Utvalg Utvalgssak Møtedato Namdalseid formannskap Namdalseid kommunestyre

Transkript

1 Namdalseid kommune Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Tore Brønstad Saksframlegg Organisering helse- og omsorgstjenesten Utvalg Utvalgssak Møtedato Namdalseid formannskap Namdalseid kommunestyre Rådmannens innstilling Ny organisering innenfor helse- og omsorgssektoren vedtas slik det framgår av saksframlegget. Dagens organisering for hele organisasjonen inkludert ny organisering innenfor helse og omsorg evalueres i løpet av 1. halvår 2012.

2 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X Uttalense fra NSF 1 X Uttalense fra helsesøster X Uttalelse fra psykisk helsetjeneste X Uttalelse fra Legeforeningen X Uttalelse fra Omsorg Statland X Uttalelse fra omsorg Statland 2 X Uttalelse fra Kirst Rein, Kløvertun X Uttalelse fra Elisabet Thun Svarte X Uttalelse fra Trine H. Sæther, Kløvertun X Uttalelse fra NSF 2 X Uttalelse fra Endre Mølsleth, Omsorg Namdalseid X Uttalelse fra Grete Helbostad, dagsentret Saksopplysninger I 2009 ble administrasjonen bedt om å evaluere den interne organiseringen av helse- og omsorgstjenestene i Namdalseid kommune. Gjennom budsjett 2010 ble det igjen vedtatt å se på organiseringen av omsorgstjenestene, for deretter å komme nærmere tilbake til løsninger som ville gi best mulig resultat for brukere og ansatte av tjenesten. Denne oppgaven ble likevel ikke prioritert i Først i januar 2011 ble det for alvor fart i prosessen. Utgangspunktet for behovet for organisasjonsendring var utfordringer knyttet til: For stort kontrollspenn for enhetsleder innenfor Omsorg Namdalseid, en enhet som de senere år har vokst betydelig Midlertidig ledelse over lang tid innenfor enhetene Helse og Omsorg Statland Utydelig beskrivelse av oppgavefordeling mellom nivåene Mangelfull kommunikasjon mellom enhetene og rådmannen Overføring av tjenester/oppgaver fra sosialtjenestene/nav til helse- og omsorgstjenestene, herunder tjenester til brukere med særskilte behov, rusomsorgen og støttekontaktordningene I januar 2011 ble det nedsatt en arbeidsgruppe bestående av: Ass. rådmann Kjell Einvik, rådgiver Tore Brønstad, enhetsleder Marit Hatland og ansatterepresentant Anne Gunn Lie (oppnevnt av ansattes organisasjoner). Arbeidsgruppen har hatt flere møter hvor det er vurdert styrker og svakheter ved dagens organisering og alternative løsninger for ny organisering. Det er også gjennomført personalmøter hvor medlemmer av arbeidsgruppen har deltatt. På disse personalmøtene har en presentert ulike organisasjonsmodeller og fått tilbakemelding på disse.

3 På personalmøte den , der ca 40 ansatte møtte, presenterte arbeidsgruppen et forslag basert på 2 alternative løsninger. Ansatte ba imidlertid om at en fikk nok tid til å gjennomføre en høringsrunde med ansatte før saken ble lagt frem for politisk behandling. Det ble etter dette gjennomført en grundig prosess opp mot de ansatte med informasjons- og drøftingsmøter. Tillitsvalgte og hovedverneombud gjennomførte drop-in møte der mange ansatte var innom. All dokumentasjon er sendt ut til ansatte på høring. Det er kommet inn mange høringsuttalelser både fra organisasjoner, avdelinger og enkeltpersoner. Høringsuttalelsene knyttet til organiseringen kan oppsummeres slik: Fra Oppsummert uttalelse Helsesøster Oppfordrer til helhetstekning rundt barn og unge. Ingen konkrete innspill til organisasjonsform Psyk. helsetj. Ønsker fortsatt organisert i helsetjenesten, evt. en større helse- og familieenhet med tillegg av Kløvertun og kjøkken/vaskeri Legeforeningen Ønsker å videreføre det faglige samarbeidet som legene har i dag med alle tjenester innenfor helsetjenestene og omsorgstjenestene Omsorg Statland Ønsker egen tilstedeværende leder på Statland i 60 % stilling og tett samarbeid med omsorgstjenestene på Namdalseid Kirsti Rein Ønsker egen tilstedeværende leder på Kløvertun Elisabeth Svarte Ønsker en ass. enhetsleder/fagleder som kan avlaste/avløse enhetsleder hvis det blir 2 enheter innenfor omsorg Ønsker en tydeligere oppgave- og ansvarsfordeling enn i dag Sykepl.forbund Fagledere i avdelingene i tillegg til enhetsleder Velges 2 enheter innenfor omsorg uten fagledere vil det bli en faglig svekkelse Kjøkken/vaskeri legges under institusjon eller hjemmebasert omsorg Ikke nødvendig med omorganisering, men en tydeliggjøring av stillingsinstrukser, ansvar og oppgaver Trine H. Sæther Ved videreføring av dagens oppgaver for gruppeleder Kløvertun bør lederressurs utvides til 60 % stilling Behov for tydeliggjøring av ansvar/oppgaver i lederstillinger Endre Mølsleth Se på Overhalla-modellen 3 jevnstore enheter med rene lederfuksjoner/administrative stillinger og rådgiver inn på linjen Grete Helbostad Dagsenteret bør ikke organiseres under institusjon da storparten av brukerne kommer fra hjemmebaserte tjenester og samarbeid med hj.tjenester er viktig Noen innspill er i tillegg formidlet direkte til medlemmene i arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen har etter fristen for innspill, som var , sammenholdt innspillene med opprinnelig forslag. Dette har resultert i en del endringer av det opprinnelige forslaget som var basert på 2 alternative løsninger. Vurdering Arbeidsgruppen har hatt en god prosess og det har kommet mange gode innspill til ny organisering både fra avdelinger, ansatteorganisasjoner og enkeltansatte. Arbeidsgruppen har

4 hatt som målsetting å finne en organisering som løste de utfordringer som er nevnt overfor og som var til det beste både for brukerne og ansatte i tjenestene. Dagens organisering av helse- og omsorgstjenestene ser slik ut: Sterke og svake sider med dagens organisering Sterke sider Faglig god saksbehandling Ro og trygghet i enheten tillit til enhetsleder God samhandling mellom avd. i enheten Mange gode elektroniske administrative og faglige verktøy Fleksibilitet for å benytte ansattes kompetanse mellom avdelinger Svake sider Omsorg Namdalseid er en meget stor enhet med mange ansatte Enhetsleder omsorg Namdalseid har et stort kontrollspenn (både når det gjelder ansatte, tjenester og lovverk) Sårbarhet i flere lederposisjoner, manglende stedfortrederfunksjoner Mye personalansvar på enhetsleder omsorg Namdalseid Gruppeledere kombinerer pleie med administrative oppgaver Mangelfulle rapporteringsrutiner mellom enheten og administrasjonen Uklare forventninger Utydelig beskrivelse av oppgavefordeling Lite samhandling med andre enheter/avdelinger med samme oppgaver/brukere (omsorg Namdalseid, omsorg Statland, psykiatritjenesten og kreftsykepleier) Ledelsen av enhetene Omsorg Statland og Helse er midlertidig lagt til rådgiver Helse i rådmannens stab

5 Arbeidsgruppens har med bakgrunn i sterke og svake sider med dagens organisering, samt alle innspill fra ansatte vurdert flere ulike alternativ for organisering. Dette har vært en krevende men nyttig prosess. Arbeidsgruppen er enig om å fremme følgende forslag til ny organisering: Hjemmetjenestene og institusjonsbaserte tjenester holdes fortsatt samlet under samme enhet for å bevare fleksibiliteten i bruken av ansattes kompetanse mellom avdelingene Omsorg Statland legges inn under enhetsleder Omsorg Namdalseid. Dette gir Omsorg Statland en faglig sterkere og mer tilgjengelig ledelse samt tilhørighet til parallelle tjenester i kommunen Enheten for Helse utvides til Enhet for Helse og familie. Kløvertunet legges til enheten. Enheten beholder dagens funksjoner og oppgaver innenfor enhet Helse. Dette gir en større og mer robust enhet, i tillegg minskes kontrollspennet for enhetsleder Omsorg Kjøkken og vaskeri fungerer godt som egen enhet i dag og er innholdsmessig vesentlig forskjellig fra de andre to enhetene. Enheten foreslås derfor opprettholdt som egen enhet. Enhetslederressurs til den nye Helse- og familieenheten vurderes til 50 % av en hel stilling. Denne stillingen lyses ut internt i enheten. Enhetsleder deltar i tjenesteproduksjonen i resten av sin stilling Alle avdelinger, unntatt dagens helseenhet, vil ha en fagleder. Tjenestene innenfor dagens helseenhet er ulike og lite egnet for en felles, daglig arbeidsleder. Faglederne erstatter dagens gruppeledere, men vil kunne ha samme funksjon som gruppeleder. Administrativ ressurs framgår av figuren, og er i stor grad i samsvar med dagens situasjon. Faglederne vil være arbeidsledere innenfor enheten, med avgrenset personalansvar for bestemte oppgaver, eksempelvis oppfølging av sykmeldte og medarbeidersamtaler. Tydeliggjøring av ansvar og oppgaver vil effektivisere faglederfunksjonen Brukerkontoret reduseres med 40 % stilling da enkelte oppgaver som er her i dag i større grad vil bli utført av enhetsleder Dagsenter og nattjenesten legges rett under enhetsleder Omsorg som i dag Arbeidsgruppen mener dette forslaget vil forbedre svake sider ved dagens organisering og ivaretar innspillene fra ansatte i stor grad. Samlet ressursbruk til administrasjon innenfor helse og omsorg vil ligge på dagens nivå.

6 Arbeidsgruppen har også utarbeidet forslag til nye stillingsbeskrivelser for de ulike funksjonene i ny organisering, noe som vil tydeliggjøre ansvars- og oppgavefordelingen mellom rådgiver, enhetsledere og fagledere. Personalmessige konsekvenser Forslaget til organisering vil kunne gjennomføres uten at det påvirker ansatte i lederposisjoner i vesentlig grad. Følgende funksjoner vil likevel bli direkte berørt: Gruppeleder Skjermet enhet og Sykehjem. I dag er dette organisert med 2 gruppeledere med 40 % administrativ tid hver. Dette foreslås sammenslått i 1 stilling med 60 % administrativ tid. I dag er begge funksjonene midlertidig sammenslått da den ene gruppelederen har permisjon Hjelpepleier brukerkontor tas bort ved naturlig avgang Framgangsmåte for videre prosess med hensyn på ansatte som blir direkte berørt må drøftes med ansattes organisasjoner når forslaget er vedtatt. To-nivå modellen Kommunen gikk over fra 3 til 2 nivå i Dagens 2 nivå er rådmannsnivået og enhetsledernivået. Erfaringene tyder på at samarbeidet mellom rådgiverne i rådmannens stab og enkelte enheter fungerer slik at ansvaret kan oppfattes som uklart. Dette har sannsynligvis både med forventninger og reelle behov å gjøre. Innenfor helse og omsorg ser arbeidsgruppen klare fordeler med å bringe rådgiver inn i ansvarslinjen igjen. Dette kan også gjelde andre sektorer i kommunen. Samhandlingsreformen og utbygging/renovering av Helsetunet vil kunne medføre endringer og muligheter som en i dag ikke har full oversikt over. Dette vil være tema i en helhetlig evaluering. Arbeidsgruppen foreslår derfor at det settes i gang et arbeid med å evaluere dagens organisering for hele organisasjonen.