Hvordan kan en god bestillingsløsning sikre styring og kontroll med innkjøp? EHF-konferansen 2017

Transkript

1 Hvordan kan en god bestillingsløsning sikre styring og kontroll med innkjøp? EHF-konferansen 2017

2 Forutsetning 1 - def. verdikjeden Forutsetning Handlingsrom Verktøy Resultater Policy og strategi Organisasjon og ledelse, mennesker og kompetanse prosesser og leverandører IKT-systemstøtte for å effektivisere, standardisere, måle, analysere, rapportere, kontrollere og lære «Kontinuerlige forbedringer»

3 Forutsetning 2 - Strategi - En strategi skal pr def bidra til måloppnåelse - Bestillingsløsningen er et verktøy for måloppnåelse, ikke et mål i seg selv

4 Forutsetning 3 bygge kompetanse Fra «Just do it» til målrettet kompetanseutvikling Kompetanse gir kapasitet og handlingsrom Målrettet kompetanseutvikling gir økt behovsdekning, reduserer faren for uønskede hendelser, gir kosteffektive anskaffelser og fornøyde brukere

5 Forutsetning 4 - Standardisere Det dreier seg om endring og endringsledelse. Så lenge standardiseringen ikke er kommet lenger, er gevinstene hittil ikke stort større enn hva man oppnår ved å erstatte papir og budbil

6 Håndterer etterlevelse Statens økonomireglement 5.3 Anskaffelser Generelt Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene

7 Gir bedre analyser

8 Motiverer til forbedringer Iverksette tiltak Sammenligne praksis mot kriterier Kartlegge praksis Sette kriterier og standard Identifisere forbedringsområder

9 Systemstøtte, behov til betaling Behov Oppretter anmodning NB: Ved null avvik! Godkjenner bestilling Leverandør mottar bestilling Mottak av varer og tjenester Mottak av faktura Fakturabehandling Overføring til OA/AP Betaling

10 Styrker internkontrollen

11 Gir input til ny systemstøtte Basware CM er en tilleggsmodul til Basware IP og PM som forenkler behandlingen av repeterende fakturaer. Som for eksempel: Fjernvarme Lisenser Løpende service Elektrisitet Abonnementer Porto PM IP CM

12 Bidrar til riktig fokus Brukerperspektivet hvordan legges innkjøpstjenestene til rette for brukerne? Profesjonelt perspektiv hvordan kan vi utvikle metodene våre? Ledelsesperspektivet hvordan anvender vi ressursene på beste måte?

13 Øker måloppnåelsen Systemstøtten er innført for å nå konkrete mål: Etablert mål for innføring av ehandel Større sikkerhet i dag til dag-kjøp gjennom redusert risiko Bedre kvalitet i prosessene og dermed økt bruker-, medarbeider- og leverandørtilfredshet Økt kvalitet i økonomisk rapportering Ansvarliggjøring av lederutøvelsen i virksomheten gjennom månedlig rapportering og oppfølging Profesjonalisering og spesialisering av virksomheten Reduserer feilkjøp

14 Utvikler modenhet Systemstøtte Modellen viser nivåer av modenhet for en virksomhets internkontroll. Hvis virksomheten styrker styring og kontroll vil de bevege seg oppover i modellen. UiO-nivå

15 Økt kapasitet til risikostyring Redusere sannsynlighet for at uønskede hendelser inntreffer Redusere konsekvensen av at uønskede hendelser inntreffer Risiko oppstår like mye fra faren for at noe fordelaktig ikke vil skje i form av «tapte muligheter

16 Hva er gjort av forbedringer.. Risiko- og sårbarhetsanalyse av «Behov til betaling» har ført til: Målrettet informasjon om merking av fakturaer for effektiv fakturaflyt som har gitt en økning av andel e-faktura, over 75 % Økning i andel bruk av bestillingssystemet, 82% bruk i mars 2017 Tydeliggjort roller og ansvar overfor attestanter og de med budsjettfullmakt Optimalisert prosessen for å opprette nye leverandører Kvalitetssikring/utvikling av kataloger, bedre og flere kataloger

17 Hvorfor styring og kontroll? Større sikkerhet gjennom redusert risiko Bedre kvalitet i prosessene og dermed økt bruker-, medarbeider- og leverandørtilfredshet Økt kvalitet i økonomisk rapportering Ansvarliggjøring av lederutøvelsen i virksomheten Profesjonalisering av virksomheten Reduserer feilkjøp

18 «Whatever you are, be a good one» Abraham Lincoln