Referat fra møte 4. desember Arbeidsmiljøutvalget ved Høgskolen i Lillehammer

Transkript

1 Referat fra møte 4. desember 2006 Arbeidsmiljøutvalget ved Høgskolen i Lillehammer Tilstede: Arbeidsgivers representanter: Dekan Ellen Birgitte Strømø ASV/AHS Dekan Malte Wadman DnF/TVF Økonomi, personal- og driftsdirektør Jan Aasen Biblioteksjef Sigbjørn Hernes Fellesadministrasjonen Ansattes representanter: Verneombud ASV/AHS/leder AMU Marit Elvsås Hovedverneombud Lars Bjarne Mythen Eksterne: NAV Arbeidslivssenter Anne Hagestande Bedriftshelsetjenesten HMS Innlandet v/marit Finstad Studentrepresentant: Mette Ingstad Tilstede med talerett: Personalkonsulent Harald Morten Utness (referent) Personalkonsulent Margit Myhren Forfall: Sigmund Andresen Verneombud TVF Anne Christine Lothe Verneombud Fellesadministrasjonen Møtetidspunkt: 4. desember 2006 kl i møterom Ø201 Sakslisten som forelå til møtet var følgende: SAK 22/06: Referat fra forrige møte 9. oktober 2006 SAK 23/06: Innhold i ny IA-avtale. Orientering ved NAV Arbeidslivssenter SAK 24/06: AMUs aktivitetsplan for 2007 og satsningsområder og budsjettinnspill 2007 SAK 25/06: Innhold og bruk av skjema for vernerunder SAK 26/06: Delprosjekt HMS/IA og arbeidet med å revidere HMS-systemet SAK 27/06: Etablering av røykfri sone inne i og rundt bygningsmassen SAK 28/06: Dyrehold ved HiL SAK 29/06: Valg av verneombud for SAK 30/06: Sykefravær 3. kvartal 2006 SAK 31/06: Helse, miljø og sikkerhet ved studentproduksjoner ved TVF/DNF

2 SAK 32/06: SAK 33/06: IT-løsning og -tilrettelegging ved flytting Eventuelt Sak 27 og 28 ble utsatt til neste møte, da disse ikke er ferdig forberedt på tidspunktet for møtet. Sakslisten ble godkjent. Saker til eventuelt ble meldt inn av Lars Bjarne Mythen (Frisklivsavtalen) og Ellen Birgitte Strømø (Miljøfyrtårn). SAK 22/06: Referat fra forrige møte 9. oktober 2006 Det kom ingen innsigelser til referat fra møte 9. oktober Referat godkjennes SAK 23/06: Innhold i ny IA-avtale. Orientering ved NAV Arbeidslivssenter Anne Hagestande presenterte den nye IA-avtalen for Det er nå blitt konkretisert delmål på delmålene 2 (personer med redusert funksjonsevne) og 3 (livsfasepolitikk), i tillegg til delmål 1 (sykefravær). Føringer i avtalen er mer forebyggende fokus, og at IA-arbeid skal være en del av det systematiske personal- og HMS-arbeid. Aktiviteter bør være målsatt, for å sikre god evaluering. For delmål 3 (livsfase) er det satt et nasjonalt mål med å øke pensjoneringsalder for personer over 50 år med minst 6 måneder. Rammen for tilretteleggingstilskudd styrkes, og det kommer en ordning med utdanningsvikariater/utdanningspermisjoner. Kjøp av helsetjenester gjeninnføres for målgruppen psykiske lidelser og sammensatte plager. Økonomiske virkemidler vil sannsynligvis i større grad kunne systemrettes. Det er fortsatt mye uavklart, i lys av innspill til statsbudsjettet og endelig behandling av dette. Orientering tas til etterretning, og danner grunnlag for HiLs satsning innen IA SAK 24/06: AMUs aktivitetsplan for 2007 og satsningsområder og budsjettinnspill 2007 Jan Aasen orienterte. Høgskolen arbeider nå med å utarbeide budsjettdokumentet for Departementet har fastsatt 4 hovedmål, hvorav personalfeltet inngår i ett av disse. HMS-arbeidet er et av områdene som departementet ønsker at institusjonene fastsetter resultatmål for virksomheten, og at resultatindikatorene er målbare. Styret skal vedta budsjettdokumentet i februar 2007, dokumentet skal også forankres i strategisk plan og det er ønskelig å innarbeide AMUs satsningsområder og mål for 2007 i budsjettdokumentet. Satsningsområder etter møter i AMU har vært psykososialt og fysisk arbeidsmiljø, livsfase og ergonomi, og en ser for seg at dette blir fokusområder også i budsjettdokumentet.. Det er ønskelig med innspill til mål på disse områdene. Det ble lagt fram notat med hovedstrukturen for det videre arbeid, samt noen innspill til tiltak og virkemidler som planlegges gjennomført i Noen tiltak er en arbeidsmiljødag i februar 2007, systematikk for jobbing med medarbeidersamtaler og arbeidsmiljøundersøkelser, avdelingsvise temadager for ergonomi og opplæring for ledere og verneombud i HMS-arbeid.

3 Det jobbes fortsatt med utvikling av frisklivsavtalen, og utvidelse av denne med et aerobiclignende treningstilbud i tillegg til treningstilbudet i treningsrommene. Hovedverneombud Lars Mythen ønsket at vi kunne se på hva vi har oppnådd så langt, idet AMU har hatt lignende aktivitetsplan i 2 år. Hovedverneombudet mener også at tiden er moden for å ha en større arbeidsmiljøundersøkelse ved HiL, men kunne tenke seg en oppstart ved 2 avdelinger ved HiL, evaluerer denne og deretter går ut på hele HiL med undersøkelsen hvis den fungerer. Hovedverneombudet mener at vi har såpass mye informasjon og erfaringer pr. i dag, som gjør at vi kan arbeide med den informasjon vi allerede har. Marit Finstad fra BHT uttrykte en viss skepsis til kartlegginger, og anbefalte bruk av undersøkelser som lignende virksomheter har benyttet. I tillegg mener BHT at fokus bør være på tiltak. Malte Wadman mente at det er viktig å ta tak i det som er kommet frem i vernerunder. Ellen Birgitte Strømø etterlyste konkrete målsettinger i HMS-arbeidet, for å kunne måle resultater av det arbeidet man iverksetter. Marit Elvsås etterlyste at vi definerer psykososialt arbeidsmiljø, og at dette gjøres i forbindelse med kartlegging av arbeidsmiljø ved HiL, for å få mer klart hva vi skal arbeide med. Jan Aasen tar med seg innspill, og at personalseksjonen samarbeider med hovedverneombud Lars Mythen for å arbeide med målformuleringer og indikatorer i forbindelse med arbeidet med HMS-delen av budsjettdokumentet. AMU ber om at innspillene tas med i den videre prosess med å utarbeide målsettinger og tiltak for Forslag til mål og tiltak legges fram på neste møte i AMU. SAK 25/06: Innhold og bruk av skjema for vernerunder Hovedverneombud Lars Mythen presenterte saken. Det er ønskelig fra verneombudets side at det blir foretatt en foreløpig revisjon og forbedring av vernerundeskjema. Dette for at det blir motivasjon for å gjennomføre vernerunder på avdelingene. Dette av hensyn til den ressursbruk som er satt av til vernerunder ved HiL. Det er derfor viktig at dette gjøres optimalt. Det er tidligere gitt innspill både i AMU og på formøte mellom verneombud og ledelse. Jan Aasen kommenterte, og opplyste at det for det første går på arbeidsprosessen med samhandling og tilbakemeldinger. For det andre går det på prosessen videre, hvor vi skal ha en gjennomgang av skjema. Dette skal være gjennomtenkt, og Jan Aasen mener at det skal være i HMS/IA-prosjektet, som er delprosjekt i personalpolitikkprosjektet. Jan Aasen ga uttrykk for at arbeidet med verneskjema eventuelt fremskyndes i prosjektet. HiLs utfordring har først og fremst vært å strukturere tilbakemeldinger etter vernerundene, og utarbeidelse av handlings-/tiltaksplaner. Jan Aasen ønsker at årets vernerunde som det er sendt ut påminnelse om, gjennomføres og at de avdelingene som har gjennomført vernerunder og kartlagt utviklingsområder, heller får se på handlingsplan. Samtidig er det faktorer som kan få vernerunder til å se lik ut fra år til år, og at man kan finne noen flexiløsninger slik at vi får mer fokus på det som skal gjøres. Det er ønskelig at hovedverneombudet bistår personalseksjonen med å følge opp årets vernerunde, og at personalseksjonen innkaller til møte med hovedverneombudet om saken. Marit Elvsås har forstått det slik at mange avdelinger ikke ser at de får noe mer ut av vernerundene i år, og at dette fremskyndes til tidlig i 2007.

4 Revisjon av system for vernerunder forseres, og skjer innen 1. kvartal 2007, og at det gjennomføres vernerunde for 2007 innen 1. halvår Evaluering av inneværende års vernerunde utføres av personalavdelingen, og legges frem til neste møte i AMU. SAK 26/06: Delprosjekt HMS/IA og arbeidet med å revidere HMS-systemet Det ble orientert i siste AMU-møte om de ulike delprosjektene i personalpolitikken. Jan Aasen opplyste at delprosjekt HMS/IA har startet opp, foreløpig har personalavdelingen jobbet ut rammen for prosjektet. Det skal nå etableres en prosjektgruppe som skal utarbeide det nye HMS-systemet. Personal har så langt utarbeidet struktur for prosjektet, samt innehentet grunnlagsinformasjon, og prosjektgruppen skal arbeide ut rutiner. Målet er at delprosjekt HMS/IA skal sluttføres i februar Delprosjekt arbeidsmiljø starter opp etter dette. Utkastene som delprosjektene utarbeider blir lagt på høring, blant annet til ledergruppen, verneombudene og AMU. Hovedverneombudet har kommet med innspill på ressurspersoner. Orienteringen tas til etterretning, og AMUs deltakere sørger for å komme med innspill i prosessen, for å sikre forankring og medvirkning. SAK 29/06: Valg av verneombud for Marit Elvsås opplyste at tidsløpet med valg av verneombud innen 15. desember d.å. blir for stramt, av hensyn til den løpende produksjon. Hovedverneombud Lars Mythen ønsker at ikke alle verneombud skiftes samtidig, og at det innføres roterende valg, men at verneombudsperioden beholdes til 2 år. Dette innebærer at noen av verneombudene i 2007 velges for ett eller 3 år, resten for 2 år. Jan Aasen uttrykte ønske om at saken tas i første AMU-møte i 2007, da innspillene som kom i møtet tilsier at det ikke er klart for beslutning i saken. Det er ønskelig å se på valgbarhet i forhold til stillingen de innehar. Han anbefaler at personal og hovedverneombud lager et forslag. Marit Elvsås anbefalte at vi også ser på oppdeling av verneombud for fellesadministrasjonen, da dette verneombudet i dag har et for stort verneområde. Vernetjenesten i samarbeid med personalavdelingen utarbeider retningslinjer for valg av verneombud, som legges frem til neste AMU-møte i Personalavdelingen tar initiativ til møte. SAK 30/06: Sykefravær 3. kvartal 2006 Oppdatert sykefraværsstatistikk fulgte saksfremlegget til møtet.

5 Jan Aasen presenterte sykefraværsutviklingen. Sykefraværet er stabilt og følger sesongmessig trend slik det har gjort tidligere. Sykefraværsstatistikken tas til orientering. SAK 31/06: Helse, miljø og sikkerhet ved studentproduksjoner ved TVF/DNF Hovedverneombud Lars Mythen etterlyste struktur for hvordan dette skal være, og anbefalte at de nedsettes en arbeidsgruppe hvor også eksterne fra Arbeidstilsynet er med, og hvor det er representasjon fra avdelingene som i dag jobber med studentproduksjoner. Jan Aasen mener det bør settes ned en arbeidsgruppe bestående av representanter for TVF og DNF, for eksempel de tekniske ledere, eventuelt supplert med noen fra personalavdelingen og andre etter behov. I tillegg bør hovedverneombudet være representert. Jan Aasen mente saken er todelt, da det gjelder både ansatte og studenter. Personalseksjonen tar initiativ til opprettelse av arbeidsgruppe som ser på helse, miljø- og sikkerhets-problematikk ved studentproduksjoner ved TVF og DNF. SAK 32/06: IT-løsning og -tilrettelegging ved flytting Saken ble trukket på grunn av tidsrammen, og blir utsatt til neste møte da det er en prinsipiell diskusjon. SAK 33/06: Eventuelt Saken som hovedverneombud Lars Mythen fremmet om Frisklivsavtale ble trukket, da personal vil se på endring/revidering av teksten i avtalen etter noen innspill som er kommet. Sak fra Ellen Birgitte Strømø ble trukket, av hensynt til tidsrammen. Referent: Harald Morten Utness