NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Hudiksvall, Namsos Rådhus

Transkript

1 NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Hudiksvall, Namsos Rådhus De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/15 Referatsaker 002/15 Særskilt orientering fra rådmannen «Det forunderlige foraar» 003/15 Orientering fra rådmannen 004/15 Kontrollutvalgets årsrapport /15 Gjennomføring eierskapskontroll 006/15 Oppfølging av besøk Vestbyen barnehage 007/15 Besøk ved kommunal enhet Steinkjer Hilde Vatnar Selnes/s/ Leder Einar Sandlund Kontrollsekretær E-post: einar.sandlund@komsek.no Tel: Mobil:

2 SAK 001/15 REFERATSAKER Kontrollutvalget Einar Sandlund 001/ De fremlagte referater tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1. Kommunal- og Moderniseringsdep. Høring Oppheving av samkommune Vedlagt 2. NAV,SSB, Skatteetaten Innføring av A-ordningen Vedlagt 3. Namsos kommune Kst.vedtak eiendomsskatt 2015 Vedlagt 4. Namsos kommune Kst.vedtak ovf. av budsjettrammer Investering 2014 til 2015 Vedlagt 5. Namsos kommune Kst.vedtak ØKP og ÅB 2015 Vedlagt 6. MNS Kst. vedtak Namsos kommunes andel Vedlagt Budsjett MNS Namsos kontrollutvalg Postjournal 2014 Vedlagt SAK 002/15 SÆRSKILT ORIENTERING FRA RÅDMANNEN «DET FORUNDERLIGE FORAAR» Kontrollutvalget Einar Sandlund 002/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering 2. Kontrollutvalget Sak 025/14 i kontrollutvalget i sak 025/14 kontrollutvalget

3 Kontrollutvalget behandlet henvendelse fra Stig Tore Wolff i sak 025/14 den Henvendelsen omhandler ordførers svar på spørsmål i kommunestyremøtet den kommunens økonomiske engasjement i teaterforestillingen «Det forunderlige foraar». Kontrollutvalget fattet i sak 025/14 slikt enstemmig vedtak: «Rådmannen innkalles til neste møte for å gi en redegjørelse for sakens fakta» Rådmannen er innkalt til kontrollutvalget ved brev datert Saksbehandler viser til kontrollutvalgets vedtak i sak 025/14 og anbefaler kontrollutvalget å ta rådmannens gitte informasjon til vurdering. Med bakgrunn i den gitte informasjon må kontrollutvalget vurdere om evt. ytterligere vedtak. SAK 003/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollutvalget Einar Sandlund 003/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Rådmannen, eller den han bemyndiger, er invitert til kontrollutvalget for å orientere om aktuelle saker. SAK 004/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2014 Kontrollutvalget Einar Sandlund 004/ Kommunestyret 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 vedtas.

4 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til orientering Forslag til kontrollutvalgets årsrapport 2014 Ifølge kommunelovens 76 har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger kommunestyret et kontrollutvalg, jfr. kommuneloven 77. Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ene og alene er direkte underlagt kommunestyrets instruksjonsmyndighet. All rapportering tilbake skal derfor skje direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer fortløpende således hvilken informasjon og saker som vil være aktuelle å presentere for kommunestyret. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til kommunestyret, jfr. forskriftens 4: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av utvalgets arbeid i løpet av året og er således viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på kommunestyrets vegne. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter er sendt ordfører og rådmann. Dette fungerer som en fortløpende informasjon til kommunen og det politiske miljøet. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Ut fra tidligere praksis er det også for 2014 utarbeidet en årsrapport til kommunestyret der det er redegjort for sentrale deler av kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet i Saksbehandler anbefaler at årsrapporten oversendes kommunestyret med forslag om at kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2014 til orientering.

5 SAK 005/15 GJENNOMFØRING EIERSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget Einar Sandlund 005/ Saken legges frem uten nærmere forslag til vedtak : Plan selskapskontroll Andre saksdokumenter ikke vedlagt: Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kommunestyret i sak 064/12 den Av denne fremgår at det prioriteres slik i gjennomføring av selskapskontroller: 1. Namsos Industribyggeselskap AS(NIB) 2. Namsos Kulturhus AS 3. Museet Midt IKS Kontrollutvalget er delegert myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. Det har ikke vært gjennomført selskapskontroll ut fra gjeldende plan i inneværende valgperiode. Det ble gjennomført selskapskontroll i Midtre Namdal Avfallsselskap i perioden Namsos Industribyggeselskap AS var gjenstand for selskapskontroll/forvaltningsrevisjon i Kommunelovens 77, 5. ledd gir kontrollutvalget ansvaret for gjennomføringen av selskapskontrollen. Formålet med selskapskontrollen er å vurdere om den som utøver kommunens eierskap gjør dette i samsvar med de aktuelle lover, og forvalter kommunens eierinteresser slik de er uttrykt i kommunens vedtak og forutsetninger. Innholdsmessig deles selskapskontroll i to komponenter eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll (Kontrollutvalget skal påse ), jfr. forskrift om kontrollutvalg 14 første ledd. Loven sier ikke noe bestemt om innholdet. Den omfatter kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er den frivillige delen av selskapskontroll (Selskapskontrollen kan også omfatte ). Den omfatter systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jfr. forskrift om revisjon 7 første ledd.

6 Saksbehandler viser til at det ikke er gjennomført selskapskontroll i inneværende periode Eierskapskontrollen er den obligatoriske delen av selskapskontrollen og kan gjennomføres mot enkeltselskap eller generelt med kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon kan nyttes i tillegg ved selskapskontroller mot enkeltselskaper som er heleide av kommunen. Saksbehandler anbefaler at kontrollutvalget drøfter om evt. eierskapskontroll bør tas generelt mot forvaltningen av kommunens eierskapsutførelse eller mot enkeltselskap, evt. tillegg av forvaltningsrevisjon. Saken legges således frem uten nærmere forslag til vedtak. SAK 006/15 OPPFØLGING AV BESØK VESTBYEN BARNEHAGE Kontrollutvalget Einar Sandlund 006/ Saken legges frem uten forslag til vedtak Referat etter besøk på Vestbyen Barnehage u.off. jfr. Offl 14 og 16. Kontrollutvalget gjennomførte den besøk på Vestbyen barnehage. Besøket ble gjennomført for å bli kjent med og å få nærmere kunnskap om barnehagen og tjenester som ytres. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar på det de spurte om. Ved besøket deltok kontrollutvalgets medlemmer og utvalgets sekretær. Besøkene var delt i 4 sekvenser: 1. Møte med barnehagesjefen 2. Møte med barnehagestyrer 3. Møte med hovedtillitsvalgte 4. Møte med leder i samarbeidsutvalget Med bakgrunn i besøket er det skrevet et internt referat som grunnlag for kontrollutvalgets behandling/oppfølging av besøket.

7 Saksbehandler viser til ovenforstående og legger saken frem for kontrollutvalget til behandling uten forslag til vedtak. SAK 007/15 BESØK VED KOMMUNAL ENHET Kontrollutvalget Einar Sandlund 007/ Kontrollutvalget avlegger besøk ved enhet den. Kontrollutvalgets arbeids- og ansvarsområde favner bredt, og i tillegg til ordinære møter kan utvalget foreta besøk ved kommunale institusjoner og avdelinger. Slike besøk skal ikke være noe formelt tilsyns- eller kontrollbesøk, men en mulighet for kontrollutvalget å gjøre seg kjent med kommunens virksomhet. Tradisjon for slike besøk er at kontrollutvalget treffer ledelse, tillitsvalgte og brukerrepresentanter hver for seg, samt en omvisning på enheten. Generelle temaer for møtene er enhetens målsettinger, utfordringer og ressurser. Erfaring tilsier at dagen går med når besøk ved enhet er en del av kontrollutvalgsmøtet. Besøket er formelt en egen sak i kontrollutvalgets møte. Siden 2010 har kontrollutvalget gjennomført fire enhetsbesøk. Det var i 2011 ved Namsos Sykeheim og Høknes skole, i 2013 på teknisk etat, brann- og redningstjeneste, samt Vestbyen barnehage i Saksbehandler viser til at kommunale tjenester i all vesentlig utstrakt grad er brukerrettet. Besøkene som har vært gjennomført har vært mot brukerrettede tjenester. Av tjenester som ikke er besøkt kan nevnes kultur, åpen omsorg og sentraladministrasjonen. Et besøk kan gjennomføres ifb. med kontrollutvalgets møte den eller evt. egen dag. Saken legges frem for diskusjon i kontrollutvalget uten nærmere forslag på besøksenhet.