SLUTTRAPPORT UFRIVILLIG DELTID. «Vikarpool» Forfatter. Prosjektleder: Signe Marie Mikkelsen

Transkript

1 SLUTTRAPPORT UFRIVILLIG DELTID «Vikarpool» Forfatter Prosjektleder: Signe Marie Mikkelsen

2 Forord Dette prosjektet er finansiert av midler fra Arbeidsdepartementet og har gitt Askim kommune mulighet til å prøve ut ordningen med vikarpool samt kompetanseheving som virkemiddel for å redusere ufrivillig deltid. Det har vært et samarbeid mellom virksomhetene Løkentunet og Omsorgsboliger, Åpen Omsorg og Familiens Hus. Tillitsvalgte fra Fagforbundet og Norsk Sykepleierforbund har vært aktivt med i hele prosessen og har vært representert i styringsgruppen. Vårt prosjekt har hatt to hovedområder hvor det ene har vært å opprette en vikarpool hvor ansatte innen pleie- og omsorgssektoren har fått tilbud om økt stilling gjennom ansettelse i vikarpoolen i tillegg til sin deltidsstilling ved en avdeling. De ansatte har vært fornøyd med ordningen da det har gitt økt forutsigbarhet i hverdagen med større stilling og fastlagt turnus. For avdelingene har det gitt økt kontinuitet og kvalitet på tjenestene. Det siste halve året utgjorde vikarpoolen 5,3 årsverk fordelt på 11 personer. I tillegg har det vært ansatt koordinator i 100% stilling. Erfaringene viser at organiseringen med vikarpool krever noe mer ressurser enn «løse vikarer» siden vaktene er låst til fastlagt turnus og vaktlengder. En koordinator som har oversikt og kan ha personalomsorgen for de ansatte er også avgjørende. Virksomhetene ser at dette kan være en måte å imøtekomme retten til utvidet stilling for deltidsansatte jamfør arbeidsmiljølovens kapittel 14. Denne er ytterligere innskjerpet fra Det andre satsningsområdet har vært kompetanseheving med. Det har gjennom dette prosjektet vært satset på øking av formalkompetanse ved å legge til rette for at 25 ufaglærte i virksomhetene har deltatt på teoriundervisning til helsefagarbeider og mulighet til å ta fagbrev. Dette for å være kvalifisert og ha ytterligere fortrinn til høyere stilling. Enkelte har i tillegg hatt mulighet til økt realkompetanse gjennom vikarpoolen. Det har gjennom prosjektet blitt etablert et datarom ved sykehjemmet. E-læring har vært det området som har favnet flest ansatte og over 350 ansatte innen pleie- og omsorg har tatt ett eller flere slike kurs. Spesielt kan nevnes obligatorisk medikamentkurs. Prosjektet har gitt ansatte i pleie- og omsorgstjenesten en stor mulighet til videreutvikling av sin kompetanse. Flere av kompetansetiltakene ville vært krevende eller umulig for kommunen å gjennomføre uten prosjektmidlene. Koplingen mellom kompetanseheving og arbeidet i vikarpool har også vært god. Erfaringene fra prosjektet danner et godt beslutningsgrunnlag for den videre politiske prosessen når det gjelder tiltak for å møte utfordringene med ufrivillig deltid. 2

3 Bakgrunn for prosjektet Bystyret i Askim vedtok i mai 2009 at det skulle utarbeides konkrete tiltak for å redusere uønsket deltid. Det ble i den forbindelse gjort en kartlegging av ufrivillig deltid. Kartleggingen ble utført blant ansatte innen pleie- og omsorgssektoren i deltidsstillinger. Det ble kartlagt hvor stor stilling de ønsket, samt hvilke kvalifikasjoner de hadde. Denne viste at i 2009 ønsket 45% av de spurte høyere stilling. Det ble nedsatt arbeidsgrupper som skulle utrede effekten av ulike tiltak, deriblant vikarpool-ordning og jobbrotasjon. Gruppa som jobbet med dette alternativet konkluderte med at Askim kommune burde opprette en vikarpool for pleie- og omsorgssektoren og evt på sikt inkludere andre sektorer som barnehage og skole. I 2011 ble det avsatt statlige øremerkede midler som en satsning for å redusere uønsket deltid. Da muligheten kom for å søke midler til et slikt prosjekt, kom arbeidet i gang. Undersøkelsen fra 2009 viste også at av 91 helgestillinger var 57 av de som svarte ufaglærte. Flere av disse var under utdanning da. Erfaring viser at disse stillingene er så små at de ofte utfylles av studenter og ufaglærte. Mange i denne gruppen av ansatte tar ekstra vakter ved fravær. Det var derfor spennende hvis en andel av disse kunne få tilbud om utdanning og mulighet til å ta fagbrev som helsefagarbeider for derigjennom å være kvalifisert til fast og evt høyere stilling innen kommunens pleie- og omsorgssektor. Siden kommunen har fått innvilget prosjektmidler til både hovedområde 1, vikarpool, og hovedområde 2, kompetanseheving, vil disse sees i sammenheng i denne rapporten. Vi har også sett etter hvert at områdene med vikarpool og kompetanseheving har grepet mye inn i hverandre. Vi antar det er mye på grunn av at samme personer har jobbet med begge områdene og ser at det ene ikke utelukker det andre. Videre i denne rapporten vil vi gå inn på de ulike tiltakene og se erfaringene våre i lys av målene som ble satt i søknaden. 3

4 Vårt prosjekt kan kort oppsummeres slik: Mål med prosjektet Målene for prosjektet som ble fastslått i søknaden er som følger: Hovedmål: Askim kommune har færre ansatte i pleie- og omsorg med ufrivillig deltid Ansatte i pleie- og omsorg i Askim kommune med ufrivillig deltid er kvalifisert for stillinger Delmål: Pleie- og omsorgstjenesten har økt kontinuitet og kvalitet Avdelingslederne har fått frigjort tid Sykefraværet er redusert Målene har vært uendret underveis i prosjektet. 4

5 Målgruppe for prosjektet Målgruppe for prosjektet var ansatte innen pleie- og omsorg i kommunen som ufrivillig har deltidsstillinger. Pleie- og omsorgstjenesten i denne sammenheng er virksomhetsområdene Institusjon og Omsorgsboliger, Åpen Omsorg og Familiens Hus. Innenfor denne gruppen var det også en del ufaglærte. Disse var i tillegg viktige kandidater innen hovedområde 2, siden flere hadde et ønske om å tilegne seg formalkompetanse som helsefagarbeider. Innledningsvis i prosjektet ble det foretatt en ny kartlegging av alle ansatte med tanke på ufrivillig deltid og ønske om kompetanseheving. Dette er dynamiske tall som stadig er i endring i takt med naturlige forandringer i virksomhetenes ansattgrupper. Samlet for de tre virksomhetene var det 259 ansatte som svarte. Av disse fordelte ufrivillig deltid seg slik: Høyskoleutdannet: 0,75 årsverk Fagarbeidere: 20,19 årsverk Ufaglærte/assistenter: 19,47 årsverk Resultatene fra undersøkelsen med 259 respondenter grafisk fremstilt: 5

6 Respondentene i undersøkelsen var både faste ansatte og ansatte med midlertidig arbeidsavtale. Vi så en stor andel ufrivillig deltid blant ufaglærte, da de kun får tilbud om midlertidig avtale om helgestilling. Ofte jobber denne gruppen ansatte mye mer enn helgestillingen, da de tar ekstra vakter som vikar ved fravær. 8 av de ufaglærte som svarte på undersøkelsen oppga å være under utdanning. 76 av de som ønsket høyere stilling kunne tenke seg å jobbe i en vikarpool for å oppnå dette. Som det påpekes senere lå derfor begrensningene rundt antall ansatte i vikarpoolen i de ressursene som var til rådighet og ikke i engasjementet fra de ansatte. I tillegg svarte de på ønske om eventuell kompetanseheving. Flere av de ufaglærte oppga at de gjerne ville ta fagbrev som helsefagarbeider. Denne undersøkelsen dannet grunnlag for tilbudet om utdanning som senere ble gitt til alle ufaglærte med en viss tilknytning til virksomhetene. Opplysninger om deltakerne i prosjektet Når det gjelder deltakerne som har vært direkte involvert i prosjektet forholder dette seg slik: Vikarpool o 12 personer har hatt ansettelse i Vikarpool i løpet av prosjektet. 11 kvinner og 1 mann. o Av disse 12 ansatte har det vært 1 sykepleier 2 helsefagarbeidere 9 ufaglærte o Av de 9 ufaglærte har de hatt følgende forutsetninger: 6 tok teoriundervisning til helsefagarbeider som et tilbud gjennom prosjektet 3 hadde bestått teorieksamen til helsefagarbeider tidligere og samlet praksistimer til fagprøve. 6

7 Kompetanseheving Under dette området i prosjektet har mange vært involvert. Vi vil nevne de to hovedområdene det har vært satset på Teoriundervisning til helsefagarbeider o 25 ansatte startet opp, 20 gjennomførte eksamen Herav 1 mann og 19 kvinner E-læring o Ca 350 ansatte har gjennomført pålagt medikamentkurs med test: 48 sykepleiere 303 helsefagarbeidere/ufaglærte Organisering av prosjektet Prosjektansvarlig har vært Virksomhetsleder for Institusjon og Omsorgsboliger. Hun har inngått i styringsgruppen sammen med Virksomhetsledere for Åpen omsorg, Virksomhetsleder for Familiens Hus, tillitsvalgte for Fagforbundet og Sykepleierforbundet, prosjektleder og koordinator i prosjektstilling. Prosjektleder har vært fagkonsulenten ved to av virksomhetene. Da Fagkonsulenten har fått endrede arbeidsoppgaver underveis har også prosjektleder-rollen gjennomgått noe endring. Hun har likevel fungert som en god støtte og veileder i det daglige arbeidet i prosjektet. Spesielt under hovedområde 2, som omhandler kompetanseheving, har hennes pedagogiske erfaring vært resultatgivende. Styringsgruppen har også fungert som arbeidsgruppe i prosjektperioden. I startfasen ble det ansatt en sykepleier i 100% prosjektstilling. Det er denne som har hatt ansvar for den daglige driften av prosjektet i samarbeid med prosjektleder, prosjektansvarlig og styringsgruppe/arbeidsgruppe. Forankring av prosjektet i virksomheten Prosjektmedarbeideren har hatt løpende kontakt med ledelsen. Både formelt gjennom styringsgruppemøter, samt jevnlig uformell dialog. Prosjektmedarbeideren har hatt kontor sentralt på sykehjemmet, hvor også Åpen Omsorg har kontorbase. Dette har bidratt til nært samarbeid med både 7

8 virksomhetsledere og avdelingsledere. Dette samarbeidet og den daglige meningsutvekslingen har vært en viktig suksessfaktor for prosjektet. I tillegg har lokaliseringen også bidratt til nærhet til avdelingene og de ansatte. Dette har gitt god forankring både i ledelse og hos de ansatte i virksomhetene. Samarbeid og medvirkning Når det gjelder samarbeid har dette som nevnt vært et prosjekt på tvers av tre virksomheter. Vikarpoolen har involvert to av disse, Institusjon og Omsorgsboliger samt Åpen Omsorg. Når det gjelder kompetanseheving har også ansatte fra virksomheten Familiens Hus vært med. Alle ansatte i de tre virksomhetene kom tidlig i kontakt med prosjektet gjennom kartleggingen av ufrivillig deltid. Prosjektmedarbeideren var ute på de fleste avdelingene og deltok på personalmøter for å informere om prosjektet. En viktig faktor i dette prosjektet har vært samarbeid med tillitsvalgte. Tillitsvalgt for Fagforbundet og Norsk Sykepleierforbund (NSF) har deltatt i styringsgruppen og vært viktige medspillere underveis i prosjektet. Utskifting av tillitsvalgte underveis i perioden har vært en utfordring i forhold til kontinuiteten. Sykepleieren som overtok vervet i NSF jobber ved den ene avdelingen som har benyttet vikarpoolen, slik at hun har hatt god kjennskap til prosjektet. Det har vært avgjørende å ha tillitsvalgte med blant annet når kriteriene for hvem som skulle få tilbud om ansettelse i vikarpoolen skulle drøftes og slås fast. Det har gitt en felles forståelse. Når det gjelder eksterne aktører har det vært et tett samarbeid med Opplæringskontoret for Offentlig sektor i Østfold (OKOS) som har hatt ansvar for gjennomføringen av undervisning for de som tar teori til helsefagarbeider. Dette var et naturlig valg av samarbeidspartner da kommunen er medlem her. Vi har hatt et tett samarbeid med kontinuerlige tilbakemeldinger om opplegg og progresjon i kurset gjennom en kontaktperson i OKOS som har vært ansvarlig for den praktiske gjennomføringen. De knyttet til seg to eksterne fagpersoner til undervisningen, samt hatt samarbeid med fylkeskommunen både når det gjelder regler for utregning av praksistimer og oppmelding til eksamen og fagprøve. Det har også vært arrangert et eksamenskurs i regi av fylkeskommunen som «våre elever» fikk tilbud om. Beskrivelse av tiltakene 8

9 Her følger en beskrivelse av hovedtiltakene i hovedområde 1 og 2. Vikarpool Hovedtiltaket under hovedområde 1 var å teste ut vikarpoolordning for å redusere antallet ansatte med ufrivillig deltid. En vikarpool vil tjene to hensikter Å redusere ufrivillig deltid for de som får tilbud om økt stilling gjennom poolen Å dekke vikarbehovet ved avdelingene som benytter seg av denne ordningen. Kartleggingen som ble gjennomført innledningsvis i prosjektet ga grunnlag for at det ble valgt å starte prosjektet ved en sykehjemsavdeling samt hjemmesykepleien. For å redusere behovet for opplæring ble det valgt å gi tilbud til ansatte ved disse to enhetene ut fra gitte kriterier: 1. Eventuelle høyskoleutdannede med ufrivillig deltid 2. Faglærte med stilling under 14 timer pr. uke 3. Ufaglærte med stilling under 14 timer pr. uke I denne gruppen ble det tatt i betraktning Ansiennitet og arbeidsmiljølovens kapittel 14 som regulerer ansettelser og rett til fast stilling Personlig egnethet Fokuset på at ansatte skal ha over 14 arbeidstimer pr. uke kom også på bakgrunn av politisk vedtak med bakgrunn i rett til tjenestepensjon. Vikarpoolen startet opp med 6 ansatte i 42,25 % stilling. Kombinert med deres helg ved en fast avdeling kom alle over 50% stilling i kommunen. Størrelsen på vikarpoolen og stillingsbrøkene ble vurdert fortløpende og fra høsten 2013 utgjorde vikarpoolen 5,3 årsverk fordelt på 11 personer: 1 høyskoleutdannet som kun ønsket 10% i tillegg til sin faste stilling 2 ansatte med stillingsvern etter arbeidsmiljølovens kap De hadde fått fast stilling i kommunen og manglet kun henholdsvis 15% og 14% som ikke var dekket inn av stilling ved deres faste arbeidssted. 7 ansatte som det siste halve året hadde ønsket stillingsstørrelse, 80%. 1 ansatt som kun ønsket 42% stilling for å kombinere med annen jobb. 9

10 De ansatte fikk en fast turnus som forholdt seg til vakter, som fortrinnsvis var helgevakter, som de hadde ved en annen avdeling. Konseptet bygget på faste vakter og ikke ubunden tid. De ansatte visste derfor når de skulle på vakt. Hvilken avdeling vakten skulle være ved fikk de beskjed om fra koordinator gjerne noen dager i forveien. De ansatte fikk opplæring ved de avdelingene de ikke var kjent fra tidligere. Sett fra avdelingenes side ble det i starten avholdt ukentlige møter med koordinator og avdelingsledere for å fordele vikarene. Den siste tiden fordelte koordinatoren vikarene ved å gå inn i arbeidstidsverktøyet GAT og se på ledige vakter. Intensjonen var å dekke vakter ved korttidsfravær. Vi erfarte etter hvert at siden hovedmålet var å gi ansatte høyere stilling differensierte vi ikke hva slags fravær som ble dekket. Uansett ble ikke ansatte satt inn i ledige vakter lenger enn 14 dager frem i tid. Det ble i hovedsak brukt SMS til å kommunisere med de ansatte gjennom arbeidstidsverktøyet GAT. Generelt sett har GAT vært et viktig verktøy som gir god oversikt for koordinator og avdelingslederne over turnus og ledige vakter. Logo for vårt VikarTeam: 10

11 Kompetanseheving Hovedområdene innen kompetanseheving i dette prosjektet har vært etableringen av datarom og satsing på e-læring i tillegg til muligheten for formalkompetanse som helsefagarbeider for 25 ansatte. Datarom og e-læring Som ledd i en generell kompetanseheving for alle ansatte innen helse- og omsorg har det blitt etablert et datarom i forbindelse med sykehjemmet. Dette er innredet med seks arbeidsstasjoner i tillegg til en PC koblet mot prosjektor. Rommet er tenkt å kunne benyttes av ansatte enkeltvis eller i grupper. Det er daglig i bruk spesielt i forblindelse med opplæring og samarbeid rundt det elektroniske dokumentsjonssystemet, arbeidstidsverktøyet GAT og turnusplanlegging samt e-læring. Det er også samlet litteratur og annen informasjon på datarommet. Når det gjelder e-læring er det kjøpt inn lisenser på ulike program. Først og fremst er det satset på obligatorisk opplæring innen medikamenthåndtering for helsefagarbeidere, samt oppfriskningskurs i medikamenthåndtering for sykepleiere og vernepleiere. Kurset for helsefagarbeidere må repeteres hver annet år som ledd i å få delegasjon til å dele ut medisiner. Dette kurset har en avsluttende prøve som man må bestå med 90% riktige svar på 40 spørsmål. Av andre e-læringskurs kan også nevnes hygiene og «den eksistensielle samtale». Prosjektmedarbeider har administrert kursene og gjennomført de avsluttende prøvene med de ansatte individuelt. Til dette har datarommet blitt benyttet. E-læringskursene har blitt distribuert over e- post. I tillegg til den kunnskapen de ulike e-læringskursene gir, har vi også opplevd en positiv side-effekt. Det at e-læringskursene distribueres gjennom e-post og må gjennomføres på data, har bidratt til generell økt IKT-kompetanse hos de ansatte. IKT-kunnskap er en stadig viktigere del av en helsearbeiders hverdag. Formalkompetanse Gjennom kartleggingen kom det frem at mange av de ansatte med midlertidig arbeidsavtale på helgestilling hadde ufrivillig deltid og ønsket formalkompetanse i form av fagbrev som helsefagarbeider. Dette for å bli kvalifisert for fast, og eventuelt høyere, stilling innen pleie- og omsorg. 11

12 Som nevnt tidligere ble det inngått et samarbeid med Opplæringskontoret for Offentlig sektor i Østfold om teoriundervisning til helsefagarbeider. De stod ansvarlig for blant annet lærekrefter, lokaler, hjelp med oppmelding til eksamen og ellers tett oppfølging av elevene. Alle ufaglærte med et stillingsforhold av noe varighet innen pleie- og omsorg fikk tilbud om dette. «Klassen vår» bestod av 25 personer som startet opp, 20 personer gjennomførte eksamen. Undervisningen var lagt opp med undervisning en kveld i uka, samt noen lørdager. Disse elevene gikk da opp til eksamen som praksiskandidater siden de har mye erfaring men mangler teorigrunnlaget. De fikk i tillegg hjelp til å vurdere realkompetansen og hvor mye hver enkelt eventuelt kan trekke fra på praksistiden. Vi kartla underveis om det var praktiske ferdigheter de ønsket mer øvelse i. Det ble derfor arrangert to hele dager med veiledning og øvelse på prosedyrer og praktiske ferdigheter innen helsearbeiderfaget. Dette var i regi av prosjektmedarbeideren og to erfarne sykepleiere i virksomheten. Tilbakemeldingene på dette tilbudet var gode. Når det gjelder eksamen var det kun fem personer som bestod og 15 som strøk. Det ble i samarbeid med Opplæringskontoret gått nøye gjennom hva som forårsaket denne høye strykprosenten og vi fikk på generelt grunnlag uttalelse fra sensorene. En del av problemet gikk på generell oppgaveskriving og det å integrere teori og praksis i oppgavene og pleieplan. For å hjelpe de ansatte videre har vi videreført samarbeidet med Opplæringskontoret slik at de følger opp «elevene» til ny eksamen våren De har da sørget for ekstra undervisning, samt trening i oppgaveskriving og et eksamenskurs i regi av fylkeskommunen. Vi har store forventninger til at minst ti personer til består teoriprøven i løpet av året. Innen prosjektets slutt har en av disse ansatte gått opp til fagprøven med flott resultat! Flere har søknader om fagprøve inne hos fylkeskommunen. 12

13 Ressursbruk Rammen for prosjektet har vært på kr ,- for perioden fra tildeling i desember 2011 til til sammen for hovedområde 1 og 2. Midlene var fordelt slik: NAV: Kr ,- Disse midlene har i sin helhet gått til drift av vikarpool gjennom lønn til ansatte og prosjektkoordinator. Prosjektkoordinator fra mars 2012 og ansatte i vikarpool fra oktober Antallet ansatte og deres stillingsstørrelse har økt gjennom prosjektperioden for å balansere tilbud og etterspørsel samt budsjett. VOX: Kr ,- Hovedposter for disse midlene: Teoriundervisning til helsefagarbeider gjennom Opplæringskontoret i Østfold. Dette inkluderer også kjøp av bøker, eksamensavgift og avlønning i forhold til kompetanse og timer relatert til denne utdanningen. Innredning og IKT-utstyr til datarom Lisenser til e-læringsprogram Diverse kontor- og driftsutgifter Av kommunale ressurser har det vært brukt noe egne vikarmidler til avlønning av ansatte i Vikarpoolen. I tillegg har flere ressurspersoner i kommunen avsatt tid til å jobbe med dette prosjektet, deriblant fagkonsulenten. Ellers har flere av virksomhetenes ansatte, spesielt sykepleiere, vært knyttet opp mot kompetansehevingsaspektet og bistått med undervisning og veiledning. Som det fremkommer av innsendt regnskap står det igjen noe restmidler på fond: NAV: kr ,- VOX: kr ,- Disse midlene er planlagt brukt til et videre engasjement for prosjektkoordinator til for å følge opp de igangsatte tiltakene spesielt i forhold til kompetanseheving. Som nevnt tidligere var det kun en liten andel som bestod teoriprøven til helsefagarbeider. Vi har derfor 14 ansatte som har meldt seg opp 13

14 til ny prøve igjen i juni Dette krever oppfølging fra arbeidsgiver og vi ønsker å bruke koordinatoren til å fortsatt være støttespiller for disse frem til prøven. I tillegg blir det en del oppfølging i forhold til e-læringskurs. Resultater i henhold til målene som er satt i søknaden Våre erfaringer med vikarpool: o I forhold til å redusere omfanget av ufrivillig deltid ser vi ut fra prosjektet at dette målet er nådd for de som ble ansatt i vikarpoolen. De fikk i løpet av prosjektperioden den stillingsstørrelsen de ønsket. o De ansatte i vikarpoolen har oppfattet dette som en god måte å jobbe på. Det viktigste argumentet fra de ansatte sin side er forutsigbarheten. Alternativet er å «shoppe vakter» ved fravær. Fast turnus og økt stilling gir dem sikker inntekt og mer forutsigbar hverdag. o Få vikarer i større stillinger vil virke positivt inn på kvaliteten på tjenestene. Dette bekreftes av avdelingslederne som benyttet vikarpoolen. Dette forutsetter at de ansatte har en relativt stor stiling i vikarpoolen slik at det ikke blir lenge mellom hver vakt. Samtidig er det viktig at avdelingene har sine egne faste vikarer siden vikarpoolen ikke har dekket helger og netter. Helger fordi de ansatte hadde helgestilling ved en avdeling allerede og netter fordi det ble for kostbart hvis de måtte gå i tillegg til fast personale hvis det ikke var fravær. o Vi som har jobbet med prosjektet ser at det er noen grunnleggende forutsetninger som må være til stede for at en vikarpool skal være formålstjenlig å opprettholde: Det må tilføres friske midler. Det er behov for en stilling som har koordinatoransvar for de ansatte. Det krever ingen full stilling men bør være en person som er tilstede 100% og har andre oppgaver i tillegg. Samtidig må vikarbudsjettet økes noe, da det fortsatt vil være behov for egne vikarer ved avdelingene. Årsakene til at det blir noe økte kostnader ved bruk av vikarpool er at de ansatte går i fastlagte vakter. 14

15 Dette gir mindre fleksibilitet. Det er viktig at størrelsen på vikarpoolen samsvarer med etterspørselen etter vikarer i avdelingene til enhver tid. Er det ingen ledig vakt vil vikaren måtte gå som ekstra bemanning. I tillegg har det vært nødvendig å forholde seg til faste vaktlengder i vikarpoolen for å skape forutsigbarhet. Ved sporadisk innleie av ekstravakter vil det til tider kunne leies inn kortere vakter der dette er forsvarlig. En viktig suksessfaktor mener vi er å rekruttere ansatte med riktig kompetanse og personlig egnethet. Personlig egnethet i dette tilfellet handler om fleksibilitet, faglig forankring, selvstendighet og motivasjon. Sett i sammenheng med kompetanseheving er det et kunnskapsløft i seg selv å jobbe i en vikarpool siden man får bred erfaring. Som nevnt tidligere har vikarpoolen også bidratt med å gi ekstra timer til de som trenger praksis for å gå opp til fagprøve. Siden de ansatte i vikarpoolen kun fikk midlertidige arbeidsavtaler på den delen av stilingen sin, har noen gått tilbake til sin opprinnelige stillingsbrøk ved prosjektslutt. Andre har fått tilbud om, og gått over i, høyere stilling. Vår erfaring med formalkompetanseheving o Foreløpig er det kun en av våre ansatte som tok teorieksamen som også har avlagt fagprøven. Vi har derfor ikke noe tall på hva dette har gjort med ufrivillig deltid blant disse arbeidstakerne. Det vi ser er at i samarbeid med Fagforbundet har ansatte som har tilegnet seg formalkompetanse blitt prioritert til faste fagstillinger. De har også mulighet til å søke høyere fagstillinger i kommunen. Formidling av resultater og erfaringer internt og eksternt For å formidle prosjektet og dets resultater og erfaringer underveis har ledergrupper, helse- og omsorgsnettverk samt rådmannsteam blitt informert om progresjonen. Når det gjelder eksternt har vi hatt flere treffpunkter: 15

16 o Møte med andre kommuner som har startet eller ønsker å starte med tilsvarende ordning som vår vikarpool. Vi har hatt flere besøk, telefonsamtaler og mailkorrespondanse med ulike kommuner. o Vi har holdt innlegg under NAV og VOX sin konferanse «fra deltid til heltid» på Lillestrøm i 2012 og 2013 o Vi delte våre erfaringer fra prosjektet på GAT-konferansen i Tønsberg 2013 Vår erfaring med E-læringskurs Vår erfaring med e-læringskurs er at dette er en fin måte å gjennomføre kompetansehevende tiltak på. Forskning viser at svakhetene ved e-læring ligger i gjennomføringen av eventuelle tester og at ansatte kan komme seg gjennom kurset uten mye læringsutbytte og ved å hjelpe hverandre. For å utelukke dette problemet har alle ansatte som har tatt kurs med obligatorisk prøve gjennomført dette hos prosjektmedarbeideren. I tillegg til å sikre at testen tas uten hjelpemidler har det også vært mulighet for faglig veiledning og gjennomgang av eventuelle feil svar. Da har det også vært mulighet for å diskutere og spørre om faglige uklarheter. De ansatte har generelt sett vært fornøyd med løsningen. I tillegg til selve kursinnholdet kan det også nevnes en sekundær effekt. Det at kurset distribueres over e-post og må gjennomføres på PC har gjort at de som opplever sin egen ITkompetanse som lav har blitt presset til å gjøre seg bedre kjent med dataverktøyet og e-post. Resultater i henhold til målene som er satt i søknaden Hovedmål fra søknaden: Askim kommune har færre ansatte i pleie- og omsorg med ufrivillig deltid. Ansatte i pleie- og omsorg i Askim kommune med ufrivillig deltid er kvalifisert for stillinger Delmålene fra søknaden: Pleie- og omsorgstjenesten har økt kontinuitet og kvalitet Avdelingslederne har fått frigjort tid 16

17 Sykefraværet er redusert Hvis vi ser målene for hovedområde 1 og 2 samlet kan måloppnåelsen kort oppsummeres slik: Vikarpool har vært med på å redusere ufrivillig deltid for de som får tilbud om økt stilling gjennom denne ordningen. Ansatte som har økt sin formalkompetanse gjennom fagbrev som helsefagarbeider er kvalifisert til fast stilling og til å søke på større stillinger som blir ledig ved virksomhetene o Avdelingslederne som har benyttet ansatte fra Vikarpool ved sin avdeling gir tilbakemelding på at kjente og faste vikarer i stor stilling gir økt kontinuitet og kvalitet på tjenestene ut til brukerne. Dette forutsetter at hver ansatt i vikarpoolen ikke har for mange avdelinger å forholde seg til. Vikarpool er også en fin måte å beholde gode vikarer på, eventuelt inntil de får faste stilling ved en avdeling. o Når det gjelder målet om å få frigjort tid for avdelingslederne er dette vanskelig å måle, da sykefraværet går opp og ned i perioder og presset på vikarene varierer. Generelt sett har innleie av vikarer blitt enklere etter innføring av arbeidstidsverktøyet GAT. En av avdelingslederne som har deltatt i prosjektet oppgir at de har spart inn tid på innleie, da vikarene allerede var lagt inn i vaktboka til avdelingen fra vikarpoolen. På dette punktet ville vi nok sett mer uttelling hvis vikarpoolen hadde dekket flere av vaktene. o Redusert sykefravær var også satt som et mål for prosjektet. Sykefraværet for de ansatte i Vikarpoolen var lavt gjennom prosjektet. Det steg noe det siste halve året, men det var i hovedsak ikke relatert til arbeidet. Vi tenker at det lave sykefraværet har sammenheng. Ser vi på sykefraværet generelt i avdelingene vil det være vanskelig å kommentere måloppnåelse i denne tiden prosjektet har pågått. Til det har vikarpoolen vært i drift for kort tid, samt at den har dekket for lite av fraværet til å ha hatt påvirkning av betydning. 17

18 Planer for videreføring Det er foreløpig ikke tatt stilling til om ordningen med vikarpool skal videreføres. Det skal opp til politisk behandling nå i etterkant av prosjektet, nærmere bestemt juni Rapporten vil danne grunnlaget for den politiske behandlingen. Det vil da være et bredere empirisk beslutningsgrunnlag da erfaringene foreligger. Det er mulig vikarpool vil bli en løsning for å ivareta lovverket i forhold til arbeidsmiljøloven kapittel 14 som regulerer ansettelser og rett til fast stilling. Våre erfaringer med vikarpool er at det er et godt tiltak for å redusere ufrivillig deltid hos ansatte som ønsker økt forutsigbarhet i arbeidet. Ved store nok stillinger gir det økt kvalitet og kontinuitet på tjenestene som leveres. Samtidig ser vi at dette vil kreve økte ressurser. 18