Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 13:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ingrid Aune leder Sissel Langås sekretær 1

2 Saksliste Innhold Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr Side Referatsaker RS 1/16 RS 2/16 Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Saker til behandling 2016/ / PS 5/16 Tilsetting av rådmann X 2016/1315 2

3 3

4 Referatsaker 4

5 RS 1/16 Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget

6 Personal og stab Møtereferat Til stede: Dato: Randi Rasmussen, Tone Østvang, Randi Grøndal, Helle A. Eggen, Torbjørn Sæterhaug, Ellen Forseth, Martin Mogensen (Bedriftshelsetjenesten Trondheim) og Wenche Koa Forfall: Referent: Ester Sandtrø Wenche Koa Gjelder: Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Sak: 2015/ Møtetid: Kl Møtested: Formannskapssalen Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Medarbeiderundersøkelsen 2015 Elin Buholm fra Stab orienterte i saken. Undersøkelsen gjennomføres hvert annet år og nå sist i november Den ble behandlet i administrasjonsutvalget Svarprosenten var på 51,1 %. Dette er en nedgang siden Enkelte virksomheter har høy svarprosent mens andre svært lav. Det ble på forhånd informert om undersøkelsen på intranettet samtidig som at alle ledere ble informert via e-post. Undersøkelsen har vært lik de tre siste gangene den har vært gjennomført. Dette gir grunnlag for sammenligning. Den lave svarprosenten begrenser bruken av undersøkelsen i etterkant. Det har kommet flere tilbakemeldinger om mulige årsaker til den lave svarprosenten. Usikkerhet rundt anonymitet ved små avdelinger og ved spørsmål om kjønn. Tidspunktet for gjennomføring har også blitt kommentert. Det ble i møte presisert at anonymiteten er sikret også ved mindre avdelinger og ved opplysning om kjønn. For hvor ofte og når i året den skal gjennomføres er det tidligere vedtak på. Flere forslag til tiltak for økt svarprosent ble diskutert møte: Større forankring i ledelsen Mer informasjon på forhånd av undersøkelsen. Både om gjennomføring og oppfølging i etterkant. Personalmøter hvor det blir gitt tid til gjennomføring av undersøkelsen, Dette gjelder spesielt i de virksomheter/avdelinger som ikke har sin arbeidsplass ved 6

7 pc. Arbeid i HMS-gruppene for å holde fokus før og etter undersøkelsen Undersøkelsen viste blant annet lavere score på samarbeid på tvers av avdelinger og virksomheter. Det er også lavere score på stolthet av arbeidsplassen. Den viste høyere score for bruk av kompetansen til kolleger i egen avdeling. Randi Rasmussen orienterte om at lederteam jobber i et 2- årsperspektiv med temaene lederutvikling, kommunikasjon og omdømme. Fokus på arbeidsprosesser og samarbeid på tvers. Randi Rasmussen informerte også om at KS har utviklet en medarbeiderundersøkelse tilpasset kommunen. Vedtak: AMU tar medarbeiderundersøkelsen 2015 til orientering. AMU ber om tiltak for å øke svarprosenten ved neste medarbeiderundersøkelse. AMU ber om en presentasjon av den nye medarbeiderundersøkelsen som KS har utarbeidet. 2 Kvalitetssystemet Prosedyrer for HMS-området Elin Buholm fra Stab orienterte om prosedyrer i kvalitetssystemet som gjelder melding av avvik. Det ble også tatt en gjennomgang av hvordan avvik meldes og følges opp i kvalitetssystemet. Utvalget drøftet: Behovet for tidsfrister ved oppfølging av avvik. Avvik meldes ved brudd på skriftlig prosedyrer. Øvrige saker skal tas opp med leder, tillitsvalgt eller verneombud og følges opp i linjen. Introduksjon og implementering av kvalitetssystemet vil være viktig for at nytten av systemet skal bli bra. Det ble etterspurt flere rapporteringer til AMU for skader og ulykker. Det er i dag en årlig rapportering på dette. Hvis dette skal endres må dette ses i sammenheng med tertialrapportering fra virksomhetene. Vedtak: AMU ber om at det jobbes videre med prosedyrer på HMS-området som skal inn i kvalitetssystemet. Introduksjon og implementering systematiseres. 3 Tilsyn barnehage Orientering Det har vært tilsyn i Grønberg og Solstrand barnehage hvor det ble Side 2 av 2 7

8 meldt flere avvik innen HMS-området. Avvikene er nå delvis lukket. Ny frist er gitt for de avvikene som fortsatt ikke er lukket. Bedriftshelsetjenesten er bestilt for å bistå her. Martin Mogensen gav tilbakemelding på at bedriftshelsetjenesten burde vært informert om tilsynet tidligere enn det ble gjort. 4 Eventuelt Martin Mogensen vil presentere bedriftshelsetjenesten sin årsrapport på neste møte. Side 3 av 3 8

9 Personal og stab Møtereferat Til stede: Dato: Randi Rasmussen, Tone Østvang, Torbjørn Sæterhaug, Helle A. Eggen, Ellen Forseth, Kjersti Kleven (Bedriftshelsetjenen Trondheim) og Wenche Koa Forfall: Ester Sandtrø Referent: Wenche Koa Gjelder: Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Sak: 2015/ Møtetid: Møtested: Formannskapssalen Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Godkjenning av møtereferat, Det var ingen kommentarer til referatet. 2. Årsrapport 2015 fra bedriftshelsetjenesten Kjersti Kleven fra bedriftshelsetjenesten gjennomgikk rapporten. Bedriftshelsetjensten Trondheim har bistått i 112 registrerte saker/kontaktpunkter Samlet tidsforbruk på 306,5 timer 67,75 registrert som individrettet aktivitet 237,75 timer registrert som systemrettet aktivitet. Rapporten sendes medlemmene i arbeidsmiljøutvalget og gjøres kjent for verneombudene. Vedtak: Årsrapporten tas til orientering. 3. Årsrapport fra HVO AMU ønsker at ledelsen følger opp de virksomheter som har lav oppmøte i verneombudsmøtene. Mangelfullt stoffkartotek ble kommentert i rapporten. Et hovedmål for 2016 blir å få stoffkartoteket oppe å gå. Rådmannen orienterte om at det nå jobbes med å få ansvarlige til dette på plass. Det har bl.a. vært kontakt med Eiendomsservice. Vedtak: Årsrapporten tas til orientering. 9

10 4. Sykefravær t.o.m. 4. kvartal og februar 2016 Statistikken viser små endringer de senere årene. Totalt i 2015 var sykefraværet på 8, 9 %, dette er en nedgang på 0,2 % prosentpoeng fra Statistikken viser bl.a. at Eiendomsservice fortsetter den positive utviklingen med nedgang i sykefraværet. AMU ønsker fortsatt fokus på arbeidet med å få ned sykefraværet. I de virksomheter som har vært i omstilling vil det spesielt være behov for å følge opp. Det ble foreslått å innhente erfaringer fra andre kommuner som kan vise til gode resultater med tanke på godt arbeidsmiljø og nedgang i sykefraværet. Statistikken må gjennomgås for kvalitetssikring, navn, avdelinger osv. Det ble diskutert hvordan virksomhetslederne kan kommentere, gi tilbakemeldinger på fraværet i sin virksomhet. Rådmannen ønsker å ta dette opp i lederteam for å finne en best mulig løsning som harmonerer med de andre rapporteringene vi har. Vedtak Lærlinger tas ut av samlet statistikk for Rådmann og støtte. Sykefraværsstatistikken tas til orientering. 5 HMS-rapportering 2015 Rådmannen la frem en foreløpig årsrapport ut fra den rapporteringen som er gjort fra virksomhetene. Pr har 14 virksomheter, to barnehager og 2 avdelinger rapportert inn i henhold til prosedyrene som ligger i overordnet HMS-plan. Rådmannen ønsker å se på om det er sammenheng med omstilling og det som fremkommer i rapporteringen for HMSområdet. Spesielt to virksomheter melder om flere skader, ulykker osv. For øvrig viser rapportene at det er gode rutiner for å få gjennomført HMS-møter og vernerunder. HMS-plan med årshjul mangler fra 3 virksomheter. Vedtak: HMS-rapportering 2015 tas til orientering. Side 2 av 2 10

11 11 Side 3 av 3

12 Saker til behandling 12

13 PS 5/16 Tilsetting av rådmann 13