Årsplan 2019 IKT. Årsplanen inneholder noen faktaopplysninger om enheten.

Transkript

1 Årsplan 2019 IKT Årsplanen inneholder noen faktaopplysninger om enheten. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i kommende år. Årsplanen viser hvilke resultater som det arbeides for å oppnå og hvordan enheten skal få til ønskede resultater.

2 Om enheten: IKT skal bidra til at: Kommunen leverer gode digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg Digitaliseringsprosjekter underbygger utviklings- og endringsprosesser som fører til at enhetenes tjenesteproduksjon forbedres IKT skal i forbindelse med den interne og eksterne tjenesteproduksjonen, ha fokus på forenkling, forbedring og fornying basert på statlige føringer og kommunale planer. IKT utgjør et tjenesteområde organisert hos rådmannen. Tjenesteområdet har budsjettansvar for "IKT-felles". IKT-ansvarlig er rådgiver i rådmannens stab. IKT-konsulenten er administrativt knyttet til organisasjonsavdelingen. Driftsoppgavene utføres av eksternt firma. IKT følger opp driften i hht. inngått kontrakt. IKT skal bidra i endringsprosesser ved å understøtte bruken av digitale løsninger som enhetene prioriterer og som er i tråd med vedtatte planer. Det omfatter både investeringsprosjekter og løpende IKT-drift. Sikker og effektiv drift skal gi brukerne en stabil arbeidssituasjon. Gjennomføring av IKTtiltak forutsetter en gevinstrealiseringsprosess der en skal ha fokus på nytteverdien i forhold til enhetenes mål og strategier. IKT identifiserer hvilke IKT-tiltak som skal gjennomgå en gevinstprosess. Organisasjonsavdelingen har fasilitatoransvaret ved slike prosesser. IKT skal bidra til å utvikle en samordnet leveranse av digitale tjenester som gir innbyggerne og næringslivet et reelt digitalt førstevalg i tråd med kommuneplanens mål og prioriteringer. Digitale mål og tiltak som understøtter dette fremgår av digitalstrategien «Reelt digitalt førstevalg». Planens handlingsdel skal rulleres årlig og danner grunnlag for årsbudsjetter og økonomiplanen. Etablering av ny felles driftsplattform for Nye Lyngdal Kommunenes nåværende driftsavtaler med ASPIT og DDV vil opphøre fra og med Fra denne datoen vil ASPIT ha ansvar for all IKT-drift i den nye kommunen. Valgt leverandøren har i hht. kontrakten ansvar for å utarbeide en detaljert tids- og aktivitetsplan for hvordan overtakelsen skal gjennomføres. Leverandøren skal overta drift av applikasjoner og infrastruktur for de to kommunene. I forbindelse med overtakelsen skal applikasjoner og infrastruktur konsolideres på en felles plattform. IKT må påse at denne prosessen gir ønsket resultat. For applikasjoner vil det gjennomføres en prosess for å velge hvilke applikasjoner som skal videreføres i ny kommune. Det vil både være aktuelt å samordne, oppgradere og innlemme den andre kommunen i applikasjoner som allerede benyttes, men det vil også være aktuelt å gå til anskaffelse av nye applikasjoner frem mot sammenslåingstidspunktet. Dette vil bli vurdert og avklart fortløpende. Denne prosessen bør være avsluttet tidlig i Det vil i perioden frem mot også foregå en løpende vurdering av hvilke funksjonelle løsninger som skal kjøres med samme driftskonsept som i dag og hvilke som eventuelt skal leveres

3 skybasert med tilsvarende funksjonalitet. Planen skal også inneholde nødvendige tiltak knyttet til arkiv og avlevering av uttrekk til depot. Aktuelle historiske databaser må etableres og være tilgjengelige i aktuelle systemer. Det er kritisk at en samlet ny IKT-drift leveres fra og at overtakelsen ikke fører til brudd i den nye kommunens tjenesteproduksjon. For å sikre driften skal fremdriftsplanen inneholde en plan for tilbakerulling og løsning for nøddrift. Økonomi Driftsregnskapet for IKT har de senere år vært i balanse. Det er viktig å sikre at implementerte produkter gir ønsket tjenesteproduksjon og at alle utgifter inngår i budsjetteringsgrunnlaget. Erfaringsmessig påløper det utgifter som ikke er inntatt i budsjettet. Dette kan bla. skyldes nye statlige pålegg, ikke-planlagte oppgraderinger av applikasjoner og tekniske feil ved infrastrukturen. Budsjettmessige omprioriteringer, primært innenfor investeringsbudsjettet, må da vurderes. Handlingsplanen angir en investeringsramme for IKT på kr. 3,2 mill. Et stort prosjekt er klientkjøp grunnet overgang til Windows 10 (kr. 1,0 mill). Forhold vedrørende trådløse nett, sikkerhetsløsninger og hardwarelisenser er inntatt i budsjettet. Det er også avsatt kr 2,0 mill til bredbåndsutbygging. Det er i handlingsplanen for 2019 forutsatt at IKT-utgifter knyttet til etableringen av Nye Lyngdal vil bli dekket av fellesbudsjettet for kommune sammenslåingsprosjektet. Budsjettkontroll Styringsindikator Totalt revidert Mål 2019 budsjett 2019 Budsjettavvik ,0% Ajourhold av tjeneste- og programvareoversikt Løpende kontroll av regnskapet Gjennomføre budsjettendringer

4 Tjenestekvalitet Kommuneplanen har som mål å sikre et digitalt førstevalg og at teknologi benyttes på en forsvarlig måte som øker effektiviteten og kvaliteten på tjenestene. Det skal en oppnå via gode og effektive digitale verktøy til saksbehandling, oppfølging av interne prosesser og bruk av felleskomponenter. Kommunens ledere skal ha fokus på sammenhengen mellom tjenesteproduksjon og teknologibruk og de ansatte skal ha nødvendig digital kompetanse. Det er et mål å ha stabile og sikre kommunikasjonsløsninger, herunder redundante server og nettverksløsninger. Kommunen skal sørge for datalagring som tilfredsstiller krav til personvern og arkivering. En vil ha fokus på videreutvikling av rutiner og sikkerhetsopplegg, samt drift av servicedesken. Tilsvarende gjelder for kritiske driftsfeil (A-feil), samt å opprettholde kort responstid på helpdesksaker. Gjennomføring av investeringstiltak må skje i tett dialog med enhetene slik at gevinstrealiseringsprosesser, opplæring og prosjektorganiseringen sikrer enhetens eierforhold til digitale verktøy. Kommunesammenslåingen med Audnedal kommune i 2020 vil ha store digitale konsekvenser. I handlingsplanen er aktuelle prosesser/prosjekter omtalt. Fellesnemda vedtok at Lyngdal kommune sin tjenestemodellen skal benyttes i den nye kommunen. Basert på offentlig anbud er ASPIT valgt som leverandør av IKT-driftstjenester i nye Lyngdal. IKT-drift Antall A-feil 1 0 Gjennomgang av infrastruktur Sørge for nødvendige ressurser gjennom budsjettet Gjennomføre testing i forkant av store omlegginger Andel som får kontakt med telefonsupport hos ASPIT i løpet av 2 86 % 80 % minutter. Innhente måledata fra driftsleverandør Jevnlig gjennomgang av måledata på driftsmøtene

5 Andel supportsaker løst innen 1 arbeidsdag. 50 % 50 % Innhente måledata fra driftsleverandør Jevnlig gjennomgang av måledata på driftsmøtene Intern brukerundersøkelse Enheten har nødvendig kjennskap til digitalstrategien "Reelt førstevalg". Informere enhetene ved årlig rullering av handlingsplanen Andel enheter som har nødvendig eierskap til de IKT-prosjektene som gjennomføres i enheten Sørge for at enhetene deltar med nøkkelpersoner i prosjekter Andel enheter som opplever å være informert om at gevinstrealiseringsskjema skal benyttes ved forslag til tiltak ved rullering av handlingsdelen i digitalstrategien Informere enhetene ved utsending av IKT sitt årlige budsjettrundskriv