Bestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering

Transkript

1 Bestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering Wenche Ludviksen Sæther Seniorrådgiver Difi

2 Agenda Hva må man konkret ta stilling til ved implementering av bestillingssystem Måling og rapportering Samhandlingsavtalen v 3.1 Regulerer elektronisk samhandling mellom leverandør

3 Hva må man konkret ta stilling til ved implementering av et bestillingssystem? Kartlegge nåsituasjon hvor er vi og hvor skal vi? Organisasjonsanalysen består i hovedsak av gjennomgang av et ansvarskart for e-handel som beskriver: Hvilke oppgaver som må og bør utføres Hvilke roller som har hvilket ansvar i de ulike oppgavene Hvor mye ressurser hver oppgave vil kreve Hvilken kompetanse som kreves for å utføre oppgaven

4 For mer informasjon og tilgang til dokumenter og maler se Difis prosjektrammeverk

5 Kartlegge interessentene Hvem blir berørt av innføringen? Ledere på alle nivå, bestillere, tillitsvalgte, regnskap, økonomi, faktura, ikt.. Hvem er positiv og kan være gode endringsagenter? Hvem vil stritte imot, og hvordan vil motstanden arte seg?

6 Hvordan kommunisere med interessentene? E-post Intranett Fysiske møter.. og hvor ofte?

7 Rolle- og ansvarsmatrise Hvem skal ha ansvar for hva i drift? Knytt ansvar til roller Knytt rollene til stilling/funksjon, ikke person!

8 Rollebeskrivelser

9 Hvem skal bestille, attestere og anvise? Hvem skal bestille, kontere, attestere og anvise? Hvem gjør dette i dag? Hvem skal gjøre det i fremtiden?

10 Færre og mer profesjonaliserte bestillere? Bestiller oftere, mer tidseffektiv Kjenner avtalene bedre, gjør smartere kjøp til bedre priser Bruker ofte lagrede handlelister reduserer tid ved hver bestilling Kan lagre varer ferdig kontert og attestert

11 Avropsmetoder? Alle avtaler på varer, tjenester, service, abonnement mm bør gjøres tilgjengelig i systemet Systemet holder orden på hvilken leverandør man har avtale med

12 Standardisering av sortiment? Fokus på varer som oppfyller krav til pris, kvalitet, miljø e.l. Færre handlevogner å lagre og vedlikeholde i systemet Færre varer gir mindre vedlikehold av lager og trenger mindre plass

13 Kartlegge leveringsadresser og -punkter Skal GLN brukes som unik identifikator?

14 Ordre- /fakturamatch Tenk integrert løsning på sikt, også regnskapsføring og fakturahåndtering når dere planlegger og tilrettelegger Ved ulik leverandør av bestillings- og fakturasystem: Bestillingssystem sender EHF ordre EHF faktura faktura match Hvis ordre-/fakturamatch: også reduserte transaksjonskostnader på fakturahåndtering

15 Behov for å oppdatere styrende dokumenter? Økonomireglement Anskaffelsesstrategi Andre interne dokumenter, prosesser, prosedyrer, rutiner?

16 Gevinster og gevinstrealisering Tenk gevinstrealisering gjennom hele implementeringsfasen Hva vil vår virksomhet oppnå (kvantitativt og kvalitativt)?

17 Sporbarhet Elektronisk arkiv hvor alle bestillinger lagres i hele avtaleperioden

18 Økt avtalelojalitet Handler hos rett leverandør kun egne avtaler og sortiment i systemet Styrer hvor det handles, sikre at avtalene brukes Bedre priser og betingelser ved ny konkurranse ved større avtalelojalitet

19 Kontraktsoppfølging Oversikt over leverandørreskontro, ledetider, leveringsdyktighet, feilfakturering mm gjør god avtaleforvaltning lettere

20 Bedre styringsinformasjon Statistikk over kjøp fra eget system Ikke prisgitt statistikk (av varierende kvalitet) fra leverandørene Oversikt over alle handelsdata på ett sted Gir grunnlag for god virksomhetsstyring

21 Måling og rapportering underveis

22 Kontinuerlig måling Leder Avdelingsleder Kontinuerlig forbedring er målet Legg opp rapporteringsrutiner jevnlig Fange data for gjenbruk i planleggingsfasen Avtaleansvarlig Bestillere Direktoratet for forvaltning og IKT

23 Forankring Sørg for at beslutningen om å innføre e-handel er forankret i virksomheten fra topp til bunn Ledelsen beslutter og er tydelige på forventninger Linjeledere er lojale og tydelige med tanke på forventninger til sine medarbeidere Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen Etterspør resultater, gjerne som en egen post i fast rapportering

24 Samhandlingsavtalen v 3.1

25 Utvikling/endring er den langsomste prosessen i en virksomhet Derfor er det viktig å starte tidlig ofte før organisasjonen selv ser behov

26 Når problemene tårner seg.. 2. Kan ikke? 4. Har ikke muligheter til Sørg for at forankringen er på plass, fra topp til bunn! Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i mål man får ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi Sørg for at alle vet hvilke roller og ansvarsområder de har Fokus på roller, ikke person Forvent og tillat motstand ingen fasit Forstå og forklar og forklar igjen Etterspør resultater, gjerne som en egen post i fast periodisk rapportering (eks månedsrapportering) Loggfør henvendelser og lær av det som skjer

27 Kort sjekkliste: 1. Godt kartleggings- og utredningsarbeid 2. Identifiser de ulike prosessene som må endres 3. Identifiser interessenter, og hvordan kommunisere 4. Synliggjør hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som følger med endringene, og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva? Definer roller 5. Knytt ansvar til roller 6. Knytt rollene til stilling/funksjon, ikke person! 7. Kartlegg leveringsadresser og punkter (kan være flere pr bygg) 8. Sørg for at forankringen er på plass, fra topp til bunn! Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i mål man får ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

28