Høgskolen i Lillehammer (FIiL) Virksomhetens adresse: 2626 Lillehammer Arkivkode: 641 M

Transkript

1 SYSTEMREVISJON Endelig RAPPORT Arbeidstilsynet JNMK 01/08 Arbe~dsti1synetIndre østland Høgskolen i Lillehammer (FIiL) Virksomhetens adresse: 2626 Lillehammer Arkivkode: 641 M Regelveric Intemkontrollforskriften Tidsrom for revisjonen: og Arbeidsmiljøloven med forskrifter Risikokiasse: Arbeidstilsynets Revisjonsleder Jan kontroligruppe: Mørk Revisor Kristin Vindsetmo Kontaktperson i virksomheten: Personalrådgiver Anne-Grethe Grinnhaug Rapportens innhold: Denne rapporten beskriver de avvikene og anmerkningene som ble konstatert innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet granskning av virksomhetens HMS-intemkontrollsystem samt intervjuer med ansatte på flere nivåer og i ulike avdelinger i organisasjonen. Arbeidstilsynet vil takke alle vi hadde kontakt med på Hit under vår revisjon. Vi håper videre at vår revisjon først og fremst blir oppfattet som et positivt bidrag til det systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved HiL. Hovedkonklusjon: Revisjonen påviste 2 avvik og 3 anmerkninger. Hovedinntrykket er at HiL har et internkontrollsystem der systembeskrivelsen i all hovedsak er dekkende for kravene i internkontrollforskriften. På tilsynstidspunktet var det nye systemet ikke implementert i organisasjonen. Revisjonen mener å ha påvist liten medvirkning av de ansatte i prosessen med å innføre et heihetelig HMS-system. Det stilles også spørsmålstegn ved kapasiteten og dels også kompetansen til sentrale nøkkelfunksjoner i systemet. Revisjonen mener å ha påvist mangler i hvordan ansvar,oppgaver og myndighet for HMS-arbeidet er beskrevet fordelt. Den forestående implementeringsfase vil være kritisk med tanke på å få systemet til å fungere etter hensikten. Utarbeidet dato: Godkjent dato: Sign.: Jan Mørk revisjonsleder Sign.: Svein Myldebust tilsynsleder

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Arbeidsmiljøtilstanden-noen momenter 5. Avvik 6. Anmerkninger 7. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Deltakere ved Arbeidstilsynets systemrevisjon Varsel om pålegg

3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en systemrevisjon ved Høyskolen i Lillehammer (HiL) i perioden og Revisjonen inngår som en del av Arbeidstilsynets planlagte revisjonsvirksomhet for inneværende år. Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet fungerer tilfredsstillende. I-lit har siden 2005 arbeidet med å skape et heihetlig HMS-system, med hovedtyngden av aktivitet i Første del av opplæringen for ledere, verneombud og tilhitsvalgte ble gjennomført den 6. desember Frist for ferdigstillelse av systemet var satt til 0l.mars Del to av opplæringen var planlagt gjennomført innen uke , med implementeringsstart 07.mars. For ansatte uten personalansvar eller tillitsvalgtfunksjon, var det planlagt en innføringsdag i løpet av april, i tillegg til innføring lokalt på avdelingene.på tilsynstidspunktet var systemet i hovedsak ferdigstilt,enkelte rutiner var fremdeles under utarbeidelse. Systemet var altså ennå ikke implementert i organisasjonen. Revisjonen omfattet bl.a. undersøkelse av/om: - virksomhetens system for intemkontroll er hensiktsmessig og dekkende - de ansattes medvirkning i prosessen med innføring av internkontrollsystemet - sannsynlige utfordringer knyttet til implementering og drifting av systemet. Systemrevisjonen ble gjennomført ved gransking av systemdokumentasjon og ved intervjuer av sentralt plasserte personer i organisasjonen. Rapporten omhandler trekk ved arheidsmiljøsituasjonen samt avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen. - AVVIK defineres som overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetsiovgivingen. - ANMERKNING er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndighetene mener det er riktig å påpeke for å ivareta helse, miljø og sikkerhet. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: - Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) - Virksomhetens egen web-baserte internkontrollsystemdokumentasjon - annen dokumentasjon relevant for HMS 3. Omfang Intemkontrollforskriften er hjemlet i flere lover, deriblant arbeidsmiljøloven. Systemrevisjonen er begrenset til å omfatte den del av det systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet som har med arbeidsmiljøet for de ansatte på Hit å gjøre. Revisjonen omfattet ikke studentenes læringsmiljø. 4. Arbeidsmiljøtilstanden-noen momenter basert på våre samtaler med ansatte. Det fremkom under intervjuene at det er kjennetegnende at de ansatte er glad i Hit for at høyskolen et en spennende arbeidsplass, med stor grad av frihet for mange. det ble gitt uttrykk

4 Det fysiske arbeidsmiljoet synes i hovedsak å være godt. De største arbeidsmiljøutfordringene ble oppgitt å være av organisatorisk/pykososial art, og disse utfordringene oppleves av flere av Arbeidstilsynets intervjuobjekter å være økende i omfang. Noen kommandolinjer i organisasjonen oppleves som uklare, og det oppleves også at uformelle linjer har oppstått på siden av organisasjonskartet. Kontrollspennet for enkelte mellomledere er til dels svært stort. Dette oppgis å være et forhold som er både tidkrevende og belastende for de det gjelder. Utilstrekkelig ivaretakelse og støtte fra nærmeste leder er det flere som har en opplevelse av. Dette gjelder på flere nivået i organisasjonen. De ansatte som omtalte det forhold at personaldirektør er identisk med økonomidirektør,var entydige i sin oppfatning av at dette er prinsipielt uheldig. Dette fordi disse funksjonene skal ha forskjellig agenda, og det var samtidig en oppfatning om at økonomiske avveininger i for stor grad tar overhånd. I forhold til arbeidsmiljøforbedrende arbeid er det en erfaring flere gir uttrykk for at problemer som kan løses på det nivået de oppstår blir løst, men at problemer som gjentatte ganger er kartlagt og brakt videre opp i organisasjonen for løsning, ofte blir stående uløst og uten tilbakemelding om årsaken til dette. Hit har en fmansieringsmodell for avde]ingene som kombinerer en relativt lav grunnfinansiering med produksjonsavhengig finansiering i form av antall uteksaminerte studenter. Det er to års forsinkelse i systemet, slik at grunnlaget for årets økonomi ble lagt for to år siden basert på det antall studenter som da ble uteksaminert. Dette innebærer at finansieringen henger to år etter veksten, og dette oppleves som slitsomt av mange. Hit har en kompleks organisasjonsmodell med uensartede avdelinger med stor grad av selvstendighet for den enkelte avdeling. Dette oppleves av de ansatte som en utfordring i forhold til implementering av et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Det oppleves som belastende for undervisningspersonell at man ved avsluttet sykefravær må ta igjen planlagte forelesninger, det finnes ikke ordninger for å ivareta arbeidsoppgaver under fraværet. Det er utfordringer knyttet til midlertidighet i ansettelsesforholdet gjennom bruk av åremålstilsettinger og engasjementer innen undervisning og forskning. Flere av de undervisnings-og forsknings(ijf)-ansatte har perioder i forskningsdelen av sin stilling der de ikke nødvendigvis oppholder seg på Hit. Dette medfører at arbeidstakere i mindre grad føler engasjement i forhold til arbeidsmiljøet og for høyskolens systemer, herunder det systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Et tradisjonelt idasseskille mellom undervisnings-og forskningsansatte og de administrativt ansatte eksisterer i noen grad, noen av de vi snakket med mener dette lever i beste velgående, andre mener dette var mer uttalt tidligere. Hit har vokst raskt de senere årene- både antall ansatte, antall studenter og forskningsproduksjonen har økt kraftig. Flere ansatte gir uttrykk for at den kraftige veksten har sin pris-mange er slitne. Det oppleves som et problem at skolens systemer for blant annet arkivering, informasjonsde]ing og andre administrative systemer ikke er hensiktsmessige eller tilpasset størrelsen på organisasjonen.

5 5. Avvik Følgende avvik ble konstatert under revisjonen: Avvik i Oversikten over virksomhetens organisasjon,herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse-, miljø- og sikkerhet er fordelt, er mangelfull. Avvik fra: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) ~ 5 annet ledd nr.5 Begrunnelse: Denne bestemmelsen i forskriften stiller krav til at det skriftlig skal fremgå hvordan virksomheten er organisert, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid er fordelt mellom de ulike aktørene. Vi bar lagt følgende mangler i forhold til denne bestemmelsen til grunn: Det fremgår under avsnittet ledere med utøvende HMS-ansvar at ledere kan fordele defmerte oppgaver knyttet til ulike deler av HMS-arbeidet til tilsatte. Det fremgår videre med henvisning til internkontrollforskriftens 5 annet ledd nr.5 at denne eventuelle fordelingen av oppgaver skal dokumenteres. Arbeidstilsynet mener at det i tillegg må fremgå hvilket ansvar og hvilken myndighet som følger de delegerte oppgavene. Ansvarlig leder skal som en del av 5-faseprosessen på sin avdeling i fase 3 være ansvarlig for at det utarbeides en handlingspian for avdelingen. Om forhold som ikke kan løses innenfor avdelingens rammer, står følgende å lese : Dersom det er nodvendigfremmes kostnadskrevende tiltak til neste års budsjett. Forhold som krever større investeringer eller ressurserforå loses, tas dette opp på nivået over Arbeidstilsynet antar at det i denne formuleringen er ment å gi ansvarlig leder et ansvar for å melde oppover i systemet saker generelt som ikke kan løses på avdelingsnivå. Sett i lys av tidligere erfaringer om at saker som ikke løses på avdelingsnivå ofte ikke har funnet sin løsning, mener Arbeidstilsynet det vil være nødvendig at saksgangen for slike saker er mer konkret beskrevet, altså hvor skal det meldes, på hvilken måte skal det meldes, når og hvordan rapporteres det tilbake til melder. Etter internkontrollforskriftens 5 annet ledd nr.5 skal også en oversikt over virksomhetens organisasjon fremgå skriftlig, det er altså ikke utelukkende aktører med direkte ansvar,oppgaver og myndighet i HMS-arbeidet som hører inne under dette punkt. Høyskolens ledergruppe eksisterer ikke på organisasjonskartet eller i dokumentet Organisering, ledelse og styring ved Hit, samtidig som ledergruppen oppleves å være et sentralt organ, også i forhold til HMS-problemstillinger. Det er også knyttet ukiarheter til forholdet mellom studieadniinistrasjonen og avdelingsadministrasjonen. Studieledere mener seg å være underlagt avdelingsadministrasjonen, men opplever å motta instruksjoner direkte fra studieadministrasjonen. Dette er to eksempler som fremkom under revisjonen på at oversikten over organisasjonen ikke er tilstrekkelig tydelig beskrevet, og dermed skaper usikkerhet hos de ansatte. Se vurdert påleggspunkt I i vedlagte varsel om pålegg.

6 Avvik2 Det har ikke vært sørget for tilstrekkelig grad av medvirkning fra de ansatte og deres representanter ved innføringen av intemkontrollsystemet. Avvik fra: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) ~ 4 Begrunnelse: Internkontrollforskriften fastslår i 4 at innføring og utøvelse av internkontroll skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Både arbeidstakere, tillitsvalgte, verneombud og arbeidsmiljøutvalg har lovfestet rett og plikt til medvirkning. Arbeidstilsynet oppfattet det under revisjonen slik at den vanlige arbeidstaker på Hit ikke hadde kjennskap til systemet overhodet.verneombudene rapporte at de ble presentert for systemet på den første opplæringsdag , da mye alt var ferdig. Verneombudene har vært høringsinstans i sluttfasen, med kun en uke mellom høringsfrist og planlagt implementeringsdato. Arbeidsmiljøutvalgets medvirkning har vært begrenset til å holdes orientert. Slik Arbeidstilsynet videre oppfattet det var det planlagt et større prosjekt personalpolitikk ved HiL, der nettopp medvirkning og forankring i organisasjonen sto sentralt og skulle sikres. Prosjektet skulle blant annet omfatte arbeidsmiljø, herunder arbeidet med nytt HMS-system. Dette prosjektet kom imidlertid ikke i gang, i den betydning at de nedsatte arbeidsgrupper som skulle arbeide med dette ikke avholdt noen møter. Arbeidstilsynet mener på denne bakgrunn at medvirkuingen fra de ansatte gjennom prosessen med utarbeidelsen av HMS-systemet ikke har vært tilstrekkelig. Imidlertid vurderes det ikke hensiktsmessig å varsle pålegg relatert til dette forhold. Systemet er nå i hovedsak på plass og under implementering. I de videre prosesser med utøvelse av internkontroll herunder evaluering gjennom intern revisjon, antas det at tilstrekkelig medvirkning fra de ansatte og deres representanter er sikret gjennom systemet. 6. Anmerkninger Anmerkningene nedenfor beskriver forhold rundt intemkontrollsystemet som det etter Asheidstilsynets oppfatning er viktige å påpeke. Det fattes ikke vedtak om pålegg knyttet til anmerkninger. Følgende forhold ble anmerket under revisjonen: Anmerkning i Om Kunnskaper, ferdigheter og kapasitet i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet: Avdelingsdirektører og dekaner er som avdelingsledere tillagt et stort ansvar og mange oppgaver i det systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Dekanene har til dels et meget stort antall medarbeidere under seg. Basert på beskrivelsen i internkontrollsystemet av dette nivåets ansvar og oppgaver samt samtaler med ansatte på flere nivåer, mener Arbeidstilsynet at det er sannsynlig at kapasitetsproblemer i alle fall hos dekanene vil bli en flaskehals i systemet. Revisjonen avdekket at kunnskapen om det nye internkontrollsystemet dels er mangelfull for ledere. Internkontrollsystemet beskriver kompetansekrav og opplæringstiltak for ledere innenfor HMS. Det vil være svært viktig at HiL klarer å følge opp intensjonene om å tilføre lederne den kompetanse de eventuelt måtte mangle. Personalavdelingen har en viktig funksjon i forhold til å støtte og følge opp lederne i det systematisk helsemiljø- og sikkerhetsarbeidet. De ansatte rapporterer at deres erfaring er at personalavde]ingen har problemer med sin kapasitet til å ivareta denne viktige oppgaven. Det er et faktum at grupper av ansatte har stilt spørsmålstegn også ved om personalenheten besitter tilstrekkelig kompetanse til å heve ledernes kompetanse,men dette er ingen entydig tilbakemelding. Arbeidstilsynet finner det vanskelig å ta stilling til dette, vi forutsetter derimot at Hit selv foretar vurderingen av personalavdelingens kapasitet og eventuelle

7 behov for tilførsel av kompetanse.vi er kjent med at det på tilsynstidspunktet var en pågående prosess med nyansettelse og samtidig vurdering av P0Ds struktur. Anmerkning 2 Om implementering: Arbeidstilsynet mener Hit står foran en stor utfordring når systemet skal implementeres i organisasjonen. Dette fordi organisasjonen synes i liten grad å ha et eierforhold til systemet. På tilsynstidspunktet var det heller ingen ansatte uten lederfunksjon eller tillitsverv vi snakket med som hadde kjennskap til internkontrollsystemets innhold, eller hadde noen kjennskap til noen plan for implementering. Av ledere var det flere som ikke hadde kjennskap til hvordan systemet var tenkt implementert på egen avdeling. Anmerkning 3 Om rutiner og prosedyrer i systemet: Om kartleggingsverktøy: Intemkontrollsystemet beskriver 3 hovedkartieggingsmetoder som skal gjennomføres ved enhetene ; årlige medarbeidersamtaler, vernerunder og medarbeiderundersøkelse. I tillegg beskrives et verktøy for risikoanalyse som skal benyttes i visse situasjoner. Det fremgår også at avdelingene/enhetene kan benytte andre metoder for å kartlegge arbeidsmiljøet i tillegg til de tre hovedmetodene. I løpet av revisjonen ble det diskutert hvorvidt medarbeiderundersøkelsen slik den er presentert er et egnet verktøy for kartlegging av psykososiale aspekter av arbeidsmiljøet, samt om den er egnet til å gi et helhetlig bilde av det psykososiale arbeidsmiljøet ved Hit. Arbeidstilsynets vurdering er at erfaringene som vil komme gjennom praktisk bruk av metoden, vil danne grunnlag for at Hit selv som en del av sin interne revisjon vil kunne evaluere om medarbeiderundersøkelsen oppleves som et egnet verktøy. Om prosedyrene: Linker til en rekke prosedyrer ligger i systemet. Det overordnede inntrykket er at mye av det som forventes å finnes er på plass. Per registrerer vi at prosedyrene mobbing og varsling er under utarbeidelse. Selv om ingen lenke til prosedyre omstilling ligger ute, ble det på vårt sluttmøte gjort rede for at slik prosedyre også er under utarbeidelse. Arbeidstilsynet har tiuit til at prosessen med å ferdigstille disse prosedyrene går sin gang. Arbeidstilsynet har for øvrig ikke funnet det hensiktsmessig å vurdere innholdet i den enkelte prosedyre i detalj. Om HMS-portalea for medarbeidere: HMS-portalen for medarbeidere er tenkt å gi adgang til en lett - utgave av internkontrollsystemet,med enkel tilgang til sentrale prosedyrer. Arbeidstilsynet støtter denne tanken, ettersom hovedsystemet er så vidt omfattende som det er. Per er HMs-portalen for medarbeidere ikke klar. 7. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Formøte Forberedende møte for presentasjon og planlegging av systemrevisjonen. Intervjuer og verifikasjoner 2O.og samt personer ble intervjuet. Avsluttende møte Oppsuminering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 1 er det gitt en oversikt over deltakerne på kontrollen.

8 Vedleggi Deltagere ved Arbeidstilsynets revisjon I tabellen under er det gitt en oversikt over hvilke personer ved virksomheten som deltok under formøtet, åpningsmøtet og det avsluttende møtet, og hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Formote Intervju Avsluttende mote Jostein Skurdal Direktør X X X Jan Aasen PØD-direktør X X X Anne Grethe Grinnhaug Personalrådgiver X X Lars Petter Mathisrud Personalrådgiver X X Lars Bjarne Mytheri Hovedvemeombud X X X Marit Eivsås VO ASV/vara HVO X X Liv Overhalden Driftssjef X Kadaffi Nasir Verneombud PØD X Åse Berit Staum Ansatt PØD X Margit Myhren Ansatt POD X Anne -Christine Lothe Ansatt PØD X Snefryd Fredriksen Ansatt PØD X Ellen-Birgitte Strømø Dekan ASV X Finn Olsen Kontorsjef ASV X Sveinung Berild Studieleder ASV X Erik Vea Studieleder ASV X Christian Krogh Ansatt ASV X Sylvi Ovanger Ansatt ASV X Jenny Steinnes Ansatt ASV X Malte Wadman Dekan DNF X Tore Maritvold Teknisk leder DNF X Eli Bo Leder p.design DNF X Solveig Sovik Ansatt DNF X