Prosjektplan. Prosjektplan. Forbedringsarbeid i hjemmebaserte tjenester

Transkript

1 Prosjektplan Forbedringsarbeid i hjemmebaserte tjenester Prosjektplan Versjon 1) Versjon 2) etter drøftingsmøte med HTV og HVO Versjon 3) etter møter i f.t risikovurdering Versjon 4) etter styringsgruppemøte Versjon 5) etter drøftingsmøte med HTV og HVO 1

2 1 INNLEDNING BAKGRUNN AVGRENSNING ANDRE OPPGAVER AV BETYDNING FOR NÅ MÅLSETNINGENE, MEN SOM IKKE ER EN DEL AV PROSJEKTET 3 2 MÅLSETNING 5 3 ARBEIDSOPPGAVER I PROSJEKTET UTVIKLE NY MODELL FOR BEREGNING AV ÅRSVERK I GRUNNTURNUS IMPLEMENTERING AV NY MODELL FOR TURNUSPLANLEGGING FRAMTIDIG ORGANISERING AV TURNUSPLANLEGGING UTVIKLE RAPPORTERINGSRUTINER I TJENESTEN NY TIMEPRIS 7 4 PROSJEKTORGANISASJON 8 5 MEDVIRKNING, ANSATTEMEDVIRKNING OG RISIKOVURDERING MEDVIRKNING ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN ANSATTEMEDVIRKNING OG KOMMUNIKASJONSPLAN RISIKOVURDERING 10 6 TIDSPLAN 11 2

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Tromsø kommune har over flere år hatt utfordringer med overforbruk i helse- og omsorgssektoren. Det har vært en vekst i tjenesteproduksjonen som langt overgår befolkningsveksten. På bakgrunn av blant annet disse utfordringene engasjerte kommunen konsulentfirmaet PwC til å gjøre en omfattende analyse av tjenesten for å se på forklaringer til de utfordringene som kommunen sliter med, og komme med forslag til tiltak. PwC rapporten ble behandlet i kommunestyret den med saksnummer 106/15. Konklusjonen til PwC er at hovedutfordringene til kommunen er tredelt: 1. Høyt tjenestevolum grunnet en kombinasjon av høyt antall brukere og stort volum på tildelte tjenester 2. Ubalansert tjenesteprofil som medfører at det er feil nivå på tjenestetilbudet og at den enkelte bruker får tjenester på feil nivå 3. Effektivitetstap i tjenesteproduksjonen som medfører at det brukes for store ressurser til å produsere ønsket kvalitet. Dette prosjektet skal jobbe med tiltak for å møte noen av utfordringene beskrevet i PwC rapporten. Arbeidsoppgaver i prosjektet fremkommer i kapittel 3, og en nærmere beskrivelse av hvorfor hver enkelt arbeidsoppgave skal gjennomføres vil fremkomme. 1.2 Avgrensning Prosjektet skal jobbe med tiltak i hjemmebasert omsorg i etat for hjemmetjenesten og oppfølgingstjenester. Prosjektet innbefatter ikke enheter i etat for sykehjem og helsetjenester. I PwC rapporten er heltid-deltid og sykefravær nevnt som utfordringer som fører til effektivitetstap i tjenesteproduksjonen. Dette prosjektet vil ikke jobbe med disse utfordringene. Arbeid med heltid- deltid er organisert i et eget prosjekt. 1.3 Andre oppgaver av betydning for nå målsetningene, men som ikke er en del av prosjektet Prosjekt Heltid/deltid Dette prosjektet går ut på å teste ut nye turnusmodeller i tjenesten. Hovedmålet er å bidra 3

4 til å øke antall hele stillinger ut fra tildelte ressurser. Delmål er blant annet å redusere bruk av midlertidig ansatte, overtid og merarbeid. Prosjekt innovasjon i helse og omsorg Dette prosjektet vil gå ut på å teste ut nye måter å jobbe på i helse og omsorg. Målsettingen er å bidra til å skape tjenester av god kvalitet, og delmål er blant annet å innføre ny teknologi for ansatte. Velferdsteknologiprosjektet Dette prosjektet går blant annet ut på å ta i bruk velferdsteknologi i tjenesten. Prosjektet er planlagt å gå over til drift i Måling av ATA-tid En av arbeidsoppgavene i dette prosjektet går på å effektivisere rapporttid på avdelingene, dette for å øke ATA-tiden hos bruker. I så måte er det ønskelig å se på hvilken effekt dette tiltaket gir. Dette vil kreve at man har oversikt over situasjonen i forkant av de tiltakene som gjøres. Optimalt sett skulle man målt ATA-tiden på alle enhetene før igangsetting av ovenstående oppgave, for så å måle ATA-tiden i etterkant av prosjektet. Det vil ikke være mulig å få gjort dette. Imidlertid ble det i 2014 gjennomført en manuell kontroll av direkte- og indirekte tid på fem soner i to enheter. I september oktober 2015 ble det gjennomført uttesting av elektronisk kjørebok på 3 avdelinger i hjemmebasert omsorg. Dette ble gjort for å vurdere om verktøyet kan brukes til å måle ATA-tid, og for å se om verktøyet er nyttig i flåtestyringssammenheng. I tillegg for å se om den manuelle registeringen av direkte og indirekte tid som ble gjort i 2014 samsvarer med tiden som blir registrert med elektronisk kjørebok nå i Vi har derfor en viss oversikt over ATA-tiden som kan legges til grunn som et utgangspunkt. Erfaring fra utprøving av den elektroniske kjøreboken er at man får ut gode tall på kjøretider som gir redusert behov for manuelle rutiner. Systemet kan også brukes til å estimere ATAtid, men da med noe feilmargin. Optimalt burde man hatt et mer presist system for måling av levert ATA-tid. I 2016 vil Mobil Omsorg gi mulighet for inn- og uklokking hos bruker, noe som kan gi et mer presist tall på ATA-tid. Imidlertid vil dette kreve at enhetene har Mobil Omsorg oppe og går. Det vil opprettes et eget prosjektarbeid på dette. Innføring av system for måling av ATA-tid ligger ikke til dette prosjektet, men er en viktig forutsetning for å måle om ATA-tiden økes. Dersom system for måling er på plass i løpet av 2016 gjennomføres måling av ATA-tid på alle enheter. Justering av tidsbruk i vedtak som samsvarer med vedtatt norm for tidsbruk 4

5 I PwC rapporten beskrives det at leverte brukertimer er lavere enn timevedtakene tilsier. Tildelingskontoret har en egen norm for beregning av tidsbruk i vedtak. Normtidene benyttes for å samkjøre saksbehandlerne. Likevel vil tidsbruk for den enkelte bruker skjønnsmessig vurderes, ofte sammen med hjemmetjenesten. Denne normen er svært viktig for økonomistyringen i helse- og omsorg siden den danner grunnlaget for oppbyggingen av turnuser i tjenesten og danner grunnlag for finansiering. Normen er nylig endret av Tildelingskontoret som en følge av PwC-rapporten. Den siste revideringen ble gjennomført av en gruppe på Tildelingskontoret, og deretter behandlet i møte med tillitsvalgte og vernetjenesten, samt at den var ute på høring i hjemmetjenesten. Selv om normen er endret er det en svært stor prosess å gjennomgå alle vedtak for i sikre ny tidsberegning. Til nå er det bare nye vedtak som har utgangspunkt i ny norm. Man vil ikke få redusert kostnader dersom vedtakene ikke er oppdatert, og turnusene justert. Tildelingskontoret skal nå gå gjennom og evaluere alle vedtakene avdeling for avdeling på alle enheter i hjemmebasert omsorg. Dette må ses i sammenheng med implementering av ny modell for turnusplanlegging, da disse oppgavene henger tett sammen. Kommentar: En av konklusjonene i PwC-rapporten er at andel ATA-tid (vedtak) er for høy og at timespris i finansieringsmodellen er for lav. Når man begynner å justere ned timetallet vil dette medføre reduserte inntekter for enhetene dersom man samtidig ikke øker prisen. Samtidig vil oppjusteringen av ATA-tid skje over noe tid, slik at det vil være en periode der tjenesten er underfinansiert. Dette må da være kjent og akseptert på forhånd. 2 Målsetning Målsetningen med dette prosjektet er å forbedre ressursstyring og kvalitet i hjemmebaserte tjenester. 3 Arbeidsoppgaver i prosjektet 3.1 Utvikle ny modell for beregning av årsverk i grunnturnus Tromsø kommune har ingen felles modell for beregning av årsverk i grunnturnus. Det er i dag opp til hver enkelt avdeling å planlegge turnus. Erfaring viser at det er mange avdelinger som planlegger bruk av personell fra dag til dag med en gammel turnus i bunn. I tillegg er det noen som har utarbeidet turnus uten å ta hensyn til vedtakstimer. Dette vil kunne gjøre at man har flere folk ansatt enn det man har bruk for. 5

6 Ved å etablere en felles modell for beregning av årsverk i grunnturnus vil man sikre at turnusplanleggingen vil være i samsvar med vedtatte timer, og vil være lik over hele organisasjonen. Modellen må ivareta at grunnbemanning er rett i forhold til vedtakstimer, døgnrytme til brukere, rapportering, kjøretid, fagadministrativt arbeid, med mer. Arbeidet innebærer å lage en felles modell for beregning av årsverk i turnus. Arbeidet innebærer også å se på behovet for sammensetning av personell. 3.2 Implementering av ny modell for turnusplanlegging Implementering av ny modell for turnusplanlegging er et stort arbeid som i en etableringsfase må skje styrt. Dette for å sikre gjennomføring. Arbeidet innebærer å gå igjennom avdeling for avdeling og bygge opp ny turnus basert på ny modell for beregning av årsverk i grunnturnus og vedtakstimer på alle enheter i hjemmebasert omsorg. I utarbeiding av nye turnuser skal også tid brukt på rapportering, møter, etc. effektiviseres. Dette for å øke ATA-tiden, og redusere indirekte tidsbruk. 3.3 Framtidig organisering av turnusplanlegging Riktig turnusplanlegging er et budsjettverktøy og en viktig forutsetning for god økonomisk drift. Videre har turnusplaner innvirkning på arbeidsmiljø, blant annet ved å skape en jevn fordeling av vaktene og ved å ta hensyn til ønskene til dem som skal følge planen. Turnusplaner er også et virkemiddel for å sikre at brukernes behov blir tilfredsstilt. Turnusplanlegging ivaretas i dag oftest av avdelingsledere på topp av andre oppgaver disse har. Det er et spørsmål om turnusplanleggingen kan profesjonaliseres gjennom å ha dedikert personell til disse oppgavene. Dette vil i så fall medføre en helt annen måte å organisere arbeidet med turnusplanleggingen. Organiseringen av turnusplanlegging må utredes og beskrives. Blant annet må det ses på om dette skal organiseres etatsvis- eller enhetsvis. Også om en eventuell ressursbase skal ha flere oppgaver. Videre vil opplegg for kompetansebygging være sentralt. Her må det samarbeides tett med prosjekt heltid- deltid. Noen avdelinger har i dag en egen ressursbase som ivaretar turnus og vaktinnleie, og erfaringer med dette arbeidet må hentes inn. Arbeidet består i å utrede og foreslå fremtidig organisering av turnusplanlegging. 6

7 3.4 Utvikle rapporteringsrutiner i tjenesten De forskjellige avdelingene har i dag ulike rutiner for rapportering. Tid brukt på morgen- og ettermiddagsrapport varierer, og noen avdelinger har midtveisrapport. De fleste sonene har tradisjonell muntlig rapport ved hvert vaktskift. PwC rapporten beskriver at helse og omsorg bruker for mye tid på indirekte oppgaver som rapportering, møter, etc. Det er behov for en gjennomgang av metodikk for rapporteringsrutiner for å sikre god informasjonsflyt om brukerne i vaktskiftene og mellom personalet. Modell for rapportering har innvirkning på pasientsikkerhet. Videre bør det kanskje tas sikte på å unngå unødvendige forskjeller mellom avdelingene når det gjelder rapportering. At det sikres god dokumentasjon er også viktig i rapporteringssammenheng. Dette dreier seg både om hvordan man sikrer god rapportering, f.eks. ved å ta i bruk nye metoder som «stille rapport», og hvordan man unngår tap av tid gjennom ineffektiv rapportering. Arbeidet består i å utrede og foreslå hvordan avdelinger bør organisere rapporteringsrutiner. I dette arbeidet ligger også at rapportid skal effektiviseres. Dokumentasjonsperspektivet skal også sikres. 3.5 Ny timepris Budsjettmodellen er svært viktig for økonomien til enhetene. Det er i dag samme finansering av ATA-tid uavhengig av om tjenesten gis i private hjem eller i omsorgsboliger i et boligkompleks. Ny budsjettmodell skal utarbeides, og sak om budsjettmodell ble behandlet i Byrådet 3. september Arbeidet med å innføre ny budsjettmodell vil være et langsiktig arbeid. Det er derfor behov for å innføre en ny timepris før budsjettmodellen er ferdig. Dette for å sikre at enhetene ikke blir underfinansiert. Her må det avgjøres om det skal være forskjellige krav til andel ATA-tid for tjenester gitt i omsorgsbolig med heldøgns omsorg. 7

8 4 Prosjektorganisasjon I hver arbeidsgruppe opprettes det en ansvarlig som rapporterer til prosjektleder minimum en gang per måned. Prosjekteier Eva T. Olsen, Kommunaldirektør helse og omsorg Styringsgruppe Prosjektleder Eva T. Olsen, Kommunaldirektør helse og omsorg, leder styringsgruppen Åshild Moen, Enhetsleder Tildelingskontoret Annie Skoglund, Etatsleder hjemmetjenesten Arne Kjell Johansen, Etatsleder Oppfølgingstjenester Trond Brattland, Kommuneoverlege Økonomirådgiver Margrete Selseng, Rådgiver Byrådsavdeling Helse og omsorg Annie Skoglund, Etatsleder for hjemmetjenesten bistår prosjektleder Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen Arbeidsgruppe Utvikle ny modell for beregning av årsverk i turnus (kap. 3.1) Arbeidsgruppe rapporterer til prosjektleder Arbeidsgruppe Implementering av ny modell for turnusplanlegging (kap. 3.2) Arbeidsgruppe rapporterer til prosjektleder Arbeidsgruppe Framtidig organisering av turnusplanlegging (kap. 3.3) Arbeidsgruppe rapporterer til prosjektleder Arbeidsgruppe Utvikle rapporteringsrutiner i tjenesten (kap. 3.4) Arbeidsgruppe rapporterer til prosjektleder Margrete Selseng, Rådgiver, Byrådsavdeling Helse og omsorg Etatsleder hjemmetjenesten eller Oppfølgingstjenesten Enhetsleder hjemmebasert tjeneste Nann Wang, Systemansvarlig Visma Ressursstyring Avdelingsleder hjemmebasert tjeneste Økonomirådgiver Medarbeider med turnuserfaring Hovedtillitsvalgte Hovedverneombud / verneombud Rådgiver, Byrådsavdeling Helse og omsorg 2-3 prosjektmedarbeidere med turnuserfaring. Rådgiver, byrådsavdeling for helse og omsorg Etatsleder 1-2 enhetsledere hjemmebasert tjeneste 1-2 avdelingsledere hjemmebasert tjeneste Hovedtillitsvalgte Rådgiver, Byrådsavdeling Helse og omsorg Enhetsleder hjemmebasert tjeneste 1-2 Avdelingsleder hjemmebasert tjeneste 1-2 ansatterepresentanter Utviklingssenter for hjemmetjenesten i Troms Hovedtillitsvalgt Arbeidsgruppe Innføre ny timepris (kap. 3.5) Jan Hugo Hermansen, Byrådsavdeling helse og omsorg. Nils Andre Larsen, Byrådsavdeling for finans. 8

9 Arbeidsgruppe rapporterer til prosjektleder Referansegruppe / referansepersoner Opprettes / kontaktes ved behov. 5 Medvirkning, ansattemedvirkning og risikovurdering 5.1 Medvirkning etter Arbeidsmiljøloven I henhold til Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen har arbeidsgiver plikt til å informere og drøfte omstillingen med arbeidstakernes tillitsvalgte. Dette skal skje så tidlig som mulig i prosessen. Verneombud skal også tas med på råd i alle saker som har betydning for arbeidsmiljøet. Følgende prosesser for medvirkning gjennomføres: Informasjon og drøfting med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud gjennomført og Fremlegg av prosjekt til AMU nov 2015 Tillitsvalgte er representert i arbeidsgrupper. Se kapittel 4. På enhetsnivå informeres og drøftes tiltakene i enhetenes HMS-grupper, eventuelt utvidet med lokale tillitsvalgte for berørte arbeidstakere som ikke sitter i HMS-gruppen. 5.2 Ansattemedvirkning og kommunikasjonsplan Prosjektet kan medføre større eller mindre omstilling for ansatte i helse og omsorg. For å lykkes med prosjektet, er det avgjørende med gode medvirkningsprosesser. God informasjon ut til ansatte er sentralt for at disse skal forstå både hvorfor og hvordan det gjøres. En god og aktiv informasjons- og kommunikasjonsstrategi er derfor påkrevet. Følgende prosesser gjennomføres for å sikre informasjon: Det lages en brosjyre som forklarer prosjektet. Det lages en ferdig Power Point presentasjon. Informasjon til enhetsledere og avdelingsledere i eget møte på hver enkelt enhetansvarlig etatsledere Ny informasjon ved oppstart på hver enkelt enhet Enhetslederne har prosjektet som agenda på avdelingsmøter regelmessig i prosjektet og informerer om status. Enhetslederne gir i tillegg ut informasjon på sin enhet ved evt. forsinkelse av prosjektet. Avdelingslederne vil bli bedt om å informere i egen avdeling. Her brukes ferdig Power Point presentasjon og brosjyre. 9

10 5.3 Risikovurdering Tiltakene risikovurderes i henhold til Arbeidsmiljøloven 7-1 før implementering starter. Risikovurdering skal gjøres i samarbeid med arbeidstakere, hovedtillitsvalgt og hovedverneombud. Videre skal det etter slik risikovurdering iverksettes tiltak for å redusere uheldige konsekvenser av omstillingen. Følgende prosesser for risikovurdering gjennomføres / er gjennomført: Prosjektet er risikovurdert med hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og arbeidstakere oktober Risikovurdering skal gjøres før første AMU-behandling. Flere arbeidsoppgaver i prosjektet består av utredning, eksempelvis «framtidig organisering av turnusplanlegging». Før eventuell iverksetting av ny organisering av turnusplanlegging vil dette drøftes med HTV/HVO, risikovurderes og evt. fremmes for AMU. Det vil si at drøfting, risikovurdering og AMU-behandling vil vurderes i forhold til hver enkelt arbeidsoppgave i prosjektet. 10

11 6 Tidsplan Nr. Tiltak sep mar feb Jan des nov okt sep aug jul jun mai apr mar feb jan des nov okt apr 1 Forankring 2 Informasjon og drøfting med HTV og HVO gjennomført 3 Risikovurdering utført 4 Prosjektplan godkjent av styringsgruppe 5 Behandet i AMU 6 Informasjonsbrosjyre og presentasjon utarbeidet. 7 Informasjonsmøte med enhetsledere og avdelingsledere 8 Utviklet ny modell for beregning av årsverk i grunnturnus (kap 3.1). 10 Godkjent ny modell for beregning av årsverk i grunnturnus (kap 3.1). 11 Innført ny timespris (kap 3.5) 12 Implementering av ny modell for turnusplanlegging Omsorgstjenesten sentrum, oppgaver (kap 3.2): - Info/drøfting HMS gruppe / plasstillitsvalgt - Info til ansatte gitt - Sagt opp turnuser - Nye turnuser laget 13 - Evaluering av prosess i f.t milepæl 12 utført. - Justert metode/prosess før gjennomgang på ny enhet. 14 Informasjon til HTV og HVO milepæl 12 og 13 utført. 11

12 Nr. Tiltak sep okt nov des jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des jan feb mar apr 15 Utredet framtidig organisering av turnusplanlegging (kap 3.3) 16 Utviklet rapporteringsrutiner i tjenesten (kap 3.4) 17 Implementering av ny modell for turnusplanlegging Nordøya hjemmetjeneste, samme oppgaver som nr Implementering av ny modell for turnusplanlegging Kvaløya hjemmetjeneste, samme oppgaver som milepæl Implementering av ny modell for turnusplanlegging Omsorgstjenesten Fastlandet, samme oppgaver som milepæl 1 20 Implementering av ny modell for turnusplanlegging Rus og Psykiatritjenesten, samme oppgaver som milepæl Implementering av ny modell for turnusplanlegging Omsorgstjenesten Sørøya, samme oppgaver som milepæl 12 Ferieavvikling 2,5 mnd. (15. juni 1. sept) 22 Implementering av ny modell for turnusplanlegging Omsorgstjenesten Langnes, samme oppgaver som milepæl Evaluering av prosess i f.t milepælene gjennomført. 24 ATA-tid beregnet på alle enheter (forutsatt at system for å utføre beregning er på plass) 25 Evaluering av hele prosjektet utført 26 Informasjon til HTV og HVO milepæl 25 gjennomført 27 Periode med forventet underfinansiering av enhetene 12