Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget den 13. mars Anne-Grethe Grinnhaug (vara for Jan Aasen)

Transkript

1 Til stede på møtet: Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget den 13. mars 200 Arbeidsgiverrepresentanter Representant AHS/ASV Kjell Ivar Iversen Fellesadministrasjonen/SELL Iben Kardel Personaldirektør Anne-Grethe Grinnhaug (vara for Jan Aasen) Høgskoledirektør Jostein Skurdal Arbeidstakerrepresentanter Representant Fellesadministrasjonen/SELL Nestleder Håkon Solberg Hovedverneombud Marit Elvsås (vara for Lars B. Mythen) Øvrige varamedlemmer Per Eriksson verneombudene Kadaffi Nasir Saksliste: Sak 24 / 0 Sak 25 / 0 Sak 26 / 0 Godkjenning av innkalling og saksliste ble godkjent Referat fra møte den 7. februar 200 ble godkjent Orienteringssaker Det vil bli muntlig orientert om følgende saker: a) Status i oppfølgingen av rapport fra Arbeidstilsynet. Det ble orientert om status i saken, at klagen fortsatt er til behandling i Arbeidstilsynet. b) Status HMS-system Høringsfristen er forlenget til 31. mars og NAV Arbeidslivssenter og BHT er invitert til å komme med innspill på systemet. c) Status ombygginger plan 1 og status i arbeidet med innvendig arealplan Prosjektleder Tommy Pedersen fra Statsbygg informerte om status i planer og fremdrift. d) Status i arbeidet med teknisk plattformskifte DNF og TVF Saken ble tatt til etterretning. e) Status i arbeidet med Arbeidsmiljødagen Det ble orientert om at det er opprettet en komitè som består av Håkon Solberg (VO), Marit Finstad (BHT), Iben Kardel (leder) og Anne-Grethe Grinnhaug (personal). Det kom forslag om at den foreslåtte datoen for Arbeidsmiljødagen den 24. april flyttes grunnet annen seminarvirksomhet Side 1

2 Sak 27 / 0 Sak 2 / 0 ved HiL. Det er ønskelig at Arbeidsmiljødagen flyttes til medio september og at det informeres i god tid i forveien. Personal finner nytt tidspunkt og informerer AMU. f) Ekstra møte i AMU den 24. april 200 kl Personal vurderer om møtet kan flyttes til et tidligere tidspunkt grunnet annen seminarvirksomhet ved HiL. Faglig organisering Direktør informerte om bakgrunn, mål, tidsplan og involvering. Følgende vedtak ble gjort: Høringsutkastet legges frem for hovedtillitsvalgte og HVO i april og AMU behandler saken videre i møtet den 24. april. Avdelingenes handlingsplaner Vedtak: Det nedsettes en komité som består av Økonomi, personal- og driftsdirektør og AMU-leder. Komiteen gjennomgår avd. handlingsplaner og utarbeider en uttalelse til AMU. Sak 29 / 0 AMU s aktivitetsplan og prioriterte områder i 200 Vedtak: Personalenheten i samarbeid HVO utarbeider forslag til Aktivitetsplan 200 som behandles i neste AMU-møte. Det anbefales at aktivitetsplan og temaer for møteplan koordineres/ses i sammenheng med hverandre. Sak 30 / 0 Status og videre oppfølging av vernerundene Personalenheten informerte kort om at alle (10) enheter nå har gjennomført vernerunder og 6 av enhetene har oversendt rapporter/handlingsplaner om forbedringspunkter til PØD (som har en koordinerende rolle overfor andre involverte). Gjenstående enheter vil oversende sine rapporter/handlingsplaner om kort tid. Vedtak: AMU tar saken til orientering. Det vises for øvrig til sak 07/0. Sak 31 / 0 Innføring av bestillingssystem Vedtak: AMU tar saken til orientering og ber om at saken tas opp igjen på neste møte. AMU understreker at det i innføringsfasen må sikres god involvering av de berørte brukerne av systemet, og at det utarbeides et opplegg for opplæring og tilrettelegging for bruken av systemet. Sak 32 / 0 Årsrapport for 2007 Vedtak: AMU tar saken til orientering og ber om at årsrapport for AMU og HMSrapport for 2007 framlegges på neste møte. Sak 33 / 0 Eventuelt a. Arbeidsgiver orienterer AMU om at HiL har mottatt klage Side 2

3 fra studenter vedr. røyking som foregår ved inngangsdørene. Klagen er registrert og AMU viser til plan for arbeidet med røykesoner. b. AMU er høringspart i forbindelse med arbeidet med nytt HMS-system. Ny høringsfrist er satt til 31. mars. I den forbindelse besluttet AMU at AMU`s leder utarbeider og oversender en høringsuttalelse på vegne av utvalget. Leder innhenter innspill fra AMU`s medlemmer etter behov. Med vennlig hilsen Personalseksjonen Anne-Grethe Grinnhaug Sekretær Side 3

4 Vedlegg nr 2 Notat 15. april 0 Jostein Skurdal S-sak 22/0: Faglig organisering videre prosess Forslag til vedtak: Styret ber om at forslaget til faglig organisering blir sendt på høring og at rektor oppnevner et utvalg som utreder organisering av film- og fjernsynsstudiene. Bakgrunn Viser til ssak 5/0 Faglig organisering ved høgskolen hvor styret vedtok følgende: 1. Styret ser behovet for å vurdere den faglige organiseringen ved høgskolen og ber om at det blir igangsatt et arbeid for å gjennomgå faglig organisering. 2. Styret legger vekt på at det gjennomføres en prosess som sikrer medvirkning og forankring. 3. Styret ber om en tilbakemelding om arbeidet på styremøtet i april. Prosess På plenumsmøte 4. mars, ble det orientert om prosessen med faglig organisering og informert om at det vil bli utarbeidet et utkast til faglig organisering som ville bli sendt på høring etter styremøtet i april. HiL-nytt Det er informert generelt om prosessen i flere nummer og litt mer utdypende i nr 5/07. Tillitsvalgte og hovedvernombud ble orientert om arbeidet i møtene 27. februar og 2. april. Prosessen og et foreløpig saksframlegg ble drøftet med de tillitsvalgte 11. april. Det ble også forhandlet ny omstillingsavtale. Avtalen ligger vedlagt. Av avtalen framgår det at det ikke skal skje nedbemanning som følge av en eventuell endret faglig organisering. Personalmøter Det er gjennomført to seminarer med ASV og AHS for å diskutere faglig organisering med studieleder og avdelingsledelse Et utvalg med representanter fra TVF og DNF har gjennomført fire møter og drøftet ulike alternativer. De har ikke kommet fram til et konkret forslag til organisering, men anbefaler videre arbeid og at det nedsettes et utvalg som også har eksterne representanter (se vedlegg). Rektoratet har gjennomført møter med ansatte ved TVF (. april), AHS (10. april) og DNF (11. april) for å orientere og få innspill til faglig organisering ved HiL. Målsetting med møtene var å orientere om status i prosessen, fortelle om arbeidet i utvalget fra DNF og TVF og invitere til drøfting og dialog om målsetting for en revidert faglig organisering. Den 11. april ble det også gjennomført møte med studielederne i de berørte studiemiljøene ved AHS, ASV og TVF Side 4

5 Ledergruppa har diskutert saken i møte 3. mars og 14. april. I etatsstyringsmøtet med Kunnskapsdepartementet ba vi om synspunkter på en eventuell sammenslåing av film og fjernsyn i en avdeling, og tilbakemeldingen fra KD var at de såg dette som en intern sak ved høgskolen. Videre understreket KD betydningen av at det gode samarbeidet med bransjen var viktig å ivareta og at det var behov for å styrke samarbeidet med kunsthøgskolene. Videre prosess Det er utarbeidet et forslag til videre prosess (vedlagt). I prosessen er det forutsatt at før en går inn og utreder viktige spørsmål videre er det nødvendig at styret tar stilling den overordna organiseringen. Når det gjelder den videre prosess er det lagt opp til at ny organisering skal være på plass fra Det kan være behov for å justere tidsplanen underveis. Det er først når den faglige strukturen er avklart at det kan settes inn mer innsats i forhold til den administrative organiseringen. Her er det flere viktige spørsmål som må vurderes og utredes nærmere. Det er viktig at det også i forhold til administrativ organisering framkommer momenter som kan bidra til å få gode mandater for de gruppene som skal arbeide med dette. Høringsutkast Det er laget et forslag til ny faglig organisering for høgskolen (vedlagt). Avdelingsstrukturen i dette forslaget bygger opp omkring følgende faglige profiler for høgskolen; helse- og sosialfag, samfunnsvitenskap, administrasjons- og reiselivsfag og film og fjernsyn. Når det gjelder film og fjernsyn, har denne prosessen startet senere enn for de to øvrige avdelinger og her vil det måtte foretas ytterligere sonderinger før organisasjonskartet utformes, jf. vedlegg 3. Det foreslås derfor at rektor får i fullmakt å oppnevne et utvalg som skal vurdere organiseringen av film- og fjernsynstudiene. For å samkjøre dette med styrets møteplan og den øvrige framdriften når det gjelder faglig organisering får utvalget frist til 10. september. Forslaget skal styrke høgskolen strategisk, og bygge opp om sterke og robuste studiemiljøer som får et godt grunnlag for videre utvikling. Forslaget er også for å være best mulig rustet til den videre prosess med Prosjekt Innlandsuniversitetet (vedlagt er en oversikt over organiseringen ved Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Hedmark). Gjennom høringen er målet å fram de ulike synspunktene i organisasjonen i forhold til å utarbeide et endelig forslag til møtet i juni, og på den måten også sikre styret et godt grunnlag for å behandle saken. Det er selvsagt viktig at prosessen gjennomføres på en slik måte at det tjener hele organisasjonen og styrker den. For å sikre en god implementering er det derfor viktig å ha en prosess som sikrer at avdelingsadministrasjonen er på plass ved implementering. Siden de ulike prosesser er vevd inn i hverandre er det derfor viktig med prosesser som kommer i havn noenlunde på samme tidspunkt, samtidig som det er satt av tilstrekkelig tid til å gjennomføre gode prosesser. Konsekvensvurderinger Ut fra de tilbakemeldinger som kommer i høringsprosessen vil det bli utarbeidet konsekvensvurdering i forhold til noen viktige tema slik som økonomi, arbeidsdeling (mellom avdelinger og i forhold til fellesadministrasjonen) og kompetanse Side 5

6 Høgskoledirektørens vurdering og anbefaling Gjennom høringen vil styret få fram synspunkter om faglig organisering ved høgskolen. Fra ulike hold er det framkommet ønsker om endringer i organisasjon slik det også ble redegjort for i møtet i februar. I perioden fra februar er det gjennomført møter med fagmiljøene, de tillitsvalgte og vernetjenesten og i ledelsen. Det er også gjennomført drøfting i forhold til prosess. Rektoratet har aktivt arbeidet for å få fram den beste måten å organisere den faglige virksomheten ved høgskolen og har i prosessen fått mange nyttige innspill og synspunkter som danner grunnlag for den foreslåtte løsningen i høringsutkastet. Jeg anbefaler at forslaget til faglig organisering sendes på høring for å sikre god medvirkning og innspill til det videre arbeid. Det forslås å nedsette et utvalg for å vurdere organisering av film- og fjernsynsutdanningen med frist 10. september. Gjennom en slik prosess bør styret få et godt grunnlag for å ta sin beslutning om faglig organisering. Jostein Skurdal Direktør Vedlegg 1. Forslag til videre prosess 2. Høringsutkast Faglig organisering fra 1. januar Fagmiljøenes (DNF/TVF) tilbakemelding til høgskolens ledelse i spørsmålet om en mulig felles organisering av fagmiljøene. 4. Faglig organisering ved Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Hedmark 5. Plan for styrets behandling av faglig organisering 6. Omstillingsavtale Side 6

7 Vedlegg 2-1 Forslag til videre prosess Arbeidet med faglig organisering er en prosess hvor det er styret som tar beslutning. I dette arbeidet er innspill og medvirkning fra organisasjonen og de tillitsvalgte, samt vernetjenesten viktige elementer, sammen med innspill fra avdelinger og enheter. Prosessen legges opp slik at det er rom for både å fremme synspunkter og gi innspill til forslag til organisering. Det er direktør som har ansvar for å fremme saken overfor styret med forslag til innstilling. Målet i prosessen er å få til nødvendige avklaringer slik at ny faglig organisering kan implementeres fra I forhold til tidsplanen er prosessen med tilsetting av dekaner krevende. Selv med beslutning i juni, og umiddelbar utlysning vil det være vanskelig å få til dette. Tilsetting skjer i styret, og kan tidligst skje i slutten av september eller i oktober. Dette må eventuelt løses gjennom konstitueringer. Hensynet til medvirkning og forankring må balanseres mot behovet for å få raske avklaringer for å hindre unødig uro i organisasjonen. Videre er det viktig at det blir gjennomført en høring i forhold til modell for faglig organisering. Høringen må gjennomføres før styremøtet i juni. Ut fra disse hensynene legges det opp til følgende prosess: Faglig organisering - tidsplan Arb.grupper (UF-org) ASV/AHS DNF/TVF Informasjon (ansattes sider, HiL nytt, plenumsmøter, avdelingsmøter Høring Drøftingsmøte -Info. -Prosess Plenumsmøte Plenumsmøte Drøftingsmøte -Høringsnotat - Omst-avtale. - Prosess Styremøte -Orienterin g - Skisse til høring Drøftingsmøte -Styresak besl. organisering Styremøte - Beslutning faglig org - Utlysning dekan Drøftingsmøte - Videre prosess Styremøte -Tilsetting dekan -intern organisering Drøftingsmøter mv. fastsettes ifm.videre prosess Styremøte - Implementering - Bemanning - Lokalisering - Arb.deling t/a tjenester Arb.grupper adm (Pers/øk, Studadm, teknisk org.) Tillitsvalgte og vernetjenesten De tillitsvalgte og vernetjenesten (hovedvernombud) deltar på månedlige møter og saken tas opp fortløpende der. Det gjennomføres drøftingsmøte når det er avklart et forslag til prosess i først omgang og deretter forslag til organisering. Drøftingsmøtene er satt til 23. april og Side 7

8 mai. Det er fremforhandlet ny omstillingsavtalen som ivaretar bla. partsforhold (herunder arbeidsgiverrollen sentralt og på avdeling, hovedtillitsvalgtes rolle, andre berører organisasjoners rolle, vernetjenestens rolle), informasjonsrutiner/-prosedyrer og henvisning til prosedyrer, retningslinjer for personalomstilling. De tillitsvalgte gis anledning til å oppnevne representanter til arbeidsutvalgene og vil bli holdt orientert i prosessen. Høring Det vil bli gjennomført en høring av et forslag til faglig organisering. Denne vil bli gjennomført før sakspapirene går ut til styremøtet i juni, dvs 3. juni. Høringsfristen bør være minst 3-4 uker og høringsforslaget blir derfor sendt ut så raskt som mulig etter styremøtet. Administrasjonens forslag vil bli lagt fram for de tillitsvalgte før det sendes til styret. Ledergruppa Saken vil bli diskutert i ledergruppa for å få inn synspunkter. Det gjennomføres ledermøter minst to ganger pr måned. Informasjon Plenumsmøte 29. april: Ledelsen vil orientere om arbeidet på disse møtene og invitere til å komme med synspunkt. HiL-nytt: Ledelsen vil fortløpende orientere om arbeidet og prosessen til alle ansatte gjennom HiL-nytt. HiL-nytt utgis annen hver fredag. Informasjon og dokumenter vil bli samlet og gjort tilgjengelig for alle ansatte. Rektoratet vil gjennomføre møter med de berørte fagmiljøene i slutten av mai for å orientere om det videre arbeidet og få synspunkter. Utvalg for å vurdere organisering av film- og fjernsynsutdanningene I tråd med anbefalingen fra utvalget som arbeidet med dette (jf vedlegg 3) foreslås det at rektor får fullmakt til å nedsette et utvalg som skal utrede dette nærmere. Utvalget skal forslagsvis være representert ved begge fagmiljøer og med to eksterne representanter, en fra film- og en fra fjernsynsmiljøet. Fristen for utvalget settes til 10. september og mandat utformes i samråd med avdelingenes dekaner. Prosesser i avdelingene og mellom avdelingene Rektoratet følger opp den videre prosess ved avdelingene sammen med dekanene. Når faglig organisering er vedtatt settes det ned to arbeidsgrupper for å vurdere spørsmål knyttet til avdelingsadministrasjonen. Den ene gruppen fokuserer på personal og økonomi, og den andre på studieadministrasjon. I personal og økonomigruppen deltar kontorsjefene, ansatte i avdelingsadministrasjonen og fra personal-, økonomi- og driftsenheten. I studieadm Side

9 gruppa deltar dekanene, ansatte i avdelingsadministrasjonen og fra studieadministrasjonen. Det bør ikke være mer enn 5-6 deltagere i gruppene. De tillitsvalgte kan oppnevne en representant til hver gruppe. Gruppene skal fokusere både på organisering og oppgaver for å få en effektiv avdelingsadministrasjon som bygger opp om avdelingens mål og sikrer effektiv ressursutnyttelse. I tillegg bør spørsmål knyttet til arbeidsdeling mellom avdelingsadministrasjonen og fellesadministrasjonen vektlegges. Viktig å sikre effektiv ressursutnyttelse, god arbeidsflyt og kompetanse. Det er også viktig å etablere gode systemer som sikrer samhandling mellom avdelingene og mellom avdelingene og fellesadministrasjonen. God arbeidsflyt uten dobbeltarbeid vil være både ressurseffektivt og bidra til et positivt arbeidsmiljø. Denne prosessen forutsettes å gå over en lengre periode siden beslutningen om faglig organisering ikke er avhengig av dette. Målet er å få på plass et grunnlag for å få dimensjonert og organisert avdelingsadministrasjonene til når den nye faglige organiseringen skal implementeres. Forslagene og anbefalingene fra gruppene ønskes derfor pr 1. november 200. Det foreslås også å sette sammen en gruppe med teknisk ansatte ved de to avdelingene for å fremme forslag til organisering etter at faglig organisering er besluttet. Det er i gang et større arbeid i forhold til anskaffelse av utstyr og dette må vurderes inn som en del av arbeidet. Samarbeidet må styrkes uavhengig av faglig organisering i forhold til å sikre en effektiv drift og en styrket faglig kompetanse og arbeidsdeling. Gruppa får frist til 1. november med å legge fram sine forslag og anbefalinger Side 9

10 Vedlegg 2-2 Til Avdelinger og enheter Utvalg og råd Tillitsvalgte Verneombud Studentene Høringsutkast Faglig organisering fra 1. januar 2009 Styret skal behandle saken om faglig organisering i sitt møte 10. juni. For å sikre et best mulig grunnlag for behandlingen er det lagt opp til en bred intern høring hvor det er mulig å fremme synspunkter i forhold til framtidig faglig organisering. Høgskolen består i dag av fire fagavdelinger: Avdeling for helse- og sosialfag (AHS, Avdeling for samfunnsfag (ASV), Den norske Filmskolen (DNF), Avdeling for TV-utdanning og filmvitenskap (TVF). Hver avdeling ledes av en dekan. Høgskolens fagportefølje består både av disiplinfag (akademiske fag), profesjonsfag (yrkesrettede fag) og kunstneriske fag. ASV har det største innslaget av disiplinfag, men det er også utviklet disiplinfag ved AHS og TVF. Profesjonsfagene er i hovedsak ved AHS, mens DNF og TVF har en fagportefølje av kunstneriske fag. AHS har i dag også disiplinfag (juss og psykologi), ASV har yrkesrettede fag (reiseliv, øk.adm og organisasjon og ledelse) og TVF har disiplinfag (kulturprosjektledelse, kunsthistorie, film- og fjernsynsvitenskap). Ledelsen har argumentert for at forslaget til ny organisering er et strategisk valg for høgskolen, og en ny organisering skal ivareta: - universitetsambisjonene - å styrke Lillehammer Campus - strategisk ledelse og utvikling - den faglige utvikling og samarbeid - god personaloppfølging og økonomistyring - intern informasjon og kommunikasjon - sterke studiemiljøer, og god og effektiv drift av studier - sammenheng i 5-årige studieløp - kvalitetsarbeid og rapportering - kontakt med samfunns- og næringsliv - styrke eksternt finansiert virksomhet Gjennom en ny organisering er det mulig å få enheter som har sterkere intern faglig identitet, som har et faglig innhold og sammenheng som er lettere å formidle og profilere i forhold til studenter og dermed i forhold til studentrekruttering, i tilsettingsprosesser for UF-ansatte og i forhold til samfunns- og næringsliv. Det antas å være enklere å få til et godt samspill med nærings- og samfunnsliv jo tydeligere profil et studiemiljø har. Det er ved oversendelse 11. april d.å. fra utvalget som vurderer høgskolens rolle som regional utviklingsaktør, presentert en et underveisprodukt. I dette foreslås det at HiL bør vurdere hvilke organisasjonsmessige grep som må gjøres ved oppfølgning av utvalgets anbefalinger. Jeg mener nærværende forslag Side 10

11 tar hensyn til utvalgets anbefalinger ved å vektlegge tydeliggjøring av studiemiljø og profil i samsvar med regionale og nasjonale satsningsområder. Ved en eventuell ny organisering vil det dessuten gis mulighet til å styrke sammenhengen i 5- årige studieløp og bygge opp om en sterkere organisering knyttet til studiemiljøer. Målet med en ny organisering er at avdelingenes størrelse og fagsammensetning må være slik at de legger til rette for god drift av studier, god fagutvikling og forskning, samt tydelig ansvar for kvalitetssikring og representasjon for studiet internt og eksternt. Samtidig må også personaloppfølgning og økonomistyring være forankret på en klar og tydelig måte. Avdelingene er i dag resultatenheter. Det forutsetter at avdelingene har rutiner som sikrer at midlene forvaltes på en forsvarlig måte, og at det er god intern forståelse og oppslutning om budsjettprosesser og økonomioppfølging. Avdelingene må tilpasse utgifter til inntekter, og samtidig bruke ressursene på en slik måte at målene i strategisk plan blir oppfylt. Det er dessuten viktig å få til en naturlig utvikling i studieprogresjon og sammensetning fra årsstudier via bachelor- og masterstudier til PhD. Som et ledd i å øke kvaliteten og fullføringen i høgre utdanning har departementet signalisert at de vil vurdere å innføre kandidater, det vil si antall studenter som avslutter en grad, som en egen indikator i undervisningskomponenten. Departementet ønsker gjennom tiltaket å fremme økt kvalitet i utdanningen ved å oppmuntre til å prioritere å utvikle helhetlige, integrerte studieløp med emner som bygger på hverandre. Vi opplever at dagens organisering ikke oppfyller disse målsetningene og mener at en ny organisering vil være mer hensiktsmessig. Det er derfor viktig at vi tilrettelegger gode rammer for Bachelor- og Masterutdanninger. Det er imidlertid viktig å understreke at vi ikke er av den oppfatning at ny organisering alene vil løse disse utfordringene, men at det vil gi et bedre grunnlag for dette. Særlig vil utfordringene knyttet til strategisk ledelse og utvikling, personaloppfølging, økonomistyring og kommunikasjon forutsette et aktivt arbeid med organisasjons- og lederutvikling. Målet er en organisasjon om tydeliggjør ansvar på alle nivå (spesielt i lederposisjonene). Vi må ha en organisasjon som ivaretar god informasjon og kommunikasjon både oppover og på tvers, som legger til rette for enhetlig administrasjon, god rapporteringsstruktur, likeartede rutiner og god implementering av vedtak om tas. For å få robuste studiemiljø trengs det et godt organisatorisk grep som sikrer at miljøene kan legge til rette for god studiekvalitet og utvikling av utdanningstilbudene. Studiemiljøene må dessuten være av en slik størrelse at NOKUTs krav til akkreditering blir innfridd. Etter NOKUTs krav skal det være et stabilt fagmiljø knyttet til studiene. Størrelsen på studiemiljøet skal være tilpasset undervisnings- og veiledningsbehovet for studiet, samt den forskning og det faglige eller kunstneriske utviklingsarbeidet som skal utføres. Høgskolen har en sammensatt studieportefølje og det finnes ikke noen riktig måte og organisere disse i avdelinger på. Det er derfor viktig at vi nå får fram et robust alternativ som kan fungere selv om det i ettertid vil kunne være endringer i avdelingstilknytning for enkelte studiemiljøer. Når det gjelder den interne organisering ved den enkelte avdeling er dette en prosess som de nye avdelingene med dekan og avdelingsstyre har hovedansvar for, men hvor det er krav til en organisering som gir en mer helhetlig oppfølging av de ansatte. Gjennom prosessen er det vurdert ulike faglige sammensetninger og i det følgende presenteres et alternativ til dagens organisering, for å styrke den faglige profil og utvikling ved høgskolen Side 11

12 Avdeling Organisering av DNF og TVF og fjernsyn utredes nærmere Avdeling helse og sosialfag Avdeling for samfunnsvitenskap Avdeling for administrasjons- og reiselivsfag Studietilbud Bachelor i - barnevern - vernepleie - sosialt arbeid Master i helse og sosialfaglig arbeid med barn og unge Master i velferdsforvaltning- Årsstudium i - idrett - sosiologi - pedagogikk - psykologi - kunsthistorie - samtidshistorie og internasjonale studier - film- og fjernsynsvitenskap Bachelor i - idrett - sosiologi - psykologi - pedagogikk - samtidshistorie - internasjonale studier - film- og fjernsynsvitenskap Master i - pedagogikk - spesialpedagogikk - film- og fjernsynsvitenskap Årsstudium i - reiseliv - kulturprosjektledelse - øk. adm. - juss Bachelor i - reiseliv - opplevelses- og attraksjonsutvikling - kulturprosjektledelse - øk. adm. - organisasjon og ledelse - juss Master i - Public Administration (bredde/dybde) - Innovasjon og næringsutvikling Side 12

13 Hvis vi legger til grunn at den framtidige organsiering har fire fagavdelinger der film og fjernsyn utgjør en avdeling og dagens ASV supplert med noen studier deles i to, framkommer følgende nøkkeltall: Framstillingen er basert på tallene for Videre er det for sammenligning satt opp tall for dagens avdelingsstruktur i tabellen under. Reg studenter (H07) Ansatte Film og fjernsyn Helse og sosial Samfunnsfag Administrasjonsog reiselivsfag 19 ved evt sammenslåing Nøkkeltall for dagens avdelinger (basert på tallene for 2007) DNF AHS ASV TVF Reg studenter (H07) Studiepoeng * Kandidater ** Publ.poeng Ansatte * avlegges hvert annet år, 10 i ** 36 kandidater i 2006 Forslaget til faglig organisering bygger på studiemiljøer og faglig organisering av studiene. I framlegget er det forslag til den overordnete organisering med ny avdelingsstruktur. Avdelingsstrukturen i dette forslaget bygger opp omkring fire faglige profiler for høgskolen; helse- og sosialfag, samfunnsvitenskap, administrasjons- og reiselivsfag og film og fjernsyn. Den nye avdelingsstrukturen vil være grunnlag for å lyse ut og tilsette i dekanstillinger. Når det gjelder den videre faglige organisering ved den enkelte avdeling vil dette i hovedsak være interne prosesser i den enkelte avdeling. Det åpnes også for at enkelte studier kan skifte avdelingstilknytning etter nærmere vurdering, særlig der hvor det er uklart hva som er den beste innplasseringen i forhold til forslaget til avdelingsstruktur. Når det gjelder navneforslagene, vil jeg gjøre oppmerksom på at disse er tentative, og det vil bli gjennomført en prosess ved den enkelte avdeling for å vurdere navneforslag slik at styret kan ta endelig stilling til det til høsten. Dette vil bli satt i gang når avdelingsstruktur på overordna nivå er besluttet. Med hensyn til organisering av filmskolen og fjernsynsstudiene, forutsettes det at den videre prosess avklarer i hvilken grad film og fjernsyn skal integreres. I tråd med forslaget til utvalget (vedlegg 3), foreslås det at rektor oppnevner et utvalg som utreder organiseringen av film og fjernsynsstudiene nærmere med frist 10. september. Fra utvalgets arbeid er det kommet fram positive signaler til en samlet og mer enhetlig tilbud innen film og fjernsyn: Utvalget ønsker å signalisere til ledelsen at diskusjonene har hatt en klart positiv utvikling gjennom disse møtene. Det er blitt pekt på en rekke områder hvor miljøene har fellestrekk, men også en rekke områder hvor miljøene er vesentlig forskjellige Side 13

14 Det er bred enighet i de representerte fagmiljøene at en felles enhet må ha en kunstfaglig forankring og ledelse. Utvalget har i diskusjonene kunnet se konturene/reisverket til en felles kunstfaglig enhet basert på filmskolens 7 studieretninger og TVF`s studieretninger innen dokumentar-regi og fjernsynsteknikk på Bachelor- og Masternivå. En har også diskutert mulige nye studieretninger på forskjellige nivåer. Utvalget har ikke hatt tid til å drøfte spørsmålet om forholdet til/plasseringen av de teoretiske studieretningene på TVF, men utvalget ser at deler av denne fagkompetansen er relevant i forhold til en ny kunstfaglig enhet. Det er viktig å påpeke at det også er mulig å videreføre en ordning med to enheter/fagmiljøer innen henholdsvis film og fjernsyn. Hvis man samler film- og fjernsynsutdanningene kan det bedre legges til rette for en utvikling som styrker fagmiljøene og den nasjonale posisjonen, gir nye utviklingsmuligheter i forhold til utdanningstilbud (bachelor- og mastertilbud), tilrettelegger for en aktiv rolle i forhold til bransjen og rollen som aktør innen etter- og videreutdanning. Den foreslåtte Avdeling for samfunnsvitenskap er fortsatt en kompleks enhet. Avdelingen vil tilby studier innen idrett, sosiologi, psykologi, pedagogikk, samtidshistorie og internasjonale studienår det gjelder kunsthistorie, og film- og fjernsynsvitenskap, ber vi de berørte miljøer spesielt vurderer hvordan disse skal innplasseres. Felles for disse studiene er at de er studier som gir grunnlag for undervisningskompetanse i skoleverket. Avdelingen vil være en sterk enhet når det gjelder samfunnsvitenskap med flere sterke fagmiljøer og personer. En vesentlig del av høgskolens vitenskaplige publisering vil være knyttet til denne avdelingen. Ved den foreslåtte Avdeling for administrasjons- og reiselivsfag er det også flere alternative organiseringsformer som må vurderes nærmere. Det er derfor viktig at det settes i gang en intern prosess i forhold til dette når den overordnete organisering er avklart. Avdelingen omfatter studier innen reiseliv, opplevelses- og attraksjonsutvikling, kulturprosjektledelse, øk. adm., organisasjon og ledelse og juss. Styret har tidligere fokusert på behov for å styrke samarbeid mellom sentrale bachelorutdanninger innenfor den foreslåtte enheten, samordne studieløpene og styrke kobling mot 5-årige studieløp. Gjennom en felles enhet vil det dannes et godt utgangspunkt for videre utvikling og styrking av disse studietilbudene på Lillehammer. Et naturlig spørsmål er hvordan en slik organisering vil slå ut når det gjelder økonomi. Dette vil bli redegjort for nærmere når saken legges fram for styret til behandling. Utgangspunktet er ikke at dette skal påvirke budsjettet for høgskolen, og at det heller ikke vil endre de økonomiske rammevilkårene for studiene med dagens finansieringsmodell. Når det gjelder spørsmålene om avdelingsadministrasjon og teknisk enheter ved TVF og DNF må dette arbeides med og avklares, når den faglige organisering er vedtatt. Det foreslås å sette ned egne arbeidsgrupper som tar tak i dette når hovedmodell er avklart. Det er naturlig at det arbeides med mandat og sammensetning for disse gruppene fram til juni. Disse gruppene vil også få i ansvar å se på arbeidsdeling mellom fellesadministrasjonen og avdelingsadministrasjonen. Gruppene leverer sin rapport innen 1. november Side 14

15 PhD-gruppene er organisert uavhengig av avdelingsstruktur, og er derfor ikke tatt med her. Noen viktige spørsmål i høringen: I forslaget er det flere spørsmål som ledelsen ønsker tilbakemelding på: - det foreslås i utgangspunktet å beholde en enhet med kunstfaglig utdanning og at fjernsynsfagene går inn i denne enheten. Imidlertid er dette et spørsmål som skal vurderes nærmere basert på en utvalgsgjennomgang med frist 10. september. Målet med en felles enhet er å styrke den kunstfaglige utdanningen og høgskolens posisjon som den nasjonale utdanning innen film og fjernsyn. Det vil også gi et bedre utgangspunkt for videre utvikling av studietilbudene for eksempel på masternivå og nye tilbud på bachelornivå. Når det gjelder utstyr er det i gang en prosess i forhold til plattformskifte som også må kobles opp til dette arbeidet. - tilhørigheten til studiemiljøene utover fjernsynsfagene ved TVF. I dette forslaget er kulturprosjektledelse plassert sammen med bla reiseliv, og opplevelses- og attraksjonsutvikling i Avdeling for administrasjons- og reiselivsfag, mens de andre tilbudene kunsthistorie, og film- og fjernsynsvitenskap er plassert i Avdeling for samfunnsvitenskap. Begrunnelsen for at kunsthistorie, og film- og fjernsynsvitenskap er plassert i Avdeling for samfunnsvitenskap er at dette er studier som i stor grad er rettet inn mot stillinger i for eksempel skoleverket på ulike nivå eller andre offentlige stillinger og ikke mot film- og fjernsynsprofesjonen. Når det gjelder kulturprosjektledelse, er dette vurdert som et studium som kan passe godt sammen med flere av fagtilbudene på Avdeling for administrasjons- og reiselivsfag slik som opplevelse- og attraksjonsutvikling, reiseliv, ledelse og økonomi. -Tilhørigheten til juss. Juss er i forslaget plassert i Avdeling for administrasjons- og reiselivsfag. Et alternativ er i Avdeling for samfunnsvitenskap. Begrunnelsen er dels kompleksiteten i Avdeling for samfunnsvitenskap og dels at juss kan få bedre utviklingsmuligheter og mulighet til å profilere seg i Avdeling for administrasjons- og reiselivsfag samt at dette vil styrke avdelingen når det gjelder tilbud. Men dette må avklares nærmere i samråd med studiemiljøet på juss. - tilhørigheten til psykologi. Psykologi er i forslaget plassert inn i Avdeling for samfunnsvitenskap. Det er i fagmiljøet litt ulike synspunkter i forhold til innplassering og det er derfor viktig å få inn synspunkter og faglige begrunnelser. - synspunkter på avdelingsadministrasjonen som er viktige grunnlag for den videre prosess Det er selvsagt slik at det er mange måter å organisere den faglige virksomheten på og her er det fremmet et alternativ til dagens organisering. Denne er i hovedsak begrunnet ut fra strategiske argumenter og målet er at den skal styrke høgskolen og Lillehammer Campus ytterligere de neste årene. Det er videre lagt opp til at det ikke skal være mer enn fire avdelinger og det ikke innføres flere nivåer i organisasjonen. Det er viktig å få gode innspill og begrunnelser som utgangspunkt for å fremme en sak for styret i juni. Vi håper den foreslåtte organiseringen skaper det nødvendige engasjement og kreativitet og at vi får mange konstruktive innspill som kan brukes videre i prosessen. Det er også ønskelig med innspill i forhold til prosessen med administrativ organisering som vil starte opp etter et eventuelt styrevedtak om faglig organisering i juni Side 15

16 Vedlegg 2-3 Fagmiljøenes (DNF/TVF) tilbakemelding til høgskolens ledelse i spørsmålet om en mulig felles organisering av fagmiljøene. Bakgrunn/framdrift På oppfordring fra høgskolens ledelse har fagmiljøene ved DNF og TVF satt sammen et bredt utvalg som gjennom fire møter har diskutert muligheter og utfordringer knyttet til ledelsens forslag om en felles organisering. Utvalget har vært representert ved dekan, faglig-, teknisk- og administrativt personale fra begge avdelingene. Møtene har vært preget av en åpen dialog hvor både utfordringer, muligheter og faglig skepsis har kommet fram. Utvalgets sammensetning Utvalget har bestått av: Gudmund Moren, Malte Wadman, Tore Helseth, Alexander Røsler, Morten Bakken, Jan Lindvik, Leidulv Risan, Jan Rudi Johansen, Geir Ove Thorsveen og Tore Maritvold. Johan Clason var med på første møte. Forståelse av mandat Utvalget har oppfattet mandatet for arbeidet å se på muligheter og utfordringer som ligger i en slik felles enhet og se på om det er grunnlag for å gå videre med drøftingene. Utvalget ønsker å understreke at intensjonen innenfor den tidshorisonten utvalget har hatt, ikke på noen måte har vært mulig å lage noen endelig eller detaljert konklusjon. Utvalgets arbeid Utvalget ønsker å signalisere til ledelsen at diskusjonene har hatt en klart positiv utvikling gjennom disse møtene. Det er blitt pekt på en rekke områder hvor miljøene har fellestrekk, men også en rekke områder hvor miljøene er vesentlig forskjellige. Det er bred enighet i de representerte fagmiljøene at en felles enhet må ha en kunstfaglig forankring og ledelse. Utvalget har i diskusjonene kunnet se konturene/reisverket til en felles kunstfaglig enhet basert på filmskolens 7 studieretninger og TVF`s studieretninger innen dokumentar-regi og fjernsynsteknikk på Bachelor- og Masternivå. En har også diskutert mulige nye studieretninger på forskjellige nivåer. Utvalget har ikke hatt tid til å drøfte spørsmålet om forholdet til/plasseringen av de teoretiske studieretningene på TVF, men utvalget ser at deler av denne fagkompetansen er relevant i forhold til en ny kunstfaglig enhet. Foreløpige konklusjoner Utvalget har hatt flere spennende faglige diskusjoner. Det er en samstemt oppfatning at det finnes faglig grunnlag for å gå videre i arbeidet med å se på muligheter og utfordringer i framtidig felles organisering. Samtidig er det enighet om at dette må utredes videre før en endelig konklusjon kan trekkes. En utredning av konsekvenser, kompetanse- og resursbehov vil være av avgjørende betydning Side 16

17 for at en ny enhet skal kunne bygges, med sikte på å smelte sammen til et felles fagmiljø, med mål å styrke høgskolens film- og fjernsynsutdannelser som nasjonal spydspiss. Utvalget oppfordrer til at det settes ned en arbeidsgruppe representert ved begge fagmiljøer og med to eksterne representanter, en fra film- og en fra fjernsynsmiljøet. En slik gruppe gis et mandat utformet av avdelingenes dekaner i samråd med høgskolens ledelse, og gis tiden fram til 1. november 200 med å komme med en innstilling som deretter sendes ut på høring fram til nyttår. Departementet bør orienteres og inviteres til å gi synspunkter på at dette arbeidet igangsettes. En bør vurdere om en kan søke departementet om økonomisk støtte til utredningsarbeidet. Arbeidsgruppen må gis mulighet til å være et arbeidende utvalg og som kan engasjere personalet i begge miljøer til mindre utredningsoppgaver. Gruppen må også gis ressurser til å gjennomføre oppgavene på en effektiv måte. Dette er absolutt nødvendig for å kunne forankre en slik felles enhet tilstrekkelig både faglig, teknisk og administrativt før en gjør avgjørende organisatoriske grep. Utvalget mener avdelingenes dekaner bør diskutere plan og detaljer i den videre prosessen med høgskolens ledelse. En ser for seg (minst) to fellesmøter i kjølvannet av dette: o Møte med ledelsen i slutten av april der mandat, arbeidsgruppe og forslag til prosess presenteres og drøftes. Økonomien knyttet til denne prosessen bør også være avklart før dette møtet. o Arbeidsgruppa inviterer ansatte til møte om det videre arbeid. På vegne av utvalget: Malte Wadman Gudmund Moren Dekan DNF Dekan TVF Lillehammer, Side 17

18 Vedlegg 2-4. Faglig organisering ved Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Hedmark I følge planene for gjennomføring av fusjonene i Prosjekt Innlandsuniversitetet skal en sammenslått høgskole søke om universitetsakkreditering innen Det er flere alternative modeller for faglig organisering. Et alternativ er å ha fokus på det enkelte studiested og at disse er faglige enheter med en intern organisering. Et annet er en modell hvor studie- og fagmiljøer blir organisert på tvers av studiestedene en fakultetsmodell. Organiseringsmodellen som velges må derfor kunne benyttes som grunnlag ved begge disse alternativer. Høgskolen i Gjøvik Avdeling for helse, omsorg og sykepleie Seksjon for sykepleie Seksjon for helse og samfunn Seksjon for radiografi Senter for omsorgsforskning Avdeling for ingeniørfag Seksjon for byggfag Seksjon for elektrofag Seksjon for geomatikk Seksjon for allmennfag Seksjon for teknologi og ledelse Avdeling for informatikk og medieteknikk Seksjon for informatikk Seksjon for informasjonssikkerhet Seksjon for medieteknikk Seksjon for fargevitenskap Seksjon for mediedesign Seksjon for mediemanagement Høgskolen i Hedmark Avdeling for helse- og idrettsfag Institutt for sykepleiefag Institutt for idrettsfag Institutt for psykisk helse, oppvekst og samfunn Avdeling for lærerutdanning og naturvitenskap Institutt for humanistiske fag Institutt for naturvitenskap og teknologi Institutt for samfunnsvitenskap Institutt for kunstfag og informasjonsvitenskap Avdeling for økonomi, samfunnsfag og informatikk Institutt for økonomi Institutt for samfunnsfag Institutt for informatikk Side 1

19 Avdeling for skog- og utmarksfag Side 19

20 Vedlegg 2-5. Plan for styrets behandling av faglig organisering Møte april Tilbakemelding om arbeidet. Vurdere behov for eventuelle avklaringer i forhold til videre prosess. Direktør fremmer et forslag til faglig organisering som sendes på høring i organisasjonen. Forslaget er et alternativ til dagens organisering. Formålet er å bygge en mer robust organisasjon i forhold til de utfordringer høgskolen og sektoren står overfor. Styret skal behandle saken om faglig organisering i juni-møtet. Møte 10. juni Beslutning om faglig organisering. Avklaring av videre prosess Når modell for den faglige organisering er avklart så forutsettes det at det skal arbeides videre med følgende prosesser: - ledelse - økonomi - bemanning - administrasjon - lokalisering - teknologi Møte september Tilsetting av dekan(-er) Behandling av forslaget fra utvalget som skal vurdere organisering av film- og fjernsynsstudiene. Tilbakemelding i forhold til arbeidet. Møte i oktober Tilsetting av dekaner. Tilbakemelding i forhold til administrativ og teknisk organisering Møte i desember Avdelingsnavn - beslutning Sluttbehandling av omorganiseringen Side 20

21 Vedlegg nr Anne-Grethe Grinnhaug S-sak 27/ 0: Sykefraværsrapportering for 1. kvartal 200 Sykefraværsarbeid - sykefraværsstatistikk Kort om sykefraværsarbeidet Fra høsten 2007 har det vært gjennomført månedlige møter mellom avdelinger/enheter og personalenheten. På disse møtene har også representanter fra NAV Arbeidslivssenter og NAV Trygd vært til stede. Gjennom disse møtene har det vært et økt fokus sykefraværsoppfølging både på systemnivå og på individnivå. På individnivå har det vært i hovedsak vært fokus på: tidlig kommunikasjon mellom leder og den sykemeldte medarbeideren innhold i oppfølgingssamtaler utarbeidelse av handlingsplaner gjennomføring av dialogmøter bruken av ulike typer virkemidler fra NAV tjenester som kan benyttes fra Bedriftshelsetjenesten På systemnivå har det vært fokusert på: å få sykefraværsprosedyren som helhet til å fungere bedre. Herunder hvordan registrering av fravær skal skje, hvem som har ansvar for at fravær blir registrert, når oppfølging skal skje, utforming av handlingsplaner m.v. generell informasjon om NAV`s ulike virkemidler og bruken av disse generelt HMS-arbeid, tilrettelegging for medarbeidere i ulike livsfaser, lokaliteter, ergonomi, herunder gjennomføring av vernerunder/medarbeidersamtaler/personalsamtaler, retningslinjer for terminalbriller m.v. Ledere har i stor grad god kjennskap til hvilke årsaker som ligger til grunn for spesielt langtidsfraværet og i flere av tilfellene er det ingen/få tiltak arbeidsgiver kan iverksette for å redusere dette fraværet. Handlingsplaner er utarbeidet og oppfølgingsarbeidet har i hovedsak vært gjennomført i henhold til sykefraværsprosedyren. Av det totale fraværet er noe arbeidsrelatert og gjelder noen få tilfeller av medarbeidere. Dette fraværet har den enkelte leder kontroll på og ulike tiltak er/vil bli iverksatt. Tjenester fra Bedriftshelsetjenesten og NAV har vært benyttet i aktuelle saker Side 21

22 Sykefraværsstatistikk Totalt sykefravær for Høgskolen i Lillehammer pr kvartal kvartal 4,0 6,0 4,1 5,2 3,7 3,5 2.kvartal 6,0 3,7 4,7 4,5 5,5 3.kvartal 6,0 2,6 3,0 3,3 5,3 4.kvartal 6,1 3,6 5,1 5,0 5,0 Gjennomsnittlig fravær 5,6 4,0 3,9 4,5 4,9 Sykefraværet i 1. kvartal 200 er det lavest registrerte fraværet høgskolen har hatt i 1. kvartal i de siste 5 årene. Sammenligner vi fraværet for 1. kvartal 200 med 1. kvartal 2007 er fraværet redusert med 0,2 prosentpoeng noe som anses som marginalt. Ser vi fraværet for 1. kvartal 200 i sammenheng med 4. kvartal 2007 så er det en nedgang på 1,5 prosentpoeng. Dette er en forholdsvis større nedgang enn hva som er vært tidligere år. Totalt sykefravær fordelt på type fravær og kjønn Dagsverk Menn Dagsverk Kvinner Dagsverk SUM Egenmeldt fravær Legemeldt fravær Legemeldt fravær over 16- dager mellom 0-16 dager Herav legemeldt fravær over uker 1.kvartal 200 % 1.kvart al 200 % 1.kvartal 200 % 1.kvartal 200 % 14 0,2 36 0,4 76 0, 23 0,2 49 0,7 72 1, , 212 2,9 63 0,4 10 0,6 42 2, ,4 Tabellen ovenfor med fordeling på type fravær viser at hovedtyngende av fraværet ligger i langtidsfravær (legemeldt fravær over 16 dager). Tall fra 1. kvartal 2007 viser at langtidsfraværet (legemeldt fravær over 16 dager) har økt fra 1, % til 2,5 %. En økning på 0,7 prosentpoeng. Langtidsfraværet omfatter ca. 5 tilfeller og årsakene til fraværet er i stor grad kjent og der det har vært mulig for arbeidsgiver å tilrettelegge så har dette blitt gjort. Totalt fravær for menn utgjør 1,3 %, mens det for kvinner utgjør 6,4 %. 1 Tallene baserer seg på rapportert sykefravær inkludert egenmeldingsdager på fast og midlertidig ansatte som er registrert i lønnssystemet. De offisielle tallene fra NAV inneholder ikke egenmeldinger og inkluderer samtidig midlertidig ansatte på timelønn og kan derfor avvike noe fra ovenstående tall Side 22

23 Totalt sykefravær i prosent for avdelinger/fellesadministrasjon 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Avd. for helse- og sosialfag 2,1 Avd. for samfunnsvitenskap 2,1 Den norske filmskolen, Avd. for tv utdanning/filmvitenskap 0,4 Fellesadministrasjon 5,9 Av tabellen ovenfor ser vi at der store forskjeller på hvor mye fravær den enkelte avdeling/fellesadministrasjon. Tallmaterialet viser at de enheter som har et relativt høyt fravær så omfatter dette kun noen få medarbeidere på avdeling/fellesadministrasjonen. Den store spredningen i sykefraværsprosenten sier også noe om at avdelingene/fellesadministrasjonen har svært ulike utfordringer knyttet til sykefraværsarbeidet. Sluttkommentar I forbindelsen med utarbeidelsen av nytt HMS-system er det laget nye rapporteringsrutiner og nye parametere (indikatorer) for HMS-området. Endring i rapporteringen vil medføre at styret vil få sykefraværsrapport hvert kvartal som i dag, men rapporten vil være mer konsentrert rundt selve sykefraværsarbeid og i liten grad det generelle HMS-arbeidet som utføres ved høgskolen. Styret vil derimot få den nye rapporten for HMS i juni og desember hvert år. Målet er å gi styret, høgskolens ledelse og arbeidsmiljøutvalg bedre styringsinformasjon om HMS-arbeidet som iverksettes på HiL. Jostein Skurdal Direktør Side 23