MØTEINNKALLING SAKLISTE GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON. Utvalg: Arbeidsmiljøutvalg Møtested: Gratangen rådhus Møtedato:

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalg Møtested: Gratangen rådhus Møtedato: Tid: 13:00 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling SAKLISTE Saksnr. Tittel 1/13 GODKJENNING AV AMU`S MØTEPROTOKOLL PR /13 REFERATSAKER TIL AMU`S MØTE /13 MELDING OM TILSYN

2 Sak 1/13 GODKJENNING AV AMU`S MØTEPROTOKOLL PR Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/255 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/13 Arbeidsmiljøutvalg Rådmannens innstilling: AMU`s møteprotokoll av den godkjennes Saksopplysninger: Protokoll fra møte er sendt ut tidligere til medlemmene Som vedlegg til saken følger: Vedl. Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Yvonne Kvernmo rådgiver personal Side 2 av 6

3 Sak 2/13 REFERATSAKER TIL AMU`S MØTE Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/254 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/13 Arbeidsmiljøutvalg Rådmannens innstilling: Referatsakene tas til orientering. Saksopplysninger: Følgende vedlagte saker refereres; - Årsrapport 2012 fra Narvik Bedriftshelsetjeneste - Oppsigelse av stilling ved Vikarselvveien bofellesskap - Oversikt fravær/nærvær pr. januar Invitasjon til samarbeidsmøte Vedr. krav om ferie til gode, sykemelding, klage på saksbehandling mv deles ut i møtet unntatt off. - Arbeidstilsynet - Melding om tilsyn Datatilsynet Avslutning av sak Brevkontroll Gratangen kommune Internkontroll Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Yvonne Kvernmo rådgiver personal Side 3 av 6

4 Sak 3/13 MELDING OM TILSYN Saksbehandler: Elin Wilsgård Arkiv: 614 &58 Arkivsaksnr.: 12/264 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/13 Arbeidsmiljøutvalg Rådmannens innstilling: 1. Handlingsplaner fra Gratangen kommunes verneområdene av jan/febr 2013 oversendes Arbeidstilsynet og tas til etterretning. 2. AMU viser til Internkontrollrutiner/HMS for Gratangen kommune og ber de enhetene som i denne kartlegging har konsentrert seg utelukkende om sikkerhet, om å gjennomføre kartlegging og risikovurdering av nødvendige/relevante forhold innenfor helse og miljø, jfr Internkontroll for Gratangen kommune, pkt. 1.6, side 13. Handlingsplan må foreligge innen ordinær frist (juli 2013). AMU ber også om at skjema: Gjennomgang av enhetens HMS-arbeid sendes AMU som dokumentasjon på enhetens planer innenfor HMS. Frist som ovenfor. 3. Oppfølging av handlingsplaner for de enkelte enheter sammenfattes i en helhetlig overordnet handlingsplan for Gratangen kommune. Dette etter at enhetene har utført kartlegging i.hh. til pkt. 2 i vedtaket. AMU skal foreta en hovedprioritering ut fra de enkelte enhetenens handlingsplaner. Dette gjøres i første AMU-møte høsten Saksopplysninger: Gratangen kommune hadde tilsyn av Arbeidstilsynet , og her ble det gitt varsel om 13 pålegg hvorav pålegg 3, 4, 8 10 og 11 ble lukket ut fra tilbakemelding fra rådmannen (se vedlegg 1 Tilsynsrapport og varsel om pålegg datert ). Det vises til vedlegg 2 Skriv fra Arbeidstilsynet Oppfølging av tilsyn med vedtak om pålegg datert Det vises videre til vedlegg 3 (brev til Arbeidstilsynet fra Gratangen kommune) samt vedlegg 4 (skriv til Arbeidstilsynet vedr. pålegg 1, 2 og 9). Det foreligger ikke noe tilbakemelding pr. dd. fra Arbeidstilsynet vedr. oversendte skriv ifbm. påleggene. Men det forventes at pålegg 1, 2 og 9 vil bli lukket samt at det er utsettelse på tilbakemelding fra Gratangen kommune mht. øvrige pålegg til Pålegg 5, 6 og 7 er det som AMU nå behandler. Pålegg 12 og 13 pågår det arbeid med og disse forventes å være besvart innen ; Pålegg 5. HMS arbeid kartlegging Pålegg 6. HMS arbeid risikovurdering Pålegg 7. HMS arbeid tiltak og handlingsplan. Det er gitt pålegg om gjennomføring av kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Kartleggingen/risikovurderingen gjelder alle kommunens virksomheter/arbeidsområder. Av pålegget fremgår også at det skal dokumenteres hvordan verneombudet har medvirket. Med bakgrunn i kartlegging og risikovurdering skal det lages handlingsplan som beskriver tiltak, tidsfrist for gjennomføring, og hvem som er ansvarlig. Side 4 av 6

5 Sak 3/13 På denne bakgrunn ble alle enheter bedt om å gjennomføre kartlegging, risikovurdering og oppsett av handlingsplan (jf. vedlegg 5 e-post til enhetene). Det ble gitt en meget kort frist til enhetene for å gjennomføre dette arbeidet. Alle enhetene har levert i henhold til bestillingen materialet følger som vedlegg til saken (jf. vedlegg 6 de enkelte enhetenes handlingsplaner mv). Det fremgår av skjema at verneombudene har deltatt i arbeidet slik kommunens internkontrollrutiner tilsier. Kartlegging/risikovurdering og handlingsplaner oversendes Arbeidstilsynet som svar på pålegg 5, 6 og 7 samt vedtak i AMU sak 3/13. Arbeidstilsynet er også kontaktet pr. telefon om at saken skal behandles av AMU og at vedtaket oversendes så snart det foreligger. Som AMU er kjent med ble det laget en ny Internkontrollrutiner/HMS-plan for Gratangen kommune, vedtatt i KST-sak 33/12 pr Av denne fremgår hvordan det løpende HMS-arbeidet skal gjennomføres i kommunen. Det er lagt opp til en årlig kartlegging av det generelle arbeidsmiljøet, årlig gjennomgang av internkontrollen og en årlig enkel gjennomgang av elektrisk anlegg og utstyr (jfr. vedlegg 7 - rutineskjema). Andre forhold har en kartleggingsfrekvens på hvert annet år (inneklima, produktsikkerhet og ytre miljø). Enkelte forhold forutsettes kartlagt etter behov (psykososialt miljø, periodisk el.kontroll, brannverntekniske forhold). Det er forventninger til at enhetene følger vedtatt plan og arbeider systematisk med HMS og rapporter i henhold til de frister som er satt. Fristen for levering av handlingsplaner er før juli måned. På denne måten er det lagt til rette for at HMS tiltak som krever bevilgninger kan innarbeides i budsjettet for påfølgende år. Pålegg fra Arbeidstilsynet med kort frist for gjennomføring har medført at kvaliteten på kartleggingsarbeidet er varierende. Rådmannen ønsker at de enhetene som i denne omgang ikke har dokumentert kartlegging og risikovurdering av generelle arbeidsmiljøutfordringer innen helse og miljø, eks : Orden,renhold og avfallssortering Ergonomiske forhold Tilrettelegging av arbeidet Enkel gjennomgang av elektriske anlegg og utstyr Gjennomgang av støy (det vil variere hva som er mest aktuelt i de ulike enheter) gjør det innen den frist som er satt i Internkontrollrutiner/HMS for Gratangen kommune/fellesbestemmelser altså innen juli måned. I tillegg vil AMU få en bedre oversikt over planer for HMS-arbeidet ute i enhetene dersom disse ble pålagt å fylle ut skjema: Gjennomgang av enhetens HMS-arbeid. - samme frist. Det vises til innsendt dokumentasjon fra PU- tjenesten (se vedlegg 8) som allerede har gjort det som etterspørres her. Rådmannens ønske og Gratangen kommunes uttalte målsetting, er at HMS-arbeidet prioriteres på lik linje med andre oppgaver. At kartlegging, risikovurdering, utarbeiding av handlingsplaner skjer som en kontinuerlig prosess og at rapportering/oppfølging/iverksetting av tiltak skjer innen fastsatte frister. HMS arbeidet er et ledelsesansvar men skal skje i nært samarbeid med verneombud/ansattes representanter. Handlingsplanene som er utarbeidet (jf vedlegg 6) og som oversendes Arbeidstilsynet viser prioriterte tiltak som i hovedsak kan/skal gjennomføres av enhetene innen en frist som de selv har fastsatt. Noen tiltak må oversendes Boligstiftelsen og Teknisk enhet for gjennomføring. Dette vil rådmannen følge opp. Noen tiltak er ført opp uten at en har fastsatt hvem som er ansvarlig for oppfølging, og det er heller ikke fastsatt frist. Disse bør AMU vurdere nærmere og event fatte nødvendige vedtak i forhold til. I tillegg er det ønskelig at enhetene rapporterer til AMU når tiltakene er gjennomført. Side 5 av 6

6 Sak 3/13 Ut fra overstående fremmes forslag til vedtak som fremgår av rådmannens innstilling i saken. Som vedlegg til saken følger: Vedl. 1. Tilsynsrapport og varsel om pålegg fra Arbeidstilsynet datert Skriv fra Arbeidstilsynet Oppfølging av tilsyn med vedtak om pålegg pr Brev til arbeidstilsynet fra Gratangen kommune 4. Skriv til Arbeistilsynet vedr. pålegg 1, 2 og 9 5. Skriv til enhetene 6. Enhetenes handlingsplaner mv 7. Rutineskjema 8. skjema: Gjennomgang av enhetens HMS-arbeid eks: PU-tjenesten Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Side 6 av 6