KommIT Gevinstkokebok for IKT-prosjekter i norske kommuner KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities
|
|
- Kristian Carsten Holmen
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 KommIT Gevinstkokebok for IKT-prosjekter i norske kommuner KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities
2 Innhold Innledning Hva er gevinst? Hva er gevinstrealisering? Hvorfor gevinstrealisering? Hvem er opptatt av gevinstrealisering? Gevinstrealisering i ulike faser Fase 1. Konsept 1.1 Målsetting 1.2 Hovedaktiviteter Fase 2. Planlegge 2.1 Målsetting 2.2 Hovedaktiviteter Fase 3. Gjennomføre 3.1 Målsetting 3.2 Hovedaktiviteter Fase 4. Overlevere 4.1 Målsetting 4.2 Hovedaktiviteter Fase 5. Realisere 5.1 Målsetting 5.2 Hovedaktiviteter 6. Vedlegg 6.1 Begrepsforklaring 6.2 Bidragsytere Gevinstkokebok KommIt
3 Hilsen fra leder av KommIT IKT systemer har bidratt til økt effektivitet i kommunene i over 20 år. Vi har fått bedre kommunikasjonskanaler og muligheter for samhandling, som har gitt betydelige gevinster innen både tjenestekvalitet og effektivisering. Gevinstkokeboken med tilhørende Excel verktøy baserer seg på forskning og utprøvning innen kommunal sektor, er være et støtteverktøy for bedre dokumentasjon av gevinster ved innføring av nye IKT systemer. Ved å sette større fokus på realisering av gevinster ved bruk av IKT systemer, vil vi bidra til å gi både kommuner og leverandører et felles språk som beskriver effektene av IKT investeringer. Viktigheten av å følge opp med organisatoriske tilpasninger til nye arbeidsprosesser understøttes med en systematisk tilnærming til forankring og endringsledelse. Kokeboken kan brukes på både store og små endringer i digitaliseringen av kommunale tjenester. Vi ønsker dere lykke til i arbeidet! Kirsti Kierulf Utarbeidet av KommIT i samarbeid med kommunene Bærum, Bergen, Lyngdal og Aust-Agder fylkeskommune samt Universitetet i Agder Gevinstkokebok KommIt 3
4 INNLEDNING Denne kokeboken en utarbeidet av KommIT for norske kommuner, og er ment som en enkel støtte og inspirasjon i arbeidet med å høste gevinster som følge av IKT-prosjekter. Kokeboken beskriver anbefalte aktiviteter knyttet til gevinstrealisering, og er ikke en fullstendig prosjektmetodikk. Kokeboken kan ses i sammenheng med Prosjektveiviserens prosjektmetodikk. Kokeboken kan gjerne benyttes under alle former for gevinstrealisering, også i prosjekter som ikke har noe med IKT å gjøre. KommIT mottar gjerne tilbakemeldinger og innspill til forbedringer av kokeboken. Hva er gevinst? Gevinster er ifølge DFØ nyttevirkninger, fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd ved et prosjekt eller tiltak. Gevinster er ønskede og planlagte, og helst forhåndsdefinerte. Gevinster kan også oppstå som ikke-planlagte virkninger underveis og i etterkant av prosjekter. GEVINSTTYPE Direkte budsjettmessige gevinster FORKLARINGER / EKSEMPLER Reduserte driftskostnader, f.eks. rimeligere avtale med en IKT-driftsleverandør. Reduserte utgifter, f.eks. til porto og papir som følge av elektronisk utsendelse av dokumenter. Redusert bruk av innleide/vikarer. Indirekte budsjettmessige gevinster Effektivisering som følge av endrede arbeidsprosesser eller potensielle stillingsreduksjoner (ikke hele stillinger), som følge av elektronisk dialog med tjenestemottakere. Typisk er at kommunen mottar færre henvendelser som krever behandling av ekspedisjon, postmottaket m.fl. Denne type gevinster kan kostnadsberegnes, men er vanligvis vanskeligere å ta ut i budsjettene fordi disse ikke har direkte utgiftsposter i regnskapet. Kvalitative gevinster Kvalitative gevinster kan være utfordrende å sette et tall på, men er likevel viktige å dokumentere. Eksempler: - Økt brukertilfredshet, mer tilgjengelige tjenester, økt omdømme, økt evne til omstilling o.l - Miljøbesparelser, f.eks. videokonferanseløsninger (redusert transport/klimaskader) 4 Gevinstkokebok KommIt
5 Hva er gevinstrealisering? Gevinstrealisering er aktiviteter som skal lede til at de ønskede og planlagte gevinstene blir realisert. Eksempel på aktiviteter som leder til gevinster er: Aktiviteter knyttet til gjennomføring av tiltak som skal skape gevinstene EKSEMPEL: Fin Kommune skal innføre nytt elektronisk skjema for byggesak. Det elektroniske skjemaet skal gi gevinster i form av enklere løsning for innbyggerne og spart tid i saksbehandlingsprosessen. Det må gjennomføres et tiltak for å endre saksbehandlingsprosessen Aktiviteter knyttet til forankring, kommunikasjon, og opplæring som skal gjøre berørte parter i kommunen i stand til å realisere gevinstene. EKSEMPEL: Enhetsleder for Plan&Bygg i Fin kommune har forankret behovet for nytt elektronisk skjema med byggesaksbehandlerne blant annet ved å involvere dem i kartlegging av byggesaksprosessen. Byggesaksbehandlerne i Fin Kommune får tilbud om opplæring siden saksbehandlingsprosessen blir endret som følge av nytt elektronisk skjema. Hvorfor gevinstrealisering? I følge Riksrevisjonen (2005) er ikke offentlig sektor god nok til å påvise om gevinster er realisert i forbindelse med IKT-investeringer. Regjeringens digitaliseringsrundskriv peker blant annet på at utvikling av IKT-tjenester skal ses i sammenheng med arbeidsprosesser og organisering, og at planlegging og gevinstrealisering må vektlegges. Gevinstrealisering fremmer effektiv ressursbruk. Prosjekter som gir gevinster kan føre til at spart tid eller penger kan utnyttes andre steder i kommunen til glede for innbyggerne. Gevinstrealisering gir også økt fokus på kvalitative gevinster som kommer kommunen og innbyggerne til gode. Ofte skaper lovpålegg behov for IKT-prosjekter. Uansett er det nyttig for kommunen å påse at lovpålagte investeringer høster de planlagte gevinstene. Kokeboken gir en enkel veiledning til hvordan kommunen kan sørge for at gevinster defineres, planlegges, at det settes tydelige mål, og at det utpekes ansvarlige i linjen for å ivareta gevinstrealiseringen. Kokeboken påpeker også viktigheten av at det bør planlegges hvordan gevinster skal tas ut, og hvor gevinster blir synliggjort etter at de er tatt ut. Gevinstkokebok KommIt 5
6 Hvem er opptatt av gevinstrealisering? I en kommune er det ulike interessenter med ulike behov knyttet til gevinstrealisering: POLITIKERE ADMINISTRATIV LEDELSE OG ENHETSLEDERE IKT-AVDELING MELLOM-LEDERE/ AVDELINGSLEDERE INNBYGGERNE LEVERANDØRER Forstå og beslutte Styre effektivt Samarbeide Fokusere på fag Få best mulig tjenestetilbud Ønsker at kommunen lykkes Ønsker å forstå potensielle gevinster for å kunne N ting Ønsker at beslutningsunderlag forklares pedagogisk Ønsker også å se synlige resultater innenfor valgperioden Ønsker å ha kontroll på IKT-prosjektene på et overordnet nivå Ønsker å kunne påse at tydelige mål settes i forkant av IKT-prosjekter med forretningsrienterte IT-folk Ønsker å ha mulighet til enkelt å følge opp gevinster på tvers av fagenheter i etterkant av prosjektet Ønsker mer involvert fagside og at ansatte forlater gamle rutiner og tar ny teknologi i bruk raskest mulig Ønsker at rådmann er involvert aktivt i gevinstoppfølging Ønsker konsekvenskultur Ønsker å bruke tiden sin på en fornuftig måte Ønsker å fokusere på sitt faglige ansvar Ønsker å bedre tjenestetilbud Ønsker at skattepengene forvaltes på en nyttig måte Ønsker å spille kommunen god, og at kommunen lykkes med sine IKT-investeringer, slik at det blir et godt show-case som fører til mersalg Ønsker å jobbe for en profesjonell organisasjon og bestiller av IKT-tjenester 6 Gevinstkokebok KommIt
7 Gevinstrealisering i ulike faser Kokeboken beskriver gevinstrealisering i ulike faser. Fasene er hentet fra Difis Prosjektveiviseren. Prosjektveiviseren er anbefalt prosjektmodell for gjennomføringen av digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor. Den helhetlige Prosjektveiviseren finner du her: Tabellen under viser en oppsummering av mål, aktiviteter, leveranser, ansvarlige og utførende for hver fase kokeboken beskriver. 1. KONSEPT 2. PLANLEGGE 3. GJENNOMFØRE 4. OVERLEVERE 5. REALISERE Mål for fasen Kartlegge potensielle gevinster, hvem som berøres og vurdere gevinster mot kostnader Planlegge gevinstrealisering: knytte gevinster til konkrete tiltak, måleindikatorer og ansvarlige Sørge for at gevinstrealiserings-tiltak gjennomføres som planlagt Sikre smidig overgang til linjen, slik at linjen er forberedt på å realisere gevinster Følge opp gevinster jevnlig og iverksette korrigerende tiltak ved avvik Aktiviteter Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser Analysere endringer i prosesser og definere gevinster Planlegge gevinstrealisering Planlegge hvordan gevinster skal følges opp Følge opp tiltak og gevinster, etablere måleindikatorer og håndtere avvik Oppdatere gevinst-realiseringsplan Rapportere prosjektresultater og overlevere gevinstrealisering til linjen Etablere tydelige roller og ansvar Følge opp gevinster i drift og håndtere avvik Kartlegge hvem som berøres av prosjektet og definere strategi for å ivareta deres behov Vurdere gevinster mot kostnader Maler/ leveranser Prosessanalyse Endringsanalyse Interessent-analyse Gevinst-realiseringsplan Oppfølgingsplan Statusrapport Oppdatert gevinst-realiseringsplan Overleverings-rapport for prosjektet med fokus på gevinstrealisering Resultat-oppfølging for gevinstrealisering i drift Gevinstanalyse Ansvarlige - eksempler Tjenesteeier Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder Tjenesteeier Tjenesteeier Utførende - eksempler Fagpersoner Enhetsleder Prosjektleder Tjenesteeier Prosjektleder Tjenesteier Prosjektleder Tjenesteeier Tjenesteeier Enhetsleder IKT-avdeling Enhetsleder Gevinstansvarlig Fasilitator Controller Rådmann Økonomiansvarlig Controller Kommunikasjonsansvarlig Økonomiansvarlig Controller Kommunikasjons-ansvarlig Gevinstkokebok KommIt 7
8 1. KONSEPT // 2. PLANLEGGE // 3. GJENNOMFØRE // 4. OVERLEVERE // 5. REALISERE FASE 1 KONSEPT Identifisere og vurdere gevinster 1.1 Målsetting Formålet med denne fasen er å analysere potensielle gevinster knyttet til IKT-prosjektet. Hvilke positive endringer forventer kommunen å få til? Hvilke prosesser endres? Hvem berøres av endringen? Er disse endringene betydelige nok til å forsvare at prosjektet skal iverksettes? 1.2 Hovedaktiviteter I denne fasen skal det identifiseres potensielle gevinster. Deretter skal gevinstene vurderes mot kostnadene prosjektet/investeringen krever. Dersom prosjektet skal iverksettes på bakgrunn av et lovpålegg, er det likevel fornuftig å gjennomføre konseptfasen for å få fokus på gevinstrealisering. SJEKKELISTE Har du fylt ut prosjektkortet? Har du kartlagt hvilke interessenter som berøres av prosjektet? Medfører IKT-prosjektet en endring i arbeidsprosesser? Har du utført prosessanalyse? Har linjen blitt engasjert i prosessanalysen og i identifiseringen av mulige gevinster? Har du utført endringsanalyse? Har du husket å inkludere direkte, indirekte og kvalitative gevinster? Har du vurdert gevinstene opp mot kostnader i gevinstanalysen? Er de identifiserte gevinstene forankret med linjen? GODE RÅD Om det er mange forskjellige prosesser som blir berørt av IKT-investeringen, ta kun de viktigste med i prosessanalysen. Det er unødvendig å kartlegge prosessen nøyaktig som den er; en skisse er bra nok - målet må være å fange opp hvor endringer skjer, ikke gjengi alle detaljer. Diskusjoner i prosess- og endringsanalysen må være basert på åpenhet, kreativitet og respekt for forslag som kommer frem, slik at alle føler seg trygge til å bidra. 8 Gevinstkokebok KommIt
9 1.2.1 Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser PROSESSANALYSE Kan utføres av: Fagpersoner, Enhetsleder, IKT-avdeling, Fasilitator Når konseptfasen starter, begynner du med å fylle inn prosjektkortet (se mal i excel). Prosjektkortet skal gi en enkel oversikt over de viktigste opplysningene vedrørende idéen/prosjektet. Du oppgir navn på et potensielt prosjekt, idébeskrivelse og hvorvidt endringen er lovpålagt. Når prosjektet er godtatt, kan du fylle ut resterende informasjon tidsramme, budsjett og roller, samt tilføye ekstra opplysninger om prosjektets hensikt (alt dette kan godt kopieres fra prosjektmandatet). EKSEMPEL: Gjennom Gevinstkokeboken skal vi gå gjennom et eksempelprosjekt Innføring av Agresso-system. Under følger et utfylt prosjektkort for dette eksemplet: Etter at prosjektkortet er utfylt, kan du starte med prosessanalysen. Prosessanalysen hjelper kommunen til å forstå hvordan dagens arbeidsprosesser blir endret av IKT-prosjektet. Dersom prosjektet ikke medfører noen som helst endring i arbeidsprosesser, men fører til noen direkte innsparinger, kan du hoppe direkte til gevinstanalysen. Prosessanalysen bør gjennomføres i en gevinstworkshop med 2-6 fagpersoner (inkludert dem som faktisk jobber med prosessen), IKT-spesialister, enhetsleder og en nøytral fasilitator. Fasilitators rolle er å tilrettelegge for gode diskusjoner og idémyldring, samt dokumentere resultater. Fasilitator bør også være flink til å stille spørsmål. Fasilitator behøver ikke å være en ekspert på selve prosessen(e). Prosessanalysen gjennomføres på følgende måte: Gevinstkokebok KommIt 9
10 STEG 1 Identifiser prosesser som blir berørt av IKT-investeringen. EKSEMPEL: Innføring av Agresso kan medføre endringer i tilknytning til prosess for sykemelding. Naturligvis vil innføring av et nytt system for økonomi, HR og lønn medføre endringer i flere prosesser, men vi fokuserer på sykemelding som ett eksempel. STEG 2 Identifiser hvilke interessenter som berøres av endringen og hvilke interne interessenter som kan intervjues / inviteres til en workshop / holdes informert / involveres senere (se mal i excel). Denne analysen gjennomføres typisk av fasilitatoren. EKSEMPEL: Bruk av Agresso for sykemelding skal først og fremst berøre enhetsledere, ansatte, tillitsvalgte, personalkonsulent og organisasjonssjef. Det er bestemt at ansatte med relevant fagekspertise skal delta i workshopen, mens enhetsleder og personalkonsulent skal intervjues for å fange opp innspill. STEG 3 Skisser prosessene slik de gjennomføres i dag. Dette gjøres under en gevinstworkshop, gjerne ved hjelp av gule lapper eller tavlen. I etterkant av gevinstworkshopen dokumenterer fasilitatoren dagens prosess i en mal i excel (se arkfanen KONSEPT Prosessanalyse (1)) eller i et prosesskartleggingsverktøy (du kan laste ned gratis fra f.eks. Bizagi.com). 10 Gevinstkokebok KommIt
11 EKSEMPEL: Dagens prosess for sykemelding. 1. Skriv inn prosessnavn 2. Oppgi hvem som deltar i prosessen 3. Oppgi alle steg i prosessen Merk at arkfanene i excel-verktøyet er integrert og kopierer dataen som blir oppgitt på påfølgende ark. I dette eksempelet kopierte verktøyet automatisk prosjektnavnet inn på toppen av arket. STEG 4 Skisser fremtidige arbeidsprosesser med fokus på hvordan de skal utføres når IKT-systemet er implementert. Som beskrevet under forrige steg utføres dette under gevinstworkshop og dokumenteres av fasilitatoren. Prosjektet har kanskje i samråd med systemleverandøren, foretatt en kartlegging av dette allerede eller systemleverandøren har kanskje en standardprosess tilgjengelig. Det er uansett viktig at din kommune tar stilling til hvordan prosessen blir seende ut praktisk sett for dere. EKSEMPEL: Prosess for sykemelding etter at Agresso er implementert Gevinstkokebok KommIt 11
12 1.2.2 Analysere endringer i prosesser og definere gevinster ENDRINGSANALYSE Kan utføres av: Fagpersoner, Enhetsleder, IKT-avdeling, Fasilitator Nå har du kartlagt fremtidig prosess. Neste steg er å identifisere hvilke gevinster denne endringen kan medføre. Gjennomgå endringsområder med fokus på berørte interessenter; Hvilke endringer kan skape positive effekter for ansatte, brukere og samfunnet generelt? Hvilke endringer kan hjelpe kommunen til å realisere sine strategiske mål? Denne analysen gjennomføres under gevinstworkshopen og oppsummeres i malen fra excel-verktøyet (se under). EKSEMPEL: Prosess for sykemelding etter at Agresso er implementert Legg inn alle prosesser som vil bli endret. Oppgi endringer i prosessen som kan skape positivt effekt. Bruk en rad per endring. Vurder hvilke gevinster som endringen kan skape. Tenk ikke hva som skal gjøres annerledes, men på hvilken måte endringen er positiv. Sett inn hver gevinst på en separat rad. Oppgi strategiske mål som gevinsten kan bidra til. Om du ikke har definert strategiske mål for kommunen, kan du hoppe over dette punktet. Beskriv hva som skal til for at gevinsten blir realisert. Trenger brukere opplæring? Må det etableres en ny stilling? Må det utarbeides brukerveiledning? osv Kartlegge hvem som berøres av prosjektet og definere strategi for å ivareta deres behov INTERESSEANALYSE Kan utføres av: Enhetsleder, Kommunikasjonsansvarlig, HR Gevinstrealisering handler i stor grad om å skape forankring hos de menneskene som skal gjøre ting på en ny måte. For å oppnå fokus på dette helt i starten av prosjektet er det viktig å gjennomføre en enkel interessentanalyse (se mal i excel). Fomålet med gevinstanalysen er å forstå behovene til de ulike interessentene godt og planlegge hvordan disse behovene skal møtes. Merk at interessentanalysen ikke er ment som en gruppeøvelse, men skal gjennomføres av utpekte personer (f.eks. enhetsleder, HR, kommunikasjonsansvarlig). 12 Gevinstkokebok KommIt
13 STEG 1. Identifiser interessenter som berøres av endringen. I excel blir disse kopiert automatisk fra interessentlisten, men det er sannsynlig at du ønsker å gjøre noen justeringer. STEG 2. Beskriv hvordan interessenten berøres av endringen. STEG 3. Vurder hver interessents innflytelse i prosjektet. I hvilken grad kan de påvirke gevinstrealiseringen? Sett inn «1» for lav grad, «2» for betydelig grad og «3» for høy grad. Verktøyet vil automatisk formattere ditt valg til en «stjerne» (tom stjerne for «1», halvfull stjerne for «2» og fylt stjerne for «3»). STEG 4 Vurder hver interessents holdning til prosjektet og potensielle gevinster. Er de interessert i få realisert gevinster? Sett inn «1». Er det noe grunn til at de kan motstå realisering av gevinster? Sett inn «-1». Er de nøytrale ift prosjektet? Sett inn «0». Verktøyet skal automatisk formattere ditt valg til en «pil» (grønn pil som peker opp for «1», rød pil som peker ned for «-1» og gul linje for «0»). STEG 5 Basert på denne analysen kan du definere tiltak per interessent. Tenk på hvordan du kan engasjere hver interessent og få dem til å støtte endringen. Forankring, kommunikasjon og opplæring er viktige stikkord her. Bør det arrangeres et møte for å forklare prosjektets hensikt? Hvem trenger opplæring? Bør fagforeningen følges opp? Er det spesielle personer som kunne fungert som gode ambassadører for endringen? EKSEMPEL: Interessentanalyse for prosjektet «Innføring av Agresso» Gevinstkokebok KommIt 13
14 1.2.4 Vurdere gevinster mot kostnader GEVINSTANALYSE Kan utføres av: Enhetsleder, Økonomiansvarlig, Controller Siste steg i konseptfasen er å gjennomføre gevinstanalysen for å vurdere om IKT-prosjektet bør iverksettes, gitt forventede gevinster og kostnader. Det vurderes om investeringen er lovpålagt og om den er verdiskapende for kommunen og samfunnet generelt. Resultatene leveres til kommuneledelsen som tar endelig beslutning om prosjektet skal gjennomføres. Gevinstanalysen utføres i malen fra excel-verktøyet. STEG 1 Gjennomgå alle gevinster og definer om de er direkte (gir rent økonomisk effekt, f.eks. reduksjon i kostnader på X kroner), indirekte (frigjør tid for ansatte) eller kvalitative (bidrar f.eks. til økt tjenestekvalitet eller annen samfunnsøkonomisk nytte). Verktøyet skal da «skygge» de feltene som du ikke skal fylle ut automatisk. STEG 2 Kvantifiser gevinstene: for direkte gevinster, oppgi forventede kostnadsbesparelser for hver av de neste fire årene; for indirekte gevinster, oppgi forventet frigjort tid for hver av de neste fire årene; for kvalitative gevinster, oppgi hvor betydelig gevinsten er på en skala fra 1 (veldig lav betydning) til 5 (veldig høy betydning). STEG 3 Oppgi kostnader for IKT-prosjektet investering, samt driftskostnader for hver av de neste fire årene. Oppgi også generell beskrivelse av hvilke kostnader prosjektet innebærer og den aktuelle internrenten kommunen benytter. EKSEMPEL: Interessentanalyse for prosjektet «Innføring av Agresso» 14 Gevinstkokebok KommIt
15 STEG 4 Analyser de oppsummerte resultatene excel-verktøyet produserer og legg inn din vurdering av gevinst-potensialet (se mal i excel). Dersom endringen er lovpålagt, må den uansett gjennomføres, men det er likevel bra å holde fokus på positive effekter og kostnader. Dersom investeringen ikke er lovpålagt, tas avgjørelsen basert på analyse av netto økonomisk effekt/nåverdi og forventede indirekte og kvalitative gevinster. Husk at dersom økonomisk effekt/nåverdi er negativ, kan det fortsatt være hensiktsmessig å innføre prosjektet om det frigjør tid for ansatte til å jobbe med andre oppgaver eller dersom investeringen genererer betydelige kvalitative gevinster til gode for kommunens innbyggere. Oppsummer resultater av gevinstanalysen Svaret kopieres automatisk fra prosjektkortet Kopieres automatisk. Sjekk at dette er riktig Gevinstkokebok KommIt 15
16 1. KONSEPT // 2. PLANLEGGE // 3. GJENNOMFØRE // 4. OVERLEVERE // 5. REALISERE FASE 2 PLANLEGGE Planlegge gevinstrealisering 2.1 Målsetting Formålet med denne fasen er å knytte gevinster til konkrete mål, måleindikatorer og tiltak, samt tildele ansvar for å realisere gevinstene i linjen. Planleggingsfasen starter etter at prosjektet har blitt godtatt på bakgrunn av gevinstanalysen. 2.2 Hovedaktiviteter Hovedaktiviteten i denne fasen er å planlegge hvordan gevinstene skal realiseres. Hvilke tiltak kreves for å få endringen til å skje? Hvordan skal kommunen følge opp gevinster? Hvem skal ha ansvar for at gevinstene realiseres? SJEKKELISTE Er det definert en gevinstrealiseringsplan? Er hver gevinst knyttet til et konkret tiltak som igjen fører til aktiviteter for å nå målene? Inkluderer gevinstrealiserings-planen tiltak knyttet til endringsledelse? Er måleindikatorene konkrete og målbare? Er det definert hvordan måleindikatorer skal måles? Er det blitt definert dagens verdi og ønsket verdi per måleindikator? Har gevinstansvarlig forstått sin rolle i gevinstrealiseringen? Har gevinstrealiseringsplanen blitt signert? GODE RÅD Gevinstrealiseringsplanen bør utarbeides i tett dialog med linjen, slik at tiltak, ansvar og frister blir godt forankret. Det er viktig i størst mulig grad å bygge på tilgjengelig eksisterende data og rapporteringssystemer når du velger måleindikatorer. Velg SMARTE måleindikatorer (spesifikke, målbare, akseptert av alle, realiserbare og tidsbestemte). Endringsledelse er viktig. Det bør defineres konkrete tiltak knyttet til forankring, kommunikasjon og opplæring. Husk at gevinstrealisering er en iterativ prosess. Gevinst-realiseringsplan og oppfølgings-plan bør være levende dokumenter som oppdateres når du får bedre innsikt i gevinstene. 16 Gevinstkokebok KommIt
17 2.2.1 Planlegge gevinstrealisering GEVINSTREALISERINGSPLAN Kan utføres av: Prosjektleder, Tjenesteeier, Enhetslede STEG 1. Definer konkrete tiltak som kreves for å realisere hver gevinst i malen i excel-verktøyet. Husk å inkludere tiltak knyttet til endringsledelse f.eks. informasjonsmøter, kurs og utarbeidelse av brukerveiledning. Ta gjerne utgangspunkt i interessentanalysen som ble gjennomført i konseptfasen Hvilken strategi som har blitt definert per interessent? Hva kreves for å realisere denne strategien? For hvert tiltak, oppgi frist for iverksettelse. Liste over gevinster kopieres automatisk fra gevinstanalysen. STEG 2. Velg en konkret måleindikator for hver gevinst. Hvordan kan kommunen vite at gevinsten blir realisert? F.eks. for gevinsten «Økt brukertilfredshet», kan måleindikatoren være brukertilfredshetsgrad fra en brukerundersøkelse. Det er viktig at du gjør en innsats for å identifisere en måleindikator, da dette er en viktig forutsetning for at gevinster følges opp effektivt og tiltak kan iverksettes ved manglende måloppnåelse. Du trenger ikke å velge måleindikator som måler gevinsten nøyaktig. Det er nok med en indikator som kan peke på at gevinstrealiseringen går i riktig retning. Prøv også å unngå ekstraarbeid for kommunen ved å velge måleindikatorer som allerede benyttes og kanskje eksisterer i andre rapporter og eksisterende systemer. STEG 3. Identifiser hvordan gevinsten kan «omsettes». Dersom ansatte frigjør tid, hva skal de bruke den frigjorte tiden på? Dersom kommunen sparer penger, hvilke konti fremgår dette på? Hvordan skal sparte penger benyttes? STEG 4. Definer når gevinsten mest sannsynlig blir realisert. Her kan du skrive eksempelvis kvartal og år gevinsten vil bli synlig. STEG 5. Utpek gevinstansvarlig i linjen for hver gevinst. Ansvaret for hver gevinst må være tydelig for alle og godt forankret. Gevinstkokebok KommIt 17
18 STEG 6. Godkjenn gevinstrealiseringsplanen. Rådmann/kommunaldirektør og prosjekteier signerer gevinstrealiserings-plan og tar ansvar for å holde prosjektteamet og linjen (også gevinstansvarlige) engasjert i gevinstrealiseringen. EKSEMPEL: Utdrag av gevinstrealiseringsplan for prosjektet «Innføring av Agresso» Planlegge hvordan gevinster skal følges opp OPPFØLGINGSPLAN Kan utføres av: Enhetsleder, Controller, Økonomiansvarlig Gevinster blir ikke realisert dersom de ikke følges opp jevnlig. Første steg i etablering av en oppfølgingsrutine er å definere dagens og ønsket verdi per måleindikator, samt å velge målemetode. Dette gjøres i excel-malen under arkfanen PLANLEGGE Oppfølgingsplan. I malen kopieres gevinster og måleindikatorer automatisk fra gevinstrealiseringsplanen. EKSEMPEL: Oppfølgingsplan for prosjektet «Innføring av Agresso» I hvilke enheter skal måleindikator måles? Hva er verdien for måleindikatoren i dag? Hvilken verdi skal den ha etter at du har realisert gevinsten? Hvilken målemetode skal du benytte? Skal dataen hentes fra regnskaps- eller fagsystemer? Bør det utnevnes ansvarlige for rapporteringen? 18 Gevinstkokebok KommIt
19 1. KONSEPT // 2. PLANLEGGE // 3. GJENNOMFØRE // 4. OVERLEVERE // 5. REALISERE FASE 3 GJENNOMFØRE Styre gevinstrealisering under prosjekt 3.1 Målsetting Formålet med denne fasen er å etablere et godt grunnlag for gevinst-realiseringen. I de fleste tilfeller betyr gjennomføring at man iverksetter et prosjekt. Prosjektet skal sørge for at tiltaksplanen knyttet til gevinstrealisering gjennomføres, at risikoreduserende initiativer iverksettes og at linjen får eierskap til gevinstene. 3.2 Hovedaktiviteter En viktig aktivitet i denne fasen er å følge opp tiltakene knyttet til gevinst-realisering og rapportere status på dem. Prosjektleder kan godt benytte statusrapporter for hvert tiltak. Statusrapporten som er foreslått i denne kokeboken er på et aggregert nivå, myntet på ledelsen (Eksakt hvem, avhenger av kommunens styresett og størrelse). Jevnlig oppfølging av gevinstrealisering sikrer at korrigerende tiltak iverksettes ved avvik, og at alle forutsetninger for gevinstrealisering er til stede. Prosjektet bør påse at de planlagte måleindikatorene implementeres. Gevinstrealiseringsplan skal også oppdateres underveis. SJEKKELISTE Gjennomføres det regelmessige statusmøter hvor gevinst er et tema? Deltar representanter fra linjen i prosjektets statusmøter? Følger ledelsen med på status fra prosjektet? Er det tilstrekkelig fokus på forankring i linjen og blant brukere? Har endringsledelsestiltak blitt inkludert i tiltaksplanen? Jobber linjen med å etablere måleindikatorer? Blir avvik i.f.t. gevinstrealiseringen håndtert? Holdes gevinstrealiseringsplan og oppfølgingsplan oppdatert? Hold teksten i statusrapporten så kort og konsis som mulig. Vær ærlig med status. Er virkelig alt grønt? GODE RÅD Det er viktig at prosjektet etablerer måleindikatorene som skal følge opp gevinstene. Ikke forvent at måle-indikatorene begynner å bevege seg i riktig retning med en gang. Endringer som følge av IKT-implementeringer tar tid, og det viktigste er å få kontroll på status og få gode rutiner på å følge opp gevinstrealiseringen i linjen. Håndter alle avvik som oppstår. Ikke tenk at problemene skal løse seg selv eller forsvinne. Gevinstkokebok KommIt 19
20 3.2.1 Følge opp tiltak og gevinster, etablere måleindikatorer og håndtere avvik STATUSRAPPORT Kan utføres av: Prosjektleder Statusrapport bør leveres til kommunens ledelse. Rapportering gjennomføres på følgende måte: STEG 1 Prosjektleder forbereder statusrapport i tett dialog med gevinstansvarlige/øvrig prosjektteam. Statusrapporten for gevinst kan gjerne være den førende prosjektstatusrapporten. Statusrapport kan forberedes hver uke for prosjekter som varer under 3 måneder, annenhver uke for prosjekter som varer 3-6 måneder og hver måned for prosjekter som varer lengre enn 6 måneder. Følgende elementer skal fylles ut i statusrapporten: Oppgi og beskriv overordnet status Grønt prosjektet går som planlagt Gult der det er noen forsinkelser/problemer, men ingen av dem er kritiske for videre fremdrift Rødt kritiske problemer og store forsinkelser som skaper høy risiko for at prosjektmålene ikke blir oppnådd (pilen flyttes manuelt i excel). Bruk tekstfeltet for å oppgi tilleggsopplysninger om overordnet status EKSEMPEL: Overordnet status i prosjektet «Innføring av Agresso» Oppgi og forklar status på endringsledelse Vurder til hvilken grad prosjektet jobber med forankring i linjen, kommunikasjon om prosjektet og opplæring av brukere. (flytt pilene manuelt i excel). Bruk tekstfeltet for å forklare endringsledelsesstatus i mer detalj. EKSEMPEL: Status endringsledelse i prosjektet «Innføring av Agresso» 20 Gevinstkokebok KommIt
21 Oppgi status per tiltak Sett inn alle tiltak med ansvarlig og frist (kopier tiltak fra gevinstrealiseringsplan). For hvert tiltak, spesifiser frist og om det er «Ferdig», «Under arbeid», «Forsinket» eller «Ikke startet». Verktøyet skal automatisk formatere cellen med grønn, gul, rød eller hvit farge. EKSEMPEL: Status iverksettelse av tiltak i prosjektet «Innføring av Agresso» Oppgi status om opprettelse av indikatorer Verktøyet kopierer inn måleindikatorer fra gevinstrealiseringsplanen automatisk. Oppgi status; «ferdig», «under arbeid», «forsinket» eller «ikke startet». Verktøyet skal automatisk formatere cellen med grønn, gul, rød eller hvit farge. Det må settes hvem som er ansvarlig for å sette opp/implementere måleindikator og innenfor hvilken frist. EKSEMPEL: Status utarbeidelse av måleindikatorer for gevinster i prosjektet «Innføring av Agresso» Gevinstkokebok KommIt 21
Hvordan håndtere gevinster ved innføring av ny teknologi?
Hvordan håndtere gevinster ved innføring av ny teknologi? : Prosjekt Digital Innsikt Gardermoen, 6. november 2013 Aleksander Øines, Dette er kommunal sektor: 19 fylkeskommuner 428 kommuner Ca. 500 bedrifter
DetaljerLedersamling Øvre Eiker kommune 20.januar 2015. KS KommIT. Velferdsteknologikonferansen Lillestrøm 22.09.15 Aleksander Øines
Tenke digitalt Jobbe nasjonalt Gjennomføre lokalt KS KommIT Velferdsteknologikonferansen Lillestrøm 22.09.15 Aleksander Øines Hovedoppgaver KommIT Effektmål Samordning i kommunesektoren (428 kommuner,
DetaljerKommITs lederkurs i gevinstrealisering
KommITs lederkurs i gevinstrealisering Økonomiforum i Skien 4. juni 2015 Grete Kvernland-Berg, PA Consulting Group Liza Nienova, PA Consulting Group Plan for dagen 13:30 Introduksjon 13:50 14:20 14:30
DetaljerLedersamling Øvre Eiker kommune 20.januar 2015. KS KommIT. Oslo 28.05.15
Tenke digitalt Jobbe nasjonalt Gjennomføre lokalt KS KommIT Oslo 28.05.15 Hovedoppgaver KommIT Effektmål Samordning i kommunesektoren (428 kommuner, 19 fylkeskommuner, 500+ foretak) Samordning stat/kommune
DetaljerVeikart for tjenesteinnovasjon Verktøy for gevinstplanlegging
Veikart for tjenesteinnovasjon Verktøy for gevinstplanlegging Innholdsfortegnelse 1. Om gevinstrealisering 2. Introduksjon til gevinstrealiseringsplan 3. Mal for gevinstrealiseringsplan Om Veikart for
DetaljerKommITs gevinstrealiserings/planleggings-kurs
KommITs gevinstrealiserings/planleggings-kurs 12. november 2014 Tilpasset av Sør-Trøndelag fylkeskommune etrøndelag høsten 2014. etrøndelag sin innfallsvinkel til gevinstrealisering Utvikling av digitale
DetaljerGevinstrealisering i program Felles Infrastruktur og Arkitektur (FIA)
Gevinstrealisering i program Felles Infrastruktur og Arkitektur (FIA) For liten grad av realisering av gevinster i offentlig sektor Forvaltningen gjør enorme investeringer i IKT, men nytteeffektene av
DetaljerErfaringsdokumentasjon fra. gjennomførte e-handelsprosjekter
Erfaringsdokumentasjon fra gjennomførte e-handelsprosjekter Formålet med vårt samarbeid med Difi Dele erfaringer Øke forståelsen for omfanget av et e-handelsprosjekt Hva kan vi lære av tidligere erfaringer?
Detaljereforum Gevinstrealisering Hva - hvem når hvorfor? Seminar om Digital forsendelse Trondheim 27.05.2014 Asle Brustad
eforum Gevinstrealisering Hva - hvem når hvorfor? Seminar om Digital forsendelse Trondheim 27.05.2014 Asle Brustad Sterkt fokusert fra sentralt hold DFØ Direktoratet for økonomistyring: «Gevinstrealisering
DetaljerFelles gevinstmetodikk i. Kongsbergregionen
Felles gevinstmetodikk i SuksIT Kongsbergregionen Alle IKT-prosjekter i Kongsbergregionen skal benytte felles gevinstmetodikk m/ følgende maler: 1. Mal for prosjektvurdering (vurdere om prosjektet skal
DetaljerPORTEFØLJESTYRING. og veien dit.. Jon Skriubakken Strategirådgiver IT. www.telemark.no
PORTEFØLJESTYRING og veien dit.. Jon Skriubakken Strategirådgiver IT Det skjer ikke av seg selv NOEN må ville Skal vi lykkes! I TFK strategirådgiver og stabssjef Forankring Forankring i egne styringsdokumenter
DetaljerArbeidsprosessanalyse
Håndbok Arbeidsprosessanalyse Denne håndboken er utarbeidet av PwC for Fosen Regionråd og de kommuner som inngår i dette samarbeidsorganet. Våre vurderinger bygger på faktainformasjon som har fremkommet
DetaljerHvordan bygge en ny kommune -Erfaringer med å jobbe med kommunesammenslåing som prosjekt i ulike faser
Hvordan bygge en ny kommune -Erfaringer med å jobbe med kommunesammenslåing som prosjekt i ulike faser Det handler først og fremst om mennesker Styringsnivåer Politisk ledelse Mandat Rammebetingelser
DetaljerProgrambeskrivelse. Versjon Program for administrativ forbedring og digitalisering
Programbeskrivelse Versjon 1.5 28.05.2018 Program for administrativ forbedring og digitalisering Behandlet dato Behandlet av Utarbeidet av 12.02.2018 Programstyret Jan Thorsen 25.05.2018 Programstyret
DetaljerGEVINSTREALISERING I PRAKSIS - ENDRINGSVILJE OG EVNE
GEVINSTREALISERING I PRAKSIS - ENDRINGSVILJE OG EVNE Grete Kvernland-Berg PA Consulting Group PA Knowledge Limited 1 Digitalisering er det viktigste virkemidlet for effektivisering 30,0 25,0 26,1 25,3
DetaljerKom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014
Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske
DetaljerGevinstrealisering i Lyngdal kommune. Rådmann Evy-Anni Evensen Lyngdal kommune
Gevinstrealisering i Lyngdal kommune Rådmann Evy-Anni Evensen Lyngdal kommune Med fokus på gevinstrealisering, Oslo 2.juni 2010 Lyngdal kommune 7800 innbyggere Ca. 450 årsverk/600 ansatte Budsjett ca 400
DetaljerFra innkjøpsstrategi til handling et rammeverk som sikrer effektiv og vellykket gjennomføring
Mange organisasjoner opplever i dag et gap mellom strategiske innkjøpsmål og operativ handling. Det gjennomføres en rekke initiativer; herunder kategoristyring, leverandørhåndtering og effektivitet i innkjøpsprosessene
DetaljerGEVINSTREALISERING I HELSE OG OMSORG. Ikomm - samarbeidspartneren innen teknologi-, rådgiving- og digitaliseringstjenester.
GEVINSTREALISERING I HELSE OG OMSORG Ikomm - samarbeidspartneren innen teknologi-, rådgiving- og digitaliseringstjenester. Om Ikomm AS Lokalisert på Lillehammer og nå Hamar! 60 ansatte 12.000 brukere på
DetaljerGEVINSTREALISERING I PRAKSIS - ENDRINGSVILJE OG EVNE
GEVINSTREALISERING I PRAKSIS - ENDRINGSVILJE OG EVNE Grete Kvernland-Berg PA Consulting Group 1 Mer å gjøre 2 Brukere som s/ller krav 3 Poli/kerne vil ha resultater kjapt Det går for langsomt: Halvparten
DetaljerKom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014
Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel Hvordan komme i gang med e-handel Hvordan hente gevinster HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende
DetaljerDigitalisering og effektivisering Kongsvinger kommune
KS-samling 14. september 2017 Digitalisering og effektivisering KONGSVINGER KOMMUNE Hvordan jobber med digitalisering? STYRINGSMODELL KONGSVINGER KOMMUNE 1. Strategiske Mål Målene uttrykker hva som skal
DetaljerTjenesteinnovasjon og gevinstrealisering
Tjenesteinnovasjon og gevinstrealisering Kristin Standal, prosjektleder Nasjonalt program for velferdsteknologi KS forskning, innovasjon og digitalisering «En selvstendig og nyskapende kommunesektor» Når
DetaljerHva er gevinstrealisering?
Hva er gevinstrealisering? Utfordringer og muligheter André Alves, leder for KS gevinstekspertnettverk Østre Toten kommune Geir Graff, Dreng Asker kommune Agenda Gevinster og gevinstrealisering hva og
DetaljerVeiledning i gevinstrealisering ved innføring av elektronisk handel
Veiledning i gevinstrealisering ved innføring av elektronisk handel I dette dokumentet er fremgangsmåten for å realisere gevinster beskrevet i en steg for steg guide Forutsetninger Virksomheten gjennomfører
DetaljerBestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering
Bestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering Wenche Ludviksen Sæther Seniorrådgiver Difi Agenda Hva må man konkret ta stilling til ved implementering av bestillingssystem Måling
DetaljerSesjon 2 Motiver dine medarbeidere gjennom internkontroll. Mona Stormo Andersen Kai Roger Jensen Hege Brinchmann
Sesjon 2 Motiver dine medarbeidere gjennom internkontroll Mona Stormo Andersen Kai Roger Jensen Hege Brinchmann Hvordan motivere gjennom internkontroll uvant å tenke, lettere å få til! 1. Hva er kontroll?
DetaljerGevinstrealisering som innovasjonsdriver i kommunen. HiMolde Februar 2016
Gevinstrealisering som innovasjonsdriver i kommunen HiMolde Februar 2016 Agenda KS sin Gevinstkokebok Praktisk eksempel med et ØTK prosjekt Innovasjon i ØTK KS sin Gevinstkokebok (GKB) Finnes her: http://ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/kommit/gevinstrealisering/
DetaljerOppdraget. Leveranse 1 Oversikt over utvalgte statlige digitaliseringsinitiativ som påvirker kommunene (pilottest).
Bakgrunn: Riksrevisjonen: staten koordinerer ikke digitaliseringsinitiativ som påvirker kommunal sektor godt nok nødvendig med et mer forpliktende samarbeid mellom stat og kommune på IKT-området samordning
DetaljerLEAN. Kontinuerlig forbedring. Aktivitet. / arbeidsprosessa. Verdistrøm. Sløsing. Fokusintervju. Problemtre. Interessentanalyse.
Kontinuerlig forbedring ord og uttrykk: LEAN Kontinuerlig forbedring Aktivitet Verdistrøm / arbeidsprosessa Sløsing Fokusintervju Problemtre Interessentanalyse Brunpapirsesjon Hvitpapirsesjon Forbedringsforslag
DetaljerFagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Videomøte
Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 1-2019 Videomøte 07.01.2019 Agenda 1. Godkjenning av referat 2. Orientering og tilbakemelding om møte 18.12.18 3. Siste versjon av initiativ.
DetaljerFagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Lillestrøm
Fagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 3-2019 06.03.2019 Lillestrøm Administrasjon, ledelse og kontorstøtte MA1 Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative
DetaljerProgrammandat. Versjon Program for administrativ forbedring og digitalisering
Programmandat Versjon 1.5 28.05.2018 Program for administrativ forbedring og digitalisering Behandlet dato Behandlet av Utarbeidet av 13.10.2017 Programstyret Jan Thorsen 25.05.2018 Programstyret Jan Thorsen
DetaljerMØTE MED PILOTVIRKSOMHETER
MØTE MED PILOTVIRKSOMHETER Barrierer mot meroffentlighet 19. september 2016 1 Making Waves og PA støtter Difi i endringsprosjektet Barrierer mot meroffentlighet Vi skal: Bistå med tjenesteutvikling i forbindelse
DetaljerEvalueringsmodeller og gevinstrealisering ved innkjøp og implementering av velferdsteknologi
Evalueringsmodeller og gevinstrealisering ved innkjøp og implementering av velferdsteknologi Smarte anskaffelser av varslingssystemer i helse og omsorg 18. Mars 2015 Heidi Bull-Berg, Forskningsleder SINTEF
DetaljerKom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014
Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske
DetaljerBehandlet dato Behandlet av Utarbeidet av
Mandat Versjon 29.9.2017 Program for digitalisering av administrative tjenester Fase 1 Behandlet dato Behandlet av Utarbeidet av dd.mm.åå Programstyret 1 INNHOLD 1 Bakgrunn... 4 2 Strategiske mål for programmet...
DetaljerInnovasjonsstrategi Gjennomføring av morgendagens løsninger
Innovasjonsstrategi 2018-2020 Gjennomføring av morgendagens løsninger Innovasjon i Bærum kommune Innovasjonsstrategien «På vei mot morgendagens løsninger» ble vedtatt i 2014. Systematisk arbeid har så
DetaljerRetningslinjer for risikostyring ved HiOA Dato siste revisjon:
Retningslinjer for risikostyring ved HiOA Dato siste revisjon: 28.11.2017 1 Hensikt, bakgrunn og mål Hensikten med dette dokumentet er å bidra til at HiOA har en strukturert tilnærming for å identifisere,
DetaljerIT I PRAKSIS!!!!! IT i praksis 20XX
IT I PRAKSIS 1 IT i praksis 20XX 2 IT I PRAKSIS FORORD 3 INNHOLD 4 IT I PRAKSIS Styringsmodell for utviklingsprosjekter (SBN) 5 Fra en idé til gevinstrealisering styringsmodell for utviklingsprosesser
DetaljerStrukturert omstilling - verktøy og tips fra KS
Strukturert omstilling - verktøy og tips fra KS Tingvold Park Hotel, Steinkjer onsdag 25. april 2018 Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder plan, bygg og geodata Tjenestene, arbeidsprosessene og teknologi
DetaljerKonsernrevisjonen Rapport 7/2019. Revisjon av Program for standardisering og IKT-infrastrukturmodernisering (STIM) 2. tertial 2019.
Konsernrevisjonen Rapport 7/2019 Revisjon av Program for standardisering og IKT-infrastrukturmodernisering (STIM) 2. tertial 2019 Sykehuspartner HF 16. september 2019 1. Introduksjon Revisjonens formål
DetaljerProsjektmandat Hovedprosjekt
Prosjektmandat Hovedprosjekt Implementering regional sak/arkivløsning og etablering av digitale arkiver 01.04.16 Side 2 av 5 1 Innledning/bakgrunn Kommunene i Kongsbergregionen har tidligere gjennomført
DetaljerIKT-STRATEGI
IKT-STRATEGI 2017-2020 Sak 232/2017. Vedtatt i fylkesrådet juni 2017. Foto: crestock Med IKT blir framtida enklere! Dette er en kort, konsis og fremtidsrettet IKT-strategi. Den skal gjøre en reell forskjell
DetaljerProsjektveiviseren.no fokus på gevinstrealisering
Prosjektveiviseren.no fokus på gevinstrealisering 02.06.10 Ved Jens Nørve Direktoratet for forvaltning og IKT Hva er problemet? Endring - Felles utfordring for offentlig sektor Statlige departementer
DetaljerResultater fra kartlegging Digitalisering, innovasjon og grønt skifte PA Consulting Group
Resultater fra kartlegging Digitalisering, innovasjon og grønt skifte 05.09.17 PA Consulting Group 1 HOVEDFUNN NR. Mål for digitalisering, grønt skifte og innovasjon er i varierende grad definerte BESKRIVELSE
DetaljerProsjekt Kompetanseregionen Sluttrapport. Prosjektmandat. Digitale løsninger i oppvekstsektoren
Prosjekt Kompetanseregionen Sluttrapport Prosjektmandat Digitale løsninger i oppvekstsektoren 01.11.2016 0 1 Innledning/bakgrunn Kommunene i Kongsbergregionen vedtok våren 2015 regional digitaliseringsstrategi
DetaljerSaksbehandler: Vegard Hetty Andersen Arkiv: 630 &37 Arkivsaksnr.: 14/ Dato:
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Vegard Hetty Andersen Arkiv: 630 &37 Arkivsaksnr.: 14/796-19 Dato: 4.11.14 DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR DRAMMEN KOMMUNE â INNSTILLING TIL: FORMANNSKAPET/BYSTYRET Rådmannens forslag
DetaljerMålbildet for digitalisering arkitektur
Målbildet for digitalisering arkitektur KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities Innholdsfortegnelse 1. Hva målbildet betyr for kommunene... 3 1.1 Digital
DetaljerBilag 1: Beskrivelse av Bistanden
Bilag 1: Beskrivelse av Bistanden Bakgrunn Alle Norges fylkeskommuner og Oslo kommune har gått sammen om anskaffelse av nytt skoleadministrativt system. Vigo IKS er en sammenslutning av fylkeskommunene
DetaljerDigital styringsmodell og prioriteringsprosess for prosjekter Alstahaug digital strategi Oktober 2017
Digital styringsmodell og prioriteringsprosess for prosjekter Alstahaug digital strategi Oktober 2017 Besøksadresse: Strandgata 52 Rådhuset, 8805 Sandnessjøen Tlf. 75 07 50 00 www.alstahaug.kommune.no
DetaljerGevinstrealisering Gardermoen april 2013
Gevinstrealisering Gardermoen april 2013 Så hva er nå dette med gevinster, gevinstrealisering, gevinstplan, gevinstrealiseringsplan??? Noen avklaringer Gevinst- Nyttevirkninger på grunn av prosjektet
DetaljerKURS I GEVINSTREALISERING
KURS I GEVINSTREALISERING Liza Nienova Maren Riis 3. mai 2016 PA Knowledge Limited 2014 1 Plan for dagen 9:00 Introduksjon 9:30 Gevinstrealisering hva og hvorfor 11:30 Lunsj 12:15 Aktiviteter i gevinstrealiseringsprosessen
DetaljerKommunikasjonsplan Nye NAV Molde
Delprosjekt: NAV - Nye Molde kommune Mandatet er gitt av: Prosjektrådmann Nye Molde kommune Arne Sverre Dahl og fylkesdirektør i NAV Stein Veland Versjon dato: godkjent av styringsgruppen 07.02.19 // PROSJEKTDOKUMENT
DetaljerSELVDEKLARERING for IKT-relaterte satsingsforslag
SELVDEKLARERING for IKT-relaterte satsingsforslag Versjon 6 25.08.2014 Som ansvarlig for regjeringens IKT- og fornyingspolitikk, skal Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) vurdere departementenes
DetaljerOrganisering av digitaliseringsarbeid i egen kommune. Tromsø 13. oktober 2017
Organisering av digitaliseringsarbeid i egen kommune Tromsø 13. oktober 2017 Presentasjon 1 2 Monica Larssen, Prosjektleder. Skolefaglig lederteam, Fagstab. KommIT-rådet, KS. Jørn Hanssen, Fagkoordinator
DetaljerProsessveiledning. Nasjonalt Program for Velferdsteknologi. 9. november 2017
Prosessveiledning Nasjonalt Program for Velferdsteknologi 9. november 2017 1 Hva er gevinstrealisering Gevinstrealisering handler om aktiviteter som gjennomføres for å oppnå gevinster. Gevinst er verdier,
DetaljerUiO Saksbehandling og arkiv:
UiO Saksbehandling og arkiv: Styringsgruppen og prosjektledere roller, interesser, forventninger og samspill 50 minutter med speed-dating og plenumsdialog Sist oppdatert 17.9.2018 av EKM Speed-date 1:
DetaljerUniversitetet i Oslo Enhet for lederstøtte
Universitetet i Oslo Enhet for lederstøtte Notat Til: AMU Dato: 16. mai 2019 Orientering om BOTT 1.1 Bakgrunn, hva er BOTT? BOTT-samarbeidet har som formål å styrke de deltakende organisasjonenes evne
DetaljerDigitalt verktøy for administrasjon av skoleskyss.
Digitalt verktøy for administrasjon av skoleskyss Våre tanker om digitalisering Verdensbildet Digital agenda for Norge 5 prioriteringer Brukeren i sentrum IKT som vesentlig innsatsfaktor for innovasjon
DetaljerÅrsrapportering pulje 1 Saman om ein betre kommune
Årsrapportering pulje 1 Saman om ein betre kommune Frist for rapportering 1. februar. Vi anbefaler at dere gjennomgår og fyller ut skjemaet i styringsgruppen/prosjektgruppen eller annet egnet fora. På
DetaljerA3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap / A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring A Kontinuerlig forbedring inkludert gevinstrealisering
Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap / A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring Navn på initiativ: A3.16.7 Kontinuerlig forbedring inkludert gevinstrealisering Leder
DetaljerGevinstrealisering. Det store heltidsvalget. Anne K Grimsrud, Geir Johan Hansen. Nettverkssamling 3, nærvær Nord-Vest P1 Mosjøen,
Gevinstrealisering Det store heltidsvalget Anne K Grimsrud, Geir Johan Hansen Nettverkssamling 3, nærvær Nord-Vest P1 Mosjøen, 23.-24. april 2013 Kjersti Goa Lødemel Hva er gevinstrealisering, og hvorfor
DetaljerLeveransemal/-skjema delprosjekt
Nye Lindesnes Leveransemal/-skjema delprosjekt Delprosjekt Servicetjenester Arbeidsgruppe Politisk sekretariat [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av
DetaljerFrokostseminar 13. mai 2013 KS Agenda møtesenter
Gevinstrealisering Frokostseminar 13. mai 2013 KS Agenda møtesenter Hvem er vi? Etablert 8. august 1995 Sagabygget, UMB Campus Ås Forretningsidé: sikre prosjektkvalitet hos oppdragsgivere. Erfaring fra:
DetaljerFS-kontaktforum Elin Kaurstad. Gevinstrealisering
FS-kontaktforum Elin Kaurstad Gevinstrealisering 1 Bakgrunn: Styret ønsket et system for å kunne synliggjøre sentrale potensielle gevinster i tjenestene som CERES leverer fordi: En gevinstoversikt gir
DetaljerUtviklingsprosjekt: Endring av beredskapsorganisering i Helse Fonna HF. Nasjonalt topplederprogram. Anne Hilde Bjøntegård
Utviklingsprosjekt: Endring av beredskapsorganisering i Helse Fonna HF Nasjonalt topplederprogram Anne Hilde Bjøntegård Bakgrunn og organisatorisk forankring for prosjektet De siste års hendelser nasjonalt
DetaljerGJENNOMFØRING AV. Dette er Walter...
GJENNOMFØRING AV Dette er Walter... 1 Dette er også Walter......og dette er Walter Får Walter lov? er et e-læringskurs i forvaltningsloven. Opplæringsperioden for dette kurset går over 16 arbeidsdager.
DetaljerKommITed: Prosjekt- og porteføljestyring. Aleksander Øines, KS KommIT
KommITed: Prosjekt- og porteføljestyring Aleksander Øines, KS KommIT KS KommIT er et KS- program for IKT- samordning i kommunesektoren Program for IKT-samordning i kommunesektoren KS-program: Vedtak i
DetaljerKommunikasjonsstrategi for IKT-prosjektet A4.2
Kommunikasjonsstrategi for IKT-prosjektet A4.2 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det
Detaljer20 minutter GEVINSTREALISERING
20 minutter GEVINSTREALISERING IT leveranser og gevinst Kilde: The Standish Group s Chaos Study Vellykkede Problemer (avvik fra planer) Mislykkede (100% over budsjett og tidsplan, ufullstendig funksjonalitet
DetaljerDigitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune 2015-2017 Buskerud fylkeskommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 14.
Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune 2015-2017 Buskerud fylkeskommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 14.april 2015 Innhold 1. INNLEDNING... 3 2. GJENNOMFØRING... 4 3. SATSINGSOMRÅDER...
DetaljerKommunale fellesløsninger Fra visjon til virkelighet. Rune Sandland, Sjefsarkitekt
Kommunale fellesløsninger Fra visjon til virkelighet Rune Sandland, Sjefsarkitekt Program for IKT-samordning i kommunesektoren KS-program: Vedtak i KS hovedstyre 23. mai 2012 Skal i første omgang gå ut
DetaljerProsessveiledning. Nasjonalt Program for Velferdsteknologi. 21. og 22. september Dag 2
Prosessveiledning Nasjonalt Program for Velferdsteknologi 21. og 22. september 2017 Dag 2 1 Agenda dag 2, kl 10.30 13:00 Kort om tjenestereisen Praktisk arbeid med tjenesteforløpene i grupper Introduksjon
DetaljerProgram LIBRA. Samling føretakstillitsvalde og føretakshovudverneombod i Helse Vest. 15. september 2014
1 Program LIBRA Samling føretakstillitsvalde og føretakshovudverneombod i Helse Vest 15. september 2014 2 HVA? HVORFOR? NÅR? 3 Program LIBRA Lager Innkjøp Budsjett Regnskap Anskaffelse Forprosjektrapport
DetaljerGrunnmur. Velferdsteknologi Felles grunnmur. Midt-Buskerud
Grunnmur Velferdsteknologi Felles grunnmur Midt-Buskerud Innholdsfortegnelse Grunnmur... 2 1.0 Kartlegge og utrede satsingsområder... 3 2.0 Informasjon, kompetanseheving og involvering... 3 3.0 Utarbeiding
DetaljerVedlegg 2 - illustrasjoner Sak 27/17 Samkjøring av digitaliseringsstrategien og veikartarbeidet. Steffen Sutorius Direktør Oslo,
Vedlegg 2 - illustrasjoner Sak 27/17 Samkjøring av digitaliseringsstrategien og veikartarbeidet Steffen Sutorius Direktør Oslo, 06.12.2017 Innhold Status prioriterte tiltak i digitaliseringsstrategien
DetaljerSWOT for skoleeier. En modell for å analysere skoleeiers situasjon og behov
1 SWOT for skoleeier En modell for å analysere skoleeiers situasjon og behov 2 1 Aktivt skoleeierskap og kvalitetsvurdering Nasjonal, kommunal og skolebasert vurdering gir skole- og kommunenivået forholdsvis
DetaljerHvordan måle besparelser ved innføring av nye applikasjoner eller endringer i funksjonalitet?
Notat 11.08.2016 KFH Hvordan måle besparelser ved innføring av nye applikasjoner eller endringer i funksjonalitet? Notatet er basert på Veileder Gevinstrealisering planlegging for å hente ut gevinster
DetaljerUniversitetet i Oslo Prosjektmandat for IT-drift prosjektet
Fylles ut ved beslutning om konseptfase for prosjekt (beslutningspunkt 1) Behandlet dato: Behandlet av (ansvarlig linjeleder): Utarbeidet av: Programstyret Beslutning: Prosjektets mandat godkjent Bemanning
DetaljerDigital strategi for HALD Februar 2019
Digital strategi for HALD Februar 2019 Besøksadresse: Strandgata 52 Rådhuset, 8805 Sandnessjøen Tlf. 75 07 50 00 www.alstahaug.kommune.no Agenda Innledning Visjon og Ambisjon for digitaliseringsarbeidet
DetaljerHELTIDSKULTUR - SAUHERAD KOMMUNE
HELTIDSKULTUR - SAUHERAD KOMMUNE BAKGRUNNEN Er det helse og omsorg som «eier» problemet? Løses dette med turnusendringer og nye arbeidstidsordninger? Eller er det et noe som angår hele kommunen som organisasjon
DetaljerE-handel brukersamling 4. november
E-handel brukersamling 4. november 2015-1000 1515 TID: TEMAER: ANSVARLIG: 1000 Registrering + kaffe Difis kurslokaler 2. etg. 1030 Åpning, praktisk informasjon og status Difis e-handelsarbeid Jostein Engen,
DetaljerTillegg til tildelingsbrev nr. 1 til DFØ 2019 oppdrag med å forberede organisasjonsendringer fra 1. januar 2020
Direktoratet for økonomistyring Postboks 7154 St. Olavs plass 0130 OSLO Deres ref Vår ref Dato 18/4054 12.04.2019 Tillegg til tildelingsbrev nr. 1 til DFØ 2019 oppdrag med å forberede organisasjonsendringer
DetaljerTjenesteutvikling ved bruk av veikart for tjenesteinnovasjon
Tjenesteutvikling ved bruk av veikart for tjenesteinnovasjon Kristin Standal Prosjektleder Nasjonalt program for velferdsteknologi KS Forskning, innovasjon og digitalisering Veikart for velferdsteknologi
DetaljerGevinstrealisering i offentlige IT-prosjekter. Leif Skiftenes Flak, Ph.D Leder for institutt for informasjonssystemer Universitetet i Agder
Gevinstrealisering i offentlige IT-prosjekter Leif Skiftenes Flak, Ph.D Leder for institutt for informasjonssystemer Universitetet i Agder Innhold Bakgrunn for tema Hva er gevinstrealisering? Hva er (offentlige)
DetaljerDigitaliseringsstrategi
Sentral stab og støtte Kommunestyrets vedtak Digitaliseringsstrategi 2018-2020 Innhold Vår digitale visjon... 2 Innledning... 3 Digital tjenesteproduksjon... 4 Fem målområder... 5 1. Brukeren i sentrum...
DetaljerDigitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune. Revidert
Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune Revidert 2018-2020 Buskerud fylkeskommune Stab og kvalitetsavdelingen oktober 2017 Innhold 1. INNLEDNING... 3 2. GJENNOMFØRING... 4 3. SATSINGSOMRÅDER...
DetaljerSLUTTRAPPORT FOR PILOTPROSJEKT DIGITALT TILSYN - ROOMMATE MIDTÅSENHJEMMET
Sluttrapport SLUTTRAPPORT FOR PILOTPROSJEKT DIGITALT TILSYN - ROOMMATE MIDTÅSENHJEMMET Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer Journalnummer Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet
DetaljerUtviklingsprosjekt: Plan for implementering av valgt budsjettløsning ved Sørlandet sykehus. Nasjonalt topplederprogram. Annlaug Øygarden Brekke
Utviklingsprosjekt: Plan for implementering av valgt budsjettløsning ved Sørlandet sykehus Nasjonalt topplederprogram Annlaug Øygarden Brekke Kristiansand april 2014 Bakgrunn og organisatorisk forankring
DetaljerDigitaliseringsstrategi Birkenes kommune Vedtatt av RLG Digitaliseringsstrategi for Birkenes kommune 1
Digitaliseringsstrategi Birkenes kommune 2021 Vedtatt av RLG 15.05.17 Digitaliseringsstrategi for Birkenes kommune 1 Innholdsfortegnelse 1.0 Digitaliseringsstrategi for Birkenes kommune... 3 1.1 Visjon
DetaljerOrganisering av digitaliseringsarbeid i egen kommune Rådmannsutvalgene i Nord-Norge Bodø 6. september 2017
Organisering av digitaliseringsarbeid i egen kommune Rådmannsutvalgene i Nord-Norge Bodø 6. september 2017 Presentasjon 1 2 Monica Larssen, Prosjektleder. Skolefaglig lederteam, Fagstab. KommIT-rådet,
DetaljerVedlegg til kravspesifikasjon ebyggesaksbehandling Standardiserte saksbehandlingsprosesser
Vedlegg til kravspesifikasjon ebyggesaksbehandling Standardiserte saksbehandlingsprosesser Desember 2014 Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Standardiserte saksbehandlingsprosesser... 3 3. Eksempel
DetaljerERP-prosjekter Forsvarets erfaringer. SAP konferansen 27. oktober 2016 Brigader Arild Dregelid Sjef LOS-programmet i Forsvaret
ERP-prosjekter Forsvarets erfaringer SAP konferansen 27. oktober 2016 Brigader Arild Dregelid Sjef LOS-programmet i Forsvaret Innhold Målsettingen med felles, integrert forvaltningssystem Hovedleveranser
DetaljerAsker kommune. 2. Navn på prosjektet: 3. Kort beskrivelse av prosjektet: 4. Kontaktperson: 5. E-post:
Asker kommune 2. Navn på prosjektet: Blikk for muligheter! Innovasjonsstrategi 2015-2015 3. Kort beskrivelse av prosjektet: Kommunestyret i Asker vedtok 3. februar 2015 Asker kommunes Innovasjonsstrategi
DetaljerGevinstrealisering i Andebu kommune
Gevinstrealisering i Andebu kommune Kommuneplan Organisasjonssjef og prosjektleder Eirin Farmen Andebu kommune Prosjektlederkonferanse Trondheim 2.september 2014 Andebu kommune - 1 av 14 kommuner i Vestfold
DetaljerMennesker fornyer Slik endrer digitaliseringen Norge klarer stat og kommune å følge med? Vidar Lødrup, direktør kunnskapsledelse, 11.2.
Mennesker fornyer Slik endrer digitaliseringen Norge klarer stat og kommune å følge med? Vidar Lødrup, direktør kunnskapsledelse, 11.2.14 Abelia landsforeningen for kunnskaps- og teknologibedrifter i NHO
DetaljerProgram for administrativ forbedring og digitalisering
PK-nettverket 05/09/18 Program for administrativ forbedring og digitalisering Johannes Falk Paulsen 3 4 11. april 2011 Ny Powerpoint mal 2011 5 Eksterne premisser - krav til digitalisering og gevinstrealisering
DetaljerUniversitetet i Oslo Universitetsdirektøren
Universitetet i Oslo Universitetsdirektøren Til Fra Universitetsstyret Universitetsdirektøren Sakstype: Orienteringssak Møtesaksnr.: O-sak 5 Møtenr.: 2/2019 Møtedato: 5. februar 2019 Notatdato: 16. januar
DetaljerHELSE MIDT-NORGE RHF STYRET
HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 24/14 Orienteringssaker Vedlegg Strategi 2020 Operasjonalisering gjennom programmer Saksbehandler Ansvarlig direktør Mette Nilstad Saksmappe 2014/12 Ingerid Gunnerød Dato
Detaljer