Melding om Fylkesmannens systemtilsyn med helse, - omsorgs, - og barnevernstjenesten i Byrådsavdeling for helse og omsorg

Transkript

1 Byrådssak 106/17 Melding om Fylkesmannens systemtilsyn med helse, - omsorgs, - og barnevernstjenesten i Byrådsavdeling for helse og omsorg GHAL ESARK Hva saken gjelder: Byrådet legger frem melding om Fylkesmannens systemtilsyn med helse-, omsorgs- og barnevernstjenesten i Byrådsavdeling for helse og omsorg (BHO) i Meldingen informerer om temaene for, resultatene og oppfølgingen av tilsynene. Fylkesmannen utfører også hendelsesbaserte individtilsyn. Meldingen omfatter ikke slike tilsyn, da de behandler personopplysninger. I 2016 avsluttet Fylkesmannen fem systemtilsyn i Byrådsavdeling for helse og omsorg. Tre av tilsynene konkluderte med avvik. Formålet med Fylkesmannens tilsyn er å undersøke om offentlige og private virksomheter overholder krav i lov og forskrift. Med det skal tilsynene samtidig bidra til god tjenestekvalitet og pasientsikkerhet. Selv om tilsynene er arbeidskrevende, er de derfor svært nyttige for kommunenes kvalitetsforbedringsarbeid. De medfører en grundig gjennomgang av utvalgte områder og har god læringseffekt for ledere og ansatte. Fylkesmannen forhåndsvarsler systemtilsynene med minst 6 uker. Kommunen kan dermed gå gjennom egen praksis i forkant av tilsynene. Byrådsavdeling for helse og omsorg har en retningslinje for systemtilsynene som skal bidra til at enheter, etater og byrådsavdelingen forbereder tilsynene best mulig. Byrådet vil samtidig understreke at uavhengig av tilsynene fra Fylkesmannen, har Byrådsavdeling for helse og omsorg kontinuerlig fokus på kvalitetsforbedring og oppfyllelse av lovkrav og faglige standarder i tjenestene. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Byrådets fullmakter 2.7 pkt. c): Byrådet skal jevnlig informere og rapportere til bystyrets organer om oppnådde resultater og avvik på mål, strategier og tjenesteproduksjon Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Bystyret tar «Melding om Fylkesmannens systemtilsyn med helse-, omsorgs- og barnevernstjenesten», til orientering. Dato: 14. mars 2017 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Harald Schjelderup byrådsleder 1

2 Vigdis Anita Gåskjenn byråd for helse og omsorg 2

3 Saksutredning: Generelt om ordinære systemtilsyn fra Fylkesmannen Fylkesmannens systemtilsyn med offentlige og private virksomheter har to formål. Tilsynene skal undersøke om virksomhetene innfrir krav i lov og forskrift. Med det skal tilsynene samtidig bidra til god kvalitet og pasientsikkerhet i helse-, omsorgs- og barnevernstjenestene. Fylkesmannen forhåndsvarsler systemtilsynene rundt 6 uker på forhånd. Kommunen kan dermed selv gå gjennom egen praksis før tilsynet finner sted og umiddelbart rette eventuelle avvik. Byrådsavdeling for helse og omsorg har en retningslinje som viser intern oppgave - og ansvarsfordeling ved tilsynene. Den skal bidra til at enheter, etater og byrådsavdelingen forbereder tilsynene best mulig. Dersom mulig, skal vi korrigere eventuelle avvik umiddelbart og før tilsynene finner sted. Når et tilsyn avdekker avvik, får virksomheten en frist på å dokumentere tiltak for å rette opp avvikene samt en frist for å dokumentere tiltakenes effekt. Dersom Fylkesmannen ikke er tilfreds, etterspør de ytterligere tiltak. I motsatt fall avslutter de tilsynet. Ordinære systemtilsyn i I 2016 avsluttet Fylkesmannen fem systemtilsyn med helse, - omsorgs, - og barnevernstjenestene i Byrådsavdeling for helse og omsorg. To av disse var påbegynt i I tre av tilsynene fant Fylkesmannen avvik fra relevante lover og forskrifter. Tilsynene fordelte seg på følgende tjenester og tema, og hadde følgende resultat (tabell): Tema Barnevern-, helsestasjons - og skolehelsetjenesten og psykisk helse barn, Bergenhus bydel* Opplysningsplikt til barnevernet, håndtering av bekymringsmeldinger, bruk av individuell plan Barnevernstjenesten i Arna Arbeid med meldinger og undersøkelser Botjenester for utviklingshemmede, Åsane sone 1 og Arna* Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming Botjenester for utviklingshemmede, Bergenhus Om personer med utviklingshemming, 18 år og eldre og som bor i egen bolig, får forsvarlige helse - og omsorgstjenester Botjenester for utviklingshemmede, Laksevåg Om personer med utviklingshemming, 18 år og eldre og som bor i egen bolig, får forsvarlige helse - og omsorgstjenester Resultat Avvik Avvik Avvik Ingen avvik Ingen avvik Status Avsluttet Avsluttet Avsluttet Avsluttet Avsluttet *Påbegynt i 2015 Systemtilsynene med avvik Barnevernstjenester To av de tre tilsynene med avvik i 2016 fant sted i henholdsvis barneverns-, helsestasjons- og skolehelsetjenesten og psykisk helse barn, Bergenhus bydel samt i Arna barnevernstjeneste. Barnevernstjenestene i tilsynet fikk ett og samme avvik: Bergen kommune oppfyller ikke alltid plikten til å gi tilbakemelding til offentlig melder av bekymringsmeldinger. 1 Omfatter tilsyn som ble avsluttet i

4 I tilsynet i Bergenhus bydel undersøkte Fylkesmannen om tjenestene, ved systematisk styring og ledelse, hadde lagt til rette for og fulgte med på at helsestasjons- og skolehelsetjenesten oppfyller opplysningsplikten til barnevernet. Videre undersøkte Fylkesmannen om barnevernstjenesten håndterer meldinger forsvarlig. Tilsynet omfattet også spørsmål om barneverns -, helsestasjons- og skolehelsetjenesten tilbyr og bruker individuell plan når barn og unge har behov for langvarige og koordinerte tjenester. Ved Barnevernstjenesten i Arna undersøkte Fylkesmannen om kommunen sikrer at meldinger til barnevernet blir forsvarlig håndtert. Videre undersøkte de om kommunen gjennomfører undersøkelser forsvarlig. Barns rett til medvirkning var gjennomgående tema i tilsynet. I begge tilsynene har kommunen beskrevet tiltak for å rette opp i avviket om at barnevernstjenesten ikke alltid oppfyller plikten til å gi tilbakemelding til offentlig melder av bekymringsmeldinger. Dette er revisjon av rutine for tilbakemelding på bekymringsmeldinger, sjekkliste ved avslutning av undersøkelser, gjennomgang av regelverket med saksbehandlerne samt opplæring av nyansatte. I tillegg skal lederne jevnlig kontrollere om tjenestenes praksis er i samsvar med lov. Fylkesmannen fant tiltakene tilstrekkelig og har avsluttet tilsynene. Tjenester til utviklingshemmede Det tredje tilsynet med avvik i 2016 fant sted ved Botjenester for utviklingshemmede, Åsane sone 1 og Arna. Formålet med tilsynet var å undersøke om kommunen hadde organisert og styrer sin virksomhet slik at den yter tjenester til personer med utviklingshemming med minst mulig bruk av tvang og makt. 2 Tilsynet undersøkte særlig om kommunen har gitt nødvendig opplæring og veiledning til ansatte i reglene om bruk av tvang. Fylkesmannen fant to avvik. De ansatte fikk ikke tilstrekkelig opplæring til å utføre sine arbeidsoppgaver. I tillegg var ikke ledelsen tilstrekkelig til å fange opp og korrigere forhold som ikke er i samsvar med reglene om tvang i kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven samt kommunens egne rutiner. Kommunen har beskrevet en rekke tiltak for å lukke avvikene. Dette er nye rutiner for arbeid med saker etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 samt internopplæring for avdelingslederne i alle boligene. Fylkesmannen har vurdert tilbakemeldingene som tilfredsstillende og avsluttet tilsynet. Systemtilsynene uten avvik Tjenester til utviklingshemmede Fylkesmannen gjennomførte i 2016 et svært omfattende og identisk tilsyn med henholdsvis Botjenester for utviklingshemmede i Bergenhus og Botjenester for utviklingshemmede i Laksevåg. Fylkesmannen undersøkte om kommunen har lagt til rette for, følger med på og om nødvendig gjennomfører endringer slik at personer med utviklingshemming får tjenester i tråd med krav i lov og forskrift. Tilsynet omfattet: 1. Gjennomføring av personlig assistanse, avgrenset til: - Tilsyn og hjelp til å ivareta egenomsorg - Hjelp til aktivisering samt opplæring i daglige gjøremål - Personlig stell og egenomsorg 2. Helsetjenester i hjemmet og tilgjengelighet til medisinsk undersøkelse og behandling, avgrenset til: - Legemiddelhåndtering 2 Jf. helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 4

5 - Oppfølging for å vurdere nødvendig helsehjelp hos lege, kommunens medvirkning til at bruker får komme til lege, hjelp til å formidle opplysninger ved legebesøk, oppfølging etter legebesøk, formidling av informasjon fra legebesøk til de som gir helsetjenester i hjemmet til brukeren - Helsehjelp ved akutte tilstander I tilknytting til hvert tema omfattet tilsynet også spørsmål om hvordan kommunen ivaretar brukerens rett til informasjon og medvirkning. Videre undersøkte Fylkeslegen om kommunen etterspør politiattest ved tilbud om ansettelse. 3 Tilsynet fant ingen brudd på krav i lov og forskrift. Fylkesmannen konkluderte med at «Etat for tjenester til utviklingshemmede har en tydelig ledelse som følger med på egen virksomhet og iverksetter forbyggende og korrigerende tiltak når dette er påkrevd. Tiltak for å harmonisere praksis og sikre nødvendig faglige kompetanse er en prioritert oppgave i tjenesten. Ledere og ansatte legger vekt på at brukerne skal få medvirke i utforming og innhold i gjøremål og aktiviteter» (Fylkesmannen i Hordaland , saksnummer :32). Andre systemtilsyn i 2016 Barnevernstjenesten i Årstad: Tilsyn med praksis for utvidelse av undersøkelsesfrist På bakgrunn av standard rapport fra Årstad barnevernstjeneste til Fylkesmannen for første halvår 2016, ba Fylkesmannen om en redegjørelse for praksisen med å utvide fristene for undersøkelser. Forespørselen gjaldt 9 familier med totalt 20 barn. Alle sakene var utvidet med tre måneder. Det fremgikk ikke om tjenesten hadde gjort en vurdering av hvor mye mer tid det var behov for i hver enkelt sak. Fylkesmannen kunne heller ikke se hvorfor det skulle være behov for utvidelsene. I tillegg var det i flere av sakene uklart hva barnevernstjenesten hadde gjort for å sikre nødvendig framdrift i sakene. Ved ny gjennomgang av sakene vurderte barneverntjenesten det som nødvendig å utvide undersøkelsene for 5 av familiene, med totalt 7 barn. Fylkeslegen var enig i disse vurderingene. På bakgrunn av de 4 øvrige sakene, med totalt 13 barn, konkluderte tjenesten med at de ville endre praksis med utvidelse av undersøkelser. De vil ikke lenger beslutte å utvide fristen på undersøkelser når de er iverksatt senere enn 2 uker etter at melding er konkludert, med mindre sakens kompleksitet tilsier at det er nødvendig. Tjenesten vil tilstrebe å gjennomføre undersøkelsene så snart som mulig. Datoer og tidsplan skal fremkomme av standardbrevet til familiene. På bakgrunn av ovennevnte tiltak har Fylkeslegen avsluttet tilsynet, men vil følge med effekten av tiltakene. Tilsynenes rolle i kvalitetssystemet i Byrådsavdeling for helse og omsorg Formålet med Fylkesmannens tilsyn er å undersøke om virksomhetene innfrir krav i lov og forskrift. Med det skal tilsynene samtidig bidra til god kvalitet og pasientsikkerhet i helse-, omsorgs- og barnevernstjenestene. Selv om tilsynene er arbeidskrevende, er de derfor svært nyttige for kommunenes kvalitetsutviklingsarbeid. De medfører en grundig gjennomgang av styring og praksis på områdene som er gjenstand for tilsynene. Byrådsavdelingens retningslinje for gjennomføring av systemtilsyn presiserer at berørte virksomheter må forberede tilsynene godt. Slik kan vi korrigere eventuelle avvik umiddelbart og før tilsynene finner sted. Byrådsavdeling for helse og omsorg har også praksis for at etatsdirektørene kommuniserer tema for og konklusjonene fra tilsyn til liknende enheter som hvor et tilsyn har funnet sted. Slik kan også disse enhetene bruke tilsynene til å undersøke og ved behov rette opp tilsvarende forhold hos seg. 3 Tilsynet omfattet ikke tjenester som blir gitt med bruk av tvang og makt, praktisk bistand hushold,brukerstyrt personlig assistanse, helsehjelp ved legevakt og tannhelsetjenester, om fastlege og spesialisthelsetjenesten gir forsvarlig helsehjelp og om fastlegen gjennomfører regelmessig helsekontroll av brukerne 5

6 Fylkesmannens systemtilsyn er også fast tema i kommunaldirektørens halvårlige møter i Sentralt kvalitetsutvalg. Dette er kommunaldirektørens øverste organ i byrådsavdelingens kvalitetssystem. I tillegg til oversikter over tilsyn, behandler utvalget rapporter fra etatene om avvik, risiko og internkontroll for øvrig. Foruten kommunaldirektøren, deltar de seks etatsdirektørene, byrådsavdelingens medisinske fagsjef, relevante seksjonsledere samt rådgiver for kvalitetssystem. Tilsvarende Sentralt kvalitetsutvalg, har byrådsavdelingen også Etatenes kvalitetsutvalg i hver av sine seks etater samt Lokale kvalitetsutvalg i resultatenhetene. Bergen kommune er i gang med å anskaffe et elektronisk kvalitetssystem. Byrådsavdeling for helse og omsorg skal være første avdeling til å ta systemet i bruk. Systemet skal lette kvalitetsutviklingsarbeidet på alle nivå i organisasjonen, og bidra til en god avviksmeldekultur. Det skal også bedre tilrettelegge for den overordnede styringen og internkontrollarbeidet. Sammenfatning Denne meldingen beskriver Fylkesmannens systemtilsyn med helse, - omsorgs, - og barneverntjenesten i Byrådsavdeling for helse og omsorg i Fylkesmannen avsluttet fem tilsyn dette året. Tre av tilsynene konkluderte med avvik. Det ene avviket handlet om at barnevernstjenesten ikke alltid oppfyller plikten til å gi tilbakemelding til offentlig melder av bekymringsmeldinger. De to andre handlet om bruk av tvang i botjenestene til utviklingshemmede. Fylkesmannen har sagt seg fornøyd med kommunens tiltak for å lukke og forhindre liknende avvik, og har avsluttet tilsynene. 6