Hvordan oppnå større suksess med e-handelsprosjektene? Presentasjon av e-handelsteam. Seniorrådgiver Arve Sandvoll 18.mars 2014

Transkript

1 Hvordan oppnå større suksess med e-handelsprosjektene? Presentasjon av e-handelsteam Seniorrådgiver Arve Sandvoll 18.mars 2014

2 Difis e-handelsteam i 2014 Difi har etablert et e-handelsteam for 2014, og ønsker med det å bidra til å øke kompetansen og synliggjøre forbedringspotensialet hos offentlige virksomheter som har tatt Ehandelsplattformen eller aksesspunktinfrastrukturen i bruk Det er Seksjon for Teknologi og støttesystemer (STS) i Anskaffelsesavdelingen i Difi (ANS) som har ansvaret for oppgavene som Difis E-handelsteam tilbyr offentlige virksomheter Her snakker vi om faglig bistand ifm. planlegging, organisering, oppstart og gjennomføring av e-handelsarbeidet i virksomhetene Mottakere er statlige, fylkeskommunale eller kommunale virksomheter, enkeltvis eller som er i en eller annen form for innkjøpssamarbeid Teamet består av 5 personer med bred erfaring med implementering, gjennomføring og drift av e-handel i offentlige virksomheter.

3 E-handelsteamet består av: Monica Ekrem, Ålesund kommune og Innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre Wenche Ludviksen Sæther, Kristiansund kommune og Nordmøre Interkommunale Innkjøpsordning Kristian Årdal, Helse Vest Linda Lieberknecht, Fredrikstad kommune Anette Bech, Skatteetaten Arve Sandvoll, prosjektleder Difi

4 Ønsker du bistand? Ta kontakt med oss!

5 Hvordan oppnå større suksess med e-handelsprosjektene? Erfaringer så langt Rådgiver Monica Ekrem 18.mars 2014

6 Agenda E-handelsteamet- Våre aktiviteter og målsettinger Hvordan har vi brukt rapporten fra Inventura Prioriteringslister Avtalen med Difi- hvilke forpliktelser kreves fra dere og hva forplikter Difi seg til Noen erfaringer og tilbakemeldinger fra de virksomhetene vi har vært ute hos.

7 E-handelsteamets aktiviteter Gjennomgang av Inventura- rapporten Egne prioriteringslister Fordelt virksomhetene på teamet Kontaktet virksomhetene og kartlagt behov Bistå med reskontroanalyse Se på flere avropsmetoder

8 Målsetting for teamet Besøke 40 virksomheter Øke antall ordrer i disse virksomhetene Øke volum Øke antall aktiverte leverandører og bistå med leverandøraktiveringer Bistå med bedringer i forhold til svar på undersøkelsen Gevinstrealisering i forhold til prosesstilnærming Redusere tiden fra signert atale på EHP til produksjonsog prosjektstart

9 Hvordan har vi brukt rapporten Rapporten er vårt arbeidsverktøy Prioriteringslistene fra rapporten og svarene fra spørreundersøkelsen. Vurdert dette og resultatet er våre prioriteringslister. Ringt til alle på grønn og gul liste og bedt om et møte. Noen har takket nei til bistand fra oss allerede da, andre ønsker å vente litt og mange har sagt at de vil ha et møte. Arbeidsmøter for å kartlegge hva de trenger bistand til Signert avtale med noen og er godt i gang hos dem.

10 Prioriteringslister Grønn: Prioritert nå Gul: Sjekke om de likevel ønsker bistand Rød: Ikke prioritert nå

11 Prioriteringsliste Grønn Forsvarsbygg - Anette / Jan Mærøe Bergen kommune - Monica / Wenche Kristiansand kommune - Linda / Wenche Sykehuset Sørlandet - Kristian / Linda Sykehuset Bærum / Vestre Viken HF Kristian / Monica Universitetet i Oslo Monica / Wenche IINR( Interkommunalt Innkjøpssamarbeid Nedre Romerike) Linda / Wenche ØRIK( Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid) Linda / Monica Universitetet i Bergen Monica / Wenche Politiets data- og materielltjeneste Anette / Jostein Gjøvik kommune Arve / Linda

12 Prioriteringsliste Grønn forts. Asker kommune Linda / Monica NAV Anette / Jostein St. Olavs Hospital Kristian, Jostein og Wenche

13 Prioriteringsliste Gul Trondheim kommune Monica / Wenche Oppland Fylkeskommune Arve / Linda Fredrikstad kommune Arve / Linda Askim kommune Arve / Linda Sykehuset Innlandet Kristian Bærum kommune Monica / Wenche Halden kommune Arve / Linda Trøndelagskommuner og NTFK Arve, Monica og Wenche Nord Fron kommune Mattilsynet Avventer NTNU Monica / Wenche

14 Prioriteringsliste Rød Sandefjord kommune Sogn og Fjordane fylkeskommune Balestrand kommune Odda kommune Bømlo kommune Oslo Universitetssykehus HF, Ullevål Sykehus Akershus Universitetssykehus HF Høgskolen i Vestfold Tynes kommune Grenlandskommunenes Innkjøpssamarbeid

15 Avtalen med Difi Avtalens innhold: 1) Faglig bistand ifm. planlegging, organisering, gjennomføring av og oppstart av e-handelsarbeidet. 2) Fremskaffe og gi Difi tilgang til relevant kartleggings- og erfaringsdokumentasjon fra ehandelsarbeidet. 3) Fremskaffe nødvendig dokumentasjon som synliggjør at Difis faglige støtte har bidratt til økt bruk av digitale prosesser i virksomheten, med spesielt fokus på innkjøpsprosessen og elektronisk handel 4) Fremskaffe dokumentasjon som synliggjør hvilke gevinster dette tilfører virksomheten og eventuelle samarbeidende virksomheter. Begge parter har en intensjon om at samarbeidet skal gi varige effekter utover avtaleperioden og vil arbeide for at dette skal oppnås. Det er et langsiktig mål at alle innkjøp skal gjøres elektronisk.

16 Avtalens omfang Difi ønsker å bidra til å øke kompetansen og synliggjøre forbedringspotensialet hos offentlige virksomheter som har tatt EHP eller aksesspunktinfrastruktur i bruk. Difi kan bistå i arbeidet med : Kartlegging av dagens arbeidsflyt og prosesser (fra bestilling til betaling), og å avdekke eventuelt forbedringspotensial i ulike ledd i dagens arbeidsflyt Leverandørreskontroanalyse / kategorisering av innkjøp Rådgivning i forhold til leverandøraktivering og avropsmetoder for avtaleleverandører Rådgivning i forhold til fritekstoppsett av øvrige leverandører Bistand med tilrettelegging for bruk av EHF Difis innsats er begrenset oppad til ca. 100 timer.

17 Betingelser for å motta bistand For å motta bistand fra Difis ehandelsteam, forplikter mottaker seg til: Å sikre at satsningen på elektronisk handel er godt forankret i virksomhetens øverste ledelse, og at ledelsen må forplikte seg til jevnlig å ha utviklingen på e-handel i virksomheten på agendaen i ledermøter, både på toppledernivå og virksomhetsledernivå. Å sette av tilstrekkelige ressurser internt som skal bistå e-handelsteamet, blant annet i form av en prosjektleder som eier prosjektet og skal være ansvarlig for framdrift og rapportering til ledergruppa Virksomheten må utarbeide en aktivitets- og framdriftsplan på bakgrunn av de innledende kartlegginger Så langt det er mulig å benytte Difis maler for kartlegging og planlegging av arbeidet, mer om disse på

18 Avtaleperiode og rapportering Avtalen om bistand gjelder til utgangen av Virksomheten skal sende månedlige statusrapporter til Difi, som bl.a. beskriver hvordan satsningen på ehandel utvikler seg i tråd med aktivitets- og framdriftsplan, og ha et spesielt fokus på å synliggjøre både realiserte og potensielle gevinster. Virksomheten forplikter seg til å rapportere i 18 måneder etter kontraktsignering. Difis maler skal benyttes ved rapportering.

19 Erfaringer og tilbakemeldinger så langt Vi har stort sett fått positive tilbakemeldinger: Vi har kontaktet alle på grønn og gul liste, totalt 27 virksomheter Av disse har vi besøkt 7 virksomheter så langt Vi har avtalt møter hos flere andre Vi har signert avtale med en kommune og har flere underveis Typen bistand de ønsker varierer fra systemløsninger, leverandøraktiveringer, hjelp til å se på organisering, oppstart av e- handel generelt, Prosjektveiviseren, noen å diskutere veien videre med osv.

20 Hvordan oppnå større suksess med e-handelsprosjektene? Leverandøraktivering Rådgiver Linda Lieberknecht 18.mars 2014

21 Leverandøraktivering Er e-handel egnet mot alle leverandører? Bruk spendanalyse Aktiver mange leverandører Dialog med bestillerne Tenk kreativt, alternativt og finn gode løsninger Direktoratet for forvaltning og IKT

22 Avropsmetode Ta stilling til avropsmetode tidlig Still krav om e-handel og type Når avropsmetode bør man bruke i kontraktbetingelsene de ulike avropsmetodene? Legg ferdig utfylt samhandlingsavtale med som vedlegg til konkurransegrunnlaget Direktoratet for forvaltning og IKT

23 Katalog Benyttes mot veldefinerte produkter og tjenester Gir kontroll på priser og sortiment Statisk Hjelp leverandørene med å lage katalog (se veileder for EHF-katalog på Difis nettside) Lag katalog for interne leverandører (eks kantine) Direktoratet for forvaltning og IKT

24 Punch out / Round trip Stort sortiment, med hyppig endringer Online tilgjengelighet Synonymprodukter Produktinformasjon Krever gode kontrollrutiner Stikkprøver av priser Kontroll av sortiment Kontraktskrav Krav til sortiment og pris Krav om varsel ved oppdatering Direktoratet for forvaltning og IKT

25 Fritekst For kjøp som ikke kan spesifiseres på forhånd, men som må beskrives For kjøp hvor pris ikke kan forhåndsdefineres Tjenestekjøp Entreprisekontrakter Elektronisk rekvisisjon (sikre ordrenummer når pris er uklar) Skreddersydd fritekstbestilling Direktoratet for forvaltning og IKT

26 Oppsummering Det er viktig å velge avropsmetode tidlig Still krav i kontraktsbetingelsene Det er ingen fasit, og hver enkelt oppdragsgiver må finne den beste løsningen Direktoratet for forvaltning og IKT