KommITs gevinstrealiserings/planleggings-kurs

Transkript

1 KommITs gevinstrealiserings/planleggings-kurs 12. november 2014 Tilpasset av Sør-Trøndelag fylkeskommune etrøndelag høsten 2014.

2 etrøndelag sin innfallsvinkel til gevinstrealisering Utvikling av digitale kommunale tjenester for innbyggere og næringsliv Gevinster kan og bør realiseres både internt og eksternt Metoden kan også benyttes ved intern tjenesteproduksjon mellom avdelinger der tjenestemottaker defineres som «ekstern» KommIT har hovedsakelig tatt utgangspunkt i interne tjenesteleveranser. Vi mener det er like viktig å ta dette lengre og fokusere på tjenestemottakerne.

3 Vi har ikke kultur for gevinstrealisering i vår kommune Fokus på gevinstrealisering er fraværende hos oss 91%* av spurte kommuner opplever gevinstrealisering som en utfordring Vi forutsetter at gevinster realiseres automatisk Vi vet ikke hvor vi skal starte med gevinstrealisering Kilde: KommIT, 2013; n=120

4 Hvorfor er dette så komplisert? Behovsanalyse? Digitalt førstevalg er et krav. Digital tjenesteutvikling (utvikling av kommunale tjenester ved hjelp av digitale verktøy). Digital tjenesteutvikling skal være en iterativ («en handling stadig blir gjentatt»), dynamisk og innovativ prosess som går uendelig, ikke en investering som skal nedskrives på 5 år. Den strekker seg følgelig over en uendelig rekke av kommunestyreperioder. Målgruppene er både tjenesteyter og tjenestemottaker (internt og eksternt). Innen denne konteksten skapes og realiseres gevinster. Gevinstdefinisjon /operasjonalisering (gevinster er mer enn redusert antall utsendelser, kopier, frimerker, tonerkassetter osv.). Gevinst og utgiftsanalyse (omfangsmessig avgrensning for gevinstrealiseringsregnskap). En gevinst bør fortrinnsvis realiseres hos både tjenesteyter og tjenestemottaker. En gevinst hos tjenesteyter bør ikke føre til en belastning hos tjenestemottaker.

5 Plan for dagen 09:00 Introduksjon Gevinstrealisering hva og hvorfor 11:30 Lunsj 12:15 Aktiviteter i gevinstrealiseringsprosessen Oppsummering. Veien videre. Hva gjør dere? Hva kan vi bistå med? 16:00 Takk for i dag!

6 Sammenheng mellom prosjekt og gevinstplanlegging DIFI har utviklet en gjennomarbeidet prosjektmetodikk med hjelpeverktøy og maler Gevinstrealisering er flettet inn som en integrert del av metodikken gjennom hele prosjektforløpet og etter prosjektslutt Se Merk: «Konkret betyr det å flytte fokuset:» Et godt mantra som det kan være greit å ta med seg: Fra Brukeren i fokus til Brukerens fokus!

7 Hvorfor gevinstplanlegging og gevinstrealisering?

8 Gevinstplanlegging er aktiviteter som skal lede til at positive effekter ved en endring blir realisert for alle berørte interessenter Gevinster er nyttevirkninger, fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd ved et prosjekt eller tiltak. Digital tjenesteutvikling Gevinst HUSK: Gevinstrealisering stopper ikke på siste trinn med eplet. Hovedtyngden av gevinster skal høstes etter at prosjektet er avsluttet!

9 En digitalisert tjeneste medfører i seg selv ikke nødvendigvis gevinster NY DIGITAL TJENESTE GEVINSTER

10 Det er menneskene som skal produsere tjenestene og de som skal bruke dem - som kan utløse gevinsten NY DIGITAL TJENESTE GEVINSTER

11 Gevinster kan realiseres ved å endre på arbeidsprosesser Dagens arbeidsprosess Slik jobber vi i dag Kommunen mottar barnehagesøknad via papirskjema Ny arbeidsprosess Slik skal vi jobbe Kommunen mottar barnehagesøknad på nett Endring Endring som ny måte å jobbe på medfører Barnehageopptak automatiseres og digitaliseres Gevinst Positiv effekt av endringen - Frigjort tid - Bedre tjenester Gevinst skal oppleves både hos tjenesteyter og tjenestemottaker!

12 For å realisere gevinster må både tjenesteleverandører og tjenestemottakere ledes gjennom en endringsreise dette kalles endringsledelse Endringsledelse er aktiviteter knyttet til forankring, kommunikasjon og opplæring som skal gjøre berørte parter i stand til å realisere gevinstene. GEVINST Endringsreise NY DIGITAL TJENESTE

13 Hva kan økt fokus på gevinstrealisering i digitaliseringsprosjekter medføre for en kommune? Mer effektiv ressursutnyttelse Smartere IKT-anskaffelser Økt fokus på endring av tjenesteprosesser og tjenesteprosessinnovasjon Økt fokus på beviselige effekter og ansvarliggjøring Mer fornøyde innbyggere og næringsliv

14 Definisjon av ulike typer gevinster

15 Det finnes tre typer gevinster for ekstern tjenestemottaker; direkte, indirekte og kvalitative Direkte gevinster = kostnadsbesparelser Reduksjon i reiseutgifter Mindre tapt arbeidstid Generell reduksjon i tidsforbruk Kvalitative, indirekte gevinster = økt kvalitet * Kvalitative gevinster = økt kvalitet * Redusert CO-2 produksjon Økt kvalitet på tjenestene * Kvalitative gevinster = økt kvalitet. Bør kunne omregnes til kvantitativ gevinst = kroner og øre!

16 Det finnes tre typer gevinster for tjenesteprodusent; direkte, indirekte og kvalitative Direkte budsjettmessige gevinster = kostnadsbesparelser Reduksjon i lisenskostnader på NOK Reduksjon i tonerforbruk på NOK Reduksjon 1/2 årsverk NOK Indirekte budsjettmessige gevinster = frigjort tid Kvalitative gevinster = økt kvalitet * IKT-sjef har en time ekstra per uke for å jobbe med strategisk IKT Økt kvalitet på omsorgstjenestene i institusjoner Omsorgsmedarbeidere har 2 ekstra timer per måned som kan utnyttes til andre oppgaver Redusert CO-2 produksjon * Kvalitative gevinster = økt kvalitet. Bør kunne omregnes til kvantitativ gevinst = kroner og øre!

17 Ulike roller/ansvar i gevinstrealiseringsarbeid

18 Interessenter i gevinstrealisering har ulike roller og behov EKSTERNE INTERNE Rolle Behov INNBYGGERNE Kommuniserer behov Mottar tjenester Få best mulig tjenestetilbud MELLOMLEDERE / AVDELINGSLEDERE Initierer utvikling av tjeneste Implementerer Ansvarlig for gevinstrealisering Fokusere på å forbedre sitt fagområde IKT-AVDELING Teknologiansvarlig Samarbeide med interne tjenesteprodusenter og leverandører RÅDMANNEN Allokerer ressurser Definerer fokus Fremlegger budsjett Styre effektivt POLITIKERE Vedtar strategier Behandler politiske saker Legger føringer Forstå og beslutte LEVERANDØRER Leverer maskinvare og programvare Oppfylle kravspesifikasjon

19 Hvordan jobbe med gevinstrealisering før, under og etter prosjekt? FØR PROSJEKT UNDER PROSJEKT ETTER PROSJEKT

20 Gevinstplanlegging skal jobbes med før prosjektet, under prosjektet forbrukes det litt mindre tid. Etter prosjektet kommer den virkelig store jobben: Gevinstrealisering! Før prosjekt Under prosjekt Etter prosjekt Angitt tidsforbruk til gevinstrealisering

21 Gevinstkokeboken gir deg en strukturert tilnærming til gevinstarbeidet over fem faser Er det riktig å kalle det IKT-prosjekter? Diskuter! 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere

22 Gevinstrealisering er en iterativ (gjentagende) prosess 1. Konsept 5. Realisere 2. Planlegge 4. Overlevere 3. Gjennomføre

23 Hva har du lært så langt i dag?

24 Detaljert gjennomgang av aktiviteter

25 Hver fase legger til rette for at gevinstene til slutt blir realisert 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Kartlegge potensielle gevinster, hvem som berøres og vurdere gevinster mot kostnader. Når påløper kostnader og når vil gevinster kunne realiseres (kort og lang sikt) Planlegge gevinstrealisering: knytte gevinster til konkrete tiltak, måleindikatorer og ansvarlige Sørge for fokus på gevinster gjennom hele prosessen. Sikre for at det foretas nødvendige organisajonstilpasninger før ny løsning settes i drift Sikre smidig overgang til tjenesteprodusent og tjenestemottaker. Sørge for at gevinstrealiseringstiltak gjennomføres som planlagt (kort og lang sikt) Iverksette korrigerende tiltak ved avvik

26 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Gevinster (og utgifter) kan oppstå når vi endrer på arbeidsprosesser/ måten tjenesten blir levert på. Derfor starter gevinstrealisering med prosesskartlegging av tjenestemodellen. Kommunen leverer tjenester gjennom arbeidsprosesser. Gevinstrealisering skjer når arbeidsprosesser utføres på en bedre og mer effektiv måte Ressurser Arbeidsprosesser Resultat

27 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Begynn med å kartlegge dagens tjenestemodell: Hvordan utføres tjenesteleveransen i dag? Eksempel fra Fosenkommunene:

28 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Videre kartlegger du fremtidig tjenestemodell : Hvordan bør fremtidig tjenestemodell se ut? Eksempel fra Fosenkommunene:

29 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Hvilke endringer kreves for å gå fra dagens tjenestemodell til fremtidig tjenestemodell? Hvilke gevinster (og utgifter) vil endringene skape, og hos hvem (tjenesteprodusent/mottaker - internt/eksternt)? 1 Hvilke endringer i tjenestemodellen/t jenesteleveransen har blitt identifisert? 2 Hvilke gevinster / utgifter skaper endringene? 3 Hva kreves for at tjenestemodellen/tjenesteleverans en blir endret som planlagt og gevinstene realisert? Hvis utgifter overstiger gevinster skal prosjektet likevel gjennomføres? Diskuter!

30 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Arbeidsprosess- og endringsanalyse foretas typisk under en workshop HVEM: 2-6 fagpersoner (inkludert de som faktisk jobber med arbeidsprosessen), IKTmedarbeidere, enhetsleder og en nøytral fasilitator. HVORDAN: Alle bidrar til diskusjoner og idémyldring, ledes av fasilitator. Fasilitators rolle er å skape en atmosfære av åpenhet og kreativitet, samt tilrettelegge for et produktivt møte med dokumenterte resultater.

31 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Kommunen bør kartlegge interessenter helt fra starten, både interne og eksterne! Analyse: Hvem berøres av endringen? Hvordan berøres disse menneskene? Hvilken påvirkningsgrad har de på endringsprosessen? Hvilken holdning har de til endringen? Kan gevinster realiseres internt, eksternt eller både internt og eksternt? Hvordan involvere ekstern tjenestemottaker (inkl. de som ikke bruker digitale løsninger)? Se lenke Diskuter!

32 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Det bør defineres strategi for håndtering av hver interessenttype Utarbeidelse av strategi for å håndtere de ulike interessentene: Hvilke konsekvenser har endringen for interessenten? Hva skal strategi for forankring, kommunikasjon og opplæring være? Hold fornøyd Hold informert Hold forpliktet Hold engasjert

33 LUNCH 45 MINUTTER

34 Gruppearbeid 1: Kartlegg arbeidsprosesser og definer positive og negative effekter Eksempelprosjektet dette gruppearbeidet handler om er SvarUt presenteres på neste slide. Oppgavebeskrivelse: - Velg én tjenesteleveranse hvor SvarUt kan benyttes i en kommune eller fylkeskommune. - Kartlegg hvordan tjenesteleveransen utføres i dag dere skal benytte gule lapper og papir. - Kartlegg hvordan samme tjenesteleveransen kan utføres dersom SvarUt blir implementert. Tenk på en optimal løsning. - Finn ut hvilke positive/negative endringer SvarUt kan medføre - Identifiser minst 3 gevinster - Identifiser også evt. negative effekter - Fyll inn endringsanalyse i malen som deles ut.

35 Eksempelprosjekt: SvarUt SvarUt er en meldingsformidler som sikrer digital dialog med innbyggerne (jfr. gjennomgang i går for de som var der) Eksempel: Trondheim kommune KommIT har utviklet en felles løsning for kommuner og fylkeskommuner for digital utsendelse av dokumenter - KS SvarUT. Slik fungerer dette i dag: 1. Saksbehandler ferdigstiller og godkjenner brevet i saks-/arkivsystemet. 2. Brevet ekspederes fra saks-/arkivsystemet til SvarUt (forsendelsesarkivet). 3. SvarUt sender brevet til Altinn. 4. Gjennom Altinn varsles innbygger/næringsliv om at de har mottatt et brev fra kommunen. Varslet inneholder lenke til selve brevet. 5. Innbygger/næringsliv henter opp brevet via den tilsendte lenken. 6. Dersom det mangler fødselsnummer/organisasjonsnummer, brukeren ikke er registrert i Altinn, brukeren ikke har godkjent bruk av meldingstjenesten eller brukeren har ikke lest brevet innen 4 dager - sendes brevet via ordinær post.

36 PRESENTASJON AV GRUPPEARBEIDER Hver gruppe får 5 minutter på sin presentasjon

37 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Planlegg godt hva som skal gjøres for å realisere gevinster og hvordan dette skal følges opp Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert? Hvilke riskofaktorer finnes og hvordan synliggjøre dem, og hvordan håndtere dem? Diskuter!

38 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Hold fokus på endringsledelse i planleggingsarbeid Utarbeid gevinstrealiseringsplanen i tett dialog med produsent og mottaker av tjenesten. Inkluder tiltak knyttet til kommunikasjon, forankring og opplæring i gevinstrealiseringsplanen.

39 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Velg SMARTe måleindikatorer S M A R T pesifikke. Velg en indikator som er så konkret som mulig. F.eks. dersom brukertilfredshet skal være en måleindikator: Gjelder det brukertilfredshet til alle innbyggerne? Eller en utvalgt gruppe? ålbare. Indikatoren bør kunne måles og følges opp. En god måleindikator vil typisk inkludere ord som antall, andel, sum osv. En målbar indikator gir mulighet for å kartlegge utvikling over tid og igangsette korrigerende tiltak ved avvik. kseptert av alle. Husk at endringsledelsen står sentralt i gevinstrealisering. Måleindikatorene bør være godt forankret i kommunen/ikt-samarbeidet for at de skal bli integrert i etablerte rapporteringssystemer. ealiserbare. Ikke vær for ambisiøs. Prøv i størst mulig grad å bygge på tilgjengelige eksisterende data- og rapporteringssystemer. Dersom måleindikatoren er for ressurskrevende blir den ikke brukt. idsbestemt. Definerer hvor ofte måleindikatoren skal måles og innen hvilken periode kommunen ønsker å oppnå målet. Tydelige tidsintervaller driver kommunen frem til målet.

40 Det finnes tre typer gevinster for ekstern tjenestemottaker; direkte, indirekte og kvalitative Direkte gevinster = kostnadsbesparelser Reduksjon i reiseutgifter Mindre tapt arbeidstid Generell reduksjon i tidsforbruk Kvalitative, indirekte gevinster = økt kvalitet * Kvalitative gevinster = økt kvalitet * Redusert CO-2 produksjon Økt kvalitet på tjenestene * Kvalitative gevinster = økt kvalitet. Bør kunne omregnes til kvantitativ gevinst = kroner og øre!

41 Det finnes tre typer gevinster for tjenesteprodusent; direkte, indirekte og kvalitative Direkte budsjettmessige gevinster = kostnadsbesparelser Reduksjon i lisenskostnader på NOK Reduksjon i tonerforbruk på NOK Reduksjon 1/2 årsverk NOK Indirekte budsjettmessige gevinster = frigjort tid Kvalitative gevinster = økt kvalitet * IKT-sjef har en time ekstra per uke for å jobbe med strategisk IKT Økt kvalitet på omsorgstjenestene i institusjoner Omsorgsmedarbeidere har 2 ekstra timer per måned som kan utnyttes til andre oppgaver Redusert CO-2 produksjon * Kvalitative gevinster = økt kvalitet. Bør kunne omregnes til kvantitativ gevinst = kroner og øre!

42 Gruppearbeid 2: Fyll ut gevinstrealiseringsplan Oppgavebeskrivelse: - Ta utgangspunkt i de gevinstene gruppen identifiserte for SvarUt - Utarbeid en gevinstrealiseringsplan for disse gevinstene ved å fylle ut malen som deles ut

43 PRESENTASJON AV GRUPPEARBEIDER Hver gruppe får 5 minutter på sin presentasjon

44 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Sørge for å ha fokus på gevinster gjennom hele prosjektperioden slik at dette ikke kommer som en overraskelse i sluttfasen av prosjektet. Sikre for at det foretas - eller planlegges - nødvendige organisasjonstilpasninger før ny løsning settes i drift! 45

45 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Sikre smidig overgang til tjenesteprodusent og tjenestemottaker i forbindelse med at prosjektet overleveres til driftsorganisasjonen. Viktig at berørte parter involveres underveis i hele prosessen slik at de er informert om kommende endringer og forberedt på endringene. 46

46 Hvorfor er resultatoppfølging viktig?

47 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere En god resultatoppfølging: Har tydelig fokus fra ledelsen Etablerer tydelige roller og ansvar Jobber med kontinuerlig endringsledelse i organisasjonen Skaper ansvarskultur Feirer måloppnåelse Sikrer målrettet innsats Gir mulighet til å identifisere og håndtere avvik

48 Gruppearbeid 3: Finn 3 råd til din kommune og definer hvordan du kan bidra til at de blir implementert Oppgavebeskrivelse: Diskuter hvordan din kommune bør endre måten å jobbe på med gevinstrealisering. Oppsummer diskusjonen i 3 råd til din kommune. Deretter - definer hvordan du kan bidra til at din kommune implementerer disse 3 rådene. Hvilke konkrete initiativer kan du gjennomføre? Fyll ut utdelt mal med stikkord fra deres diskusjon og utpek én representant fra gruppe for å presentere dette i plenum.

49 PRESENTASJON AV GRUPPEARBEIDER Hver gruppe får maks. 5 minutter på sin presentasjon

50 Materiale fra kurset (og dag 1) blir lagt ut på

51 Takk for oss og Vel hjem!