Milepælsplan for arbeidet med søknad om fusjon av Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Hedmark og Høgskolen i Lillehammer

Transkript

1 Milepælsplan for arbeidet med søknad om fusjon av Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Hedmark og Høgskolen i Lillehammer Tidspunkt/ Møtearena Beslutningspunkt Prosess / aktivitet Kommentarer Frist 14. januar Konstituerende møte i Universitetsprosjektstyret (UPS) Konstituering av UPS a) 14. februar Strategi- og SamordningsMøte (SSM) 24. februar Kontaktmøte med hovedtillitsvalgte Forberede UPS-møtet : Drøftingsnotat om visjon og fusjonsbegrunnelse. Milepælsplan for fusjonsarbeidet Tiltak for styrking av sekretariatet Drøfting av mandat for arbeidsgruppen som skal forestå økonomigjennomgang og forslag til overordnede prinsipper for felles budsjettmodell Drøfting av involvering i fusjonsprosessen m.v. Tidspunkt for ikrafttredelse av rammeverket for personalomstilling Informasjon/Drøfting av forslagene til vedtak i UPS-møtet SSM: Møte mellom styreleder i UPS, rektorene, høgskoledirektørene og prosjektdirektøren. Etter pkt. 6 e) i mandatet for UPS skal det ses på økonomiske forhold i tilknytning til den sammenslåtte høgskolen: Gjennomgang av økonomisk status og økonomiske forpliktelser hos de fusjonerende høgskolene Etablering av felles økonomi -/budsjettmodell Organisering av økonomifunksjonen Dette arbeidet bør gjennomføres i to faser, og en arbeidsgruppe bestående av de tre økonomidirektørene bør nedsettes så snart som mulig. IDF-møter i fusjonsprosessen skal håndteres i henhold til 'Rammeverk for personalomstilling ved sammenslåing av Høgskolen i Hedmark, Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Lillehammer. Et spørsmål som må avklares så snart som mulig er når høgskolestyrene skal fatte vedtaket som medfører ikrafttredelse av rammeverket.

2 25. februar UPS-møte Vedtak i UPS: Milepælsplan for fusjonsarbeidet Mandat for arbeidsgruppe for økonomigjennomgang og forslag til overordnede prinsipper for felles budsjettmodell Tiltak for styrking av sekretariatet Innledende drøfting om visjon og fusjonsbegrunnelse med utgangspunkt i et førsteutkast til disposisjon for fusjonssøknad 28.februar / 1. mars Ca. 1. mars Høgskolestyremøter Visjon og fusjonsbegrunnelse: Drøfting og signaler til det videre arbeid i UPS/SSM. Orientering om vedtakene fra UPS Oppstart av arbeidet i arbeidsgruppen som skal forestå økonomigjennomgang og forslag og overordnede prinsipper for felles budsjettmodell.

3 28. mars SSM Videre bearbeiding av visjon og fusjonsbegrunnelse Forslag til kommunikasjonsstrategi Drøfting av overordnede prinsipper for faglig organisering: Rektorrollen Dekanrollen Instituttlederrollen Valgt eller ansatt rektorat Dimensjonering av rektorat Valgt eller ansatt ledelse på Faglig organisering; Studiested/campus fakultet/avdeling - institutt Har benyttet begrepet rektorat i teksten, selv om samarbeidsavtalen sier Valgt eller ansatt rektor. Det naturlige vil vel være at pro-/viserektorstillingene behandles på samme måte som rektorstillingen. Rapporten fra NIFU STEP og Rokkansenteret, med tilhørende høringsinnspill fra de tre høgskolene og uttalelser fra ulike aktører i regionen, gjennomgås. Ref. mandatet for UPS i vedlegg 3 i den nye PIUavtalen, og henvisningen der til felles styrevedtak fra desember 2009, der det bl.a. heter: Styret ber om at: Det arbeides videre med mulige konkrete organisasjonsmodeller, med utgangspunkt i de foreliggende utredninger fra NIFU STEP og Rokkansenteret, tilhørende høringer og styrebehandlinger. 29. mars Møte mellom SSM og dekanene Dialog om følgende spørsmål: Visjon og fusjonsbegrunnelse. Overordnede prinsipper for faglig organisering: Rektorrollen Dekanrollen Instituttlederrollen Valgt eller ansatt rektorat Dimensjonering av rektorat Valgt eller ansatt ledelse på Faglig organisering; Studiested/campus fakultet/avdeling - institutt Møtet avholdes i Lillehammer-området

4 6. april Kontaktmøte med de hovedtillitsvalgte 11.april UPS-møte Vedtak i UPS: Kommunikasjonsstrategi Informasjon/Drøfting av forslagene til vedtak i UPS-møtet Drøfting av overordnede prinsipper for faglig organisering: Rektorrollen Dekanrollen Instituttlederrollen Valgt eller ansatt rektorat Dimensjonering av rektorat Valgt eller ansatt ledelse på Faglig organisering; studiested/campus fakultet/avdeling institutt 28. april Høgskolestyremøter Drøfting og signaler i.f.t. videre arbeid i UPS/SSM når det gjelder overordnede prinsipper for faglig organisering: Rektorrollen Dekanrollen Instituttlederrollen Valgt eller ansatt rektorat Dimensjonering av rektorat Valgt eller ansatt ledelse på Faglig organisering; studiested/campus fakultet/avdeling institutt

5 2. mai Arbeidsgruppa for økonomi/budsjett Frist for økonomigjennomgang og forslag til overordnede prinsipper for felles økonomi-/budsjettmodell 9. mai SSM Forberede UPS-møtet : Forslag til overordnede prinsipper for faglig organisering: Rektorrollen Dekanrollen Instituttlederrollen Valgt eller ansatt rektorat Dimensjonering av rektorat Valgt eller ansatt ledelse på Faglig organisering; studiested/campus fakultet/avdeling institutt Forslag til overordnede prinsipper for felles økonomi-/budsjettmodell Administrativ organisering av den sammenslåtte høgskolen: Forslag til arbeidsgrupper og mandat for disse. 2-dagers møte vurderes. Arbeidsgruppene skal bl.a. ta utgangspunkt i Rokkan I og NIFUSTEP-Rokkan (II) rapportene når de skal komme med sine anbefalinger. Høringsuttalelsene fra de tre høgskolene og styrenes behandling av NIFUSTEP-Rokkan inngår som del av grunnlaget for utredningene i arbeidsgruppene. Det skal nedsettes arbeidsgrupper på tvers av de tre høgskolene, som rapporterer til UPS. Aktuelle arbeidsgrupper (jfr. PIU-avtalen av ): Økonomi Kvalitetssystem Personal Studieadm. Fou-adm. IT Bibliotek EVU Felles samskipnad Etc.

6 24. mai Kontaktmøte med de hovedtillitsvalgte Informasjon/Drøfting av forslagene til vedtak i UPS-møtet mai UPS-møte Vedtak i UPS: Mandat for arbeidsgruppene for adm. organisering Forslag til vedtak for høgskolestyrene: Førsteutkast til visjon og fusjonsbegrunnelse. Overordnede prinsipper for faglig organisering: o Rektorrollen o Dekanrollen o Instituttlederrollen o Valgt eller ansatt rektorat o Dimensjonering av rektorat o Valgt eller ansatt ledelse på o Faglig organisering; studiested/campus fakultet/avdeling institutt Overordnede prinsipper for felles økonomi- /budsjettmodell

7 Ca 1. juni Arbeidsgruppene for adm. organisering Oppstart av arbeidet i arbeidsgruppene for adm. organisering. Oppstart av arbeidet med modeller for sammenslåing av de to studentsamskipnadene i Hedmark og Oppland. Gjøres av arbeidsgruppe med representasjon fra de to samskipnadene. Denne gruppa må arbeide parallelt med øvrige arbeidsgrupper for administrativ organisering. 10. (HH) og 15. juni (HiG og HiL) Høgskolestyremøter Vedtak: Førsteutkast til visjon og fusjonsbegrunnelse. Overordnede prinsipper for faglig organisering: o Rektorrollen o Dekanrollen o Instituttlederrollen o Valgt eller ansatt rektorat o Dimensjonering av rektorat o Valgt eller ansatt ledelse på o Faglig organisering; studiested/campus fakultet/avdeling institutt Overordnede prinsipper for felles økonomi- /budsjettmodell Høgskolestyrene må fatte vedtak i disse spørsmålene før sommeren, for at det skal være mulig å komme i mål med en fusjonssøknad innen

8 24. juni SSM Innledende drøfting: Valgt eller ansatt rektor, og lokalisering av rektoratets medlemmer Konkretisering av den faglige organisasjonsstrukturen med fakulteter/avdelinger og institutter, - herunder lokalisering av evt. geografisk overgripende fakultets- /avdelingsledelser I høgskolestyrenes møter 10., 14. og 15. juni ble det besluttet å ansette prorektorene, og å avvente avklaringen på spørsmålet om valgt eller ansatt rektor til september august Dialogmøte mellom de HiG-ansatte, høgskoleledelsen og UPS-styreleder. 12. august Dialogmøte mellom de ansatte ved HH- Elverum og Evenstad, høgskoleledelsen og UPS-styreleder. 16. august Dialogmøte mellom de ansatte ved HH- Hamar og Rena, høgskoleledelsen og UPS-styreleder. 31. august Dialogmøte mellom de ansatte ved HiL, høgskoleledelsen og UPS-styreleder.

9 26. august UPS-møte Intern drøfting: Valgt eller ansatt rektor, og lokalisering av rektoratets medlemmer Konkretisering av den faglige organisasjonsstrukturen med fakulteter/avdelinger og institutter, - herunder lokalisering av evt. geografisk overgripende fakultets- /avdelingsledelser 1. sept. SSM Forslag til: Valgt eller ansatt rektor, og lokalisering av rektoratets medlemmer Faglig organisasjonsstruktur med fakulteter/avdelinger og institutter, - herunder lokalisering av evt. geografisk overgripende fakultets- /avdelingsledelser 14. sept. Kontaktmøte med de hovedtillitsvalgte 16. sept. UPS-møte Forslag til vedtak for høgskolestyrene: Valgt eller ansatt rektor, og lokalisering av rektoratets medlemmer Faglig organisasjonsstruktur med fakulteter/ avdelinger og institutter, - herunder lokalisering Informasjon/Drøfting av forslagene til vedtak i UPS-møtet Anbefalingene knyttet til SAK-prosjektet innen helseog sosialfagene søkes fanget opp til dette møtet.

10 29. og 30. sept. Høgskolestyremøter 30. sept. Arbeidsgruppene for adm. organisering av evt. geografisk overgripende fakultets- /avdelingsledelser Endelig vedtak: Valgt eller ansatt rektor, og lokalisering av rektoratets medlemmer Faglig organisasjonsstruktur med fakulteter/ avdelinger og institutter, - herunder lokalisering av evt. geografisk overgripende fakultets- /avdelingsledelser Frist for arbeidsgruppene: Anbefalinger til overordnede prinsipper for adm. organisering Styremøtene arrangeres på samme sted. Første dag benyttes til ordinære styremøter for de respektive høgskolene. På dag to foretar styreleder i Universitetsprosjektstyret en felles gjennomgang av fellessakene, før høgskolestyrene fatter de formelle vedtak i separate styremøter. 14. okt. SSM Behandling av anbefalingene fra arbeidsgruppene for adm. organisering. 26. okt. Intern universitetskonferanse Forslag til desentral og sentral oppgaveløsning (administrativ funksjonsfordeling) Opplegg for arbeidet med fusjonssøknaden. Det må vurderes om det herunder fattes beslutning om lokalisering av administrative funksjoner som skal sentraliseres, eller om dette skal tas etter at fusjonssøknaden er sendt. Forslaget fra SSM sendes til behandling/høring (tre uker) i de tre høgskolene. Mål: Relasjonsbygging på tvers. Workshops med utgangspunkt i den vedtatte faglige organisering. Oppstart av faglige arbeidsgrupper.

11 nov. SSM 30. nov. Kontaktmøte med de hovedtillitsvalgte 1. og 2. UPS-møte des. 14. og 15. des. Høgskolestyremøter Forslag til vedtak for høgskolestyrene: Forslag til organisasjonsmodell: Overordnede prinsipper for administrativ organisering av den sammenslåtte høgskolen Fusjonssøknad Endelig vedtak: Organisasjonsmodell: Overordnede prinsipper for administrativ organisering av den sammenslåtte høgskolen Fusjonssøknad til KD. Forslag til vedtak: Forslag til organisasjonsmodell: Overordnede prinsipper for administrativ organisering av den sammenslåtte høgskolen Fusjonssøknad Informasjon/Drøfting av forslagene til vedtak i UPS-møtet dagers møte. 2-dagers møte. Styremøtene arrangeres på samme sted. Første dag benyttes til ordinære styremøter for de respektive høgskolene. På dag to foretar styreleder i Universitetsprosjektstyret en felles gjennomgang av fellessakene, før høgskolestyrene fatter de formelle vedtak i separate styremøter. 15. des. Styremøter i studentsamskipnadene i Hedmark og Oppland Søknad om sammenslåing av de to studentsamskipnadene i Hedmark og Oppland Det må avklares om og når det må søkes KD om en fusjon mellom de to samskipnadene.

12 Perioden fra januar 2012 til desember 2012 Innen 1. juli januar januar 2013 Høgskolestyremøter Det foreligger et positivt svar fra KD på fusjonssøknaden Konstituerende høgskolestyremøte i den sammenslåtte høgskolen Styremøte i den sammenslåtte studentsamskipnaden Nødvendige beslutninger for implementeringen av den sammenslåtte høgskolen fattes fortløpende. Nødvendige beslutninger for å forberede søknaden om universitetsakkreditering fattes fortløpende. Fusjonering av de tre høgskolene, iverksettelse Fusjonering av de to studentsamskipnadene, iverksettelse 2012 og 2013 Detaljering av organisatoriske løsninger faglig og administrativt. Samkjøring av rutiner og regelverk. Ny faglig og administrativ organisering av den fusjonerte høgskolen iverksettes etter en egen innføringsplan. Milepælsplan for arbeidet i 2012 settes opp ultimo Et positivt vedtak inkluderer fusjon mellom de to studentsamskipnadene? I henhold til samarbeidsavtalen av desember 2010, skal de tre høgskolene ha fått godkjent 4 PhD er før fusjonen iverksettes. Én sammenslått Innlandshøgskole vil kunne jobbe systematisk, -sammen med to fylkeskommuner og KUF-fondet, for å sikre fremdriften på arbeidet frem mot en universitetsakkrediteringssøknad. Innen 31. des 2013 Høgskolestyremøte i den sammenslåtte høgskolen Søknad om akkreditering som universitet vedtas og sendes NOKUT Betinger selvsagt at alle de formelle kravene til en universitetssøknad er oppfylt innen dette tidspunktet