Høring - Osloregionens Europakontor (ORE) - forslag til vedtektsendringer og endringer i beslutningsstruktur

Transkript

1 Saknr. 13/ Saksbehandler: Ole Jørn Alfstad Høring - Osloregionens Europakontor (ORE) - forslag til vedtektsendringer og endringer i beslutningsstruktur Fylkesrådets innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Fylkesrådet slutter seg til Lovutvalgets innstilling angående ny formell beslutningsstruktur i foreningen Osloregiones Europakontor (ORE), forutsatt følgende tilføyelser og endringer: 1. Fylkesrådets utgangspunkt er at Osloregiones Europakontor(ORE) er ett av flere redskap for å nå målsettingene i Hedmark fylkeskommunes egen internasjonale strategi. 2. Fylkesrådet mener det er viktig med en god balanse mellom eierne. Styresammensetningen av tre fylkeskommuner, tre kommuner og en høyskole, hvor Oslo kommune forutsettes å gå av kommunekvoten, sikrer en slik balanse. 3. Tidligere har fylkene oppnevnt sine medlemmer til styret. Det bør nå oppnevnes en valgkomite som gjenspeiler medlemmene. Dette bør komme frem i vedtektene. 4. Fylkesrådet legger til grunn at fylkeskommunenes spesialkompetanse på EU/EØS og regionalt samarbeid i Europa, er Osloregionens Europakontors daglige administrative kontaktpunkt for koordinering av arbeidet vis a vis fylkeskommunene. Fylkesrådet ønsker å videreføre koordineringsgruppen og at denne knyttes direkte til Osloregionens Europakontor sitt sekretariat. 5. Faglige tematiske arbeidsgrupper kan opprettes hvis det er hensiktsmessig i operasjonaliseringen av OREs strategi. Gruppene kan opprettes på ad hoc- basis og sammensettes slik det er hensiktsmessig til enhver tid (faglig, politisk, administrativt). ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja

2 Trykte vedlegg: - Sak 6 Gjennomgang av Vedtektsendringer ved lovutvalget Årsmøtet i Osloregionens Europakontor Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder

3 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: Høring - Osloregonens Europakontor (ORE) - forslag til vedtektsendringer og endringer i beslutningsstruktur 1. Forslag fra utvalget knyttet til gjennomgang av OREs nåværende beslutningsstruktur, herunder styresammensetning, og utvalgets forslag til profesjonalisering. Utvidelsen av OREs medlemsmasse har ført til at styret har vokst. Spørsmålet angående styrets sammensetning, og da spesielt størrelse, har jevnlig vært oppe til diskusjon de siste årene. Lovforslagets innstilling til et mindre og effektivt styre på syv personer synes derfor å være hensiktsmessig i forhold til å kunne fatte beslutninger på en effektiv måte, samtidig som det ivaretar en god representativitet for medlemmene. Det er imidlertid viktig med en god balanse mellom eierne, og fylkeskommunene bør ha god representasjon i styret. Det er foreslått en styresammensetning som består av tre fylkeskommuner, tre kommuner og en høyskole. Her bør Oslo kommune som er både fylke og kommune gå av kommunekvoten. Dette vil bidra til en god balanse mellom eierne. I og med at få medlemmer blir representert i styret er forslaget om å opprette et representantskap som foreningens øverste myndighet mellom årsmøtene hensiktsmessig, utfra ønsket om bred involvering av medlemsmassen. Representantskapet skal behandle saker av strategisk karakter, samt andre saker som styret velger å fremlegge til beslutning i hele medlemsmassen. Organet møtes 2 ganger i året. Vi forutsetter at eierne selv oppnevner sine representanter til representantskapet i og med at dette ikke er nevnt i saksutredningen til ORE. 2. Forslag fra utvalget knyttet til ansvarsdeling mellom strye, OREs administrasjon og koordineringsgruppen Ansvarsdeling mellom styret, OREs administrasjon og koordineringsgruppe har etter vår oppfatning fungert godt siden opprettelsen i Lovutvalget foreslår en nedleggelse av den administrative koordineringsgruppen. De ønsker i stedet å involvere administrativt ansatte gjennom det nye representantskapet, samt faglige arbeidsgrupper som foreslås opprettet etter behov. Etter vår oppfatning tar dette forslaget lite hensyn til fylkeskommunens interne struktur på det internasjonale arbeidet, ressurser og kompetanse på feltet. Vi ønsker en struktur hvor ORE knyttes tett opp til den spesialkompetanse som finnes på EU/EØS og regionalt samarbeid i Europa i vår internasjonale enhet. Dette er etter fylkesrådets oppfatning en forutsetning for at vi som medlem på en koordinert måte kan benytte ORE som et viktig virkemiddel i gjennomføringen av vår internasjonale strategi. Fylkesrådet finner det derfor fornuftig å videreføre ordningen med en administrativ koordineringsgruppe som i kraft av sin kompetanse og kjennskap til egen organisasjon kan være en viktig støttespiller og samarbeidspartner for OREs direktør.

4 Fylkesrådet mener at opprettelse av arbeidsgrupper kan være hensiktsmessig i operasjonaliseringen av OREs strategi. Gruppene bør opprettes på ad hoc-basis og sammensettes slik det er hensiktsmessig (faglig, politisk, administrativt). Hedmark fylkeskommunens engasjement vil til enhver tid være basert på hvordan fylkeskommunen vil bruke ORE strategisk, som et redskap for å oppfylle egen internasjonale strategi. Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 95/11.

5 SAKSUTREDNING: Høring - Osloregionens Europakontor (ORE) - forslag til vedtektsendringer og endringer i beslutningsstruktur Beslutningsmodellen i Osloregionens Europakontor har vært den samme siden opprettelsen av foreningen i Etter hvert som medlemsmassen har økt har styret blitt uhensiktsmessig stort til å fungere på en effektiv måte. Antall medlemmer i foreningen er nå 22 og styret har 12 representanter. I styremøtet 25. februar 2013 ble det derfor besluttet å oppnevne et lovutvalg bestående av Stian Berger Røsland (Oslo), Nils-Aage Jegstad (Akershus), Nils.A.Røhne (Stange) og Kristin Ormen Johnsen (Høgskolen i Buskerud). Hensikten med utvalget var; 1. Gjennomgå OREs nåværende beslutningsstruktur, herunder styresammensetning, og komme med forslag til profesjonalisering. 2. Se på ansvarsdeling mellom styret, OREs administrasjon og koordineringsgruppen. 3. Fremme forslag til endringer av vedtektene. Utvalgets innstilling ble lagt frem til behandling på OREs årsmøte i Brüssel 3. juni d.å. Saken ble vedtatt utsatt hovedsakelig på grunn av ønske om tid til forankring hos eierne. Høringsfristen er satt til 19. september d.å. Nåværende styre i foreningen vil behandle høringssvarene på et møte 3. oktober Forslag fra Lovutvalget Teksten er i sin helhet hentet fra ORE sin styresak, og fra utsendt presiseringsnotat. Forslag ny struktur: OREs Lovutvalg har foreslått endringer i foreningens beslutningsstruktur basert på tre forutsetninger; 1. Behovet for bred medlemsforankring Det er et sterkt ønske om å involvere alle medlemmer bredt i OREs virksomhet. Opprettelse av et representantskap vil gi alle medlemmer, politiske valgte og administrativt tilsatte, aksess i et forum som skal diskutere viktige saker for foreningen. Disse møtene skal avholdes minimum to ganger i året og komme i tillegg til årsmøtet. Lovutvalget foreslår også opprettelse av arbeidsgrupper innen OREs prioriterte områder som vil involvere administrativt ansatte hos OREs medlemmer.

6 2. Behovet for ryddige beslutningsstrukturer Alle organisasjoner bør tilstrebe ryddighet i beslutningsprosessene. Det er grunnleggende at de som tar beslutningene må kunne stilles til ansvar for de beslutningene de tar. Dagens organisasjonsmodell har svakheter da den har både et politisk besluttende styre og en rådgivende administrativ koordineringsgruppe som behandler mange av de samme sakene. I tillegg kommer OREs egen administrasjon. Det eksisterer ikke formelle retningslinjer eller mandat for den administrative koordineringsgruppen. 3. Ønske om økt produktivitet ORE er en liten forening med fem ansatte. Foreningen bruker i dag for mye tid på overordnet ledelse av foreningen. Årsmøtet har vedtatt en ny strategi for ORE (se vedlegg). Strategien viser vei for satsing de fire neste år og det er innen denne strategiens områder resultater skal leveres og administrasjonen må settes i stand til dette. Involvering av administrativt ansatte hos OREs medlemmer Lovutvalget foreslår endringer i beslutningsmodellen for ORE som innebærer at den administrative koordineringsgruppen ikke lenger vil eksistere, men at man inkluderer og involverer de administrativt ansatte på andre måter. Koordineringsgruppen hadde per representanter. Lovutvalget foreslår en modell hvor man oppretter et mindre og mer funksjonelt styre. Man foreslår videre at det avholdes representantskapsmøter to ganger i året hvor både politikere og administrativt ansatte møter. I tillegg foreslår man at det opprettes arbeidsgrupper innen OREs prioriterte tema slik de er fastsatt i strategien. Dette er samstemt med hvordan OREs egen administrasjon er organisert og vil gi god faglig flyt og logikk i måten man organiserer informasjonsflyt mellom administrasjon og ledelse. Administrativt ansatte hos våre medlemmer vil følgelig være involvert i hele beslutningskjeden; Styremøter: Her vil administrativt ansatte være involvert i å forberede sine styrerepresentanter i forkant av møtene. Representantskapsmøter: Hvert medlem har en stemme gitt avstemming, men flere gis møterett. Medlemmene vil selv sette sammen sine delegasjoner og bestemmer hvilke politikere og administrativt ansatte som skal møte på hvilket nivå. Arbeidsgrupper: Medlemmene bestemmer hvilke og hvor mange arbeidsgrupper man ønsker deltakelse i. Administrativt ansatte vil utgjøre tyngdepunktet i gruppene. Tanken med arbeidsgruppene er at dette vil gi viktig faglig input, samtidig som det gir relevant nettverk medlemmene i mellom. Hvis det i tillegg til dette som er foreslått skulle være behov for mer informasjon kan det avholdes halvårlige informasjonsmøter for de administrativt ansatte. Det er utstrakt kontakt mellom OREs administrasjon og enkeltmedlemmers administrativt ansatte knyttet til kunnskaps- og informasjonsutveksling, samt utvikling av prosjektvirksomhet. Dette fortsetter som før.... Sett inn saksutredningen over denne linja