"Prosjekt 3-3 turnus"

Transkript

1 Sluttrapport for "Prosjekt 3-3 turnus" Nordreisa kommune Prosjektperiode: Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Postboks 174, 9156 Storslett Sonjatunveien Telefaks: E-post: Internett: 01 Bankkto: Org nr:

2 Høgegga er en avdeling innen helse- og omsorgstjenesten som gir hjemmetjenester til personer med psykisk og /eller fysisk funksjonsnedsettelser. Tjenesten er døgnkontinuerlig, det er derfor behov for personale i en turnus som dekker hele døgnet. Pr. i dag er det årsverk fordelt på 27 personer (inkl.leder som ikke er i turnus) Målgruppe: Ansatte ved avdeling Høgegga Bakgrunn for prosjektet: Før prosjektet med 3-3 turnus kom i gang hadde avdelingen mange deltidsstillinger og små helgestillinger (20% eller mindre) som har vært vanskelig å få besatt. Generelt har avdelingen hatt problemer med rekruttering av fagpersonell. I tillegg har avdelingen slitt med høyt sykefravær over flere år. Mange ansatte og tillitsvalgte har ønsket å prøve ut 3-3 turnus som arbeidstidsordning. Hovedmål: Hovedmålet med prosjektet har vært å redusere ufrivillig deltid. Dette gjøres med at deltidsansatte får økt sine stillinger og jobber flere helger mot at de får redusert uketimetallet fra 35,5 til 32,5. For hele stillinger betyr det at ansatte jobber flere helger mot redusert uketimetall. Ansatte jobber i hovedsak 3 dager og har 3 dager fri, noe som innebærer at man arbeider 2 av 4 helger. Til sammenligning jobber man 2 av 6 helger i ordinær turnus. Delmål: 1. Ansatte får økte stillinger ved å gå over i ny arbeidstidsordning 2. Økt stabilitet og forutsigbarhet for brukergruppen ved at det blir færre ansatte å forholde seg til (stabilitet og forutsigbarhet er spesielt viktig for personer med utviklingshemming) 3. Redusere sykefravær ved at personalet går 3 vakter på rad og deretter får 3 dager fri for å hente seg inn. Prosjektgruppa har samarbeidet med avdelingsleder og tillitsvalgt i Harstad kommune, som har hatt 3-3 turnus i flere år. Vi ønsket å få til en god prosess, både før oppstarten og under gjennomføring av prosjektet ved å høste av Harstad sine erfaringer. I Harstad kommune har det vist seg at arbeidstidsordningen generelt har hatt gode ringvirkninger på nærvær, stabilitet og redusert sykefravær. Vi har selvfølgelig håpet på samme effekten ved å prøve ut denne arbeidstidsordningen i Nordreisa.

3 Opplysning om deltakerne i prosjektet: Antall kvinner: 21 Antall menn: 6 Faglærte: 21 Ufaglærte: 6 Organisering av prosjektet: Prosjektet er organisert under helse og omsorgsavdelingen i Nordreisa kommune. Prosjektgruppen bestående av prosjektleder (virksomhetsleder på Høgegga), helse- og omsorgsleder, tillitsvalgt representanter fra Fagforbundet, Delta, Fellesorganisasjonen, hovedtillitsvalgt, plasstillitsvalgt, hjelpepleier 1 og verneombud. Forankring av prosjektet i virksomheten: Virksomhetsleder er prosjektleder. Helse- og omsorgsleder er med i prosjektgruppa. Alle fast ansatte som går i turnus på Høgegga er med i prosjektet. Samarbeid og medvirkning: Vi har lagt stor vekt på informasjon og frivillighet i prosjektet. Prosjektgruppa har samarbeidet med Harstad kommune for å få til en så bra oppstart som mulig. Representanter fra Harstad har vært på besøk for å orientere og informere ansatte om selve arbeidstidsordningen, regelverk og hvilken erfaring de har gjort seg i Harstad kommune. Ansatte som ikke har ønsket å delta i prosjektet har fått tilbud om å rullere til annen avdeling. I forbindelse med evalueringer har det har vært gjennomført 2 spørreundersøkelser til personalet. Beskrivelse av tiltakene: 1. Prøve ut 3-3 turnus som arbeidstidsordning gjennom et 2-årig prosjekt 2. Ansatte jobber frivillig flere helger enn ordinær turnus mot kompensasjon i form av lavere uketimetall (32.5 timer i 100 % stilling), noe som gir mer fritid. 3. Fjerne små stillinger fra turnus (som vi har hatt problemer med å få tilsettinger i) Prosjektet skulle gi oss kunnskap om - og erfaring med alternative arbeidstidsordninger for å kunne motvirke ufrivillig deltid. Samtidig ville prosjektet gi oss verdifull erfaring med hensyn til en eventuell implementering i avdelingen og eventuelt andre avdelinger.

4 Ressursbruk: Finansieringsplan jf. søknad om prosjektmidler Sum Egne midler/egeninnsats Andre offentlige midler Andre private midler Søknadsbeløp (alle utgifter inkludert ) Totalsum for prosjektet Prosjektet fikk en forsinket oppstart p.g.a. manglende finansiering. Prosjektet kom i gang og er planlagt avsluttet Prosjektet har involvert alle ansatte ved Høgegga ved at ny arbeidstidsordning ble innført for hele gruppa. 3-3 turnus er kostnadskrevende fordi alle ansatte i turnus har fått redusert sin ukentlige arbeidstid fra 35,5 timer pr. uke til 32,5 timer pr. uke. Alle ekstra kostnader (egenandel og prosjektmidler) har gått til lønnsmidler for ansatte i turnusen. På Høgegga er kostnadene i underkant av 1,5 mill i året. Man må likevel se på kostnader spart i form av redusert overtidsbruk og forhåpentlig redusert sykefravær på sikt. Oppfølging av prosjektet: Oppfølging av ledelsen: Prosjektet er politisk forankret ved at prosjektsøknad har vært behandlet i både helse- og omsorgsutvalget og kommunestyret før den ble sendt inn til Arbeids- og velferdsdirektoratet. Den politiske ledelse i kommunen har bevilget den egenandelen som har vært nødvendig for å få fullfinansiert prosjektet. Nordreisa kommune ønsker å redusere ufrivillig deltid. Møtevirksomhet: Prosjektgruppa har hatt møter ved behov og var mest aktiv før prosjektet ble iverksatt og ved første evaluering. Prosjektet har vært jevnlig diskutert på personalmøter, mest det første året. Evalueringsrapporter har blitt gjennomgått i fellesskap på personalmøter. Avvik i forhold til framdriftsplan: Prosjektet kom i gang senere enn planlagt, men prosjektperioden ble da forskjøvet. Avvik i forhold til mål: Som en effekt av redusert arbeidstid med 3 dager (vakter) på jobb og tilsvarende 3 dager fri hadde vi håpet på redusert sykefravær. Dette har ikke skjedd. Avdelingen har hatt og har fremdeles høyt sykefravær, noe som ikke skyldes arbeidstidsordningen jf. spørreundersøkelse til personalet. Sykefraværet gjelder stort sett langtidsfravær. Sykefravær 2013 Sykefravær kvartal: 11,94% 1.kvartal: 23.79% 2.kvartal: 13.41% 2.kvartal: ingen tall pr. idag 3.kvartal: 30.68% 4.kvartal 34.9%

5 Evalueringer: Det har vært gjennomført 2 evalueringer med spørreskjema til personalet som har deltatt i prosjektet. Det er planlagt en spørreundersøkelse etter at prosjektet er ferdig Resultater i henhold til målene som er satt i søknaden: Tiltakene har bidratt til at alle som har hatt ufrivillig deltidsstilling har fått øke sin stillingsprosent i større eller mindre grad. Eksempelvis har flere som har hatt 20% helgestilling fått øke sin stillingsprosent til 75,4%. Antall ansatte på ufrivillig deltid før prosjektstart: 13 Antall ansatte på ufrivillig deltid ved prosjektslutt: 4 Dette er personer som har mer enn 70% stilling og ønsker seg 100% stilling. Høgegga hadde tidligere 11 stillinger fra 28% ned til 9,4% for å dekke opp helger. Slike små stillinger finnes ikke på turnusen mer fordi ansatte nå jobber 2 av 4 helger mot tidligere 2 av 6. Erfaringer knyttet til arbeidsmiljø: Spørreundersøkelser viser at personalet stort sett er fornøyd med å jobbe i 3-3 turnus, men mange synes det er tøft å jobbe 2 av 4 helger. Erfaringer knyttet til kvalitet på tjenestene: Fagbemanningen har blitt bedre i helgene. Brukergruppen (psykisk utviklingshemmede) får en mer forutsigbar tjeneste og færre personale å forholde seg til. Det har blitt lettere å rekruttere fagpersonell til stillinger. Personalet er bedre oppdatert og det er lettere å avholde samarbeidsmøter ved at de har større stillingsprosent. Andre erfaringer: Evalueringer har vist at det er delte meninger i personalgruppa om arbeidstidsordningen, men ingen har valgt å søke seg til annen avdeling med ordinær turnus. Det største ankepunktet fra personalet gjelder økt helgebelastning. Mer fritid gir muligheter for ansatte å ta utdanning ved siden av jobben Uttalelse fra Fagforbundet i Nordreisa: "våre medlemmer bekrefter at det i løpet av prosjektperioden har vært stabil bemanning med bruk av faste vikarer. Helgene var tidligere en stor belastning der bruken av beordringer var stor. I dag er det derimot god fordeling av fagfolk og lite /ingen beordringer"

6 Formidling av resultater: Resultater er underveis formidlet til helse- og omsorgsleder, på felles ledermøter med andre avdelinger i helse- og omsorg samt på hovedtillitsvalgtmøter. Resultater er også formidlet til politisk ledelse, som har vurdert en eventuell implementering av prosjektet. Det er gledelig å kunne si at prosjektet, gjennom politisk behandling juni 2014, er vedtatt implementert i avdelingen etter prosjektperioden. Dette sier oss at den politiske ledelse i Nordreisa kommune har vist engasjement og velvilje for å redusere ufrivillig deltid, samtidig som de har sett utfordringen med å få besatt små helgestillinger. Kommunene vil i framtida møte store utfordringer knyttet til rekruttering av fagbemanning til helse- og omsorgssektoren. Spesielt vil dette gjelde rekruttering til små helge stillinger som ikke er til å leve av. Prosjektet med 3-3 turnus viser at ved å endre på arbeidstidsordninger kan man gjøre stillinger mer attraktiv for søkere, samtidig som man løser utfordringen med og ikke få besatt små (helge)stillinger. 3-3 turnus koster mer enn en ordinær turnus, men ubesatte stillinger kan også koste dyrt i form av beordringer og overtidsbruk. Storslett Britt Bendiksen Prosjektleder