Gevinstrealisering ved bruk av IKT i pleie- og omsorg. Rådmann Evy-Anni Evensen Lyngdal kommune

Transkript

1 Gevinstrealisering ved bruk av IKT i pleie- og omsorg Rådmann Evy-Anni Evensen Lyngdal kommune Gardemoen, 11. juni 2010

2 Lyngdal kommune 7800 innbyggere per ca. 450 årsverk/600 ansatte Budsjett ca 400 mill Ny organisasjonsstruktur tjenesteenheter 5 støtteenheter Strategisk satsning på skole og IKT

3

4 Virksomhetsstyring Flat struktur gir behov for tilpasset virksomhetsstyring Strukturert informasjon - balansert målstyring Bygge på eksisterende rapporteringssystemer IKT støtte gjennom enkel rapportgrunnlag fra økonomisystem Andre nøkkelindikatorer fra spørreundersøkelser Kvalitet på tjenester og medarbeiderundersøkelser bedrekommune.no Metodisk endringsledelse Basert på strukturert informasjon fra enhetene Bruk av egevinst metodikk for analyser ved investeringer

5 Prosent EPJ må på plass (2008) EPJ = Elektronisk pasient journal 100% = oppnådd mål satt i prosjekt samspill Status Lyngdal Kommune % 80 % 60 % 72 Potensiale Oppnådd 40 % 20 % 28 0 % 1 Sum begge enheter

6 Veien til Digital Omsorg Utprøving av metodikk fra KSeF egevinst i videreutviklingssammenheng og i prosjektsammenheng. Høykom: Kommunale tjenester på nett. egevinst metode prøvd ut på barnehageopptak og Hjemmesykepleie Samspill forprosjekt 2008 Digital Kompetanse KSeF, UiA, Sogndalen, Lindesnes, Vennesla og Lyngdal

7 Delprosjekter Samhandlingsreform Samspill egevinst Digital Kompetanse Omsorgsteknologi

8 Gevinst og strategi Vår måte å se på gevinster og strategi En gevinst er et positivt resultat av en endring Et positivt resultat bidrar til måloppnåelse i forhold til virksomhetsstrategien

9 Endring og gevinst Organisasjonsutvikling gjennom endringer i Styringsform Arbeidsprosesser Kompetanse En strukturert organisasjonsutvikling kan resultere i Økt Kvalitet Styrket effektivisering

10 Virksomhetens ledelse Strategi Analyse Planlegging og implementering Måling Rapportering

11 Lyngdalsmodellen Rutine for Oppfølging av gevinstmuligheter skal resultere i godkjent organisasjonsutviklingsplan (oppfølgingsplan) for endringer i arbeidsprosessen

12 egevinst Helse og omsorg Workshop for prosessanalyse Deltakere fra Hjemmebaserte tjenester Fokus på Arbeidsprosess Arkiveringsrutiner Ansvarsfordeling Systemstøtte

13 egevinst metoden brukt som grunnlag for Analyser Prosjektoppfølging Evaluering Deltakere har mulighet til å påvirke sin arbeidshverdag Større potensial for at endringer er i samsvar med målsetninger Håndtering av interessenter i prosjektet Dokumentasjon gir ledelsen et bedre grunnlag for håndtering av gevinster

14 Prosessmodell: Telefon fra sykehus om utskrivelse Sykehus Unique P rofil Registrere søknad om hjemmesykepleie Soneleder Muntlig rapport til hjemmesykepleien Møte med pasienten Hjemmesykepleier Igangsett tiltak Søknadsskjema for tjenester Tjenestemottaker Første møte gjennomført

15 Interessentanalyse

16 Målanalyse

17 Eksempel på måling Muntlig rapportering: Tidsbruk registrert i ett gitt tidsrom på 3 vaktskift i hjemmesykepleien Utelukkende tid til rapportering beregnet. Lesing og skriving i journalsystem ble gjort i tillegg 12 timer per dag 82 timer per uke 2,3 årsverk = 1,4 millioner

18 Oppdatert fagsystem Endring Styringsform -Plan og rapport -IPLOS/Kostra Endring Arbeidsprosess Endring Arbeidsprosess Rutine for mottak Skriftlig rapportering av søknader Økt Kvalitet Mer objektiv rapportering Effektiv utnyttelse av ressurser Norsk Helsenett Endring Arbeidsprosess Kollegaveiledning Styrket Effektivisering Raskere rapportering/ informasjon Endring Kompetanse -Generell IT -Journalsystem -PDA bruk -Informasjonssikkerhet Gode tjenester til innbyggerne EPJ Endring Arbeidsprosess Gjennomsiktighet og ansvarlighet Økt Kvalitet Mer tid til tjenestemottakerne Endring Styringsform -Samhandling -Dokumentasjon -Sårrutiner og lignende Lovmessighet PDA Endring Arbeidsprosess Pålagt dokumentasjon Økt Kvalitet Større kompetansefokus IT Støttetiltak Virksomhetstiltak Overordnede gevinster Strategiske mål

19 Motivasjonsundersøkelsen Fra den 25. mai 2009 Alle faste ansatte i omsorgstjenesten Elektronisk undersøkelse Hvor motiverte den enkelte er i forhold til bruk av IKT verktøy? Hvilke tiltak skal settes inn? Effekten av disse tiltakene?

20 Effekt (1-3) TRO PÅ BEDRING EGEN PASIENT TID Lyngdal Lindesnes Songdalen Vennesla

21 Kompetansekartlegging Fagprogram Profil Helse og sosial Navn: Nærmeste overordnet: Enhet: Arbeidslag: Dette skjema går spesifikt inn på bruken av fagprogrammet. Kryss av for utdanning. Under utdanning vil de fremkomme krav til kompetanse innen for de ulike trinnene. Kryss av om de mestrer eller ønsker mer opplæring for hver del. Jeg har ikke brukt profil i min arbeidshverdag Trinn Opplæringsområde Andre Utdanning Terapeut Hjelpepleier Verne /Sykepleier Kompetanse Mestrer Ønsker opplæring Brukernavn, passord og bytting av passord X X X X Alle Velg av begrunnelse X X X X Valg av utvalg X X X X Søk X X X X

22 Opplæringsform totalt elæring Lesing Veiledning Underisning 10 % 8 % 37 % 45 %

23 Gjennomført undervisning i fagsystem og grunnleggende IKT Januar/Februar nytt enkelt kartleggingsskjema for å måle ytterligere behov for opplæring + evaluering så langt. Graf 4: viser den totale utviklingen, samlet i begge enheter, av digital kompetanse som er påkrev i bruken av pasientjournal på første trinn, status 1. Tallene er i prosent.

24 Studietilbud

25 10 ledere og ansatte Det har skjedd en forvandling med meg, forteller en av lederne

26 Beste praksis PDA Lære av andre kommuner (Værnes regionen bl.a.) Workshop med Applica Consulting Hva trenger vi for å komme i gang? Hvordan kan PDA en utnyttes på sikt? Leasingavtale under arbeid og PDA ene tas i bruk fra juni/juli. (pilotering 1 arbeidslag i sommer)

27 Hvor er vi nå? Vi vet hvem som kan hva i Profil og opplæring gis ut fra kompetansebehov Pleieplaner på plass:

28 Fra prosjekt til drift Potensielle gevinster er synliggjort og reelle gevinster skal håndteres. Gevinstrealiseringseiere avdelingsledere og enhetslederne. Underveis pekt på reelle gevinster i form av mindre dobbeltarbeid og økt kvalitet på den skriftlige dokumentasjonen. En utfordring å finne gode KPI målinger og gjennomføre dem. I forhandling med rådmannen komme frem til en OU-plan med godkjente endringer i arbeidsprosessen, for eksempel hva skal de ansatte bruke overskuddstid til? Konsolidere arbeidet med balansert målstyring, egevinstmetoden og strategiutvikling til et helhetlig system for virksomhetsstyring.

29 Lyngdal kommune Våre verdier: Løsningsorientert og handlekraftig Utviklingsorientert og nyskapende Forutsigbare og kvalitetsbevisste Åpne og samspillsorienterte