Saksbehandler: virksomhetsleder Hege Brænna. Digitaliseringsstrategi

Transkript

1 Arkivsaksnr.: 17/1162 Lnr.: 9531/17 Ark.: Saksbehandler: virksomhetsleder Hege Brænna Digitaliseringsstrategi Rådmannens innstilling: 1. Digitaliseringsstrategien for Lunner kommune vedtas og legges til grunn for videreutvikling av Lunner kommune. 2. Administrasjonen kan gå i dialog med andre kommuner for å finne de beste løsningene for fremtidens organisering av IKT. Sammendrag: Den vedlagte digitaliseringsstrategien f or Lunner kommune skal gi føringer for videreutviklingen av kommunen. Den gir en fremstilling av situasjonen i dag og peker ut en retning for fremtidig utvikling. I tillegg er det vedlagt en anbefaling om fremtidig organisering utarbeidet av PA Conculting. Endring i fremtidig organisering er nødvendig for at vi skal oppnå digitaliseringsstrategien. Planen er oppfølging av politisk behandling av sak den IKT- STRATEGI saksnummer: 108/16 Saksutredning: Fakta: Gjennom arbeidet med IKT strategi har vi valgt å endre strategien sitt navn til digitaliseringsstrategi da digitalisering favner mer enn IKT. Digitaliseringsstrategi beskriver hva Lunner kommune ønsker å oppnå med digitalisering og hvordan. Strategien gir en langsiktig visjon for digitalisering og definerer ambisjon og målbilde for Den beskriver videre fem strategiske satsinger på vei mot målbildet, og det er utarbeidet en tentativ plan med viktige tiltaksområder de neste fire årene. I tillegg er det angitt at kommunen i begynnelsen av strategiperioden må arbeide med og få på plass en tilfredsstillende «grunnmur» innen teknisk infrastruktur, styringsmodell og innføring av metodikk/verktøystøtte. Strategien skal være langsiktig og vi må se den i sammenheng med andre overordnede strategier. Eventuelle tiltak og investeringer vil bli fremmet gjennom i årlige budsjettprosesser med aktiviteter og tiltak for ett til flere år. Riktig bruk av digitalisering gir ledelsen styringsdata om økonomi, kvalitet, produktivitet og måloppnåelse. Dette gir et godt analysegrunnlag for planlegging og beslutninger. Side 1 av 5

2 Det har blitt gjennomført to ulike analyser av IKT i Lunner kommune i 2016: IKT kostnads- og modenhetsanalyse gjennomført av PA Consulting. Denne analysen sammenligner Lunner kommune med flere andre kommuner på modenhet og kostnader. Sikre en moderne, stabil og sikker fremtidig IKT infrastruktur og drift. Denne analysen ble gjennomført av Atea. Hovedtrekkene i Kostnads- og modenhetsanalysen viser at: Lunner scorer lavt på kvalitet blant annet på grunn av et lavt tjenesteomfang. Kommunene har ikke en tjenestekatalog med garanterte respons- og oppetider som gir store utslag i analysen Lunner har en høy kostnad per innbygger blant annet på grunn av dyre lisensavtaler, mange årsverk brukt på IT-ansvarlige i skolene og brukerstøtte. Anbefalinger Få bedre kontroll på driftsrelaterte oppgaver Skille mellom driftsrelaterte oppgaver og IKT-strategiske oppgaver Øke strategisk fokus innen IKT Jobbe systematisk med gevinstrealisering i kommunen Få bedre kontroll på driftsrelaterte oppgaver Starte opp arbeid med IKT-strategi og tiltaksplan Utarbeide IKT-strategien i samarbeid med virksomhetssiden i kommunen Frigjøre ressurser som kan drive digitalisering og utvikling Analysen fra Atea viste følgende status på IKT-infrastruktur og drift: Server: Lite homogent miljø med mange eksisterende feil Lagring og backup: Servere må flyttes til nyeste lagring Nettverk: Brannmurer er meget gamle og er ikke supportert lenger Anbefalinger: Ulike feil i løsningen som snarlig (eller allerede i dag) medfører nedetid og tilleggskostnader. Alvorlige mangler som medfører ytelsesproblemer eller innebærer en betydelig sikkerhetsrisiko. Vi har fulgt anbefalingene til Atea og jobbet systematisk for å bedre IKTinfrastrukturen. Det er i løpet av det siste halvåret gjort mye med våre servere og vi jobber dedikert med driftsrelaterte oppgaver for å rette mangler og unnvære nedetid. I tillegg er det ansatt ny leder for IKT. RÅDMANNENS ANBEFALINGER Lunnerkommune bør reorganisere IKT-området med personell med riktig kompetanse og nok ressurser til å møte samfunnets krav og fremtidens muligheter innenfor digitalisering. Side 2 av 5

3 Vi skal derfor vurdere hvordan IKT bør organiseres i kommunen for å innfri strategien. Bakgrunnen er å minimere risikoen og sårbarheten rundt bemanning og kompetanse innen IKT. I tillegg må vi sikre sterkere strategisk kompetanse og utvikling. Av den grunn bør kommunen vurdere å inngå i et samarbeid med andre. Nivået på samarbeidet og hvem man bør samarbeide med, må vi utrede videre. Vi foreslår derfor å vurdere nærmere 2 muligheter: Samarbeid med nærliggende andre kommuner Samarbeid med andre eksisterende kommunesamarbeid Forhold til kommunedelplan kommuneorganisasjonen Digitaliseringsstrategi for er utarbeidet på bakgrunn av kommunestyrets behandling av kommunedelplan Kommuneorganisasjonen. Økonomiske konsekvenser Digitaliseringsstrategien inneholder flere retningsgivende mål. Arbeidet vil vi fremme i årlige budsjett- og handlingsplaner med aktiviteter og tiltak for ett til flere år. Rådmannens vurdering Lunner kommune skal levere digitale tjenester som gir innbyggere, næringsliv og ansatte et reelt digitalt førstevalg. Vi skal utvikle den digitale kommunen med raskere og bedre tjenester, hvor innbyggere primært benytter elektronisk kommunikasjon. På bakgrunn av dette har rådmannen valgt en strategisk tilnærming som på den ene siden er visjonær og retningsgivende, samtidig med at den må gjøres levende og gi oss et bredere spillerom, under hensyn til at mulighetene innenfor digitalisering og verktøyene forandrer seg. Digitaliseringsstrategien, behov for reorganisering av IKT, og analysene fra PA Consulting og Atea viser at det vil være et ressurs- og investeringsbehov i årene fremover. For å kunne nå målet med digitalisering og ta ut gevinstene i etterkant, er det viktig å planlegge innføring av nye IKT-systemer som organisasjonsprosjekter, og ikke som IKT-prosjekt. Erfaringer viser at hovedutfordringene ved innføring av IKTsystem er knyttet til organisasjon og arbeidsmetoder. Endring av arbeidsprosesser utført av ledere med kompetanse innen endringsledelse er et viktig suksesskriterium for å ta ut gevinstene og at vi lykkes med digitaliseringen. Ofte vil gevinstene bli realisert først når nye arbeidsrutiner er etablert og systemet har vært i drift noen år. Gevinster kan være både kvalitative og direkte og indirekte kvantitative. Vi må legge en plan for hvordan de ønskede gevinstene skal håndteres. Vi må etablere en forståelse for at gevinstene ved innføring av digitalisering ikke nødvendigvis kan bli realisert umiddelbart. Samtidig er IKTplattformen i dag svært sårbar. Mulighetene for vesentlige avvik i drift av IKTsystemer er betydelig. Å unngå denne type avvik, som for eksempel driftsstans, kan gjennom å forebygge driftsstans, i seg selv gi betydelig gevinster. Informasjonssikkerheten må vi ivareta med hensyn til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet. Målet er å skape en innovativ kommune med fokus på effektivitet i vedtaksproduksjonen og innbyggernes velferd. Rådmannen vil arbeide videre med Digitaliseringsstrategien, og presentere oppfølgingen årlig. Rådmannen vil ikke bare arbeide videre med strategien, men Side 3 av 5

4 også anbefale en prosess som primært skal føre LK inn i et digitalt samarbeid, gjerne interkommunalt. Forslag til alternativer Analysen fra PA Consulting viser at Lunner kommune har høye IKT-kostnader, lav total digitaliseringsgrad og lav kvalitet. Ved å videreføre dagens modell uten større endringer vil dette forsterkes, og kommunen vil få utfordringer med å følge samfunnets krav og behov innen digitalisering. Konsekvenser Mulighetene innenfor digitale løsninger i fremtiden er stor. Dette gjelder blant annet velferd, oppvekst, utdanning og teknisk. Hvis Lunner velger å fortsette med dagens modell vil effektivitetsgapet mellom Lunner og kommuner med høyere digitaliseringsgrad øke ytterligere. Mulige konsekvenser ved å fortsette med dagens modell: Effektiviteten vil gradvis reduseres etter hvert som løsningene blir utdaterte og umoderne Stort vedlikeholdsbehov på gamle løsninger kan medføre høye vedlikeholdskostnader og lengre perioder hvor systemene er utilgjengelige Fremdeles lav digitaliseringsgrad Fremdeles lite gevinstrealisering og strategisk kompetanse Sårbarheten med henhold til kompetanse og bemanning forsterkes etter hvert som løsningene blir eldre og krever mer manuell drift Kan medføre tap av data Dokument i saken: Vedlagt til behandlende organ: 1. Digitaliseringsstrategi Fremtidig organisering av digitaliseringsarbeidet Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 4 av 5

5 Side 5 av 5