FS-kontaktforum Elin Kaurstad. Gevinstrealisering

Transkript

1 FS-kontaktforum Elin Kaurstad Gevinstrealisering 1

2 Bakgrunn: Styret ønsket et system for å kunne synliggjøre sentrale potensielle gevinster i tjenestene som CERES leverer fordi: En gevinstoversikt gir et bedre beslutningsgrunnlag for styrets prioriteringer av nye prosjekter En gevinstoversikt med sentrale forutsetninger for å realisere disse skulle kommuniseres til sektoren som en hjelp og støtte 2

3 Hva sier KD om gevinstrealisering? Regjeringen har en likelydende tekst i tildelingsbrevene for Digitalisering er et sentralt virkemiddel i effektiviseringen av off. sektor. Virksomhetene skal arbeide systematisk med gevinstrealisering av effektiviseringstiltakene KD sier i brev av til sin sektor at arbeidet med effektivisering og digitalisering vil følges opp i ordinære styringsdialoger. 3

4 Hva er en gevinst og gevinstrealisering Gevinster er ifølge DFØ nyttevirkninger, fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd ved et prosjekt eller tiltak. Gevinster er ønskede og planlagte, og helst forhåndsdefinerte. Gevinster kan også oppstå som ikke-planlagte virkninger underveis DFØ definerer gevinst som «en effekt som blir sett på som positiv av minst én interessent» «Gevinstrealisering innebærer i realiteten endring av arbeidsprosesser, arbeidsoppgaver, roller og ansvarsområder og eventuelt omorganisering i virksomhetene» (Digital agenda, KMD 2016) 4

5 Kvantitative og kvalitative gevinster Gevinster kan deles inn i tre hovedtyper: Kvantitative/Effektiviseringsgevinster for staten er gevinster som gir besparelser på budsjettene til statlige virksomheter. Eksempler på slike gevinster er redusert bemanning og reduserte utgifter til lokaler. Disse gevinstene bør verdsettes i kroner siden de skal synes på virksomhetenes budsjetter. Kvalitetsgevinster for staten er gevinster som medfører økt kvalitet på ett eller flere områder. Eksempler på kvalitetsgevinster er færre situasjoner med avvik fra normal drift, raskere svar, bedre arbeidsmiljø og økt tillit til en virksomhet. Disse gevinstene kan det være hensiktsmessig kun å tallfeste i fysiske størrelser og beskrive. Gevinster for øvrige aktører er besparelser og kvalitetsgevinster for kommuner, statsforetak, privatpersoner og privat sektor. Eksempler på slike gevinster er reduserte utgifter til porto, lavere transportutgifter, redusert bemanning, bedre arbeidsmiljø og økt tillit 5

6 DFØ-rapport 2017/2 Tiltak for bedre gevinstrealisering Rapporten problematiserer gevinstrealisering i staten Mangel på kunnskap og verktøy Større fokus på endringsledelse som resultat av krav om gevinstrealisering Gevinstrealisering der ansvaret som prosjekteier og gevinstansvarlig ligger i ulike virksomheter, jf. Kap 5 i rapporten. Tiltak 19: Evaluering og læring av konkrete prosjekter med formål om læring og videreutvikling av gevinstrealisering der prosjekteier og gevinstansvarlig er fordelt på mange ulike virksomheter Kom til oss og lytt og lær! 6

7 Roller og ansvar for gevinster og gevinstrealisering Gevinstrealisering er som sagt et begrep som brukes ulikt. Det kan brukes som navn på en hel prosess fra et prosjekt starter og til gevinstene er realisert; tatt ut i virksomheten eller det kan bety bare den siste fasen i et prosjekt, der gevinstene realiseres. CERES definerer begrepet gevinstrealisering som en aktiv linjelederprosess der det kan tas ut kvantitative gevinster. CERES er en leverandør av tjenester og systemer til sektoren. CERES kan synliggjøre gevinster og sentrale forutsetninger for å høste disse. Sektorens ansvar å realisere gevinstene, og evt. gjennomføre en endringsledelse i sin organisasjon. Det må pekes ut en gevinstansvarlig med linjelederansvar i den enkelte organisasjon. Dette kan være på direktørnivå. En troverdig gevinstoversikt og rutinebeskrivelse skapes i nært samarbeid med sektoren 7

8 Prosjektgjennomføring fra A til Å 8

9 Identifisere interessenter; hvem blir berørt Vi tenker her på dem som blir påvirket av prosjektet utenfor CERES Hvilke grupper er dette, jf. Kvanitative og kvalitative gevinster Eks. internt; studenter, forelesere, sensorer, studierådgivere, instituttledere, ledelse på fakultet, rektorat m.fl. Eks eksternt; departement, næringsliv, arbeidsgivere, samfunnet generelt Et gevinstkart/nyttekart visualiserer gevinster og indre avhengighet av disse. 9

10 Gevinstkart 10

11 Verktøyvalg for Gevinst(nytte)/Kost Identifisere en eller flere svært sentrale arbeidsprosesser som blir påvirket av prosjektet Lage en detaljert prosessbeskrivelse, eks. ved hjelp av programmet Bizagi, i samarbeid med brukerne som kjenner prosessene svært godt Nåsituasjon as-is Framtidig situasjon to-be Risikovurdering og hinderanalyse Nytte/kost (basert på beregnede nytter/gevinster og kostnader relatert til utvikling, anskaffelser, opplæring og hindre 11

12 Reiseregning AS-IS CERES 12

13 Reiseregning TO BE CERES 13

14 Reiseregning AS IS - Kostnader Reiseregning papirbasert rutine, tidskostnader Minimum tidsbruk (minutter) omregnet tidsbruk (gj.snitt) Maximum tidsbruk Kommentarer til kolonner vekting 1) Ansatt fyller ut reiseregning % min 20% max 2) Kollega kontrollere 3 4,4 10 -ii- 3) Enhetsleder tilviser 1 2,8 10 -II- 4) Enhetsleder sender videre 3 3,6 5 -II- 5) Regnskap & Lønn kontrollerer/godkjenner ii- 6) Ikke godkjent, retur til utfyller (2 av 10 reiseregn.) 7) Ansatt korrigerer 1,4 7 Gjennomsnittet er vektet 20% 8) Kollega kontrollerer rettet reiseregning 0,6 3 -ii- 9) Enhetsleder tilviser rettet reiseregning 0,4 2 -ii- 10) R & L kontrollerer/godkjenner rettet regning 0,8 3,6 -ii- 11) R & L registrerer reiseregning % min 20% max 12) R & L arkiverer reiseregning 0,5 0,8 2 -ii- SUM 29,5 45,8 104,6 CERES 14

15 Reiseregning TO BE KOSTNADER Reiseregning datastøttet rutine, tidskostnader Minimum tidsbruk (minutter) omregnet tidsbruk (gj.snitt) Maximum tidsbruk Kommentarer til kolonner vekting 1) Ansatt fyller ut reiseregning % min 20% max 2) Kollega kontrollere -ii- 3) Enhetsleder tilviser 1 2,8 10 -II- 4) Enhetsleder sender videre -II- 5) Regnskap & Lønn kontrollerer/godkjenner -ii- 6) Ikke godkjent, retur til utfyller (2 av 10 reiseregn.) 7) Ansatt korrigerer Alle tall vektet 20% 8) Kollega kontrollerer rettet reiseregning -ii- 9) Enhetsleder tilviser rettet reiseregning -ii- 10) R & L kontrollerer/godkjenner rettet regning -ii- 11) R & L registrerer reiseregning 80% min 20% max 12) R & L arkiverer reiseregning -ii- SUM 16 20,8 40 CERES 15

16 Prosjektgjennomføring fra A til Å 16

17 Beslutningsgrunnlaget for ledelsen CERES ledelse får et gevinstkart der noen sentrale kvantative gevinster er angitt i kroner. Kvalitative gevinster kan beskrives for ulike interessenter CERES angir totale kostnader for utvikling, drift og vedlikehold av tjenesten/systemet over en periode på flere år. Både faglige prioriteringsråd og CERES ledelse kan prioritere nye oppgaver etter en helhetsvurdering. Der prosjekter er vedtatt gjennomført av departementet, er gevinstkartlegging i CERES også aktuelle øvelser. 17