Verran kommune. Saksframlegg. Justert driftskonsept enhet omsorg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet. Rådmannens forslag til vedtak

Transkript

1 Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2014/ Saksbehandler: Anita Hopstad Vanebo, Driftsleder enhet for Ansvarlig leder: Anita Hopstad Vanebo, Driftsleder enhet for Godkjent av: Jacob Br. Almlid, Rådmann Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Justert driftskonsept enhet omsorg 2017 Rådmannens forslag til vedtak Orienteringen tas til orientering. Saksopplysninger Sett i lys av de utfordringer driftsenhet omsorg har hatt i 2016, mht. omstillings- og utviklingsarbeidet, organisatorisk, økonomisk og rapporten fra Friskgården har driftsleder arbeidet med å konkretisere og implementere en rekke tiltak. Det er gjennomført en omfattende analyse av driften og man måtte se på hvordan man kunne videreutvikle driftskonseptet, forbedrede og utarbeide og implementere nye rutiner/systemer. Dette ble foretatt av driftsleder i samarbeid med rådmann. Flere ressurspersoner er trukket inn i og bidratt til arbeidet, herunder avdelingslederne, økonomisjefen og personalkontoret. Det ble utarbeidet en omfattende prosjektplan for arbeidet, som er vedlagt denne saken. Deloppgavene i prosjektplanen kommenteres nærmere nedenfor.

2 Pkt. 1 Analysere drift Belegg sykeheim Langtidsplass Kort tids plass Avlastning Gjennomsnittet på belegget på sykeheimen viser at det er varierende belegg av langtidsplass og korttidsplass i Det var det også i Statistikken viser at vi har hatt et jevnt antall langtidsplasser med et gjennomsnitt på18,9 beboere i 2015 og 19 beboere i Statistikken viser at siste halvåret av 2016 har antall langtidsplasser gått ned sammenlignet med første halvår Gjennomsnittlig antall korttidsplasser i 2015 var 4,2 beboere og 3 beboere i Antall brukere som er på avlastning var noe større i 2016 da flere er på rullering fra 1 til 2 uker i mnd. Gjennomsnittlig belegg 23,4 brukere i 2015 og 22,9 brukere i Antall pasienter hjemmesykepleie Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Ant.pasienter høgt bistands behov Ant. pasienter med noe bistands behov Ant.pasienter middels bistands behov Ant. pasienter - ikke oppgitt behov

3 Antall pasienter hjemmesykepleie Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Ant.pasienter høgt bistands behov Ant. pasienter med noe bistands behov Ant.pasienter middels bistands behov Ant. pasienter - ikke oppgitt behov Tabellen viser at det har vært en økning i antall pasienter på hjemmesykepleien fra 2015 til Bemanningen har blitt styrket i perioder på sykeheimen og hjemmesykepleien. Dette ut ifra pleietyngde og antall brukere/beboere. Pkt. 2 Oppdatere statistikk Vinteren 2016 ble det utarbeidet et system for løpende registrering av pasientrelaterte oppgaver, pleietyngde (IPLOS), timeforbruk, bemanning, kostnader, fordeling, styrking av mv. Systemet utgjør en vesentlig del av det løpende styringssystemet for driftsenheten. Systemet er implementert i enheten. Avdelingsleder ved sykeheimen rapporter til driftsleder hver mandag og avdelingsleder ved hjemmesykepleien rapporterer løpende, og formelt månedlig. Pkt. 3 Detaljert bemanningsoversikt pr Avdelingene har en grunnbemanning man planlegger driften ut ifra. Men det vurderes for hver dag spesielt i sykeheimen og hjemmesykepleien hvordan en benytter de tilgjengelige ressursene i forhold til antall pasienter/brukere og pleietyngde. Pkt. 4 Detaljbudsjett for avdelingen Driftsleder har sammen med avdelingslederne på hver avdeling utarbeidet utkast til detaljbudsjett for Avdelingslederne har dermed fått mer eierforhold til detaljene i budsjettet, da de vet hva som inngår på hver post i budsjettet. Pkt. 4 E Samlet budsjett for driftsenhet. Med bakgrunn i avdelingsvis budsjetter for sykeheim, hjemmesykepleie, boligomsorgen og stabsfunksjoner har driftsleder arbeidet med driftsenhetens samlede budsjett for Dette med grunnlag i kommunestyrets bevilgning til driftsenhet omsorg for Driftsleder meldte behov for kr 2,6 millioner på samlet budsjett for å komme i balanse for Rådmann forslo kr 2,3 millioner til sitt forslag til budsjett for Kommunestyret vedtok den en ramme inkl. en økning på 1,0 mkr til enhet omsorg og en styrking kr som var øremerket til psykiatri og rus. Det siste forutsettes innarbeidet i driftsenhet omsorg sitt endelige budsjett for Samlet er dermed driftsbudsjettet for enheten styrket med ca. 2,0 mkr sammenlignet med opprinnelig budsjett for I ettertid ble det i møte med forbundene bestemt at stillingene til avdelingslederne ble endret til 2 x 100 prosentstillinger. Dette utgjør en merkostnad på kr ,-. Pensjon og arbeidsgiveravgiften er lagt inn i budsjettet. For å sikre en tilstrekkelig buffer mot utforutsatte hendelser i driften velger driftsleder å avsette en reservert bevilgning i enheten på 0,5 mkr. ved starten av året. Driftsleder oppsummerer pr. 9 ds. at det er påkrevd å tilpasse driften for 2017 tilsvarende 2,6 mkr.

4 Foreløpig forslag er å flytte Bratreit inn på sykeheimen der Bo og service er i dag. Bo og service flyttes inn på Bratreit. Det vil si at beboerne på Bo og service fortsatt skal være hjemmeboende med trygghetsalarm. Beboerne på Bratreit som i dag er hjemmeboende blir inn på sykeheimen dvs. fast institusjonsplass. Effektene av tiltakene er foreløpig beregnet til ca. 2,1 mkr. for hele året. Driftsenheten arbeider nå med en ytterlig vurdering og konkretisering av dette og andre tiltak. Det gjennomføres prosess med ansatte og tillitsvalgte/verneombud om dette. Driftsleder vil fremme en sak for formannskapet i løpet av kort tid om tiltakene. Pkt. 5 Hjemmel oversikt Det er utarbeidet en hjemmels oversikt over alle avdelinger som er kontrollert og avstemt mot agresso, (økonomi/lønnssystem) mht. kostnader på fastlønn, pensjon, feriepenger og arbeidsgiveravgift. Dette er kvalitetssikret av driftsleder og avdelingslederne angående hjemlene. Utarbeidelsen er produsert av personalkontoret. Pkt. 6 Utrede alt. arbeidstidsordninger Lederne, forbundene og HTV har arbeidet med arbeidstidsordning siden høsten Det ble bestemt at forbundene skulle ha møte med sine medlemmer slik at de ble informert om årsplan/kalenderår og 6/12 ukers turnus. Det var ca. 25 av 120 medlemmer som kom på møtene. Det ble avholdt til sammen 3 møter. Det ble bestemt av de medlemmene som kom at de ønsket 6/12 ukers turnus. Arbeidsgiver og forbundene har avtalt at vi skal starte med planlegging av sommerferien tidligere enn vi har gjort, dette for å sikre en tilstrekkelig faglig bemanning også i ferieperioden, uten bruk av vikarbyrå. Frist for å sette opp ferieønsker Pkt. 7 Oversikt over rekrutteringsbehov Utarbeides i løpet av januar Pkt. 8 Utrede tiltak for forbedret rekruttering Dette er et arbeid som arbeidsgiver skal gjøre sammen med forbundene. Verran kommune får tilbakemelding på at studenter som blir ferdig søker seg til Verran kommune da nyutdannede får 10 års ansiennitet. Vi må også se på hva vi kan gjøre for at flere studenter søker på studentstillinger. Dette er et ledd i å rekruttere sykepleiere/vernepleiere. Noen kommuner dekker utgifter på reise, noen kommuner gir en sum når de er ferdige som studenter for å beholde de ut den sommeren. Andre kommuner gir en sum hvis de binder seg til kommunen i 2 år. Tiltak innenfor dette området må koordineres med Steinkjer kommune. Pkt. 9 Behov for ferievikarer 2017 Enheten har et stort behov for ferievikarer. Vi har kontaktet noen sykepleie studenter som holder på eller blir ferdig som sykepleier våren De som ønsker det har fått tilbud på arbeidsavtaler på helg samt fått muntlig sommerarbeid. Faste ansatte får tilbud om arbeidsavtaler på utvidet stilling i sommerferien. Driftsenheten er åpen for å drøfte og teste ut forskjellige virkemiddel i nær dialog og medbestemmelse fra arbeidstakerorganisasjonene. Pkt. 10 Ata Kartlegging og analyse I uke 36 og 37 ble det gjennomført en kartlegging av ATA tid på hjemmesykepleie og hjemmehjelp. Vi har også utført en brukerundersøkelse hos brukere av praktisk bistand høsten Dette er noe vi kommer tilbake til i formannskapet i februar Pkt. 11 Arbeidsflyt sykeheim Dette er noe som avdelingsleder på sykeheimen har ansvar for sammen med sine ansatte. Dette skal være ferdig innen Pkt. 12 Utredning organisering Fysioterapi -/ergoterapitjenesten Driftsleder fikk mandat til å lede arbeidet sammen med avdelingsleder Lene Voldseth og fysio- og ergoterapitjenesten (tillitsvalgte var også representert). Rådmann har konkludert med at denne tjenesten skal inngå i enhet omsorg. Dette formaliseres av rådmannen i løpet av kort tid.

5 Pkt. 13 Utrede salg av sykeheimsplasser/kjøp rehab Dette avventes til våren (samhandling med Steinkjer) Pkt. 14 Utrede org. ledergruppen Rådmann og driftsleder gjennomførte et drøftingsmøte med forbundene, HVO og avdelingslederne den Tillitsvalgte var enig i at det skulle lyses ut 2 x 100 % avdelingslederstillinger i desember Forslaget var at avdelingslederne skal få mer ansvar økonomi og personalansvar. Dette var tillitsvalgte og HVO veldig positiv til. Driftsleder ser at det beste for personalet og også for avdelingslederne er at de får personalansvaret og mer ansvar for økonomien. Ledergruppen har ikke vært stabil siden omorganiseringen, men tror at denne endringen av avdelingslederstillingene kan være mer attraktivt å søke. Organisasjonskart Driftsleder Omsorg Stab Innleie Avd.leder Hjemme-sykepleie Avd.leder Sykeheim Avd.leder Bolig-omsorg Fysioterapi og ergoterapi Det er under utarbeidelse en ny stillingsinstruks, mer tydelig avklaring på personal, økonomi og fagansvar til avdelingslederne i løpet av januar Pkt. 15 Rutiner/system innleie notus Personalkontoret startet opp med samarbeid med ansatte på innleiekontoret før jul. Samarbeidet går på mer opplæring, veiledning og råd. Dette for å kvalitetssikre at føringene på notus blir så rett som mulig. Løpende kvalitetssikring. Det vil bli flyttet ressurser fra personalkontoret til innleiekontor for å styrke kvalitetssikringen.

6

7