Protokoll. Tilstede: Styrerepresentanter: Ole Rud, Arild Sørum Stana, Mari Kramprud Arnesen, Dorte Finstad og Jørn Inge Løssfelt

Transkript

1 Side 1 av 6 Tilstede: Styrerepresentanter: Ole Rud, Arild Sørum Stana, Mari Kramprud Arnesen, Dorte Finstad og Jørn Inge Løssfelt Administrasjon: Hildegard Johannessen Meldt forfall: Sigurd Kolloen, Hildegunn Aas, Rolf Kristiansen, Ida Karina Skjellerud og Andrè Oljemark. Kopi til: Administrasjonen, Tillitsvalgte, Kunnskapsdepartementet, Riksrevisjonen Innkalt av: Styrets leder og rektor Tid: 20.september 2011 kl Sted: Møteplan: Styremøte Saksliste: S 2011/ 49 Vea - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Rektorboligen Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjent. I henhold til vedtekter er styret beslutningsdyktig. S 2011/ 50 Godkjenning av referat fra styremøte 09. juni 2011 Rektor informerte om at navnet Historiske Grøntanlegg er lagt til i sak 2011/40 Vedtak: Referat fra styrets møte 09. juni 2011 godkjennes. S 2011/ 51 Status økonomi Rektor informerte styret om status økonomi. Rektor påpekte at administrasjonen p.d.d. har god kontroll på budsjettet. Refusjon sykelønn bidrar i stor grad til at budsjettet balanserer. Det ble informert om at det for tiden er 6 ansatte ute i ulike graderte sykemeldinger. Dersom situasjonen vedvarer vil det kunne bli behov for å utlyse vikariater. Rektor bemerket at det gjenstår noe på inntektssiden når det gjelder kursvirksomhet. Det er imidlertid budsjettert med betydelige driftsutgifter ved arrangering av kurs noe som vil medføre at budsjettet tilnærmet balanserer ved avlysning av planlagte kurs. Styret sa seg fornøyd med at økonomistyringen er godt ivaretatt. Vedtak: Styret tar redegjørelsen for status økonomi til orientering

2 Side 2 av 6 S 2011/ 52 Studieportefølje 2011/ studentstatus Rektor informerte kort om søkerstatusen. Det ble orientert om gode tall for studieåret Antallet studenter på fagskole og antallet elever på voksenopplæring har økt. Pr. 13. september var det registrert 158 studenter og elever. Det ble rapport om noe frafall på Vg2 blomsterdekoratør i forhold til første antatt. Hedmark fylkeskommune og Oppland fylkeskommune betaler for 11 plasser, men kun 7 elever møter til undervisning. Styret diskuterte nedgangen i fylkeskjøpte plasser og hvordan man kan sikre tilstrekkelig tilgang av elever til Vg2 Blomsterdekoratør. Det er behov for minimum 10 fylkeskjøpte plasser for å kunne opprettholde tilbudet. Styret påpekte at de ser det som avgjørende å opprettholde tilbudet i forhold til rekruttering til bransjen og til Veas fagskoletilbud. Vedtak: Styret tar redegjørelsen for studentstatus til orientering. S 2011/ 53 Resultatrapport 1. halvår 2011 Rektor informerte styret at Resultatrapport 1. halvår 2011 er oversendt Kunnskapsdepartementet. Rektor har fått i oppgave av Kunnskapsdepartementet om å utarbeide et notat før kommende etatsstyringsmøte angående kapasitetsutfordringer på Vea. Rektor informerte styret om endringer i Kunnskapsdepartementet. Avdelingsdirektør Kjetil Moen erstattes av avd.dir. Ann Helen Elgsæther som vil overta ansvaret på dette området i Opplæringsavdelingen. Vea har mottatt beskjed fra Kunnskapsdepartementet om å løfte frem risikovurderinger i kommende Årsrapport. Vedtak: Styret tar redegjørelsen for Resultatrapport 1. halvår 2011 til orientering. S 2011/ 54 Søknad fagskolestudie Historiske Grøntanlegg Rektor informerte om ferdigstillelsen og oversendelsen av søknaden om opprettelse av fagskolestudie Historiske Grøntanlegg til NOKUT. Studieplanen har vært ute til høring både internt og eksternt. Utviklingsarbeidet har vært svært omfattende og foregått over ca. to år. Det gjenstår noe arbeid i forhold til tilrettelegging for markedsføring og i forhold til eksterne lærekrefter. Rektor informerte om at det har vært arbeidet med benevnelsen på studiet og at man har falt ned på Historiske Grøntanlegg. Denne benevnelsen omfatter alle grøntanlegg og ikke bare hager og parker. Styret sa seg godt fornøyd med det arbeidet som er lagt ned i forhold til søknaden sendt til NOKUT. Styret viste forståelse for at prosessene har vært tid - og ressurskrevende.

3 Side 3 av 6 Vedtak: Styret tar redegjørelsen angående søknad fagskolestudie Historiske Grøntanlegg til orientering. S 2011/ 55 Søknad fagskolestudie Eksperimentell Formgiving Rektor informerte om ferdigstillelsen og oversendelsen av søknaden om opprettelse av fagskolestudie Eksperimentell Formgivning til NOKUT. Studieplanen har vært ute til høring både internt og eksternt. Utviklingsarbeidet har vært svært omfattende og foregått over ca. to år. Det gjenstår noe arbeid i forhold til tilrettelegging for markedsføring og i forhold til eksterne lærekrefter. Styret sa seg godt fornøyd med det arbeidet som er lagt ned i forhold til søknaden sendt til NOKUT. Styret viste forståelse for at prosessene har vært tid - og ressurskrevende. Vedtak: Styret tar redegjørelsen angående søknad fagskolestudie Eksperimentell Formgivning til orientering. S 2011/ 56 Revisjon - status og oppfølging av revisjonsmerknader Rektor orienterte om møte med Riksrevisjonen hvor alle revisjonsmerknadene ble gjennomgått. De fleste merknadene ble utkvittert. De gjenstående merknadene gjelder i stor grad dokumentasjon av egne rutiner i en intern økonomihåndbok. Denne håndboken skal sendes til Riksrevisjonen innen 1.november Et resultat av revisjonen er at all korrespondanse med Riksrevisjonen også skal sendes til Riksrevisjonen, avdeling Hamar. Riksrevisjonen har uttrykt ønske om å kunne informere og orientere styret om hvilket arbeid Riksrevisjonen utfører. Rektor informerte om at Riksrevisjonen ønsker å komme på et av styrets møter. Møtet vil finne sted til våren etter at det nye styret er innsatt. Styret uttrykte at de er fornøyd med arbeidet som gjøres for å utkvittere revisjonsmerknadene. Vedtak: Styret tar redegjørelsen rundt revisjon - status og oppfølging av revisjonsmerknader til orientering S 2011/ 57 Forberedelser til valg av styrerepresentanter Styreleder informerte om prosessen som er gjennomført av Styreleder og Rektor i utarbeidelsen av kandidatliste for nye styrerepresentanter. Det ble informert ovenfor styret at flere kandidater ble intervjuet, men ikke funnet egnet til å komme på kandidatlisten. Styret godkjente kandidatlisten. Styret ønsket at Rektor gjør Kunnskapsdepartementet oppmerksom på at sammensetningen av eksterne styrerepresentanter ikke kan legge føringer for kjønnsfordelingen ved valg av student og ansatte representanter.

4 Side 4 av 6 Vedtak: Styret oversender kandidatlisten inn til Kunnskapsdepartementet som formelt oppnevner styrerepresentantene. Styret ber samtidig administrasjonen ved oversendelsen gjøre skoleeier oppmerksom på kjønnsrepresentasjonen i styret. S 2011/ 58 Videreføring av sentrale stillinger og funksjoner- omgjøring av åremålsstillinger og prosjektstillinger Rektor informerte og utdypet situasjonen ovenfor styret og ønsket samtidig en prinsipiell diskusjon om bruk av midlertidige stillinger. Rektor informerte om at dagens Avdelingsleder Gartnerfagene har sagt opp sin stilling, men fortsetter i 20 % undervisningsstilling. I lys av dette er det behov for å lyse ut avdelingslederstillingen som en fast stilling, med fordelingen 70 % avdelingsleder og 30 % undervisningsplikt. Rektor foreslo også at Avdelingsleder Blomsterdekoratør gjøres om til fast når åremålsperioden er over. Rektor ønsker en fortsatt fordeling 60 % avdelingsleder og 40 % undervisning. Endringen kan ikke gjøres i åremålsperioden og vil derfor ikke ha virkning før Ved omgjørelse til fast stilling, må stillingen lyses ut. Rektors orientering ga Styret en bedre forståelse for forslaget om å omgjøre de aktuelle stillingene til faste. Styret påpekte videre de 20 % ekstra lønnsutgiftene som ville dukke opp ved en eventuell ansettelse av ny avdelingsleder for gartnerfagene, må dekkes opp av budsjettet for Rektor ber videre om at prosjektstillingene Utviklingsleder Ped/ IKT og Pedagogisk utviklingsleder omgjøres til faste stillinger. Styret ser at det ikke er noen økonomisk forskjell på prosjektstilling eller fast stilling for de to heltidsansatte. Konsekvensene ligger i det å binde seg til utgifter i fremtiden. Det er allikevel vesentlig å beholde kompetansen og styret ser faren ved bortfall av kritisk kompetanse. Vedtak: Stillingen Avdelingsleder Gartnerfagene omgjøres til fast stilling ved ny utlysning for å sikre et bredt og godt rekrutteringsgrunnlag med ønsket kompetanse. Stillingen Avdelingsleder Blomsterdekoratørfagene omgjøres til fast stilling etter åremålsperiodens utløp den Stillingen Pedagogisk utviklingsleder omgjøres til fast stilling som Assisterende rektor etter prosjektperiodens utløp den

5 Side 5 av 6 S 2011/ 59 Stillingen Utviklingsleder Ped IKT omgjøres til fast stilling etter prosjektperiodens utløp den Fagskolestatistikk Det ble gitt en kort orientering av arkivleder Kristian Kjølhamar angående innføring av nye rapporteringsrutiner til DBH-F. (Database for statistikk om høgere utdanning - fagskole) Styret ble informert om at Vea er i gang med de endringene som kreves for å kunne følge opp de nye retningslinjene for rapportering. Den første rapporteringen til DBH-F vil bli gjennomført innen 15. oktober. Vedtak: Styret tar redegjørelsen rundt fagskolestatistikk til orientering. S 2011/ 60 Besøk fra Kirke-, utdannings- og forskningskomiteen den 31. august 2011 Styreleder og nestleder informerte styret om besøket av representanter fra KUFkomiteen. Det ble informert om et vellykket besøk hvor de besøkende fikk god innsikt i hva Vea står for. Arrangement ble gjennomført med både ansatte og studenter involvert. Vedtak: Styret tar redegjørelsen for besøk fra Kirke-, utdannings- og forskningskomiteen den 31. august 2011 til orientering. S 2011/ 61 Institusjonsbesøk Rektor orienterte om at møtet med NOKUT angående institusjonsbesøk som var planlagt gjennomført mandag 19. september ble utsatt til fredag 23. september. I Rektors fravær møter Pedagogisk utviklingsleder på dette møtet. Vedtak: Styret tar redegjørelsen til orientering. S 2011/ 62 Igangsatte prosjekter status og videre oppfølging Prosjektleder Kjell Børresen informerte om prosjektet Landbruksteknikk/ Agroteknikk. Det ble gitt en grundig innføring av bakgrunnen og visjonene for prosjektet. Det ble blant annet informert om at det er søkt om midler fra Hedmark Fylkeskommune, men at søknaden ikke er ferdig behandlet. Det ble påpekt at Vea som en stor aktør innenfor Grønn sektor skal kunne drive frem fagutvikling også innenfor landbruk gjennom etablering av et ettårig fagskolestudium innen landbruksteknikk. En mulig oppstart vil være tidligst våren Det ble ytret et ønske om å kontakte Landbruksdepartementet for å opprette en dialog angående fagskolestudiet. Styret ba Kjell Børresen lage et notat angående videre fremdrift før styreleder eventuelt initierer kontakt med Landbruks- og matminister Lars Peder Brekk eller andre innen Landbrukssektoren.

6 Side 6 av 6 Vedtak: Styret tar redegjørelsen angående Landbruksteknikk/ Agroteknikk - status og videre fremdrift til orientering. S 2011/ 63 Styrereglementet. Vea har mottatt nytt styrereglement fastsatt av Kunnskapsdepartementet Rektor bes å sende inn forslag til endringer på detaljer og skrivefeil. Vedtak: Styret gir Rektor mandat til å sende inn forslag til ortografiske endringer og endringer på detaljer i styrereglementet. S 2011/ 64 Kommende styremøter. Neste styremøte: Tirsdag 15. November. Siste styremøte før jul: Torsdag 08. desember Avslutning for Styreleder. Det planlagte strategiseminaret i november forskyves til våren. Møtet ble ledet av styreleder Ole Rud Møtet ble avsluttet kl Ref. Kristian Kjølhamar