MØTEINNKALLING. Tillegg SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 20/09 09/467 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV SELSKAPSKONTROLL FOR ALSTAHAUG KOMMUNE

Transkript

1 Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: Eventuelt forfall meldes snarest. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING Tillegg SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 20/09 09/467 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV SELSKAPSKONTROLL FOR ALSTAHAUG KOMMUNE 21/09 09/468 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONS- PROSJEKTER 22/09 09/498 LOVLIGHETSKONTROLL AV VEDTAK I KOMMUNESTYRESAK 12/09 Vedlegg til sak 6/09 Sakspapirene er sendt medlemmer og varamedlemmer pr. mail. Saksframleggene vil bli utdelt i møtet. Sakspapirene er i tillegg lagt ut på Austbø Samvirkelag, bibliotekene på Tjøtta, Søvik og Sandnessjøen, samt på Sandnessjøen, Stig Sørra ordfører

2 Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 20/09 Kommunestyret Saksbehandler: Kontrollutvalget v/terje Hanssen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 09/467 Arkivnr.: 037 SAK: PLAN FOR GJENNOMFØRING AV SELSKAPSKONTROLL FOR ALSTAHAUG KOMMUNE I II Saksdokumenter (vedlagt): Plan for gjennomføring av selskapskontroll for Alstahaug kommune Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) PLAN FOR GJENNOMFØRING AV SELSKAPSKONTROLL ALSTAHAUG KOMMUNE Sekretariatskontoret for kontrollutvalgene har i henhold til Kommunelovens 77,5 ledd samt Kontrollutvalgsforskriftens utarbeidet et forslag til plan for selskapskontroll for Alstahaug kommune for perioden Selskapskontroll skal sikre at det føres demokratisk kontroll med forvaltningen av Alstahaug kommunes eierinteresser i selskaper m.v. Målsetningen vil også være å gi kommunestyret et bedre grunnlag til å fatte vedtak, eventuelt endre eller evaluere tidligere vedtak. Retningslinjene for selskapskontroll gjelder alle selskap hvor Alstahaug kommune har eierinteresser og har oppnevnt medlem(mer) i ett eller flere av selskapets styrende organer. Plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal fremlegges for kommunestyret til vedtak. Kontrollutvalget kan gis myndighet til å foreta endringer i vedtatt plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget kan videre gis myndighet til å fastsette antallet og omfanget av selskapskontrollen, herunder å avgjøre hvorvidt selskapskontroll også skal omfatte 2

3 Sak 20/09 forvaltningsrevisjon i det enkelte selskap. Kontrollutvalgets innsynsrett. Følgende dokumenter og opplysninger skal fremlegges for kontrollutvalget eller den denne bemyndiger: 1. Stiftelsesdokumenter 2. Vedtekter og vedtektsendringer 3. Eventuelle avtaler mellom deltagerne og mellom deltagerne og selskap 4. Selskapets årsregnskap og styrets årsberetning 5. Revisors revisjonsberetning 6. Årlig beretning fra utøver av den kommunale eierinteresse: a. Rapport om myndighetsutøvelsen b. Opplysninger som kan ha betydning for bedømmelsen av selskapets økonomiske situasjon, og som kan avgis uten at det kommer i konflikt selskapslovgivningen Følgende dokumenter skal i tillegg fremlegges for de selskaper som omtalt i KL Møteinnkallinger og protokoller fra generalforsamling/representanskap 2. Møteinnkallinger og protokoller fra styremøter 3. Nummererte brev fra revisor 4. Andre dokumenter som kan ha betydning for vurderingen av selskapet Kontrollutvalget kan på eget initiativ og uten hinder av ovenstående, be om enhver opplysning og iverksette de undersøkelser som kontrollutvalget finner nødvendig i de selskaper som omtales i k.l. 80. Taushetsplikt. Alle opplysninger som avgis i forbindelse med selskapskontroll kommer inn under kontrollutvalgets taushetsplikt. Rapportering. Resultatene av selskapskontrollen skal rapporteres årlig til kommunestyret. Forhold av særlig betydning for kommunestyret skal dog rapporteres omgående. Et selskap som er omfattet av selskapskontroll, og den som utøver Alstahaug kommunes eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. KONTROLLUTVALGET BEHANDLET SAKEN I MØTE , SAKSNR 1/2009. Enst. vedtak : 1. Kommunestyret godkjenner forslaget til plan for selskapskontroll for Alstahaug kommune Side 3 av 9

4 Sak 20/09 2. Kontrollutvalget delegeres følgende fullmakter : - - definere omfang av, og innhold i selskapskontrollene - - foreta endringer i planen i planperioden - - fatte avgjørelse om hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 3. Forhold av særlig betydning for kommunestyret skal rapporteres omgående. Kontrollutvalgets innstilling: 1 Kommunestyret godkjenner forslaget til plan for selskapskontroll for Alstahaug kommune Kontrollutvalget delegeres følgende fullmakter : - - definere omfang av, og innhold i selskapskontrollene - - foreta endringer i planen i planperioden - - fatte avgjørelse om hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 3. Forhold av særlig betydning for kommunestyret skal rapporteres omgående. Side 4 av 9

5 Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 21/09 Kommunestyret Saksbehandler: Kontrollutvalget v/terje Hanssen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 09/468 Arkivnr.: 040 SAK: PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONS- PROSJEKTER I II Saksdokumenter (vedlagt): Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON ALSTAHAUG KOMMUNE I henhold til kontrollutvalgsforskriftens 10 skal det minst en gang i valgperioden etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret, som også kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen er basert ut fra en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger og med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på ulike sektorer og virksomheter. Vedlagt utsendes så vel Planen for forvaltningsrevisjon for Alstahaug kommune. Etter kontrollutvalgets behandling med vedtakelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter, vil planen bli oversendt kommunestyret til endelig behandling. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget den videre oppfølging av planen, samt foreta endringer i planperioden. 5

6 Sak 21/09 KONTROLLUTVALGET BEHANDLET SAKEN I MØTE , SAKSNR2/2009. Enst. vedtak : 1. Kommunestyret i Alstahaug godkjenner forslaget til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon , med følgende prosjekt : A/. Oppfølging av tidligere prosjekt : Henvendelser til kommunen. j.fr. planens pkt 4.5. Innunder dette prosjektet legges også rutiner ved behandling av klagesaker B/. Alstahaug kommune som I.A. bedrift. j.fr planens pkt 4.6. C/. Måloppnåelse en undersøkelse av regelverket for bruk av offentlige anskaffelser i Alstahaug kommune, j.fr planens pkt Kontrollutvalget får fullmakt til å revidere planen årlig og eventuelt omprioritere eller tilføre nye prosjekter. 3. Endringer i planen blir sendt kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets innstilling: 1 Kommunestyret i Alstahaug godkjenner forslaget til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon , med følgende prosjekt : A/. Oppfølging av tidligere prosjekt : Henvendelser til kommunen. j.fr. planens pkt 4.5. Innunder dette prosjektet legges også rutiner ved behandling av klagesaker B/. Alstahaug kommune som I.A. bedrift. j.fr planens pkt 4.6. C/. Måloppnåelse en undersøkelse av regelverket for bruk av offentlige anskaffelser i Alstahaug kommune, j.fr planens pkt Kontrollutvalget får fullmakt til å revidere planen årlig og eventuelt omprioritere eller tilføre nye prosjekter. 3 Endringer i planen blir sendt kommunestyret til orientering. Side 6 av 9

7 Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 12/09 Kommunestyret /09 Kommunestyret Saksbehandler: Grethe Tønder Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans):kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 09/498 Arkivnr.: 040 D23 SAK: LOVLIGHETSKONTROLL AV VEDTAK I KOMMUNESTYRESAK 12/09 I Saksdokumenter (vedlagt): Brev (mail) datert oversendt kommunestyrets medlemmer og vara m/vedlegg: Skriv undertegnet av 11 kommunestyrerepresentanter, datert Brev fra Torstein Botn AS vedr. badeanlegg i Sandnessjøen, datert K-sak 12/09 m/saksprotokoll Krav om lovlighetskontroll, datert II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Ordføreren i Alstahaug mottok krav, datert , underskrevet av 11 kommunestyrerepresentanter ( 1/3 av kommunestyrets faste representanter)om å sette sak vedr. behandling av Torstein Botn AS sitt brev, datert ang. realisering av badeanlegg i Sandnessjøen, på dagsorden i kommunestyremøte Brev fra Torstein Botn AS, datert og krav fra 11 kommunestyrerepresentanter, datert , ble oversendt kommunestyrets representanter pr. mail I møtet ble saken etter forslag fra ordfører enstemmig satt på sakskartet og fikk saksnr. 12/09 Etter forslag fra ordføreren ble flg. vedtak fattet med 24 mot 7 stemmer. 7

8 Sak 22/09 Kommunestyret takker for tilbudet fra Torstein Botn AS. Da kommunestyret har vedtatt realisering av folkebad i sentrum i tilknytning til kultur/badeanlegg takker kommunestyret nei til tilbudet. Alstahaug kommune v/ordfører har i ettertid mottatt krav om lovlighetskontroll på vedtak truffet i kommunestyresak 12/09 datert Brevet følger saken som vedlegg. I brevet ( krav om lovlighetskontroll) er henvist til div. i kommuneloven. Disse refereres: 32. Møte i folkevalgte organer skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, kommunestyret, og ellers når organets leder finner det påkrevet eller minst 1/3 av medlemmene krever det. I kommentarene til 32 heter det: Retten for et mindretall til å kreve innkalt til møte vil normalt bli benyttet bare unntaksvis, men kan i gitte situasjoner fungere som et inntak for politisk kontroll av administrasjonen, utvalgsledelse eller ordfører eller som et middel for mindretallet til å få satt spørsmål på den politiske dagsorden Lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte. Innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges frem for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt.. Fra kommuneloven, om lovlighetskontroll 59 siteres: 1. Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan sammen bringe avgjørelse truffet av folkevalgt organ eller den kommunale administrasjon inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet Krav om lovlighetskontroll framsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelse. Hvis dette opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til departementet. 3. Det organet som har truffet avgjørelsen, kommunalt organ overordnet dette, eller departementet, kan beslutte at avgjørelsen ikke skal iverksettes før lovlighetsklagen er avgjort. Det vises spesielt til kommunelovens 59 pkt. 2. Av dette følger at kommunestyret må ta stilling til de spørsmål som reises i krav om lovlighetskontroll og om de opprettholder vedtak i sak 12/09. VI Administrasjonssjefens innstilling: Saken legges frem uten innstilling Side 8 av 9

9 Sak 22/09 Sandnessjøen den Edith Holand administrasjonssjef Side 9 av 9