Felles gevinstmetodikk i. Kongsbergregionen

Transkript

1 Felles gevinstmetodikk i SuksIT Kongsbergregionen Alle IKT-prosjekter i Kongsbergregionen skal benytte felles gevinstmetodikk m/ følgende maler: 1. Mal for prosjektvurdering (vurdere om prosjektet skal startes) 2. Mal for prosjektledelse (planlegge hvordan prosjektet skal gjennomføres) 3. Mal for gevinstplanlegging (planlegge hvilke gevinster som kan tas ut) 4. Mal for gevinstrealisering (planlegge hvordan gevinster skal tas ut) Malene ligger på - under «IKT-program» og «Felles avtaler/maler»

2 Hvorfor? SuksIT Innføringen av ny teknologi fører ikke til gevinster i seg selv, men legger grunnlaget for en gevinstrealisering dersom kommunen er i stand til å hente ut gevinsten Bruk av gevinstmetodikk skal bidra til å sette kommunene i stand til dette

3 Litt begrepsavklaring Effekter av prosjekter Gevinster Negative effekter = Kostnader Positive effekter = Gevinster Oppnådde positive effekter, forbedringer eller besparelser, på ett eller flere områder Gevinstrealisering Prosessen og arbeidet med å utvikle virksomheten til å oppnå ønskede gevinster og resultater. Indikatorer Størrelser som er egnet til å kommunisere ut de potensielle gevinster og/eller de gevinster som faktisk realiseres på en normalisert måte

4 Mål gevinster - indikatorer Eksempel - kvantitative gevinster: Mer effektiv samhandling Frigjort arbeidskraft Reduserte driftsutgifter Kortere behandlingstid n timeverk frigjort % timeverk frigjort reduserte portoutg. reduserte telefonutg. timer eller døgn redusert behandlingstid

5 Vår gevinstmetodikk PROSJEKTFORSLAG/SKISSE Prosjektvurdering Ansvar: Linje/prosjekt PROSJEKTPLAN/GJENNOMFØRING Gevinstplan PROSJEKT- FASEN Ansvar: Prosjekt (PA) OVERGANG TIL DRIFTSFASE Gevinstrealiseringsplan Ansvar: Linje/prosjekt UNDERVEIS I DRIFTSFASEN Gevinstrealisering/gevintsrealiseringsrapporter DRIFTS- FASEN Ansvar: Linje

6 Prosjektforløpet Gevinstrealiseringsplan Endringsbehov Vedtak om prosjektstart Endret virksomhet/tjeneste Linjeorganisasjon Omstilling Gevinstrealisering, gevinstrapportering Endringsønske Prosjektskisse Mål, krav budsjett Skisse gevinstrealisering Resultater, gevinstplan Prosjektvurdering Forstudie evt. forprosjekt Prosjektplan med gevinstplan Gevinstplan Hovedprosjekt Resultater Kvantitative og kvalitative gevinster! Fritt etter Lanestedt (2006)

7 Prosjektvurdering - mal Prosjektdata (faktaopplysninger) Prosjektidé og endringsbehov Nå-situasjonen (forbedringspotensialet) Ønsket situasjon (mål-analyse) Kost/nytte-vurdering Interessenter (hvem bidrar og hvem blir påvirket?) Risikovurdering (suksessfaktorer og hindringer for måloppnåelsen) Informasjons- og kommunikasjonsopplegg Generelle vurderinger/kommentarer

8 Gevinstplan - mal Prosjektdata (faktaopplysninger) Prosjektnavn, ansvarsforhold/roller, rammer Prosjektets formål (skala 1-6) Mer effektiv samhandling, nye tjenester og forbedrede tjenester Prosjektets innovasjonsinnhold (skala 1-6) Intern innovasjon og effektivisering, verdiskaping og forenkling i privat sektor Kvantitative gevinster (tallfestet kostnad før og etter prosjekt og endring i %) Frigjort arbeidskraft og forenklede arbeidsrutiner Reduserte driftsutgifter Redusert tidsbruk/tidskostnad ved produksjon av tjenester Redusert behandlings-/ventetid Reduserte kostnader for brukerne Ny tjeneste som dekker et definert behov Prosjektspesifikk gevinst (egendefinert)

9 Gevinstplan mal, forts. Kvalitative gevinster (skala 1-6) Bedre styrings-/beslutningsunderlag Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser Bedre integrasjon/samhandling med andre aktører i verdikjeden Økt motivasjon/arbeidsmiljø for de som yter tjenesten Med robust/sikker teknisk infrastruktur Økt evne til omstilling Økt kvalitet og service i tjenestetilbudet Økt brukertilfredshet Større evne til å holde på/rekruttere kompetanse Ny tjeneste som dekker et antatt behov Annet (egendefinerte effekter) Forventede hindringer Organisatoriske, tekniske, økonomiske, juridiske

10 Gevinstrealiseringsplan - mal SuksIT Prosjektdata (faktaopplysninger) Prosjektnavn, ansvarsforhold/roller, rammer Prosjektresultater Dokumenterte gevinster som er oppnådd i prosjektperioden Oppdaterte estimater (fra gevinstplanen) på framtidige potensielle gevinster Gevinster som skal realiseres Hvilke potensielle gevinster skal tas ut (konkret og detaljert)? Forutsetninger for å lykkes Kritiske suksessfaktorer og kvalitetssikring Beskrivelse av hindringer og barrierer Konkrete beslutninger og tiltak som forutsettes for at gevinster kan tas ut Tidsplan Når gevinstene skal tas ut? Opplegg for rapportering

11 Gevinstene / effektene Bør være knyttet opp mot virksomhetens mål / styringsparametre!

12 Hvilke effekter har man oppnådd i dette prosjektet? Kvantitative gevinster? Frigjort arbeidskraft og forenklede arbeidsrutiner? Reduserte driftsutgifter? Redusert tidsbruk/tidskostnad ved produksjon av tjenester? Redusert behandlings-/ventetid? Reduserte kostnader for brukerne? Ny tjeneste som dekker et definert behov? Prosjektspesifikk gevinst (egendefinert)? Bedre styrings-/beslutningsunderlag? Kvalitative gevinster? Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser? Bedre integrasjon/samhandling med andre aktører i verdikjeden? Økt motivasjon/arbeidsmiljø for de som yter tjenesten? Med robust/sikker teknisk infrastruktur? Økt evne til omstilling? Økt kvalitet og service i tjenestetilbudet? Økt brukertilfredshet? Større evne til å holde på/rekruttere kompetanse? Ny tjeneste som dekker et antatt behov? Annet (egendefinerte effekter)?

13 Tips: Ta utgangspunkt i leverandørens produktark / beskrivelse av løsningen for å identifisere og planlegge gevinster

14 Det vi trenger nå er.. PROSJEKTFORSLAG/SKISSE Prosjektvurdering Ansvar: Linje/prosjekt PROSJEKTPLAN/GJENNOMFØRING Gevinstplan Ansvar: Prosjekt (PA) PROSJEKT - FASEN OVERGANG TIL DR IFTSFASE Gevinstrealiseringsplan Ansvar: Linje /prosjekt UNDERVEIS I DRIFTSFASEN Gevinstrealisering/ gevintsrealiseringsrapporter Ansvar: Linje DRIFTS- FASEN