SYSTEMREVISJON. ved. Tidsrom for kontrollen: 30. og MVAs kontrollgruppe: John Olav Hisdal Sissel Storebø.

Transkript

1 SYSTEMREVISJON ved BIOPLAN EIDFJORD AS KONTROLL NR Bedriftens adresse: Postboks Eidfjord Utslippstillatelse av: Arkivkode: 2002/ Tidsrom for kontrollen: 30. og MVAs kontrollgruppe: John Olav Hisdal Sissel Storebø Kontaktperson i bedriften: Driftsleder Arnfinn Førsund Andre tilstede: Revisjonen omfattet følgende emner: - Internkontroll vedrørende ytre miljø - Mottak, registrering og kontroll av avfallstyper - Utslipp til vann - Utslipp til luft Sammendrag av resultater: Fylkesmannen avdekket følgende avvik under revisjonen; Virksomheten har ikke etablert tilfredstillende internkontroll for det ytre miljø. Mottak av avfall fra Haugaland Gjenvinning er ikke i samsvar med utslippstillatelsens punkt 2.1. Bedriften har ikke rapportert til fylkesmannen for år Fylkesmannen gjorde følgende anmerkning under revisjonen: Kravene i utslippstillatelsen var ikke alminnelig kjent i bedriften. Utarbeidet dato: Godkjent dato: Sissel Storebø Håkon Kryvi Revisjonsleder Seksjonsleder MVA

2 2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Anmerkninger 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2 Vedlegg 3: Dokumentunderlag for fylkesmannens revisjon Omfanget av fylkesmannens kontroll. Deltakere ved fylkesmannens kontroll.

3 3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en kontroll ved BioPlan Eidfjord den og Revisjonen inngår som en del av fylkesmannens planlagte revisjonsvirksomhet for inneværende år. Revisjonen fokuserer på overholdelse av krav og rapporten beskriver avvik og anmerkninger som ble avdekket under kontrollen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av bedriftens miljøarbeid eller miljøstatus. Formålet med revisjonen var å vurdere om virksomheten har en tilfredsstillende styring med aktiviteter og utstyr som har betydning for det ytre miljø. Det ble særlig sett på områder som har betydning for utslipp til vann og utslipp til luft og håndtering av slam. Kontrollen omfattet bl.a undersøkelse av: - bedriftens internkontroll innenfor nevnte områder er hensiktsmessig og dekkende - aktiviteter utføres slik som beskrevet og uttalt - bedriften når sine mål og driver sin virksomhet innenfor egne rammer og de rammer som myndighetene har satt Revisjonen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av sentralt plasserte personer i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen. - AVVIK defineres som overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. (F.eks overtredelse av krav i forurensningsloven, produktkontrolloven, forskrifter hjemlet i disse to lovene, utslippstillatelsen og virksomhetenen egne rutiner som er nødvendige for å overholde myndighetenes krav). - ANMERKNING defineres som: et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke for å ivareta helse, miljø og sikkerhet og som ikke omfattes av definisjonen for avvik. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for revisjonen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og forhold av betydning for det ytre miljø. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av revisjonen er listet i vedlegg Omfang Omfanget av fylkesmannens revisjon er nærmere beskrevet i vedlegg 2. Miljøvernavdelingen har ikke vurdert andre forhold ved bedriftens virksomhet.

4 4 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under revisjonen: Avvik 1. BioPlan Eidfjord AS har ikke etablert tilfredstillende internkontroll for det ytre miljø. Avvik fra: Forskrift om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) av 1. januar 1997, 5 punkt 1-8. Avviket er basert på følgende observasjoner: - Bedriften har satt generelle overordnende mål for sin aktivitet. For at internkontrollen skal fungere som et verktøy for å sikre og dokumentere etterlevelse av krav for det ytre miljø er det nødvendig å sette konkrete mål. Konkrete mål gjør det lettere å vurdere resultatforbedringer for ytre miljø. Målene bør etterfølges av en handlingsplan. - Bedriften har ikke dokumentasjon for at det er vurdert risiko og kartlagt farer og på denne bakgrunn utarbeidet en beredskapsplan for de aktiviteter og installasjoner som kan medføre fare for utslipp til ytre miljø. - Rutinen som beskriver årlig revisjon av IK-permen blir ikke fulgt, jf. punkt 9 i internkontrollen for bedriften. - Rutiner for skriftlig melding om avvik er ikke tatt i bruk, jf. punkt 6.5 i bedriftens internkontrollen. Avviksrapportenes punkt 6.6 brukes ikke. - Bedriften mangler skriftlige rutiner/prosedyrer for kontroll av kvaliteten ved mottak av avfall. - Systematisk oppdatering og gjennomgang av internkontrollen som beskrevet i punkt 5.6 i internkontrollen til bedriften er ikke gjennomført. Dette kan medføre at de ansattes forhold til internkontrollen svekkes og at nedskrevne rutiner blir lite brukt. Videre er internkontrolldokumentet for bedriften udatert og ikke godkjent. Avvik 2 Mottak av avfall fra Haugaland Gjenvinning er ikke i samsvar med utslippstillatelsens punkt 2.1. Avvik 3 Bedriften har ikke rapportert til fylkesmannen for år 2001, jf. punkt 4 i utslippstillatelsen for drift av anlegget.

5 5 5. Anmerkninger Kravene i utslippstillatelsen var ikke alminnelig kjent i bedriften. 6. Gjennomføring Revisjonen omfattet følgende aktiviteter: Innledende møte/formøte den der fylkesmannen informerte om om gjennomføring av revisjonen 5 personer ble intervjuet. Befaring av anlegget Oppsummerende møte Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på revisjonen.

6 6 VEDLEGG 1 Dokumentasjonsunderlag for fylkesmannens revisjon Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for fylkesmannens revisjon Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for revisjonen. Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningsloven) Forskrift om systematisk helse-, miljø, og sikkerhetsarbeid i virksomheter, (Internkontrollforskriften). Forskrift om avløpslam Utslippstillatelse for reaktorkomposteringsanlegg i Simadalen, datert BipPlans internkontroll/kvalitetssikring (udatert) Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og forhold av betydning for det ytre miljø

7 7 VEDLEGG 2 Omfanget av fylkesmannens revisjon Redegjørelse for hvilke emner revisjon omfattet For fylkesmannen var en forventning til målrettet styring utgangspunktet for alle emnene som ble tatt opp med bedriften. Målrettet styring kan f.eks. beskrives gjennom generelle funksjoner som å: - Fastsette mål - Planlegge og organisere for at målene kan nås - Kontrollere og verifisere at arbeidet blir utført som planlagt - Vurdere og behandle avvik, og foreta nødvendige korrigerende tiltak for å hindre gjentakelser - Bruke erfaringer systematisk til forbedringer Revisjonen omhandlet bedriftens håndtering av følgende emner: Bedriftenes målsetning og internkontrollsystem på miljøsiden - Ledelsens mål - Bedriftens organisering og ansvarsfordeling - Kartlegging og vurdering av risiko - Beskrevne rutiner/prosedyrer - Avviksbehandling - Erfaringstilbakeføring - System for oppdatering

8 8 VEDLEGG 3 Deltakere på fylkesmannens revisjon Redegjørelse for hvilke personer fra BioPlan Eidfjord AS som var direkte involvert i revisjonen I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra BioPlan Eidfjord AS under formøte og oppsummerende møte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Formøte Intervju Oppsummerende møte Arnfinn Førsund Daglig leder X X Zeben Putnam Prosessansvarlig X X Harald Borgen Driftsleder X X X Marie Bohman HMT-ansvarlig X X X Erling Ljone Driftsoperatør X X X Fra fylkesmannen deltok John Olav Hisdal og Sissel Storebø med sistnevnte som revisjonsleder.