteter for 2008 på virksomhetsnivå ble gjennomgått. Vedtak: Planen for HMS-aktiviteter i 2008 på virksomhetsnivå ble vedtatt. Sak 41 / 08 Eventuelt Ingen saker ble behandlet under eventuelt Med vennlig hilsen seksjonen Jan Aasen Side 2

3 Vedlegg nr 4 Plan for implementering av nytt HMS-system jf sak 39/08 vedtatt den 29. mai Innledning: Implementeringen handler om å iverksette de tiltak og gjennomføre den praksis som er beskrevet i det nye systemet. enheten har valgt å fokusere på de mest sentrale delene av systemet. Det åpnes for at medarbeidere kan komme med innspill og forslag til systemet under implementering. Arbeidstilsynets rapport og evt. pålegg som vedr. systemet/praksis vil bli innarbeidet når rapporten foreligger. Implementeringen skal bidra til at; medarbeidere får grunnleggende kunnskaper om systemet medarbeidere, ledere og studenter får kjennskap til sentrale prosedyrer ledere tar ansvar for HMS i hverdagen og økt kunnskap om det HMS-systematiske arbeid prinsippene ( løsning på lavest mulig nivå /bred og aktiv medvirkning /åpenhet og informasjon )for HMS-arbeidet blir fulgt i praksis kartleggingsverktøyene blir tatt i bruk det opprettes møtearenaer for ledere og verneombud/hvo lokalt/sentralt revisjoner blir gjennomført slik HMS-systemet beskriver lederansvaret blir tydeliggjort, og at HMS-oppgaver og personaloppfølging ivaretas på en tilfredsstillende måte Side 3

4 Aktiviteter Tidspunkt Ansvar Aktiviteter: Informasjon og opplæring om HMS-systemet Gjennomgang med ledergruppen Tema: Om roller/oppgaver/saksgang Kick-off samling (tilknyttet fredagskaffe) for alle medarbeidere. Tema: Hva er det gode arbeidsmiljø? Informasjon og gjennomgang med alle medarbeidere ved alle 11 enheter. (AHS/ASV/TVF/DNF/Stud.adm/IT/Bib/Ledelsens stab/sell/-økonomi/drift) (2 timer pr. avd/enhet) August September Avd.leder/ Tema: Informere om HMS-system Hva det inneholder Hvordan man skal benytte det Hvilke prinsipper som ligger til grunn Hvordan man melder inn saker Hvilken rolle man har som medarbeider Hvilke prosedyrer finnes. Gjennomgang av de mest sentrale prosedyrene. Aktivitet: Tilrettelegge for kartlegging av arbeidsmiljøet Samling informasjon til alle medarbeidere om felles medarbeiderundersøkelse Klargjøre undersøkelsen til bruk for alle enheter August Gjennomføre undersøkelsen - planleggingsmøter Sept - okt Avd.leder/ Gjennomføring av vernerunder og oppfølging etter ny mal. Mai Avd.leder/ Evaluere kartleggingsverktøyene Oktober Behandles av HVO/HTV/AMU Aktivitet: Informere og gi opplæring i prosedyrer Samling og gjennomgang/opplæring med aktuelle grupper av medarbeidere og studenter innen områdene: - Stoffkartotek/kjemikaliehåndtering - Brannvern (områdeansvarlige) Innen 1. des. Driftsenheten Samling for ledere: - Konflikthåndtering Aktivitet: Opprettelse av møtearenaer for ledere og verneombud 2. kvartal 2009 Alle dekaner/direktører/it-sjef/bibliotekar/driftsleder inviterer til faste måndelige møter med verneombudet. HVO deltar i månedlig samarbeidsmøte med Hovedtillitsvalgte. Aktivitet: Sikre HMS-fokus ved avdelinger/enheter Fra og med august Avd.leder/ Side 4

5 Faste møter mellom avd. ledelsen/enhetsledelsen og personalenheten Aktivitet: Gjennomføre internrevisjon Gjennomføre internrevisjon i samarbeid HVO ved utvalgte/alle avdelinger/enheter Aktivitet: Gjennomgang av Medarbeidersamtalen som verktøy Månedlige Avd.ledelsen Opplæring av ledere 2. kvartal 2009 Aktivitet: Status i plan for implementering Status og evaluering av implementering av HMS-system. 1. kvartal 2009 Innspill/drøfting med ledere/verneombud/htv/hvo/amu Aktivitet: Sikre at HMS-oppgaver og personaloppfølging ivaretas på en tilfredsstillende måte Herunder; - vurdere dagens lederstruktur og den enkeltes leder ansvarsområder/kontrollspenn - tydeliggjøre alle lederroller og deres ansvarsområder - sikre samsvar mellom HMSoppgaver/personaloppfølging som skal løses og bemanning Aktivitet: Prioritere og sikre høyt fokus på arbeidsmiljøutvikling/hms-arbeidet Oppfølging på HMS-arbeidet/aktiviteter/rapportering i ledermøter. Månedlig Side 5