MØTEINNKALLING SAKLISTE 4/13 GODKJENNING AV AMU'S MØTEPROTOKOLL AV DEN /13 TILTAK FOR Å ØKE NÆRVÆRET I GRATANGEN KOMMUNE

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalg Møtested: Gratangen rådhus Møtedato: Tid: 13:00 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling SAKLISTE Saksnr. Tittel 4/13 GODKJENNING AV AMU'S MØTEPROTOKOLL AV DEN /13 REFERATSAKER TIL AMU'S MØTE DEN /13 TILTAK FOR Å ØKE NÆRVÆRET I GRATANGEN KOMMUNE 7/13 VELFERDSMIDLER /13 REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE ORGAN, PARTSSAMMENSATTE UTVALG OG DELEGERINGER Gratangen Ona Wågen utvalgsleder

2 Sak 4/13 GODKJENNING AV AMU'S MØTEPROTOKOLL AV DEN Saksbehandler: André Selnes Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/593 4/13 Arbeidsmiljøutvalg AMU s møteprotokoll av den godkjennes Gratangen kommune, André Selnes kontormedarbeider Side 2 av 9

3 Sak 5/13 REFERATSAKER TIL AMU'S MØTE DEN Saksbehandler: André Selnes Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/594 5/13 Arbeidsmiljøutvalg Referatsakene tas til orientering Oversikt over nærvær/fravær 2012 og 1. kvartal 2013 pr.enhet (legges fram i møtet - untatt off.) Vedr. melding om tilsyn og varsel om pålegg Gratangen kommune, André Selnes kontormedarbeider Side 3 av 9

4 Sak 6/13 TILTAK FOR Å ØKE NÆRVÆRET I GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/589 6/13 Arbeidsmiljøutvalg Gratangen kommune vedtar å utvide ordning med egenmeldingsdager for ansatte til 16 dager maksimalt for en sammenhengende periode og 35 dager totalt pr. år. Ordningen er ment som et tiltak for å øke nærværet og evalueres innen for å se om den har hatt ønsket effekt. Gratangen kommune vedtar følgende stimuleringstiltak for den enkelte enhet og enkeltansatte; Det vises til vedlagte oversikt vedr. fravær/nærvær pr Her fremkommer en tydelig tendens ift. at nærværet går ned og fraværet er sterkt økende. I 1. kvartal 2013 er fraværet 11,5 % og det er høyere enn noen av kvartalene i Dette til tross for at Gratangen kommune har vedtatte rutiner ift. oppfølging av sykemeldte arbeidstakere og vedtatt overordnet handlingsplan ift. IA-avtale. Til tross for at alle vedtatte retningslinjer og handlingsplaner mv følges godt opp både i sentraladministrasjonen og på enhetene - så øker ikke nærværet. Gratangen kommer også godt ut på statistikk mht. ansatte er gradert på jobb, uten at dette bidrar positivt på nærværsprosenten. Det er også stor grad av mulighet for tiltrettelegging på den enkelte enhet mht. at ansatte kan komme på jobb selv om de ikke kan utføre sin ordinære jobb, også uten at de er sykemeldt de 16 første dagene (arbeidsgiverperioden). Dette fordi arbeidsgiver har vurdert det som viktig at den ansatte om mulig kommer på jobb, og dermed minsker sjansen for at de blir langtidssykemeldt. Dette avtales mellom den enkelte ansatt og leder. Arbeidsgiver har formidlet at dette om mulig skal gjøres før den ansatte oppsøker lege slik at den kan ha denne informasjonen om tilretteleggingsmulighet med til legen. Arbeidsgiver ønsker her å være i forkant/forebygge mht. sykefravær. I tillegg til å se /følge opp de som er syk/borte, så er det også ønskelig for arbeidsgiver å rette fokus mot de som er på jobb og belønne nærværet. Derfor er det skissert forslag både mht. til de som er sykemeldt/syk og de som er på jobb, som er vurdert å kunne stimulere til økt nærvær. Arbeidsgiver mener ikke å stigmatisere de som er syk, men det må også tåles at det gis oppmerksomhet til de som er på jobb. Gratangen kommune har ønske om å øke nærværet og det er vurdert at forslag som fremkommer under kan ha en positiv innvirkning. AMU bes ta stilling til disse forslag, event. komme med andre tiltak som kan tenkes å stimulere til at nærværet øker. Øke antall egenmeldingsdager til 16 sammenhengende dager for ansatte og 35 dager totalt pr. år. Fra 2002 da Gratangen kommune skrev under IA-avtalen og ble IAkommune, har ansatte i Gratangen hatt ordning med å kunne benytte henholdsvis 8 dager egenmelding sammenhengende og 16 egenmeldingsdager totalt pr. år. Å utvide ordningen er tatt opp og drøftet i virksomhetsteam NAV IA og Gratangen kommune (bestående av IA-NAV Arbeidslivssenter kontaktperson Yngve Bjerkeli, NAV-leder Jorunn Bertelsen, og rådgiver personal). NAV var meget positiv til forslaget og har også tro på at dette kan være et tiltak som kan øke nærværet. Utvidelse mht. antall egenmeldingsdager for ansatte er også tatt opp i ledermøtet/opplæring med NAV IA Side 4 av 9

5 Sak 6/13 For 2012 har bruk av egenmeldinger gått ned og fraværet har økt. Det antas å være en sammenheng mellom bruk av egenmelding og sykefraværet. Dette da ansatte ved bruk av egenmelding selv må vurdere når de er frisk nok til å komme på jobb, f.eks etter 4 dagers fravær. Dette i motsetning til at en går til lege og får sykemelding og blir borte det antall dager som sykemeldingen tilsier (og legen har vurdert) selv om en kanskje var frisk nok til å gå på jobb tidligere. Det antas at dette vil bidra til å ansvarliggjøre den ansatte ytterligere mht. når en er frisk nok til å gå på jobb. Det vises til vedlagte informasjonsskriv/rutiner vedr. melding om fravær og bruk av egenmelding samt ved sykemelding pr. januar Her foreslås det et tilleggspunkt under pkt. vedr. Frist for levering av sykemelding ; Ansatte som er langtidssykemeldt (mer enn 16 dager) må gi beskjed til sin nærmeste leder minimum 3 dager i forkant dersom fortsatt sykemelding. Videre er det ønskelig med ett nytt eget punkt hvor det presiseres at arbeidsgiver vil at ansatte om mulig skal ha dialog om tilretteleggingsmulighet med sin nærmeste leder før de oppsøker lege/kommer med sykemelding. Stimuleringstiltak for det enkelte arbeidssted og for den enkelte ansatte; Det tenkes her at det settes et mål om nærvær tilpasset de enkelte enheter. De enheter som innfrir dette målet får en belønning iform av f. eks en sum penger som kan benyttes til felles sosialt samvær/tur eller noe annet som kommer alle de ansatte på enheten til nytte. Stimuleringstiltak for den enkelte for eksempel de som ikke har fravær i løpet av et år får en belønning i form av f eks 2 ekstra fridager, eller noe annet som en antar/vurderer vil stimulere den enkelte til å komme på jobb. Finansiering av tiltakene vil være ved at nærværet øker og en får reduserte utgifter til vikarutgifter ifbm. fraværet. Utgifter ifbm. fravær kan det redegjøres nærmere for i møtet. Det vises for øvrig til referatsaker hvor fravær-/nærværsoversikt for den enkelte enhet for 2012 samt 1. kvartal 2013 legges frem i møtet (unntatt off.) Det forutsettes at arbeidsgiver får drøftet overstående forslag med hovedtillitsvalgte snarest og helst før AMU-møtet. Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Oversikt nærvær (pr ) - Informasjonsskriv/rutiner vedr. melding om fravær og bruk av egenmelding samt ved sykemelding pr. januar Gratangen kommune, Yvonne Kvernmo rådgiver personal Side 5 av 9

6 Sak 7/13 VELFERDSMIDLER 2013 Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 13/590 7/13 Arbeidsmiljøutvalg Velferdsmidlene for 2012 benyttes til et motivasjons-/oppmuntringsseminar for alle ansatte med bespisning når den nye kultursalen åpner i løpet av høsten Det er avsatt velferdsmidler for 2013 med kr ,- og AMU bes ta stilling til hva midlene skal benyttes til. For 2012 var det i AMU`s møte enighet vedr. bruk av velferdsmidler 2012 som følgende: Velferdsmidlene for 2012 bør benyttes til et motivasjons-/oppmuntringsseminar for alle ansatte med bespisning når den nye kultursalen åpner dvs videreføre det som opprinnelig var bestemt for Kultursalen var som kjent ikke klar til bruk i 2012, og AMU fattet da vedtak i møte sak 14/12; Det nedsettes en hurtigarbeidende komite; Bl.a Jorunn Bertelsen fra NAV, en fra skole, en fra barnehage, 1 fra Pleie- og omsorg og 1 fra kommunehuset. Velferdsarrangement i november og etter ordinær arbeidstid. Komite tar stilling til event egenandel. Gjerne tur ut med aktivitet/overraskelser - forslag; Gammen. Dette resulterte i arrangement onsdag ved Morgans skip etter arbeidstid, og det var ca 40 deltakere. Dette var en flott mørketidsopplevelse for de som var der, men det hadde vært ønskelig at flere ansatte deltok. Bruk av velferdsmidler 2013 ble tatt opp i ledermøtet , det er kommet tilbakemelding fra hjemmetjenesten vedr. forslag til arrangement 2013, forslaget følger vedlagt. Forslaget fra hjemmetjenesten er at vi gjør som i 2011 og har arrangement på Løkta like etter arbeidstid. Retningslinjer for bruk av velferdsmidler jfr. Arbeidsgiver- og personalpolitiske retningslinjer pkt. 8 Velferd : Det skal settes av velferdsmidler i forbindelse med budsjettbehandlingen hvert år, midlene bør komme flest mulig arbeidstakere til gode gjennom tiltak som har med deres helse og trivsel å gjøre. Med velferdstiltak menes sosiale og trivselsmessige tiltak som bidrar til et godt miljø både i og utenfor arbeidstiden, uavhengig av stillingsnivå og stillingsstørrelse. Velferdstiltak kan realiseres blant annet gjennom: HMS-midler Erkjentlighetsgaver Velferdsmidler Personalforsikring Permisjonsreglement Reglement for fleksitid Velferdsmidlene disponeres av AMU (event. ADU). Side 6 av 9

7 Sak 7/13 I AMU sak 02/ ble følgende vedtak fattet: Velferdsmidlene benyttes til en felles sosial sammenkomst for alle ansatte i Gratangen kommune. Det foreslås at for 2013 benyttes midlene til det som var opprinnelig bestemt mht. velferdsmidler for 2011 og 2012; : Velferdsmidlene for 2013 bør benyttes til et motivasjons-/oppmuntringsseminar for alle ansatte med bespisning når den nye kultursalen åpner. Det forventes at kultursalen/bibliotek åpner iløpet av høsten 2013 det er nå underskrevet kontrakt ift. innredning/møbler av bibliotek/kultursal, slik at en forventer at et slikt arrangement nå er gjennomførbart. Som vedlegg til saken følger: Vedl. tilbakemelding fra hjemmetjenesten vedr. velferdsmidler og belønningssystemer ved nærvær (e-post fra enhetsleder Heidi Olsen datert ) Gratangen kommune, Yvonne Kvernmo rådgiver personal Side 7 av 9

8 Sak 8/13 REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE ORGAN, PARTSSAMMENSATTE UTVALG OG DELEGERINGER Saksbehandler: Arkiv: 044 Arkivsaksnr.: 13/399 30/13 Kommunestyre /13 Administrasjonsutvalg /13 Arbeidsmiljøutvalg Rullert reglement for Gratangen kommune for folkevalgte organ, partsammensatte utvalg og delegeringer godkjennes. Reglementet for folkevalgte organer og partsammensatte utvalg er rullert i forhold til endringer innen lovverket og politiske vedtak. Det er ellers ingen endringer. En kan merke seg at vedtekter og retningslinjer for Gratangen ungdomsråd er et forslag, og enda ikke vedtatt. Det er tatt med her, for å vise retningen, og vil bli tatt inn i dette reglementet når det er ferdigbehandlet. Det enkelte kommunestyre skal selv vurdere arbeidsdelingen politikk-administrasjon. Dette er presisert ved bestemmelse i kommuneloven 39 nr 2 som fra pålegger kommunestyret en plikt til selv å behandle delegasjonsreglementet en gang i valgperioden og senest innen 31. desember året etter at kommunestyret ble konstituert. Sist vedtatte reglement og eventuelle andre vedtak gjelder inntil nytt reglement er vedtatt. Lovgivers begrunnelse for dette er at kommunestyret skal vurdere sin rolle overfor administrasjonen og hvilke oppgaver det selv bør ha, selv om også tidligere lov ga rom for slike vurderinger. Nytt delegasjonsreglement har hatt til ambisjon å ta opp i seg tidligere vedtak om delegeringsfullmakter gitt av kommunestyret. Av praktiske hensyn er det også tatt med regler for videredelegering fra en til andre administrativt nivå, selv om det i hovedregelen tilligger en selv å foreta slik videredelegering. Det er i kommuneloven 39 nr 2 også tatt inn bestemmelse om at kommunestyret skal ta stilling til hvordan innstillingsinstituttet skal praktiseres. Loven har ingen generell regel om innstillingsrett, verken for en, ordføreren eller et politisk utvalg, men den har regler om formannskapets plikt til å gi innstilling om budsjett, økonomiplan og regnskap og om kontrollutvalgets innstillingsrett overfor kommunestyret. Ellers er det vanlig praksis at formannskapet eller faste utvalg har til oppgave å innstille i saker som skal til kommunestyret, men at en som del av saksforberedelsen også fremmer forslag til formannskapet eller annet fast politisk utvalg formulert som en innstilling. Etablert lokal praksis på dette området skal videreføres. Kommunestyret fastslår i kommunelovens 6 som øverste organ i kommunen, slik at all utøving av kommunal kompetanse i utgangspunktet skjer på kommunens vegne og politisk ansvar. Likeledes klargjør 23 ens som øverste leder for administrasjonen, også slik at delegering fra politisk nivå til administrasjonen, med få unntak, skal skje til en, ut fra prinsippet om enhetlig ledelse, klare styringslinjer og ansvarsforhold. Rådmannen avgjør da i prinsippet selv om og i hvilken utstrekning delegert myndighet skal videredelegeres internt i administrasjonen. Delegering fra politisk til administrativt nivå skal avgrenses til enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Avgrensingen opp mot saker av prinsipiell betydning var Side 8 av 9

9 Sak 8/13 for sin tid en utvidelse i forhold til tidligere lov, som bestemte at delegering til administrasjonen bare kunne skje i enkeltsaker eller typer av saker som må anses som kurante og basert på en oppfatning om at beslutningsmyndighet skulle tilligge folkevalgte organer, mens administrasjonen skulle avgrense seg til saksforberedelse og til iverksettelse betydning. Dette må løpende vurderes ut fra sakens karakter og konsekvenser. Det vil være av betydning i hvilken grad grunnlaget for en avgjørelse kan anses klarlagt gjennom politiske vedtak, instrukser eller tidligere praksis. Begrepet må også oppfattes slik at den som har fått delegert myndighet, har plikt til å gå tilbake til det delegerende organ dersom en enkeltsak likevel kan anses å ha prinsipiell betydning. Det er ikke adgang til å delegere generell avgjørelsesmyndighet til administrasjonen i saker som etter sin art må anses å være av prinsipiell betydning. Delegasjonsreglementet betyr i seg selv ikke vesentlige endringer i arbeidsdelingen politikkadministrasjon. For å høyne presisjonsnivået på lokal praksis innenfor rammen av delegert myndighet, angis likevel mer konkret enn tidligere regler og rammer for delegering med koblinger til lovverket. Denne innretningen må også ses mot at ulike tilsynsorganer i økende grad etterlyser konkrete fullmakter. Reglementet er derfor forankret i 43 ulike lover med delegering av fullmakter fra kommunestyret til politisk nivå og videre til en. For aktuelle lover vises det til nevnte lovoversikt, videre til opplisting av lover og forskrifter til at fullstendige lover kan lastes ned fra Delegering fra kommunestyret til andre politiske utvalg bygger på gjeldende lokale utvalgstruktur. Delegasjonsreglementet tar på noen områder høyde for mulige framtidige endringer; for eksempel ved gjennomgående å gi fullmakter koblet til de enhver tid gjeldende forskrifter og endringer i lov, punkt 9,1 etter forsøksloven og punkt 30.1 etter privatskoleloven. Bestemmelsene tas ikke med her for en drøfting av private barnehager og skoler (eller ikke), men av hensyn til en praktisk tillemping av reglementet ut fra eventuelle endringer som måtte komme ved senere høve. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Forslag/rullert Reglement for folkevalgte organ, partsammensatte utvalg og delegeringer. Gratangen kommune, Side 9 av 9