Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget den 4. juni 2009 kl i møterom, Ø-201 (Drotten)

Transkript

1 Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget den 4. juni 2009 kl i møterom, Ø-201 (Drotten) Til stede Arbeidsgiverrepresentanter Representant AHS/HIS/ØK-ORG - DNF / TVF Malte Wadman Fellesadministrasjonen/SELL Iben Kardel (AMU-leder) Personal- og Lars Petter Mathisrud organisasjonsdirektør Høgskoledirektør Jostein Skurdal Arbeidstakerrepresentanter Representant AHS/ASV Tine Blom DNF / TVF Sigmund Andresen Fellesadministrasjonen/SELL Mehran Amirnejad Hovedverneombud - Øvrige varamedlemmer Per Eriksson verneombudene Kadaffi Nasir Eksterne representanter med tale- og forslagsrett Bedriftshelsetjenesten Kjell Ødegård Innlandet NAV-arbeidslivssenter - Studentrepresentanter med observatørstatus og talerett. Studentrepresentant Sjur Digernes Studentrepresentant Side 1

2 Saker til orientering og behandling: Saksnr Innmeldt av: A= arbeidsgiver V= vernetjeneste Saksfremlegg og forslag til vedtak: Saksfremlegg skal klargjøre hva/hvilke områder AMU skal behandle/beslutte. Sak 28/09 Godkjenning av innkalling og saksliste Det ble påpekt bruk av feil avdelingsnavn og titler i innkallingen. Sak 29/09 Godkjenning av referat fra møte den Det ble gitt innspill på følgende saker i referatet fra møtet Sak Representanter for vernetjenesten påpekte at det må gå tydeligere fram hvilke innspill som er gitt i møtet. Sak 26/09 Representanter for vernetjenesten påpekte at det må gå tydeligere fram hvilke innspill som er gitt i møtet. Sak 27/09 Møtefrekvens for AMU: Representanter fra vernetjenesten påpekte at det ikke ble konkludert med en reduksjon av møter. Konklusjonen som er gjengitt i referatet er ikke er i overensstemmelse med vernetjenestens oppfatning. Merknadene tas til etterretning og referatet omarbeides på de punktene det er gitt innspill. Ref. Tidligere saksnr. Sak 30/09 Høgskoledirektør foreslo at det forberedes en sak til neste AMU møte om form på innkalling og referat samt møtestruktur. Orienteringssaker: (muntlige og skriftlige) a) Faglig organisering Høgskoledirektør ga en muntlig orientering om status: Utlysning av dekan TVF det er besluttet å forlenger søknadsfristen til 20.oktober Det nedsettes et eget utvalg for å følge opp utredningen om fremtidig organisering av TVfagene. ØKORG og HIS har vedtatt intern organisering. Legges fram som orienteringssak til høgskolestyret i juni. b) Velferdstilbud ved HiL PO-direktør ga en muntlig orientering om velferdstiltak som tilbys ved høgskolen og viste til informasjon på Side 2

3 ansattes sider. Det ble foreslått at velferdsutvalget gir en årlig orientering til AMU om planer og bruk av midler. c) Status - arbeidet med vernerundeskjema 53/08 Personal- og organisasjonsseksjon (PO) og HVO vurdert forbedringer av selve vernerundeskjemaet og den tekniske løsningen rundt bruken av skjemaet. Det er et mål å ferdigstille dette arbeidet til høsten slik at skjematikk er klart for vernerunde d) Status plan for implementering av nytt HMS-system Oppdatert plan pr. juni 2009 som viser hvilke aktiviteter som er gjennomført/gjenstår er vedlagt referatet. Planen skulle opprinnelig vært evaluert i 1. kvartal. Arbeidsgiver ønsker at dette utsettes til flere av opplæringstiltakene er gjennomført. Vedlegg 30/09 d) (eget dokument) e) Status gjennomføring av medarbeiderundersøkelsen Følgende avdelinger/enheter har gjennomført måling og work-shop i 1. halvår 2009: SELL (mai) Studadm (april) IT (april) PO (juni) ØD (juni) BIB (juni) AHS (april) ØKORG (april) HIS (april) Ledelsens stab (juni) f) Retningslinjer - ergonomisk veiledning fra BHT Ny sak Arbeidsgiver har utarbeidet nye retningslinjer for bestilling og oppfølging av ergonomisk veiledning fra BHT. Retningslinjene beskriver følgende: Ansvar/oppgaver for de ulike aktørene. Kommunikasjon mellom aktørene Avdelingsledere/enhetsledere har nå mulighet Side 3

4 for å foreta direkte bestilling av tjenesten fra BHT. Personal- og organisasjonsenheten (PO) har tatt over administrative oppgavene knyttet til søknad om BHT-honorar/tilretteleggingstilskudd hos NAV. Personal- og organisasjonsenheten har eget budsjett knyttet til nødvendig tilrettelegging av arbeidsplassen. Retningslinjene er publisert i HMS-systemet. g) Utarbeidelse av pandemiplan for Høgskolen i Lillehammer Ny sak Kunnskapsdepartementet har pålagt alle universiteter og høgskoler å utarbeide en beredskapsplan ifm en eventuell pandemi med bakgrunn i utbruddet av influensa A, Planen skal fokusere på opprettholdelse av kritiske funksjoner, varsling mv, ved et utbrudd hvor % av ansatte (og studenter) blir rammet. Høgskolen har innledet et samarbeid med HiG og SoPP og er også i dialog Lillehammer kommune (kommuneoverlegen) og fylkesmannens beredskapsavdeling og andre virksomheter i sektoren om utarbeidelse av planen. Frist for ferdigstillelse er 15. juni. Merknad: Planen er ferdigstilt og publiser på h) Gjennomføring av risikokartlegging (teknisk miljø) ved DNF og TVF Vurdering av eksponeringsforhold for teknisk personale ved DNF og TVF, med tanke på behov for målrettede helseundersøkelser. Bakgrunn: Ved inngåelse av ny avtale med Bedriftshelsetjenesten hvor kun ansatte i renholdsstillinger er tilmeldt BHT med jevnlige helseundersøkelser, ble det stilt spørsmål fra vernetjenesten om ikke ansatte i tekniske stillinger ved DNF og TVF også burde vært undergitt slike helseundersøkelser. BHT ble engasjert til å foreta en vurdering ev eksponeringsforhold i Side 4

5 arbeidssituasjonen. Vurdering ble foretatt i mars 2009 med bedriftslege og HMS-rådgiver fra BHT og teknisk leder for hhv. DNF og TVF til stede. Konklusjon: Konklusjonen til BHT er at teknisk personale ikke har risikoforhold som tilsier jevnlige helseundersøkelser. BHT har imidlertid satt fokus på andre tiltak som kan være aktuelle ut fra de arbeidsoppgaver som tilligger medarbeiderne. Dette dreier seg om fokus på ergonomi og kjemikalie håndtering, i tillegg er det påpekt manglende avsug ift. loddearbeidsplass på TVF. Dette er forhold som blir fulgt opp i linjen med de aktuelle lederne og medarbeiderne. Sak 31/09 Sak 32/09 Innmeldt av: A Organisering av verneområder PO-direktør orienterte om bakgrunn for saken. AMU vedtar følgende nye verneområder ved høgskolen. Avdeling for økonomi- og organisasjonsvitenskap (ØKORG) Ledelsens stab og Personal- og organisasjonsseksjon Studieadministrasjon Økonomi- og driftsseksjon Bibliotek og IT-tjeneste Verneområdene etableres med virkning fra Det skal gjennomføres valg av nye verneombud slik at den nye organiseringen kan trå i kraft. Høring om IT-reglement og Policy for og retningslinjer for informasjonssikkerhet It-leder Kai Gjessing orienterte om bakgrunn for saken og innhold i dokumentene. Vernetjenesten orienterte om at de har hatt formøtte med ITleder for å sette seg inn i saken og hadde følgende kommentarer/innspill. Ordlyd i pkt i policy dokumentet og pkt. 8 i ITreglement bør harmoiseres. Det ble stilt spørsmål om retningslinjer for leders innsyn. Det ble stilt spørsmål om pkt. 7 i IT-reglementet om 64/08 11/09 d) Side 5

6 problemstillinger knyttet til egen næringsvirksomhet. IT-leder ga tilbakemelding på at Policydokumentet skal følges opp med en rekke prosedyrer hvor bl.a. de forhold som tas opp vil bli nærmere beskrevet. Vedrørende konkrete tekstmessige innspill til reglement så vil dette bli sett nærmere på i en ferdigstillelsen. Vedrørende implementering av IT-reglementet så ble det foreslått at reglementet inngår som en del av arbeidsavtalen og nevnes eksplisitt i denne. AMU gir sin tilslutning til den fremlagte Policy og retningslinjer for informasjonssikkerhet og IT-reglement for Høgskolen i Lillehammer og ber om at kommentarer og innspill tas med i den videre behandlingen. IT reglementets pkt. 7 og 8 endres i tråd med forslag fremlagt i møtet. Sak 33/09 Innmeldt av: V Dyrehold PO-direktør orienterte om bakgrunnen for saken. AMU ber om at spørsmålet om hundeparkering vurderes sammen med andre personalpolitiske / velferdsmessige tiltak. 32/07 Sak 34/09 Innmeldt av: A HMS-system: Forslag til prosedyre varsling Personalrådgiver Liv Gjerde orienterte om bakgrunnen for og innhold i forslaget til prosedyre. AMU hadde ingen merknader til innholdet i prosedyren. AMU gir sin tilslutning til det fremlagte forslaget lokal varslingsrutine for Høgskolen i Lillehammer. Sak 35/09 Innmeldt av: Sykefraværsrapportering 1. kvartal 2009 PO-direktør orienterte om den fremlagte sykefraværsrapporten for første kvartal Løpende Side 6

7 AMU tar saken til etterretning. Sak 36/09 Innmeldt av: Eventuelt Møteplan for høsten 2009 Det er planlagt AMU møter på følgende datoer: 17. september (merknad; utgikk pga. møtekollisjon for arb.giverrepresentanter, eksternt møte) 15. oktober 12. november Det vurderes nærmere om det er behov for et møte i desember Side 7