Prosjektrapport. Vikarpool Prosjekt for å redusere ufrivillig deltid

Transkript

1 Prosjektrapport Vikarpool Prosjekt for å redusere ufrivillig deltid Jan Arild Brandshaug

2 Innhold Bakgrunn for prosjektet..3 Status før prosjektet 4 Drift av vikarpool...6 Økonomi.7 Ledelse 7 Resultater 8 Konklusjon 11 Hva nå?

3 Bakgrunn for prosjektet I forbindelse med arbeidsdirektoratet satsning for å redusere ufrivillig deltid ble det våren 211 lagt ut prosjektmidler for å sette i gang utprøving av ulike virkemidler. Østre Toten Kommune søkte med prosjekttittelen Vikarpool Prosjekt for å redusere ufrivillig deltid. Vi fikk tildelt 7. kr over to år, som skulle gå til opprettelse og drifting av en vikarpool innen virksomhet for hjemmetjenester. Ideen til prosjektet ble født da vi så muligheten til å løse to sammenfallende behov virksomheten hadde. Det ene var behovet for å gjøre noe med ufrivillig deltid, det andre var at virksomheten til tider hadde stor mangel på kvalifisert arbeidskraft. Det sistnevnte ble i tillegg et kostbart behov da det ofte ble benyttet overtid for å dekke det. Ved å opprette en vikarpool med fast kvalifisert arbeidskraft kunne vi benytte ressursene på tvers av avdelingene. Vi så muligheten til å bruke ressursene mer fornuftig, samtidig som det gav muligheter til faste 1 % stillinger til ansatte i ufrivillig deltid. Prosjektet skulle også se på arbeidstidsordningen 3-3, jobbrotasjon og et system for å rekruttere sykepleierstudenter til helgestillinger. Disse delene av prosjektet er det ikke blitt jobbet med. Arbeidstidsordningen 3-3 innbefatter arbeid på flere helger og dette var noe tillitsvalgte ikke ville godkjenne, videre så vi at flere arbeidsgivere har gått bort fra ordningen siden søknaden om prosjektmidler ble skrevet. Det å lage et system for jobbrotasjon er heller ikke blitt jobbet med, og et system for å rekruttere sykepleierstudenter inn i helgestillinger er ikke på plass. Vikarpoolen har vært mer tidkrevende å drifte enn først antatt, og det har ikke vært tid til å jobbe med disse tingene. Men ved en videreføring av prosjektet i drift, kan dette være en god ide og også jobbe videre med disse virkemidlene for å effektivisere driften ytterligere. 3

4 Status før prosjektet Forut for prosjektet var det mange ting som måtte på plass for at vikarpoolen skulle bli en realitet. Det ble opprettet en styringsgruppe som bestod av tillitsvalgte og verneombud, i tillegg til fag- og kompetanses sykepleier og prosjekteier. Og det ble i begynnelsen avholdt hyppige møter for å avdekke de ulike behov og meninger. Det ble jobbet frem en egen protokoll for turnus som i all hovedsak dreide seg om å skape mer fleksibilitet ift oppsigelse og iverksetting av turnus. Slik kan turnusen i vikarpoolen endres med 14 dagers varsel jfr. Arbeidsmiljøloven. Videre ble det raskt gjort en kartlegging av ledige stillinger i virksomhetene. Kartleggingen ble gjort i uke , og ble et tverrsnitt av alle ledige stillinger i virksomheten den uken. (eks svangerskapsvikariat uten søkere, permisjoner, sykefravær av lengre varighet osv) Virksomhetene hadde da 23,33 ledige stillinger, og 17,79 av disse årsverkene var ledige sykepleiehjemler Kapp Labo Hj.spl Balke Fjellvoll 211 (Ledige hjemler i virksomheten fordelt på arbeidssted) 4

5 Det ble også på samme tid gjort en kartlegging på ufrivillig deltid blant alle de som hadde en deltidsstilling i virksomheten. Resultatet ble at vi ikke hadde noen i ufrivillig deltid blant våre sykepleiere, men at relativt mange helsefagarbeidere hadde det. Hvor mange har ufrivillig deltid Antall Ikke svart NEI JA Av de 76 som svarte på undersøkelsen svarer 36 at de ikke har ufrivillig deltid. 4 stykker ønsker seg større stillingsbrøk. Det er i dag 12 deltidstillinger i virksomheten. Ufrivillig deltid og kunne tenke seg jobb i vikarpool Antall Ønsker ikke Ønsker Det er 17 stykker av de som ønsker høyere stillingsbrøk som kunne tenke seg høyere stillingsbrøk i vikarpoolen. 23 stk ønsker ikke dette. Dette resultatet gjorde at styringsgruppen søkte om å få opprette 1 hjemler i vikarpoolen, under halvparten av behovet. Vi ønsket å starte forsiktig. Men vi har underveis i prosjektet nok sett at dette er tilstrekkelig, bortsett fra i sommerferien. 5

6 Hjemlene fordelte seg på seks sykepleiere og fire hjelpepleiere i 1 % stilling. Fordelingen ble slik på grunn av det store behovet arbeidsgiver har for sykepleiere. Helsefagarbeiderårsverkene ble lyst ut internt og sykepleierårsverkene ble lyst ut eksternt. Vi hadde mange søkere på stillingene, og alle helsefagstillingene ble besatt av personer som satt i ufrivillig deltid. Videre kom det muligheter for ytterligere reduksjon når stillingene de forlot, ble ledig. Drift av vikarpool Vikarpoolen driftes som en avdeling i virksomheten. Avdelingen ligger inne i ressursstyringsverktøyet GAT, der det benyttes en egen modul for å administrere poolen. Her har alle ansatte fast turnus, og har sin egen side på nettet som de kan følge med på hvor de blir plassert hjemmefra. De ansatte arbeider ut ifra vikarpoolen på tre ulike måter: 1. Fast turnus i vikarpoolen der de blir fordelt ut i de avdelingene der hvor de har opplæring. De har opplæring i flere avdelinger slik at de vet når de skal på jobb, men ikke hvor før det nærmer seg. 2. Den ansatt går inn i et 1 % vikariat i en avdeling i virksomheten. Dette kan være et sykevikariat på ubestemt dato eller et svangerskapsvikariat som det for eksempel er fire mnd til vedkommende er på plass igjen. 3. Den tredje måten å arbeide i vikarpoolen på er en kombinasjon mellom de to foregående. Den ansatte går inn i et vikariat på for eksempel 75 % i en avdeling, og har igjen en 25 % stilling i vikarpoolen som benyttes på tvers i de avdelingene den ansatte har opplæring. Avdelingslederne i virksomheten har fått opplæring i oppdekkingssenteret i GAT og benytter dette når hun eller han vil ha dekket en vakt igjennom vikarpoolen. Avdelingslederne som trenger å dekke en eller flere vakter sender en bestilling til administrator i vikarpoolen igjennom Gat. Her kan bestillingen spesifiseres med yrkesgruppe og kvalifikasjoner. Administrator tar bestillingene til behandling, og sjekker om vaktene kan tildeles en av de ansatte i vikarpoolen. Disse har fast turnus slik at det vil ikke være alltid at behovene kan dekkes. Men dersom de bestilte vaktene stemmer overens med turnus og kvalifikasjoner til de ansatte i vikarpoolen, flyttes den ansatte fra vikarpoolen til den avdelingen. Dette blir da synlig i vaktboken til avdelingen og vaktboken til den ansatte i vikarpoolen (MinGat). For de ansatte som for en periode settes inn (og ut) av ledige vikariater av kortere eller lengre varighet, er det utarbeidet en egen personalmelding. Denne skal sikre kontinuitet og forutsigbarhet i lønn hos den enkelte, og gjøre administrasjonen ved inn og utmelding enklere. Disse ligger inne i turnus i den avdelingen de har fått oppdraget, på lik linje med de andre som arbeider der. 6

7 Økonomi Vikarpoolen har som mål å gå i null hvert år. Men de ti ansatte i vikarpoolen får fast lønn og tillegg utbetalt fra vikarpoolen. Det er regnet på hva en sykepleier koster i timen med arbeidsgiveravgift, feriepenger osv. Denne summen er 433 kr i timen. Når en ansatt i vikarpoolen går inn i en vakt ved en avdeling på grunn av sykefravær, går det en intern overføring mellom den avdelingen og vikarpoolen. Det er fraværskoden i avdelingen som bestemmer hvilke budsjettkonto det belastes. Hver måned kjøres en script i GAT som forteller hvor mange timer de ulike avdelinger har benyttet fra vikarpoolen. Dette scriptet sendes videre til økonomiavdelingen som fører penger fra de ulike avdelinger tilbake til vikarpoolen. På denne måten skal vikarpoolen hvert år gå i null. All lønn til ansatte i vikarpoolen dekkes i sin helhet fra budsjettene til avdelingen som har behov for ressurser. Nå har vi drevet vikarpoolen i et og et halvt år, og så langt ser det ut som om at det er få avvik, og at regnskapet stemmer ved års slutt. Det å arbeide i vikarpoolen er noe mer belastende for den enkelte enn å arbeide i en fast avdeling. Tilbakemeldingene er at man ikke så lett blir en del av arbeidsmiljøet, man er vikar på fast basis. Og selv om de ansatte har en fast turnus, er det mer uforutsigbart en vanlig da man ikke vet hvor man skal jobbe. På grunn av den uforutsigbarheten får alle ansatte i vikarpoolen et tillegg på 1. kr i året på topp av tarifflønn. Dette gjør stillingene mer attraktive og gjør at vi får flere søkere til stillinger. Ledelse Som leder i vikarpoolen har man i utgangspunktet en utfordrende oppgave, i og med at de ansatte arbeider i forskjellige avdelinger. Leder treffer sjelden de ansatte og det er en utfordrene oppgave å lede en slik arbeidsgruppe. Dette er blitt løst med hyppige avdelingmøter og at leder tar seg en runde for å møte de ansatte. Når det gjelder sykefraværsoppfølging har det hele tiden vært vikarpoolens mål å ligge 16 dager frem i tid. Sykefravær innenfor arbeidsgiverperioden følges opp av de respektive lederen der den ansatte har sitt oppdrag. Når det gjelder langtidsfravær er det leder for vikarpoolen som har hatt denne oppfølgingen. Men ofte i samarbeid med lederen som har den ansatte for tiden. Dersom en ansatt har hatt et oppdrag i en avdeling på full tid har oppfølgningen skjedd i samarbeid mellom leder i vikarpool og leder på arbeidsplassen. Dette har vært særs viktig dersom de ansatte har hatt et oppdrag som ikke har vær full tid. For eksempel med 75 % i en avdeling og 25 % i vikarpoolen. På avdelingsmøtene vi har hatt i vikarpoolen har vi alltid hatt en runde der vi snakker om hvordan vi har det på jobb. Tilbakemeldingene har vært varierte men at de trives med 7

8 jobben og oppdragene. Noen trives bedre med langvarige oppdrag, andre ønsker mest å jobbe på et nytt sted hver dag! Disse ønskene blir så langt det er mulig etterkommet. Noen tilbakemeldinger er kommet på at ansatte i vikarpoolen tar ekstravakter fra deltidsansatte eller de faste vikarene i de ulike avdelinger. Dette var en tilbakemelding som kom hyppig i begynnelsen, men som har avtatt. Dette er jo en realitet, selv om behovet for vikarer er mye større enn vikarpoolen klarer å dekke! Men ansatte i vikarpoolen er faste ansatte som skal gå inn og dekke vakter som ellers ville blitt dekket med overtid og merarbeid. Hensikten er også å redusere antall ansatte med stillingskrav, og resultatet blir da at vikarene får færre vakter. Et annet resultat fra vikarpoolen er at de ansatte i vikarpoolen blir ambassadører for god praksis. De jobber på mange forskjellig steder, og får en god oversikt over hvordan de forskjellige avdelinger løser oppgavene. Dermed kan de bidra til at god praksis overføres fra en avdeling til en annen på en måte som ikke har vært gjort tidligere. Resultater Hvor mange har ufrivillig deltid Ikke svart Nei Ja Det er i dag 99 deltidsstillinger i virksomheten. Av de 84 som har svart på undersøkelsen er nå 37 i ufrivillig deltid, og 47 i frivillig deltid. Det er nå en mindre andel som ikke har svart på undersøkelsen, slik at tallene ikke viser en klar nedgang i ufrivillig deltid. Ufriviilig deltid og kan tenke seg å jobbe i vikarpool Ønsker ikke Ønsker

9 Utav de i ufrivillig deltid svarer nå 13 av de 37 som er i ufrivillig deltid at de kunne tenke seg høyere stillingsbrøk i vikarpoolen. Det er også gjort en kartlegging av ledige stillinger i virksomheten i uke 36 i 213 og denne viser at sammenlignet med uke 15 i 211 har vi nå vesentlig færre ledige stillinger. Kapp bo og servicesenter Balke bo og servicesenter Ambulerende hjemmetjenester Fjellvoll bo og servicesenter Labo bo og servicesenter Totalt hele virksomheten Totalt Årsverk 211 Årsverk 213 Spl: 3,28 12, Hj.pl: 84,57 44,3 Ass.: 27, Totalt: 141,85 164,3 Spl: 332, 1, Hj.pl: 134, 77, Ass.: 5,(aktivitør) Totalt: 516, 177, Spl: 96,25 397,3 Hj.pl: 19, Ass.: Totalt: 96,25 56,3 Spl: 31, 145, Hj.pl: 52, 275, Ass.: Totalt: 353, 42, Spl: 21, Hj.pl: 26, 68, Ass.: Totalt: 416, 68, Spl: 1779,53 762,3 Hj.pl: 476,57 573,3 Ass.: 77, Totalt: 2333,1 1335,6 Bruk av overtid og eksterne vikarbyråer har gått ned. Til tross for økende vedtakstimer og økt pleietyngde har overtidsbruken gått markant ned siden vikarpoolen har startet opp. Det er vanskelig å måle eksakt hvor mye av dette som skyldes vikarpoolen, men tilbakemeldingen fra avdelingslederne og virksomhetsleder er at vikarpoolen har mye av æren for dette. 9

10 Statistikken viser at overtiden har gått vesentlig ned i virksomheten etter at vikarpoolen startet. 14 Overtid i Virksomhet for hjemmetjenester Jan Mars Mai Juli Sep Nov Figuren viser hvordan vedtakstimene i en av sonene i ambulerende hjemmetjenester øker siste par år. 1 Tidsbruk ambulerende hj.tj. sone 1 hjemmesykepleie tidsbruk pr uke y = 15,443x R 2 =, apr.11 jun.11 aug.11 okt.11 des.11 feb.12 apr.12 jun.12 aug.12 okt.12 des.12 feb.13 apr.13 jun.13 aug.13 okt.13 1 Tidsbruk Lineær (Tidsbruk)

11 Konklusjon Resultatene viser at vikarpoolen virker positivt på ufrivillig deltid og som fast vikarbase for arbeidsgiver. Den ufrivillige deltid blant de ansatte har gått ned, men vi ser ingen markant nedgang. Det er ikke mer enn fire ansatte som har fått stilling i vikarpoolen som tidligere var i ufrivillig deltid, slik at nedgangen er vel kanskje som forventet. Som bemanningsbase og formidler av kvalifisert arbeidskraft fungerer vikarpoolen på en god måte. Vi benytter ressursene smartere og har nå kvalifisert arbeidskraft til fastlønn der vi tidligere benyttet assistenter, overtid eller eksterne vikarbyrå for å dekke behovet. Tilbakemeldingen fra avdelingslederne i virksomhetene er at vikarpoolen er til god hjelp. De kan benytte sine faste vikarer til akutte behov, og vikarpoolen går inn å dekker de behovene som er mer langvarig og bedre kan planlegges. Avdelingslederne at de fint greier å dekke de akutte behovene dersom de ikke bruker opp vikarene sine til langvarige vikariater. De benytter også mye mindre eksterne vikarbyrå enn tidligere. Der de tidligere måtte kjøpe vikarer fra eksterne vikarbyrå, kan de nå få vikar fra vikarpoolen. Økonomisk går vikarpoolen i null. Vikarene som lånes ut på oppdrag fra vikarpoolen koster ikke mer for avdelingen enn om de selv skulle rekruttert til stillingen. Og det er avdelingenes vikarbudsjett som benyttes til lønn av faste ansatte i vikarpoolen. Virksomheten slipper å benytte merarbeid og overtid på å dekke stillingene de har ledig, og det kommer også færre stillingskrav fra ansatte som jobber utover sin stillingsprosent. Vi setter rett kompetanse inn i vikarvaktene og kvaliteten på tjenesten opprettholdes hvor det tidligere ofte ble benyttes assistenter. Vikarpoolen har redusert ufrivillig deltid i virksomheten. Den har også vært bra for kvaliteten på tjenestene og har positiv effekt på økonomien. Hva nå? Vikarpoolen blir nå videreført i drift etter at prosjekt perioden er over. Den vil også bli utvidet til å gjelde hele omsorg og flere avdelinger vil motta oppdrag. Vi er i gang med å lage en hjemmeside på hjemmesiden til kommunen og vi vil nå ut i avisen for å spre resultatene. Flere kommuner er også interessert i resultatene våre og vi har vært til flere og fortalt om prosjektet 11