MØTEINNKALLING. Følgende orienteringer: FYSAK/Folkehelse Rehabilitering Gratangsbotn og Nord Gratangen skole Nedbemanning ved grunnskolen i Gratangen

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalg Møtested: Gratangen rådhus Møtedato: Tid: 13:00 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Følgende orienteringer: FYSAK/Folkehelse Rehabilitering Gratangsbotn og Nord Gratangen skole Nedbemanning ved grunnskolen i Gratangen SAKLISTE Saksnr. Tittel 1/11 REFERATSAKER TIL ARBEIDSMILJØUTVALGETS MØTE /11 VELFERDSMIDLER /11 REGLEMENT VEDR. ARBEIDSGIVERFINANSIERT ELEKTRONISKE KOMMUNIKASJONSMIDLER 4/11 REGLEMENT VEDR. FLYTTEGODTGJØRELSE 5/11 NYTT FLEKSITIDSREGLEMENT FOR GRATANGEN KOMMUNE

2 Sak 1/11 REFERATSAKER TIL ARBEIDSMILJØUTVALGETS MØTE Saksbehandler: Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/328 1/11 Arbeidsmiljøutvalg Referatsakene tas til orientering. Følgende saker refereres og er lagt ved saksframlegget: Vedtak om samtykke på vilkår og gebyr Inngåelse av ny samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv Årsrapport BHT 2010 Rapport fra BHT etter første gangs helseundersøkelse ved Gratangen barnehage Rapport fra BHT etter støymålinger barnehager Rapport fra BHT etter helseundersøkelser i PU-tjenesten Dytt.no Oversikt fravær 2010 Rådmann Side 2 av 9

3 Sak 2/11 VELFERDSMIDLER 2011 Saksbehandler: Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 11/329 2/11 Arbeidsmiljøutvalg Det har de senere år vært avsatt i overkant av ,- til velferdsmidler for ansatte i Gratangen kommune (i 2010 kr ,-). I 2010 var det AMU som tok arrangementsansvar, og barnehagen ble etter hvert arrangementskomité, jf vedtak i AMU sak 3/10 Velferdsmidler Nytt i 2010 i forhold til tidligere arrangement var at ansatte hadde mulighet til å ha med ektefelle/partner, så det var ca 20 påmeldte partnere med som ikke var ansatt i Gratangen kommune. Det har for øvrig vært nokså like arrangement hvert år mht. tidspunkt, type arrangement, deltakelse mv ; Midlene har så langt vært benyttet til et felles kveldsarrangement for alle ansatte med middag på ulike steder. Arrangementene har vært i tråd med retningslinjene for midlene. Jfr. Arbeidsgiver- og personalpolitiske retningslinjer pkt. 8 Velferd : Det skal settes av velferdsmidler i forbindelse med budsjettbehandlingen hvert år, midlene bør komme flest mulig arbeidstakere til gode gjennom tiltak som har med deres helse og trivsel å gjøre. Med velferdstiltak menes sosiale og trivselsmessige tiltak som bidrar til et godt miljø både i og utenfor arbeidstiden, uavhengig av stillingsnivå og stillingsstørrelse. Velferdstiltak kan realiseres blant annet gjennom: HMS-midler Erkjentlighetsgaver Velferdsmidler Personalforsikring Permisjonsreglement Reglement for fleksitid Velferdsmidlene disponeres av AMU (event. ADU). I AMU sak 02/ ble følgende vedtak fattet: Velferdsmidlene benyttes til en felles sosial sammenkomst for alle ansatte i Gratangen kommune. AMU oppnevner følgende arbeidsgruppe/komité for å planlegge et slikt felles sosialt arrangement: Anne Kari Martinsen, Torbjørn Johnsen, Drude Holand, Marit Mørtsell og Svanaug Andersen. Personalkonsulent er sekretær og innkaller til første møte. Velferdsmidlene har fra 2005 vært benyttet til en årlig felles sosial sammenkomst og vært arrangert som et felles julebord. Arrangement-/komitéoppdraget har gått på omgang på de enkelte enheter/arbeidssteder og vært som følgende; I 2005 var det julebordarrangement ved Gratangsfjellet hotell ca 90 ansatte deltok Side 3 av 9

4 Sak 2/11 I 2006 var det Gratangsheimen som hadde komitéansvar, og det var julebord i slutten av november på Gratangsfjellet hotell, ca 40 ansatte møtte fram på arrangementet. I 2007 var julebordsarrangement v/polar Zoo i slutten av november og det var 48 deltakere. I 2008 var det julebordsmiddag m musikk/dans på Fjøsen/Puben på Moan, ca 40 deltakere. I 2009 er det frivillighetssentralen som etter forespørsel fra AMU har påtatt seg planlegging mv middag mv på Fjøsen/Puben på Moan 20.november, ca 40 deltakere. I 2010 var det julebord i Foldvik på ungdomshuset i slutten av november. Det hadde vært svært ønskelig om vi i Gratangen fikk benyttet velferdsmidlene på en slik måte at flere ansatte deltok eller fikk goder. Det vises også til AMU`s vedtak i sak 4/09 hvor det var ønskelig med et annet tidspunkt for arrangementet mv. Velferdsmidlene gir klart en anledning til å bygge felles kultur og vi-følelse i vår organisasjon. Det foreslås at AMU drøfter om vi i Gratangen kommune kan se andre måter å bruke midlene på som gjør at arrangementet når flere ansatte, eller bidrar til velferd for ansatte på en annen måte enn det vi har fått til tidligere år. Det har kommet forespørsel fra både barnehage, skole, Frisklivssentral/Fysak ang. å benytte velferdsmidlene til påmeldingsavgift/deltakelse på Dytt.no. Det vil sannsynligvis komme to representanter fra Frisklivssentralen/FYSAK-gruppa i AMUmøtet og innledningsvis orientere om mulighet for å stimulere for økt fysisk aktivtet. Det kan nevnes at andre kommuner bl.a. har arrangert blåtur til ulike årstider. I Salangen er det AMU og en representant fra hver enhet som har arrangert årsfest for alle ansatte med middag, underholdning og dans. Middagen er for ansatte, mens kveldsarrangment/fest er åpen for partnere. Andre har i tillegg delt ut erkjentlighetsgaver, miljøpris og lignende på slike årsfester. Noen har leid inn en god foredragsholder/artist til et underholdningsinnslag hvor det kan dreie seg om alt fra humor til inspirasjonsmini-seminar som har vært relevant for alle ansatte. Saken legges for øvrig fram uten innstilling. Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Vedtak AMU sak 4/09 rådmann Side 4 av 9

5 Sak 3/11 REGLEMENT VEDR. ARBEIDSGIVERFINANSIERT ELEKTRONISKE KOMMUNIKASJONSMIDLER Saksbehandler: Arkiv: 635 &00 Arkivsaksnr.: 11/307 3/11 Arbeidsmiljøutvalg Gratangen kommune vedtar vedlagte Reglement for arbeidsgiverfinansiert elektroniske kommunikasjonsmidler. Telefonreglement vedtatt av Gratangen kommunestyre i sak 78/92 oppheves. Nytt reglement gjøres gjeldende fra d.d. Reglementet evalueres innen utgangen av Det er behov for nytt reglement for arbeidsgiverfinansiert elektroniske kommunikasjon. Telefonreglementet som var vedtatt av KST i sak 78/92 er ikke tilpasset dagens behov og ordninger. Det har skjedd en formidabel utvikling mht. bruk av elektronisk kommunikasjon. Telefonreglementet som var vedtatt i 1992 anses ikke for å være hensiktsmessig og formålstjenelig for dagens ordninger og de behov som arbeidsgiver har for å kunne sikre en god nok/tjenelig kommunikasjon i organisasjonen, samt møte krav fra omverdenen. Det er flere ansatte i dag som har arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon uten at det er noe reglement som er tilpasset denne ordningen, fordelsbeskatning mv. For de fleste som har dette i dag dreier dette seg om mobiltelefon som gir tilgang til internett/jobboutlook/e-post, telefonen benyttes både på jobb og fritid. De ansatte som dette gjelder fordelsbeskattes nå i.h.h. til vedlagte forslag ang. reglement. I enkeltstående tilfeller kan det også være aktuelt med bredbåndstilgang, og så dette fordelbeskattes ihh til vedlagte reglement. Avtalene som ansatte kan inngå med arbeidsgiver er delt inn i tre kategorier, og det er i hovedsak kategori B og C som vil bli benyttet. Kategori B vil innbefatte politikere, rådmann, enhetsledere, rådgivere, næringskonsulent mv. Mens kategori C vil være feks ansatte i hjemmetjenesten mv. Det vises for øvrig til vedlagte reglement med utfyllende bestemmelser/vedlegg. Det legges opp til at ordningen evalueres i Reglementet var sendt til uttalelse/ høring til hovedtillitsvalgte, enhetsledere og andre aktuelle ansatte pr Det var også kort gjennomgang av forslag til nytt reglement i ledermøtet Frist for å gi skriftlig tilbakemelding/uttalelse var satt til Det har ikke kommet noen skriftlig tilbakemeldinger/uttalelser inn ihh til fastsatt frist. Det er muntlig gitt tilbakemelding mht. bruk av innholdstjenester og konkret opplysning mht. nummeropplysningen, rutegående transportordninger mv. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Side 5 av 9

6 Sak 3/11 - Reglement for arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon med utfyllende bestemmelser - informasjon til brukerne. Vedleggende inngår som en del av de utfyllende bestemmelser i reglementet. o Skatteetatens artikkel, oppdatert mobilskatten arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon o Innholdstjenester. Presisering/avgrensing. Atale om dekning av kostnader o Mobilvettregler o Avtale om bruk av vakttelefon/beredskapstelefon etter reglementets pkt. C - Oversendelsesskriv til Hovedtillitsvalgte, enhetsledere mfl vedr. forslag reglement for arbeidsgiverfinansiert elektroniske kommunikasjonsmidler rådmann Side 6 av 9

7 Sak 4/11 REGLEMENT VEDR. FLYTTEGODTGJØRELSE Saksbehandler: Arkiv: 543 &00 Arkivsaksnr.: 11/308 4/11 Arbeidsmiljøutvalg Gratangen kommune vedtar vedlagte reglement for flyttegodtgjørelse. Tidligere reglement vedr. flyttegodtgjørelse samt administrasjonsutvalgets vedtak i sak 5/10 oppheves. Nytt reglement gjøres gjeldende fra. dd. Reglementet evalueres innen utgangen av Gratangen kommune har i varierende grad benyttet flyttegodtgjøring som et rekrutteringstiltak og bestemmelser om dette finnes i flere dokumenter/andre reglementer. Det er ikke fastsatt noen øvre grense/sum for hvor store flyttelass og dertilhørende utgifter som dekkes, annet enn at de dekkes helt eller delvis. Saken ble tatt opp i administrasjonsutvalget i sak 5/10 etter at vi hadde hatt noen tilsettinger og skulle foreta flere, og hvor det var store muligheter for at flyttegodtgjørelse ville aktualiseres. Utgifter ifbm flytting har etter hvert blitt såpass store og det ville kunne medføre utgifter i en størrelsesorden som ikke er akseptable. For å unngå uforholdsmessig store utgifter ifbm tilsetting og flytting fattet Administrasjonsutvalgets vedtak i sak 5/10 som følgende; Flyttegodtgjørelse ytes med inntil kr ,-, dette med forbehold om dokumentasjon vedr. utgifter.! års bindingstid. Ved særskilte rekrutteringsbehov kan det søkes administrasjonsutvalget om ytterligere dekning av flytteutgifter... Ut fra dette er det nå utarbeidet et forslag til reglement for flyttegodtgjøring som er tilrådelig ut fra økonomisk situasjon og som samtidig kan være med på å bidra i positiv retning mht. rekruttering. Det vises til vedlagte forslag. Forslaget var sendt til uttalelse/høring pr til hovedtillitsvalgte og enhetsledere. Det var også kort gjennomgang av reglementet i ledermøtet Frist for å gi skriftlig tilbakemelding/uttalelse var satt til Det har ikke kommet noen innspill/tilbakemelding inne fristen. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Side 7 av 9

8 Sak 4/11 Reglement vedr. flytting Avtale om dekning av flytteutgifter Oversendelsesskriv til enhetsledere og hovedtillitsvalgte vedr. uttalelse reglement rådmann Side 8 av 9

9 Sak 5/11 NYTT FLEKSITIDSREGLEMENT FOR GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: Arkiv: 403 Arkivsaksnr.: 11/316 5/11 Arbeidsmiljøutvalg Gratangen kommune vedtar vedlagte reglement for fleksibel arbeidstid. Tidligere reglement for fleksibel arbeidstid vedtatt av Gratangen kommunestyre i sak 121/85 med senere endringer oppheves. Nytt reglement gjøres gjeldende fra d.d. Reglementet evalueres innen utgangen av Det er behov for nytt og mer oppdatert reglement vedr. fleksibel arbeidstid. Gjeldende reglement er lite praktisk og benyttes derfor i liten grad i.h.h. til vedtaket i sak 121/85. Reglementet gir bl.a. for lite rom for avspasering. Det er vedtatt at ansatte kan avspasere en halv arbeidsdag pr. mnd eller 1 hel dag annenhver måned. De aller fleste som omfattes av ordningen ville dersom en skulle fulgt reglementet, ofte få problemer med å få avviklet opparbeidet avspasering. Det er viktig for arbeidsgiver å ha et reglement for fleksibel arbeidstid som er funksjonelt og etterfølges. I nytt forslag er bl.a tidsrammene noe utvidet i forhold til gjeldende reglement mht. avspasering. I store trekk samsvarer nytt forslag for Gratangen kommune med hva våre omkringliggende kommuner har vedtatt mht. fleksibel arbeidstid. Reglementet er sendt til uttalelse/høring pr til hovedtillitsvalgte, enhetsledere og andre aktuelle ansatte. Det var satt frist for skriftlig tilbakemelding pr , det var kort gjennomgang av reglementet i ledermøtet Det er ikke kommet innspill/tilbakemelding fra noen vedr. reglementet innen fastsatt frist. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Forslag til nytt reglement for fleksibel arbeidstid Oversendelsesskriv til hovedtillitsvalgte og enhetsledere vedr. uttalelse rådmann Side 9 av 9