Referat fra møte 9. oktober 2006 i Arbeidsmiljøutvalget ved Høgskolen i Lillehammer

Transkript

1 Referat fra møte 9. oktober 2006 i Arbeidsmiljøutvalget ved Høgskolen i Lillehammer Tilstede: Arbeidsgivers representant Admin/SeLL Iben Kardel (vara for Sigbjørn Hernes) Arbeidsgivers representant ASV/AHS Finn Olsen møtte på vegne av dekan Verneombud ASV/AHS/leder AMU Marit Elvsås Hovedverneombud Lars Bjarne Mythen Verneombud ADMIN/SELL Anne-Cathrine Lothe (vara for SeLL ikke valgt) NAV Arbeidslivssenter Bente Bratberg NAV Arbeidslivssenter Anne Hagestande Bedriftshelsetjenesten HMS Innlandet v/marit Finstad Personal-/økonomi/driftsdirektør Jan Aasen Personalkonsulent Margit Myhren Personalkonsulent Harald Morten Utness Personalrådgiver Lars Petter Mathisrud (sak 16/06 og 17/06) Forfall: Sigmund Andresen verneombud TVF/DNF Malte Wadman Arbeidsgivers representant TVF/DNF Møtetidspunkt: 9. oktober kl i møterom Ø201 SAK 12/06: Referat fra forrige møte 17, mars 2006 Innkalling og saksliste til møtet i dag ble godkjent uten anmerkning. Jan Aasen meldte 2 saker til eventuelt; orientering statsbudsjettet og innvendig arealplan. Vedtak: Referat fra møte 17. mars 2006 ble godkjent. SAK 13/06: Sykefravær Jan Aasen orienterte om saken. HiL ser at sykefraværet svinger noe, og vet mye om hva som utgjør langtidsfraværet ved HiL. Når personalenheten ser på den omstilling HiL har vært gjennom, synes det grunn til å være fornøyd med det sykefraværet vi har. Det er fortsatt ønskelig å få ned langtidssykefraværet. Det antas at det tidligere har vært noe underrapportering på sykefravær (korttidsfravær), men dette er nå i bedring. Erfaring fra ASV viser at rutiner for egenrapportering av sykefravær fungerer der. Vedtak: Sykefraværsstatistikken tas til orientering.

2 SAK 14/06: Orientering om personalpolitikk ved Høgskolen prosjekt 2006/07 Jan Aasen presenterte hva dette prosjektet går ut på, med de ulike fasene vi som virksomhet er i gjennom i en rekruttering og gjennom et livsløp hos hver ansatt. Det er så langt lagt opp til 12 delprosjekter under hovedprosjektet. Arbeidet skal være ferdig innen utløpet av 3. kvartal 2007, og vi jobber nå med å sette sammen grupper og vurderer hvordan det skal arbeides i gruppene. Vi prøver å sette sammen de ulike gruppene ut ifra belastninger, og i forhold til rekkefølge slik at vi faser det inn der det er naturlig og etter der hvor vi har gjort minst. Det er viktig å avklare hvordan vi skal involvere og informere. Det er personaldirektør som er prosjekteier for prosjektet. I forhold til den første fasen i de ansettes livsløp, omdømme og HIL som attraktiv arbeidsplass, orienterte Jan Aasen om et mulig samarbeid med andre virksomheter i området som utfordrer på å gjøre Lillehammer attraktivt som arbeidssted. Dette med bakgrunn i behovet for å gjøre både HiL og Lillehammer som et attraktivt arbeidssted, i en fremtidig situasjon hvor det vil bli større etterspørsel etter arbeidskraft. Vedtak: AMU tar dette til orientering, og inviterer personalenheten tilbake til ny orientering om arbeidet spesielt innenfor HMS til neste møte i AMU i desember SAK 15/06: AMUs aktivitetsplan for 2007, satsningsområder og budsjettinnspill 2007 Marit Elvsås uttrykte ønske om å få vedtatt en aktivitetsplan for 2007 før vi går inn i det nye året. Naturlig å videreføre satsningsområder fra 2005, som var psykososialt arbeidsmiljø, fysisk arbeidsmiljø med fokus på inneklima, livsfase og ergonomi. Ett av satsningsområdene for 2007 bør også være en HMS-plan og et system som er hensiktsmessig å bruke, slik at HMS blir en naturlig del av aktivitetene ved HiL. Det er viktig å styrke HMS innenfor delprosjekt Arbeidsmiljø. Vi må også se på hva som er nødvendig av kompetanseoppbygging hos de ansatte og arbeidsgiver innen HMS. Hovedverneombudet kom med innspill på psykososialt arbeidsmiljø, og uttrykte ønske om kompetanseheving på temaet. Likeledes ønsket han å spesifisere noen få områder innen psykososialt arbeidsmiljø vi kunne satse spesielt på. BHT fokuserte på de ulike roller for eksempel leder, tillitsvalgte og verneombud har innenfor psykososialt arbeidsmiljø. HIL trenger en definisjon av hva psykososialt arbeidsmiljø innebærer, og at AMU kobler denne avklaringen opp mot en prioritering av oppgaver, og avklaring av roller og ansvar, samt informasjon om verktøy. Marit Elvsås reiste spørsmål om det burde gjøres samme arbeid innenfor fysisk arbeidsmiljø, bl.a. med tanke på en økende studentmasse i fremtiden som også vil stille krav til fysisk arbeidsmiljø. Det bør spesifiseres noen områder som skal være fokusområder, og forslag til arbeidsplanen bør være spesifikk nok til å inneholde forslag til konkrete tiltak. Friskliv ble også nevnt som et ønske å få inn i aktivitetsplan for Det er dessuten avtalt et møte med BHT torsdag , hvor ergonomi er en del av diskusjonen.

3 Vedtak: Personalenheten arbeider ut et forslag til aktivitetsplan for 2007 til neste møte i AMU. SAK 16/06: Orientering om rapport fra arbeidsgruppe vedr. studielederfunksjonen Lars Petter Mathisrud orienterte om rapporten, som ble ferdigstilt 30/9-06. Det ble gjort en evaluering våren Arbeidsgruppen har laget en rapport med forslag til endringer og videre prosess. Denne inneholder 12 punkter, bl.a. inneholdende oppgavebeskrivelse som skal tydeliggjøre studieleders rolle i organisasjonen. Utvalget har bl.a. forsøkt å rendyrke studielederrollen, og har foreslått en endring i oppgavebeskrivelsen. Dette innebærer også et behov for kompetanseheving innenfor flere områder, bl.a. innenfor personalarbeid, saksbehandling, elektroniske verktøy etc. Rapporten er sendt over til ledergruppen, som skal behandle denne 16/10-06, og den skal drøftes med tillitsvalgte 26/ Rapporten skal fremlegges for studielederne på Studielederforum Eventuelle endringer i studielederfunksjonen planlegges med virkning fra Vedtak: Saken tas til orientering. SAK 17/06: Orientering om arbeidsmiljøfremmende tiltak ved SELL Lars Petter Mathisrud orienterte om saken. Omstillingen ved SELL ble fulgt opp av en arbeidsmiljøvurdering av BHT. Det ble laget en videre plan, hvor det ble fokusert på 3 områder; ombyggingsprosessen, organiseringen av SELL og arbeidsmiljøutvikling. Dekaner og leder ved SELL har nå startet arbeidet med å avklare SELLs videre funksjon og oppgavebeskrivelser. SAK 18/06: Hospiteringsplasser for personer med redusert funksjonsevne Jan Aasen orienterte om avtalen som vi har inngått med NAV arbeid, hvor HiL gir en mulighet for arbeidstrening og kvalifisering for personer som er i behov av dette. Harald Morten Utness orienterte om de oppgavebeskrivelser med krav til kompetanse og fysiske krav som er kommet så langt, og at personalenheten ved Harald Morten Utness og Margit Myhren tilbyr lederstøtte for de avdelinger som ønsker å ta imot hospitanter. I tillegg oppfordres de avdelinger som ønsker å ta imot en hospitant, til å utarbeide oppgavebeskrivelser. SAK 19/06: Orientering om prosjekt Friskliv Jan Aasen orienterte om at trimrom åpner i dag, og at vi utarbeider nå et forslag til en Frisklivsavtale. HIL foreslår at det gis mulighet for å trene 1 time pr. uke, og

4 personalavdelingen diskuterer nå hvilken type trening/aktivitet som kan legges inn i denne timen. Vi ser behovet for at det har en bredde, for å kunne tiltrekke seg flest mulig ansatte. Harald Morten Utness supplerte med å presentere del av Frisklivsavtalen, og presiserte behovet for å finne bredden i tilbudet, samt finne mulighet for å hindre frafall. BHT presiserte at det er viktig med motivatorer på arbeidsplassen for å holde dette tilbudet i aktivitet, samt at det ikke bør gå for lang tid mellom premiering av ansatte som har deltatt i Frisklivstilbudet. Medlemmene av AMU oppfordres til å komme med innspill til Harald Morten Utness/Margit Myhren på ulike aktiviteter som kan komme inn i Frisklivtilbudet. SAK 20/06: Innhold i ny IA-avtale. Orientering ved NAV Arbeidslivssenter Saken utsettes til neste møte bl.a. fordi det da vil være avklart omkring de nye virkemidlene for IA-arbeidet i regi av NAV. SAK 21/06: Etablering av røykfri sone inne i og rundt bygningsmassen. På vegne av ledergruppa fremmet personaldirektøren forslag om å etablere røykeforbud i høgskolens bygningsmasse og etablere røykfrie soner bl.a ved hovedinngangene. Bakgrunnen er røykelovens bestemmelser og at røyking ved hovedinngangene gir problemer med inneklima. Tilsvarende så ble det fremmet forbund mot hundehold med unntak av førerhund. Hovedverneombudet presiserte at dette dreier seg om inneklima, og etterlyste også hvordan vi skal håndtere brudd på vedtak om for eksempel røyesone ved HiL. Hovedverneombudet mener at det i saksframlegget burde være klarere hva som skal være en røykfri sone slik at vi ikke bare vedtar en generell henstilling. Jan Aasen ønsket et vedtak som er førende for det videre arbeid med saken. Vedtak: AMU er positiv til forbedring av inneklima og opplegg for eksterne røyesoner, og ber om at denne saken deles fra diskusjon om dyrehold. Videre må røykesoner defineres klart og rutiner for håndheving av bestemmelsene ved brudd på reglene tydeliggjøres. Jan Aasen legger frem forslag til spesifikke røyesoner til neste møte, og forslag til rutiner for håndheving. SAK 22/06: Eventuelt Jan Aasen orienterte om plan for innvendig arealplan, som leder av servicesenteret nå er i gang med. Planen skal se på hvordan arealet disponeres og hva som skal være standard, mht skilting og utforming i forhold til personer med nedsatt funksjonsevne. Hovedverneombudet ønsker å fremme diskusjon om innhold og bruk av skjema for kartlegging ved vernerunder på møtet i desember.

5 Representantene fra BHT og NAV arbeidsliv ba om at møtet 4. desember utvides til 3 timer hvis sakslisten har samme omfang som for dette møtet. Sekretær: Harald Morten Utness