Ledersamling Øvre Eiker kommune 20.januar KS KommIT. Tromsø

Transkript

1 Tenke digitalt Jobbe nasjonalt Gjennomføre lokalt KS KommIT Tromsø

2 KS KommIT - et lite, men slagkraftig sekretariat Aleksander Øines Kommunikasjon Gevinstrealisering Kompetanse Rune Sandland Arkitektur og Standardisering Michael Pande-Rolfsen Plan, bygg og geodata Camilla Glasø Helse Velferd Astrid Øksenvåg SvarUt (NOEN) VENNER: 428 kommuner 19 fylkeskommuner kom. foretak

3 Hva ligger av prioriteringer i vårt mandat? 3 SEKTORER 6 FOKUSOMRÅDER Helse/Velferd Skole/Oppvekst Plan/Bygg/Geodata Arkitektur og standardisering Kompetanse Informasjonssikkerhet Digital dialog Strategisk ledelse og IKT Dokumenthåndtering/arkiv

4 Hovedoppgaver KommIT Effektmål Samordning i kommunesektoren (428 kommuner, 19 fylkeskommuner, 500+ foretak) Samordning stat/kommune Økt den kommunale IKT-kompetansen Utredet framtidens utviklings- og forvaltningsenhet Virkemidler Arbeidsgrupper og nettverk, misjonering 24/7, prosjektstyring, verktøyleveranser Medlem styringsråd, ref.grupper, deltagelse prosjekter Nettverk, Kurs, Foredrag, Workshops, video, artikler, læringsarena, ekspertnettverk, leverandører Arbeidsgrupper og kontaktutvalg, samarbeidsavtaler på utvikling, Følge-forskning

5 Igangsatt FOU-prosjekt skal levere følgende arbeidspakker: 1. Utvikling: Hva har KommIT så langt satt i verk, hva er resultatene av det, og hva bør være utviklingsoppgaver framover? Drift og forvaltning: hva har KommIT så langt utviklet som det er behov for drift og forvaltning av, hva er erfaringene og hva er naturlige oppgaver framover? 2. Hva slags organisering er mest hensiktsmessig, med tanke på de oppgavene som skal løses? a. Kommersiell virksomhet versus ikke-kommersiell virksomhet. b. Eierskap; Privatrettslig eid, offentlig eid, KS-eid selskap eller organisert som en del av en avdeling i KS? c. Kan det skilles mellom en utviklingsenhet og en drifts- og forvaltningsenhet? Bestiller- utførermodell. d. IKT-samarbeid og deres potensielle pådriverrolle. I tillegg vurderes K10, fylkeskommunalt IKT Forum med fler. 3. Juridiske forhold i de ulike organisasjonsmodellene, særlig med tanke på muligheten for å etablere innkjøpssamarbeid. 4. Hvordan finansiere en permanent virksomhet slik at behovet for forutsigbare rammebetingelser ivaretas? a. Separat medlemskontingent lignende dagens b. Økning av KS-kontingenten i en periode øremerket digitalisering (krever vedtak på KS Landsting 2016) c. Ulike modeller for brukerbetaling d. Statlige bevilgninger basert på prosjektsøknader e. Trekk av statsbudsjettets kommuneramme i en periode. f. Andre modeller kan også utredes, og en kombinasjon av disse kan være aktuelt.

6 Felles kommunal IKT-arkitektur DigIT DoIT KommIT

7 Felles kommunal IKT-arkitektur er grunnmuren for vår visjon om en enklere hverdag og en effektiv forvaltning Visjonen er at felles kommunal IKT-arkitektur samordner kommunal sektor til å levere digital tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. Kommunene benytter en behovsstyrt tilnærming for å nå målet om enklere hverdag og effektiv forvaltning. Felles kommunal IKT-arkitektur er grunnmure og binder sammen behovet til innbygger og næringsliv, digitale tjenester, fagsystem og fellesløsninger. Kompetente medarbeidere i Norges kommune skaper digitale tjenester sammen med innbyggere og næringsliv.

8 Digital modning sikrer digitalt førstevalg

9 Felles kommunalt rammeverk for digitalisering og felles kommunal IKT-arkitektur leveres i form av verktøykasse og -katalog

10 Brukerorientert tilnærming til digitale tjenester DigIT DoIT KommIT

11 En vanlig familie flytter fra Trondheim til Hamar

12 Nye brukerreiser

13 Å jobbe med tjenestereiser i Hamar kommune Jeg visste ikke at det var så komplisert det vi holder på med hver dag Rikke Sæhlie, rådgiver barnehageavdelingen Hamar kommune

14 1. Innbyggere ser ett land - én kommune. Fylkeskommune DET OFFENTLIGE Staten Kommune I Trondheim var det slik at man automatisk får skoleplass når man går i barnehagen. Jeg fant ut ved en tilfeldighet igjennom barnehagen at man må søke i Hamar. (Ingrid) Jeg håper at de forskjellige instansene innenfor kommunen deler informasjon om individet. Det er bedre for dem og for oss. (Bernt) Det er vanskelig å få et større bilde av hvordan det offentlige henger sammen. Det er ingen selvfølge at innbyggere forstår hvor lite kontinuitet og informasjonsflyt det faktisk er mellom kommuner og innad i en kommune. Oppfatningen om at det offentlige vet alt kan skape feil forventninger. Det er uklart hva slags info som flytter med innbyggeren, og hva innbyggeren selv er ansvarlig for å endre og ta med (Helsejournalen). Prinsipp: Standardisere prosesser. Beskriv helheten og sammenhenger. Gjenbruk elementer og fremgangsmåter på tvers av tjenester og kommuner.

15 6. Informasjon er ofte kommune-sentrisk - ikke innbygger-sentrisk. De fører det samme språket til meg som privatperson. Da setter jeg meg ned og finner ut hva det betyr. Føler meg jo dum. Er jeg dum som ikke forstår det han skriver? For det tror jeg jo. Er jeg den eneste i Trondheim som ikke forstår? (Ingrid) Informasjonen er der, men det er opp til innbyggerne selv å finne den. (Anna Kirah) Kommunens stammespråk gjenspeiles i kommunikasjonen utad. Utilgjengelig språk gjør det vanskelig å finne det man søker etter på nettsidene dersom du ikke kjenner begrepene. Resultatet er at man føler seg dum. Da blir det fort oss og dem. Uforståelige forkortelser: PPT, HIPPT, BUP. Negativt ordvalg: Hos det offentlige blir du en sak. Prinsipp: Forenkle språket. Ta utgangspunkt i mottakeren og tilrettelegg for et felles språk for god kommunikasjon.

16 16. Lite involvering av innbyggere ved utvikling av tjenester. Man kan ikke regne alt i kroner, men i tilfredshet. Så kommer kronene etterpå. (Anna Kirah) Vi får mange sidetreff på nettsidene, men hvorfor det? Er det fordi det er en bra nettside, eller er det fordi det er vanskelig å finne informasjon? (Trine) Det finnes ingen kontinuerlig toveis dialog og samarbeid mellom kommune og innbyggere for sammen å forbedre og forenkle tjenester til det beste for begge parter. Spørreundersøkelser avdekker overfladisk informasjon, men holder også folk på strak arm. Innbyggerne er eksperter på sin egen situasjon og som kunder kan de bidra med verdifulle synspunkter som kan bistå kommunen i å bedre tilrettelegge tjenester. Prinsipp: Samskape. Inviter til dialog.

17 ARKITEKTUR Vi må ta inn over oss at den nye felles kommunale IKT-arkitekturen faktisk er selve grunnmuren i arbeidet med digitalisering. Rune Sandland Sjefsarkitekt KS KommIT DigIT DoIT KommIT

18 Felles kommunal IKT-arkitektur bygger på 7 brukerbehov, 7 funksjonelle krav, 7 arkitekturprinsipper og 5 strategiske føringer

19 7 brukerbehov, 7 funksjonelle krav og 7 arkitekturprinsipper operasjonaliseres med utgangspunkt i 5 strategiske føringer strategiske føringer 1 2 Digitale tjenester skal være tilgjengelige på nett for innbyggere og næringsliv Det skal være fokus på effektiv tjenesteproduksjon i alt arbeid med digitalisering Felles kommunal IKTarkitektur skal muliggjøre effektivisering Virksomhet og IKT skal gå hånd i hånd Nasjonale felleskomponenter skal utnyttes på tvers av kommune og stat

20 Hvordan ønsker vi å skape resultater gjennom praktisk arbeid? Og stimulere til økt kunnskapsdeling Forstå brukerbehovene Kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for innbyggere og saksbehandlere Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser med utgangspunkt i brukerbehovene Lage digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på Utarbeide digitale løsninger og/eller anskaffelsesunderlag for digitale løsninger som understøtter fremtidig tjenesteproduksjon Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse Gjøre leveransene tilgjengelige for kommuner i en helhetlig pakke med verktøy og opplæringsmateriell

21 Gjennom KS KommIT jobber kommunene i fellesskap mot samme mål. Dette forenkler digitaliseringsarbeidet i den enkelte kommune Hovedsteg i implementering av digitale løsninger: 1. Kartlegge behov, krav og gevinster 2. Anskaffe løsning 3. Gjennomføre prosjekt 4. Realisere gevinster Hva leveres til kommunene i KS KommIT verktøykasse Brukerreiser Forslag til nye arbeidsprosesser Metodikk for gevinstkartlegging Maler og verktøy for gevinstkartlegging Kravspesifikasjon Tilknyttede anbudsdokumenter Veiledning for anskaffelsesprosess Metodikk for prosjektledelse Maler og verktøy for prosjektstyring Forslag til prosjektplan Verktøy for opplæring av medarbeidere Metodikk for gevinsthåndtering Maler og verktøy for gevinsthåndtering Verktøy for opplæring av medarbeidere Grunnlag for gevinstanalyser og forslag til gevinstrealiseringsplan Hva kommunene må gjøre selv Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov Evaluering og valg av løsning Lokal prosjektplan Prosjektgjennomføring og opplæring Endringsledelse Endringsledelse Gevinsthåndtering Evt. tiltak for å bedre gevinstrealisering

22 ehelse: Omsorg for i morgen kommune for fremtiden Mld. St. 29 ( ) Felles kommunal IKTarkitektur Kunnskap om, lete fram, mobilisere og ta i bruk samfunnets samlede omsorgsressurser på nye måter Utvikle nye omsorgsformer gjennom ny teknologi, ny kunnskap, nye faglige metoder og endringer av organisatoriske og fysiske rammer Støtte og styrke for kommunenes forsknings-, innovasjons- og utviklingsarbeid på omsorgsfeltet

23 KS SvarUt reduserer opplevd saksbehandlingstid SVARET RETT UT Så fort saksbehandler trykker på knappen «send», får innbyggeren melding på sin telefon eller e-post. SPARER 4-5 DAGER Innbyggeren slipper postgangen. Dette gjør at svaret kommer ca. 4-5 dager raskere.

24 Kommunene sparer tid og penger når vanlig brevpost sendes gjennom KS SvarUt Papirforsendelse Levere brevet til post Legge brevet i konvolutt Hente brevet fra skriveren Skrive ut brevet Ferdigstille brev i systemet Digital forsendelse med KS SvarUt KS SvarUt gjør resten av jobben Ferdigstille brev i systemet FRIGJØR TID FOR ANSATTE SPARER 35 KR PER BREV Saksbehandleren sparer ca. 5 min per brev på oppgaven utskrift, hente utskrift og legge i konvolutt*. I tillegg reduseres internpost håndtering. Vanlig brevpost gjennom KS SvarUt er ca. 35 kr billigere* enn ved forsendelse i kommunen. * Erfaringstall fra Bergen kommune.

25 Det er enkelt å komme i gang med KS SvarUt! Inngå en enkel avtale med KS KommIT Aktiver* sak-/arkivmodul som er integrert med KS SvarUt Sett opp kontoen gjennom få enkle steg i grensesnittet Ta i bruk - trykk på «send» i fagsystemet * Kommunen betaler kostnaden knyttet til installering av sak-/arkivmodul og evt. oppgradering av sak-/arkivsystemet til sin systemleverandør.

26 KS SvarUt - rimelig, effektiv og sikker formidling av post til innbyggere/næringsliv KS SvarUt er en felleskomponent som formidler post til innbyggere og næringsliv via meldingstjenesten i Altinn eller via sentral utskriftsleverandør. Komponenten knyttes til sak/arkivsystemet og andre fagsystemer. KS SvarUt formidler posten digitalt til riktig mottaker, basert på fødselsnummer eller organisasjonsnummer. Brev blir sendt til utskrift dersom mottaker ikke leser digitalt innen 2 dager. KS SvarUt er tilgjengelig og fremtidsrettet. Funksjonaliteten videreutvikles løpende, og KS SvarUt vil fungere sømløst til sikker digital postkasse. KS SvarUt er enkelt! KS SvarUT er laget av kommunene for kommunene

27 ØKONOMI DigIT DoIT KommIT

28 Gevinstkokebok - gevinstrealisering i digitaliseringsprosjekter forklart steg for steg KS KommIT har utarbeidet en metode for gevinstrealisering i form av en Gevinstkokebok. Gevinstkokeboken inneholder en enkel oppskrift på hvordan kommunene kan jobbe med gevinstrealisering før, under og etter IKTprosjekter. Boken understøttes av verktøy og maler i excel som kan benyttes av kommunene for å kartlegge, analysere og håndtere gevinster. Kokeboken er tilgjengelig på KS Læring, og det arrangeres klasseroms kurs i gevinstmetodikken for rådmenn, enhetsledere og prosjektledere.

29 IKT-kostnads- og modenhetsanalyse - kartlegging av kostnad og kvalitet knyttet til IKT og digitalisering IKT-kostnads- og modenhetsanalyse sammenligner kostnad og kvalitet på IKTtjenestene i norske kommuner. Analysen omfatter totale kostnader og kostnader knyttet til spesifikke tjenester og systemer, samt fagområder helse og velferd, skole og oppvekst, og plan, bygg og geodata. Kvalitet blir målt på bakgrunn av spørsmål rundt tjeneste-omfang, IKT-modenhet, brukertilfredshet og digitaliseringsgrad. Snart 50 kommuner har gjennomført analysen, og KS KommIT inviterer flere til å delta.

30 KommIT fokuserer på digitalisering og IKT Prioriterte «kompetanseområder»*: Hovedtiltak for å realisere visjonen: KommIT skal levere fokusert digital læring for prioriterte målgrupper innen «våre» kompetanseområder KommIT skal etablere en digital arena for læring, kunnskapsdeling og samhandling (teknisk plattform) KommIT skal legge til rette for at kunnskap kan deles på tvers av kommunene både digitalt og analogt (adferdsendring) Arkitektur Bruk av digitale løsninger Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Kravstilling, bestilling og anskaffelse av IKT Prosesstankegang og -forbedring Prosjektledelse Endringsledelse Gevinstrealisering IKT-styring Raskere, smarte og bedre kommuner * Områder gjenstand for kontinuerlig evaluering

31 e-læring (trad. CBT) INNEBYGD SYSTEMSTØTTE Ulike «kanaler» fokuseres i KS Læring både analoge og digitale Klasseromkurs som gjennomføres med Instruktør gjerne av lokale «fyrtårn» Kurs gjennomført av «fyrtårnsinstruktør» via web-video Videokurs og opptak med eller uten interaktive løsninger ONSITE SEMINAR WEBINAR A/V CASTING Interaktive kurs på nett uten «fysisk» instruktør DOKUMENT BRUKERFORA Innebygd brukerstøtte i IKT-systemer f.eks. felthjelp og popupvinduer Opplæringsdokumenter eller reproduserbart inspirasjonsmateriell Basert på «digitale» nettverk av personer som både vil og settes i stand til å kunne Uformell læring og veiledning fra kollegaene på arbeidsplassen (der og da trening) D&D TRENING GUIDER Veiledninger eller kokebøker knyttet til spesifikke fagområder (ex. Gevinstrealisering)

32 Digital læringsarena for kunnskapsdeling og kompetanseutvikling Åpen side for alle skape nysgjerrighet, promotere innhold fra flere «kilder Pålogging via IdPorten for tilgang til «egne» sider hvor som helst og fra hva som helst Løsningen gir muligheter for både kunnskapsdeling og kompetanseutvikling Enkelt design, fokus på «innsalg» av ny læringsarena, tilpasset mobil aksess, bør gi «wow» effekt Visuelle virkemidler med samme designpalett gjenbrukt fra topp til bunn (hvis mulig) 50+ kommuner er allerede i prosess med løsningen

33 tilgjengelig 24/7/365 Teknisk plattform: Utviklings- & driftspartner: Verktøy: VideoScribe Captivate Lectora Innregistrering & pålogging

34 Felles kommunal IKT-arkitektur gjøres nå tilgjengelig i form av en egen verktøykasse inne i KS Læring Oppskrift på digitale tjenester som gir gevinster: Analyser av brukerbehov Beskrivelser av nye måter å jobbe på Krav til IKT-arkitektur og felleskomponenter Forslag til kravspesifikasjoner

35 Hvordan ser verden ut når vi har lykkes? «En samordnet kommunal sektor som leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg»

36 digitalisering = fremtiden Ny lærings arena æra Volker Hirsch

37 Tenke digitalt Jobbe nasjonalt Gjennomføre lokalt KS KommIT Tromsø

38 Vi har ikke kultur for gevinstrealisering i vår kommune Fokus på gevinstrealisering er fraværende hos oss 91%* av spurte kommuner opplever gevinstrealisering som en utfordring Vi forutsetter at gevinster realiseres automatisk Vi vet ikke hvor vi skal starte med gevinstrealisering Kilde: KommIT, 2013; n=120

39 Gevinstrealisering er aktiviteter som skal lede til at positive effekter ved en endring blir realisert Gevinster er nyttevirkninger, fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd ved et prosjekt eller tiltak. Gevinstrealisering er aktiviteter som skal lede til at de ønskede og planlagte gevinstene blir realisert. Gevinstrealisering Gevinst

40 Et nytt IKT-system medfører i seg selv sjelden eller aldri gevinster NYTT IKT-SYSTEM GEVINSTER

41 Det er menneskene som skal bruke IKT-systemet som kan tilføre gevinsten NYTT IKT-SYSTEM GEVINSTER

42 Gevinster kan realiseres ved å endre på arbeidsprosesser Dagens arbeidsprosess Slik jobber vi i dag Kommunen mottar barnehagesøknad via papirskjema Ny arbeidsprosess Slik skal vi jobbe Kommunen mottar barnehagesøknad på nett Endring Endring som ny måte å jobbe på medfører Barnehageopptak automatiseres og digitaliseres Gevinst Positiv effekt av endringen - Frigjort tid - Bedre tjenester

43 For å realisere gevinster må mennesker ledes gjennom en endringsreise dette kalles endringsledelse Endringsledelse er aktiviteter knyttet til forankring, kommunikasjon og opplæring som skal gjøre berørte parter i kommunen i stand til å realisere gevinstene. GEVINST Endringsreise NYTT IKT-SYSTEM

44 Hva kan økt fokus på gevinstrealisering i IKT-prosjekter medføre for en kommune? Mer effektiv ressursutnyttelse Smartere IKT-anskaffelser Økt fokus på at IKT-prosjekter egentlig handler om at mennesker skal endre måten å jobbe på Økt fokus på beviselige effekter og ansvarliggjøring

45 Interessenter i gevinstrealisering har ulike roller og behov Rolle Behov POLITIKERE ADMINISTRATIV LEDELSE OG ENHETSLEDERE Vedtar strategier Behandler politiske saker Legger føringer Allokerer ressurser Definerer fokus Fremlegger budsjett Forstå og beslutte Styre effektivt IKT-AVDELING MELLOMLEDERE / AVDELINGSLEDERE Er utfører, jobber både med virksomhetssiden og IKT-medarbeidere Implementerer endringer Er ansvarlig for gevinstrealisering Samarbeide Fokusere på og forbedre sitt fagområde INNBYGGERNE Mottar tjenester Få best mulig tjenestetilbud LEVERANDØRER Påvirker infrastruktur Få kommunen til å lykkes

46 Hvordan jobbe med gevinstrealisering før, under og etter prosjekt? FØR PROSJEKT UNDER PROSJEKT ETTER PROSJEKT

47 Hvordan ser en optimal fordeling av tid ut før, under og etter prosjekt? Før prosjekt Under prosjekt Etter prosjekt? %? %? %

48 Gevinstrealisering skal jobbes med før prosjektet, under prosjektet forbrukes det litt mindre tid, og etter prosjektet kommer den virkelig store jobben Før prosjekt Under prosjekt Etter prosjekt Angitt tidsforbruk til gevinstrealisering

49 Gevinstkokeboken gir deg en strukturert tilnærming til gevinstarbeidet over fem faser 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere

50 Gevinstrealisering er en iterativ prosess 1. Konsept 5. Realisere 2. Planlegge 4. Overlevere 3. Gjennomføre

51 Hver fase bidrar til at gevinstene blir realisert 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Kartlegge potensielle gevinster, hvem som berøres og vurdere gevinster mot kostnader Planlegge gevinstrealisering: knytte gevinster til konkrete tiltak, måleindikatorer og ansvarlige Sørge for at gevinstrealiseringstiltak gjennomføres som planlagt Sikre smidig overgang til linjen, slik at linjen er forberedt på å realisere gevinster Følge opp gevinster jevnlig og iverksette korrigerende tiltak ved avvik

52 Konsept

53 Gevinster genereres av endringer i arbeidsprosesser. Derfor starter gevinstrealisering med prosesskartlegging 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Kommunen leverer resultater gjennom arbeidsprosesser. Gevinstrealisering skjer når arbeidsprosesser utføres på en ny måte Ressurser Arbeidsprosesser Resultat

54 Begynn med å kartlegge dagens arbeidsprosess: Hvordan utføres arbeidsprosessen i dag? 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Eksempel fra Lyngdal kommune:

55 Videre kartlegger du fremtidig arbeidsprosess: Hvordan bør fremtidig arbeidsprosess se ut? 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Eksempel fra Lyngdal kommune:

56 Hvilke endringer kreves for å gå fra dagens arbeidsprosess til fremtidig arbeidsprosess? Hvilke gevinster vil endringene skape? 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Hvilke endringer i arbeidsprosesser har blitt identifisert? Hvilke gevinster skaper endringene? Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene realisert?

57 Arbeidsprosess- og endringsanalyse foretas typisk under en workshop 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere HVEM: 2-6 fagpersoner (inkludert de som faktisk jobber med arbeidsprosessen), IKTmedarbeidere, enhetsleder og en nøytral fasilitator/gevinstekspert. HVORDAN: Alle bidrar til diskusjoner og idémyldring, fasilitator/gevinstekspert fasiliterer. Fasilitator/gevinsteksperts rolle er å skape en atmosfære av åpenhet og kreativitet, samt tilrettelegge for et produktivt møte med dokumenterte resultater.

58 Innflytelse Kommunen bør kartlegge interessenter helt fra starten 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Analyse av hvem som berøres av endringen: Hvem berøres av endringen? Hvordan berøres disse menneskene? Hvilken påvirkningsgrad har de på endringsprosessen? Hvilken holdning har de til endringen? Holdning til prosjektet

59 Det bør defineres strategi for håndtering av hver interessenttype 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Utarbeidelse av strategi for å håndtere de ulike interessentene: Hva skal strategi for forankring, kommunikasjon og opplæring være? Hold fornøyd Hold informert Hold forpliktet Hold engasjert

60 Planlegge

61 Planlegg godt hva som skal gjøres for å realisere gevinster og hvordan dette skal følges opp 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert?

62 Hold fokus på endringsledelse i planleggingsarbeid 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Utarbeid gevinstrealiseringsplanen i tett dialog med linjen, slik at tiltak, ansvar og frister blir godt forankret. Inkluder tiltak knyttet til kommunikasjon, forankring og opplæring i gevinstrealiseringsplanen.

63 Eksempler på måleindikatorer for ulike typer gevinster 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Direkte Indirekte Kvalitative Regnskapsførte kostnader i kroner totalt/per fagområde/per arbeidsprosess Antall hendelser som fører til innsparing Vare-/tjenesteforbruk f.eks. papir, tonere, porto Reduksjon i pris per vare/tjeneste Antall årsverk knyttet til oppgaven Tid brukt på oppgaven Antall fysiske permer som ansatte jobber med Søketid ved utføring av oppgaven Saksbehandlingstid Antall reiser/reisetid Andel oppgaver som gjennomføres elektronisk Antall rapporter/meldinger/ fakturaer/registreringer/osv. som håndteres elektronisk Antall ledd per arbeidsprosess Brukertilfredshet blant innbyggerne eller medarbeiderne Sykefravær blant ansatte Antall klager fra innbyggerne eller medarbeiderne Søketid/ventetid/saksbehandlingstid for innbyggerne Antall ulykker Antall negative/positive medieoppslag Antall søknader som behandles elektronisk Antall feil i saksbehandling Antall elektroniske tjenester Antall telefonhenvendelser til kommunen CO2-produksjon Papir/tonerforbruk

64 Fyll ut oppfølgingsplan for å definere hvordan indikatorene skal måles 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere

65 Realisere

66 Resultatoppfølging 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere En god resultatoppfølging: Har tydelig fokus fra ledelsen Etablerer tydelige roller og ansvar Jobber med kontinuerlig endringsledelse i organisasjonen Skaper ansvarskultur Feirer måloppnåelse Sikrer målrettet innsats Gir mulighet til å identifisere og håndtere avvik

67 digitalisering = fremtiden Ny lærings arena æra Volker Hirsch